Mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn là văn bản không thể thiếu khi người lao động có mong muốn xin nghỉ phép. Đặc biệt với nhân viên văn phòng, làm đơn xin nghỉ phép càng quan trọng để được doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi. Chính vì vậy, Happy Time sẽ bật mí cho bạn những form xin nghỉ phép đúng quy định đã và đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Mục lục
Đơn xin nghỉ phép chuẩn là gì?
Đơn xin nghỉ phép là một loại giấy tờ văn bản hành chính được sử dụng khi cá nhân có nhu cầu xin nghỉ trong một khoảng thời gian nhất đinh.
Người lao động có nghĩa vụ nộp đơn xin nghỉ phép cho người quản lý, lãnh đạo công ty xem xét và phê duyệt trước khi nghỉ. Sau đó, phòng Nhân sự công ty sẽ xác nhận lại tính hợp lệ của mẫu đơn xin nghỉ phép để đảm bảo những quyền lợi cho người lao động như được nghỉ làm hưởng lương, được hưởng BHXH…
Tham khảo thêm:
>> Tổng hợp 10 mẫu đơn xin nghỉ phép cho nhà quản lý
>> 5 form xin nghỉ phép mới nhất 2021 dành cho mọi doanh nghiệp
>> Mẫu thông báo quy định nghỉ phép của công ty, bạn đã biết?
Một số trường hợp người lao động cần sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn: Nghỉ phép không lương, nghỉ phép năm và không lương.
Thông thường, đơn được trình bày bằng văn bản viết tay hoặc đánh máy bào gồm những nội dung cơ bản sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn
- Thông tin nhân viên (Họ và tên, chức vụ, phòng ban, mã số nhân viên…)
- Lý do xin nghỉ
- Thời gian xin nghỉ
- Cam kết
- Chữ ký và xác nhận của nhân viên, quản lý trực tiếp, nhân sự
Những quy định về sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất
Quy định về các chế độ nghỉ phép tương ứng với các mẫu đơn nghỉ phép của công ty
Các mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn thường được sử dụng tương ứng với các quy định nghỉ phép khác nhau. Trong đó, dù là doanh nghiệp tư nhân hay đơn vị nhà nước đều phải tuân theo quy định nghỉ phép của Bộ Luật Lao động. Cụ thể:
Chế độ nghỉ phép năm
Trong một năm, mỗi người lao động có 12 ngày nghỉ phép tương ứng với 12 tháng. Số ngày nghỉ này sẽ thay đổi đối với một số công việc có tính chất đặc biệt như làm việc trong môi trường độc hại, làm việc nặng nhọc nguy hiểm…
Người lao động có thể nghỉ theo từng tháng hoặc gộp quỹ ngày nghỉ 12 ngày tùy theo quy định của doanh nghiệp. Nếu người lao động không sử dụng số ngày nghỉ này có thể được quy đổi ra tiền lương ứng với 1 ngày làm việc.
Chế độ nghỉ bù
Nghỉ bù là khi người lao động được doanh nghiệp yêu cầu đi làm trong các ngày lễ được nghỉ theo quy định của nhà nước và được sắp xếp nghỉ bù vào thời gian khác. Trường hợp này người lao động có thể viết đơn xin nghỉ bù hoặc không tùy theo quy định của đơn vị công tác.
Chế độ nghỉ phép không lương
Người lao động đã sử dụng hết quỹ nghỉ phép năm nhưng vì lý do bất khả kháng phải nghỉ làm thì có thể viết đơn xin nghỉ phép không hưởng lương.
Quy định quá trình duyệt đơn xin nghỉ phép
Người lao động sau khi hoàn thành mẫu đơn xin nghỉ phép sẽ gửi lên cho quản lý, lãnh đạo trực tiếp phê duyệt. Thời gian xét duyệt có thể kéo dài từ 1-3 ngày. Tùy theo thời gian nghỉ, bạn cần gửi đơn cho đúng cấp bậc quản lý.
- 1 ngày: Trường phòng xét duyệt
- 3 ngày trở lên: giám đốc bộ phận xét duyệt
- 1 tuần trở lên: BLĐ công ty xét duyệt
Trong thời gian trước khi nghỉ, bạn cần bàn giao công việc cho đồng nghiệp phụ trách hoặc giải quyết xong các công việc tồn đọng.
Sau khi đơn được cấp trên thông qua, bạn cần chuyển lại cho bộ phận Nhân sự. Nhân sự sẽ lưu hồ sơ và cập nhật tiến trình nghỉ của bạn để đảm bảo các quyền lợi cho người lao động về sau. Chẳng hạn như đơn xin nghỉ phép sẽ là căn cứ để BHXH chi trả lương nghỉ phép cho người lao động.
Quy định về cách điền đơn xin nghỉ phép
Một lá đơn hợp lệ thường đáp ứng được những yếu tố sau đây:
- Sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn phù hợp với nhu cầu của người lao động
- Văn phong lịch sự, nhẹ nhàng, chuẩn mực nhằm giải trình rõ lý do xin nghỉ phép từ đó tăng khả năng đơn của bạn sẽ được phê duyệt.
- Trình bày chi tiết, rõ ràng và cung cấp đủ các thông tin như thời gian nghỉ, thời điểm nghỉ, thời điểm quay lại công việc, phương thức liên lạc nếu có vấn đề gấp xảy ra thuộc phân công công việc của bạn.
- Đưa ra lý do hợp lý, trung thực, mang tính thuyết phục giúp tăng khả năng đơn được chấp thuận.
- Đầy đủ chữ ký của các bên liên quan bao gồm người làm đơn, quản lý phê duyệt, bộ phận Nhân sự ký tên đóng dấu xác nhận.
- Gửi email hoặc văn bản viết tay cho quản lý sau khi đã thông báo trước về kế hoạch nghỉ phép để doanh nghiệp có thể chủ động phân công nhân viên thay thế tránh tình trạng gián đoạn công việc.
Mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn được ứng dụng phổ biến
Tìm hiểu thêm:
>> 3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn cho doanh nghiệp
>> Cách xây dựng quy trình xin nghỉ phép bằng phần mềm online
>> Tài liệu quản lý nhân sự dành cho nhà quản lý
Kết luận
Mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn là văn bản không thể thiếu trong quy trình quản lý của các doanh nghiệp. Đây không chỉ là cơ sở bản vệ quyền lợi cho người lao động mà còn góp phần nâng cao chính sách phúc lợi của công ty, doanh nghiệp.
Bên cạnh việc sử dụng hình thức đơn từ giấy và mất nhiều thời gian để nhà quản lý phê duyệt, thì nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng công nghệ nhằm tối ưu thời gian. Qua đó, phương thức khởi tạo và quản lý đơn từ online đang dẫn đầu xu thế hiện nay.
Trong đó, không thể không nhắc tới phần mềm quản lý đơn từ trực tuyến Happy Time. Ứng dụng này cho phép nhân viên khởi tạo và nộp online đơn nghỉ phép của mình đến quản lý. Sau đó, nhà quản lý sẽ phê duyệt trực tiếp ngay trên hệ thống. Có thể nói, đây là công cụ đắc lực giúp nâng cao trải nghiệm của doanh nghiệp.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
