9 giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận

Đôi khi các lãnh đạo buộc phải đưa ra giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp để tối ưu hóa nguồn vốn và mang lại nhiều lợi ích tích cực hơn. Để giúp quý doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận, Blog HappyTime xin chia sẻ 9 giải pháp giảm chi phí như sau!

Các loại chi phí có thể điều chỉnh để tối ưu lợi nhuận

Có hai loại chi phí trong doanh nghiệp có thể giảm thiểu để tối ưu hiệu quả kinh doanh. Đó là chi phí giá vốn và chi phí hoạt động. Tiết kiệm được hai loại chi phí này, thu nhập ròng của doanh nghiệp sẽ được tối ưu hơn rất nhiều.

Trong đó, chi phí giá vốn là loại chi phí gắn liền với hoạt động sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Đó có thể là chi phí mua nguyên liệu, thuê cơ sở sản xuất, thuê nhà máy, tiền lương cho nhân viên, tiền sửa chữa và bảo trì máy móc, tiền điện nước hàng tháng,…

Còn chi phí hoạt động là loại chi phí đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động suôn sẻ. Bao gồm tiền lương cho cấp bậc quản lý, thuế, bảo hiểm, phí bán hàng, tiếp thị, đi lại, nghiên cứu, giao tiếp, phí thuê văn phòng và các phí tiêu dùng khác.

Nếu có thể cắt giảm được hai loại chi phí này, doanh nghiệp có thể tối ưu được lợi nhuận kinh doanh. Hoặc chí ít thì có thể trụ vững được hoạt động kinh doanh trong những bối cảnh khắc nghiệt, điển hình như hậu đại dịch chẳng hạn.

Các giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp

Vậy, đâu là những giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp? Không phải chỉ có cắt giảm nhân sự! Còn có nhiều phương pháp khác hữu ích và thiết thực hơn mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Sau đây là 9 giải pháp lý tưởng mà doanh nghiệp nên tham khảo!

Loại bỏ những sản phẩm tồn kho

Các sản phẩm bán không chạy, bị tồn kho trong thời gian dài thường làm tăng chi phí lưu kho và tiếp thị. Thay vì cứ cố gắng quảng cáo để giải phóng nguồn hàng tồn này, tốt nhất doanh nghiệp nên thẳng tay loại bỏ chúng.

Tập trung chi phí vào tiếp thị những sản phẩm tiềm năng hơn để từ đó tăng nguồn doanh thu sẽ là sự lựa chọn khéo léo hơn. Thậm chí có thể sử dụng hàng tồn kho làm hàng tặng, sau đó đẩy giá sản phẩm tiềm năng lên sao cho phù hợp, thì vẫn có thể hoàn vốn được.

Giảm chi phí trong văn phòng

Giấy tờ, thư từ, bưu phí, mực in, báo cáo,… tuy nhỏ nhặt nhưng nếu sử dụng trong thời gian dài thì vẫn là một gánh nặng không nhỏ cho doanh nghiệp. Đặc biệt là với những doanh nghiệp đông nhân sự và phòng ban nào cũng sử dụng các phương tiện “thủ công” này.

Những gì có thể xử lý được qua email và các nền tảng công nghệ thì nên chuyển đổi. Kể cả các loại đơn từ và hóa đơn cần có chữ ký thì hiện nay cũng có thể ký online được, không nhất thiết phải in ra. Đây tuy là hành động nhỏ nhưng lại có thể giảm thiểu rất nhiều chi phí.

Tối giản bộ máy quản trị

Một doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí để “nuôi” bộ máy quản trị. Bộ máy quản trị càng phân nhánh rườm rà và cồng kềnh bao nhiêu thì chi phí bỏ ra càng lớn bấy nhiêu. Doanh nghiệp nên tính đến phương án tinh giản lại ban lãnh đạo này.

Tuy rằng đây là giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp khá mạo hiểm, có thể gây ra sự xáo trộn trong thời gian đầu. Nhưng rõ ràng, một bộ máy tối giản, ít phân chia, ít người hơn thì hoạt động sẽ diễn ra trơn tru hơn, chi phí trả cho nhân sự cũng được lược bớt nhiều.

Tìm hiểu thêm: Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết Về Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự (HRMS)

Thuê ngoài các hoạt động ít quan trọng hơn

Không phải đầu việc nào cũng cần được thực thi lâu dài. Có những công việc ngắn hạn phát sinh đột ngột mà doanh nghiệp chưa chắc đã sẵn sàng bỏ ra một khoản chi phí để thuê nhân sự mới về làm. Trong trường hợp này, thuê nhân sự outsource là giải pháp tiết kiệm hơn.

Thuê nhân sự bên ngoài làm thời vụ cho doanh nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Mà còn giúp doanh nghiệp giảm bớt những gánh nặng về tiền lương, thuế và cả chi phí tuyển dụng.

Tăng cường cho nhân viên làm việc từ xa

Hình thức làm việc remote tạo ra cho nhân sự khoảng không gian thoải mái, tự do để làm việc được hết mình. Tuy nhiên, để ứng dụng phương pháp này, ban lãnh đạo cần thành thạo công nghệ để có thể sử dụng phần mềm hoặc app theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.

Đây là một giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp sản xuất dịch vụ nhiều hơn là sản xuất sản phẩm. Bởi vì các nhân sự không cần phải làm việc với các sản phẩm hữu hình để có thể tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Sắp xếp một vài buổi trong tuần khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà có rất nhiều lợi ích. Thứ nhất là giảm thiểu chi phí văn phòng, điện nước, giấy tờ, mạng Internet, tiện ích,… cho doanh nghiệp. Thứ hai là giúp nhân sự giảm thiểu chi phí xăng xe, đi lại, ăn uống nếu có.

Tìm hiểu thêm: Quy Định Về Thời Gian Làm Việc Của Người Lao Động – Cập Nhật Mới Nhất

Giảm chi tiêu tài chính và bảo hiểm

Giảm bớt gánh nặng chi phí bằng cách xem xét kỹ lưỡng các hợp đồng bảo hiểm, tài khoản tài chính là điều rất quan trọng. Doanh nghiệp hãy so sánh các nhà cung cấp bảo hiểm khác nhau để chọn lựa điều khoản phù hợp nhất, tránh những khoản nợ không đáng có.

Khuyến khích nhân sự cắt giảm chi phí dài hạn

Việc khuyến khích từng nhân sự tự động giảm thiểu chi phí trong dài hạn là giải pháp thông minh và thiết thực hơn. Tuy nhiên, giải pháp này chỉ thành công khi doanh nghiệp quán triệt tốt tư tưởng của đội ngũ nhân viên.

Ban lãnh đạo có thể thúc đẩy tinh thần tự làm việc hiệu quả của nhân viên. Kêu gọi họ tiết kiệm tài nguyên, vật liệu để tối giản chi phí. Bù lại, doanh nghiệp có thể tận dụng số tiền tiết kiệm được để tái đầu tư. Hoặc trích ra để khen thưởng nhân viên có tinh thần tốt nhất.

Tối ưu chính sách lương thưởng

Cách tối giản chi phí nhanh chóng nhất là tác động vào chính sách lương thưởng. Dựa trên việc đánh giá năng lực của nhân viên, doanh nghiệp chỉ nên thưởng đúng người, đúng việc. Điều này không chỉ giảm lãng phí, mà còn giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài.

Đương nhiên, chính sách lương thưởng vẫn cần được xây dựng trên các yếu tố ảnh hưởng đến đãi ngộ nhân sự. Không phải nói là giảm ngay và giảm quá sâu. Vì điều này có thể gây ra phản ứng ngược, khiến nhân viên chán nản, không muốn cống hiến cho công việc nữa.

Cắt giảm nhân sự 

Cuối cùng, trong trường hợp cấp bách nhất, doanh nghiệp buộc phải cắt giảm nhân lực để giảm thiểu chi phí. Đương nhiên việc cắt giảm này phải dựa trên những cơ chế và đánh giá phù hợp, công bằng và văn minh.

Chỉ nên cắt giảm những nhân sự ít quan trọng, thiếu nhiệt huyết, thiếu trách nhiệm, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp mà thôi. Và cũng không nên cùng lúc cắt giảm quá nhiều nhân sự. Vì có thể ảnh hưởng đến tâm lý của những nhân sự còn ở lại.

Tìm hiểu thêm: Chu Kỳ Sống Của Nhân Viên Trong Doanh Nghiệp – Cách Tối Ưu Chu Kỳ

Phương pháp tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp

Bên cạnh giải pháp cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc việc tối ưu hoạt động và hiệu suất lao động. Đây được xem là động thái hiệu quả hơn. Vừa giúp tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp, vừa giảm bớt những khoản chi không cần thiết.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý & sản xuất

Ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất lao động, đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành. Bớt được một việc thì đỡ phải tiêu tốn thời gian và năng suất của nhân sự. Thời gian có được làm việc khác quan trọng hơn thì sẽ hiệu quả hơn.

Ví dụ, nhân viên hành chính nhân sự không cần tính công, xuất bảng lương, ký tá mỗi cuối tháng. Thay vào đó để các nền tảng công nghệ tự động tích công, tính lương thì thời gian làm việc sẽ được rút ngắn, dữ liệu vẫn chính xác mà công ty không cần tốn phí quản lý.

Hoặc, mỗi khi nhân viên muốn xin nghỉ phép, không cần thiết phải in đơn hoặc viết tay, công ty không cần lưu trữ tài liệu một cách thủ công, không cần tốn thêm bước quản lý. Thay vào đó, các app quản lý nhân viên có thể hỗ trợ gửi đơn, duyệt đơn nhanh chóng, chính xác hơn.

Khuyến khích nhân viên làm việc đa nhiệm

Thay vì tuyển một người về làm một việc, các doanh nghiệp nên khuyến khích một nhân sự làm nhiều đầu việc khác nhau. Khi nhân sự của công ty đều làm việc đa nhiệm thì hiệu suất tăng lên, chi phí lương và chi phí quản lý giảm xuống.

Trên hết, khi có nhân sự nào bận hoặc có sự thuyên chuyển việc làm. Thì các nhân sự khác hoàn toàn có thể thay thế người đó xử lý các công việc tồn đọng. Đó là lợi ích của một doanh nghiệp xây dựng được đội ngũ nhân sự đa nhiệm.

Tuyển dụng nhân sự có chọn lọc

Một doanh nghiệp thường xuyên có sự thay đổi về mặt nhân sự thường tốn rất nhiều chi phí, thời gian để tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Nếu có thể xây dựng lộ trình tuyển dụng thông minh, chỉ chọn lọc những nhân sự tài năng, trách nhiệm thì có thể giảm bớt được chi phí.

Trên hết, những nhân sự có tinh thần cao và làm việc hiệu quả thì chắc chắn sẽ mang lại cho doanh nghiệp nguồn doanh thu cao hơn. Chính vì thế, tuyển dụng nhân sự có chọn lọc là một giải pháp tối ưu để tăng doanh thu cho doanh nghiệp mà không gây lãng phí chi phí.

Nhìn chung, trong tất cả các giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, việc tối ưu hiệu suất cũng như quy trình quản lý là mang lại nhiều lợi ích nhất. Để quản trị nhân sự một cách tối giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể tận dụng HappyTime – nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên. Với HappyTime, doanh nghiệp có thể theo dõi chấm công trực tuyến, quản lý đơn từ, quản lý thời gian làm việc của nhân sự và truy xuất các dữ liệu qua Excel. Để tìm hiểu kỹ hơn về cách sử dụng HappyTime để tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp, bạn hãy theo dõi thêm bài viết này nhé: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.