Bảng chấm công trên điện thoại là ứng dụng công nghệ hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong tình hình dịch bệnh hiện nay. Để hiểu hơn về công cụ này, hãy cùng Happy Time tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Ưu và nhược điểm của bảng chấm công trên excel
Bảng chấm công trên Excel phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp. Người quản lý tạo một bảng Excel chuyển đến các bộ phận, phòng ban trong công ty.
Sau đó, người lao động sẽ trực tiếp điền công theo ngày, theo tuần, theo tháng vào bảng chấm công cá nhân và chuyển lại cho người quản lý vào cuối tháng để tổng kết ngày công tính lương.
Ưu điểm của bảng chấm công trên Excel
Tham khảo thêm:
>> Nắm vững quy định bảng chấm công nhân viên chỉ trong 3 phút
>> Tải miễn phí 3 bảng chấm công theo tuần chuẩn nhất
>> Bật mí 3 bảng chấm công theo tháng cho nhà quản lý nhân sự
- Thích hợp sử dụng cho các đơn vị, doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nhân sự cần quản lý không nhiều
- Thao tác đơn giản giúp nhân viên dễ dàng nhận số liệu vào bảng tính
- Tiết kiệm chi phí và thời gian chấm công cho doanh nghiệp
- Excel hỗ trợ nhiều hàm tính toán giúp xử lý số liệu nhanh và chính xác hơn
- Có thể tạo bảng theo ý muốn như bảng chấm công theo tuần, bảng chấm công theo tháng
Nhược điểm của bảng chấm công trên Excel
- Người dùng phải mất thời gian, công sức nhập liệu vào bảng chấm công trên Excel dẫn đến việc thường xuyên xảy ra sai sót
- Bảng chấm công Excel bị hạn chế trong việc xử lý nhiều số liệu nên khó đáp ứng được yêu cầu của các doanh nghiệp quy mô lớn
- Dữ liệu chấm công trên Excel thường tồn tại dưới dạng file hoặc tệp tài liệu nên khi xảy ra sự cố rất dễ bị mất và không thể khôi phục lại được.
- Khi có nhu cầu tìm kiếm, nhân viên và người quản lý thường gặp nhiều khó khăn
- Tính bảo mật thấp, dễ bị sửa đổi, đánh cắp dữ liệu
- Khó khăn khi chấm công trên điện thoại hoặc các thiết bị di động khác
5 đặc điểm nổi bật của bảng chấm công trên điện thoại
1. Chấm công theo ngày, theo giờ chính xác
Bảng chấm công trên điện thoại có khả năng ghi nhận dữ liệu theo đúng ngày, giờ thực tế. Qua đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát được thời gian ra vào, chấm công chính xác của từng cá nhân.
Ngoài ra, thời gian ra vào cũng được lưu lại trên hệ thống, người lao động và nhà quản lý đều có thể tra cứu lại khi cần thiết.
2. Xem lại chi tiết lịch sử chấm công dễ dàng
Đây là một trong những đặc điểm được đánh giá cao của bảng chấm công trên điện thoại. Người quản lý không chỉ kiểm tra được thời gian bắt đầu và kết thúc chấm công của từng nhân viên mà còn có thể xem lại quá trình chấm công theo từng ngày, từng tuần, từng tháng.
Theo đó, chức năng lọc dữ liệu sẽ hệ thống và sắp xếp thông tin tìm kiếm nhanh và chính xác hơn giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho người sử dụng.
3. Công cụ giúp tạo đơn từ nhanh chóng
Với bảng chấm công trên điện thoại, người sử dụng chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản đã có thể tạo lập đơn từ thành công. Cụ thể, người dùng truy cập vào hệ thống bằng tên và mật khẩu cá nhân. Ngay lập tức, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin và cho phép bạn truy cập. Lúc này, bạn chỉ cần chọn loại đơn từ cần tạo như đơn xin nghỉ phép, đơn xin nghỉ việc, đơn xin thanh toán… và bấm tạo đơn.
4. Quản lý nhân viên chặt chẽ
Như đã nói ở trên, thời gian ra vào của nhân viên đều được bảng chấm công trên điện thoại ghi nhận theo thời gian thực tế. Từ đó, người quản lý có thể giám sát được ngày công, thời gian làm việc của nhân viên để có những quy định chấn chỉnh kịp thời.
Đồng thời, với bộ nhớ dữ liệu lớn, doanh nghiệp có thể lưu trữ hồ sơ giấy tờ của hàng nghìn nhân viên mà không tốn diện tích như cách lưu trữ truyền thống.
Không những vậy, khi có vấn đề, tranh chấp cần giải quyết giữa người lao động và doanh nghiệp, các văn bản giấy từ được lưu trữ lại chính là minh chứng, cơ sở Pháp lý giải quyết.
Tìm hiểu thêm:
>> Chỉ 3 phút hiểu tất tần tật kiến thức về chấm công online
>> 5 đặc điểm nổi bật của phần mềm chấm công online HappyTime
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
5. Nhanh chóng duyệt phép, vào trễ, về sớm
Các hoạt động hành chính nhân sự cũng trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp dễ dàng quản lý, phê duyệt đơn từ ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Người lao động chỉ cần truy cập và tạo đơn. Ngay lập tức hệ thống sẽ gửi thông báo cho người quản lý, nhân sự có đơn từ cần phê duyệt. Sau khi đơn được duyệt, người lao động cũng sẽ nhận được thông báo đơn được hoàn tất.
Doanh nghiệp, người lao động sẽ đảm bảo được quyền lợi, năng suất lao động của mình. Đặc biệt, hệ thống chấm công trên điện bảo mật cao có khả năng hạn chế các truy cập xấu, bảo vệ an toàn cho dữ liệu công ty.
Kết luận
Chấm công trên điện thoại đã và đang là xu hướng mới trong tình hình dịch bệnh hiện nay. Đặc biệt, những đặc điểm nổi bật của bảng chấm công trên điện thoại nói trên đã phần nào minh chứng cho sự thuận tiện của công nghệ hiện nay.
Theo đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm chấm công để tối ưu hiệu quả quản trị. Trong số đó, không thể không nhắc tới phần mềm quản lý chấm công trực tuyến Happy Time với nhiều lợi ích vượt trội:
- Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng
- Quản lý đơn từ, nhân sự dễ dàng
- Khả năng xuất file báo cáo, dữ liệu Excel nhanh
- Tích hợp nhiều hình thức chấm công
- Chế độ bảo mật cao
- Cung cấp đa dạng biểu mẫu
- Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính, laptop…
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
