Bảng chấm công theo tháng là loại văn bản không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, được quản lý bởi bộ phận nhân sự và kế toán, nhằm làm cơ sở tính lương cho nhân viên. Để biết cách tạo bảng chấm công nhân viên theo tháng trên Excel (Google Sheet) cũng như cách sử dụng phần mềm tự động hoá, bạn đọc hãy theo dõi bài viết sau của HappyTime!
Vai trò của bảng chấm công theo tháng
Kết thúc mỗi tháng làm việc, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp sẽ rất bận rộn với việc tổng hợp bảng chấm công cho từng nhân viên.
Kết hợp với các chứng từ như email xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, v.vv… bộ phận nhân sự sẽ tiến hành lập bảng chấm công theo tháng, sau đó gửi cho từng nhân viên đối chiếu trước khi chuyển thông tin sang cho phòng kế toán đi lương.
Tuy nhiên, đó không phải là vai trò duy nhất của bảng chấm công tháng. Biểu mẫu này còn có nhiều vai trò quan trọng như:
- Giúp doanh nghiệp quản lý ca làm việc của nhân viên một cách sát sao, chính xác.
- Bảng chấm công tháng là căn cứ để bộ phận kế toán tính lương cho nhân viên một cách chính xác, hạn chế việc sai sót, khiếu nại trong mỗi đợt trả lương.
- Kiểm soát được hiệu suất lao động của nhân viên, giúp doanh nghiệp nắm rõ nhân viên nào làm việc chăm chỉ, ai thường xuyên vắng mặt, ai hay đi muộn về sớm, ăn gian thời gian làm việc, v.vv.. Nhờ đó đảm bảo được sự minh bạch và công bằng cho tất cả các nhân viên.
- Giúp doanh nghiệp nắm được tình hình chi phí lương, thưởng chi trả cho nhân sự trong từng tháng.
>>> Xem thêm: Top 5+ các mô hình quản lý nhân sự hiện đại trong doanh nghiệp
Hướng dẫn cách làm bảng chấm công theo tháng
Bảng chấm công thường được lập dưới dạng bảng tính Excel/Google Sheet hoặc trong file Word/Google Docs.
Tuy nhiên, lập bảng chấm công trong file Excel/Google Sheet vẫn là cách thức trình bày phổ biến nhất, do trong file đã có sẵn các hàng, cột, và người lập có thể sử dụng hàm để tính toán tự động các số liệu cần thiết.
Dưới đây là 5 bước tạo bảng chấm công theo tháng trên Excel/Google Sheet.
Bước 1: Tạo bố cục và khung cơ bản cho bảng chấm công
Bảng chấm công theo tháng cho một nhân viên gồm có 4 phần chính:
- Phần mở đầu: Thông tin của nhân viên gồm họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ.
- Phần nội dung chính: Chi tiết bảng chấm công từng ngày trong tháng của nhân viên.
- Phần phụ lục: Là phần giải nghĩa các ký hiệu dùng trong bảng chấm công.
- Phần kết: Ngày tháng năm, chữ ký của các bên liên quan.
Trong bảng chấm công tháng, phần nội dung chính là quan trọng nhất, cần có những thông tin cơ bản như sau:
- Giờ chấm công đầu giờ làm việc;
- Giờ chấm công kết thúc giờ làm việc;
- Giờ chấm công bắt đầu và kết thúc giải lao (nếu công ty yêu cầu chấm công giữa các ca làm, giờ nghỉ trưa, giờ nghỉ giải lao);
- Tổng thời gian làm việc thực tế của từng ngày;
- Số ngày nghỉ phép có lương, nghỉ lễ có lương, nghỉ không lương;
- Tổng công của từng ngày;
- Số thời gian tăng ca được tính lương của từng ngày (nếu công ty có chính sách lương tăng ca);
- Số lần đi muộn hoặc số giờ đi muộn (nếu có quy định phạt khi đi muộn);
- Số lần quên chấm công (nếu có quy định phạt khi quên chấm công).
Tất cả các thông tin trên đây (bạn có thể thêm hoặc bớt tùy theo chính sách của công ty) sẽ được trình bày thành từng cột. Mỗi hàng bên dưới là một ngày trong tháng. Dòng cuối là tổng công của cả tháng – con số cuối cùng làm căn cứ tính lương cho nhân viên.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các loại bảng chấm công trực quan và thông dụng hiện nay
Bước 2: Tạo ngày tháng cho bảng chấm công
Ưu điểm khi tạo bảng chấm công trên Excel/Google Sheet là bạn không cần nhập thủ công quá nhiều mà có thể tạo hàm tự động. Có nhiều định dạng khác nhau cho ngày tháng năm trên Excel/Google Sheet. Bình thường bạn có thể trình bày dạng ngày/tháng/năm (dd-mm-yyyy) cho dễ nhìn và quản lý.
Tuy nhiên, thông thường Excel sẽ tự động ghi nhận dữ liệu theo văn hóa của châu Âu, đặt tháng trước ngày. Để thay đổi thì bạn bôi đen cả cột ngày tháng năm, vào Format Cells và cài đặt định dạng theo ý muốn..
Cách cài định dạng ngày tháng năm trên Excel được thực hiện như sau: Chọn cột ngày tháng năm > Phải chuột > Format Cells > Date > Ở ô Location chọn Vietnamese > Chọn Type theo định dạng mong muốn > OK.
Đối với Google Sheet, bạn định dạng ngày tháng năm theo 2 bước sau:
- Bước 1: Chuyển đổi múi giờ cho Google Sheet: Chọn File > Settings > Chọn ngôn ngữ Việt Nam ở mục Display language > Chọn múi giờ (GMT+07:00) Hanoi > Nhấn lưu và tải lại trang Google Sheet
- Bước 2: Chọn định dạng ngày tháng năm: Chọn Định dạng > Số > Ngày hoặc Định dạng ngày và giờ tùy chỉnh > Áp dụng.
Sau khi chọn định dạng xong, bạn nhập ngày đầu tiên của tháng rồi copy xuống các dòng còn lại.
Bước 3: Tạo các ký hiệu dùng trong bảng chấm công theo tháng
Trên bảng chấm công theo tháng, tùy thuộc vào số giờ làm việc của nhân viên trong ngày mà bạn sẽ xác định được số công của họ.
Ví dụ:
- Giờ làm cơ bản là 8 tiếng, nếu ngày hôm đó nhân viên có mặt ở công ty trong suốt 8 giờ 15 phút (không tính giờ nghỉ trưa hay giải lao, không tính tăng ca thêm 15 phút), thì sẽ được làm tròn thành 8 tiếng, được coi là 1 công.
- Giờ làm cơ bản là 8 tiếng, nếu ngày hôm đó nhân viên có mặt ở công ty chỉ 7 tiếng do có việc cá nhân xin về sớm, thì tùy theo chính sách công ty, vẫn coi là làm đủ ngày và làm tròn thành 8 tiếng, được coi là 1 công. Hoặc nếu công ty quy định trừ lương cho trường hợp về sớm thì vẫn coi ngày đó là 1 công nhưng tính thêm 1 lần về sớm trừ tiền.
- Giờ làm cơ bản là 8 tiếng, nếu ngày hôm đó nhân viên chỉ đi làm 4 tiếng buổi sáng thì được coi là làm nửa ngày, tính 1/2 công.
Như vậy, với mỗi trường hợp, bạn sẽ cần dùng các ký hiệu để đánh dấu chứ không dùng con số để tính. Ở cuối mỗi cột, bạn sẽ sử dụng hàm tính tổng các ký hiệu đó để tính tổng số ngày công, số ngày nghỉ, số lần đi muộn/về sớm, v.vv..
Hiện nay, không có quy chuẩn nào cho ký hiệu dùng trong bảng chấm công. Bạn có thể tự tạo bảng chấm công theo chính sách và quy định của công ty. Miễn sao ký hiệu đó dễ hiểu và ở cuối bảng chấm công có bảng phụ lục giải nghĩa ký hiệu đó.
Bạn có thể tham khảo một số nhóm ký hiệu bảng chấm công như sau:
- Làm 1 ngày công: X
- Làm nửa ngày công: X/2
- Nghỉ có phép: P
- Nghỉ không phép: K
- Nghỉ nửa ngày có phép: P/2
- Nghỉ nửa ngày không phép: K/2
- Nghỉ lễ có lương: NL
- Nghỉ bù có lương: NB
- Nghỉ chủ nhật: CN
- Làm từ xa: WFH
Bước 4: Tạo các hàm tính ngày công
Khi làm bảng chấm công, bạn cần tính tổng ở mỗi cột tổng công, nghỉ, tăng ca, đi muộn/về sớm, v.vv.. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán có thể tính lương và đi lương cho nhân viên một cách chính xác nhất.
Chỉ có một hàm dùng để tính tổng cho tất cả các cột này: = COUNTIF (dải ô; “Ký hiệu”)
Ví dụ:
- Để tính tổng ngày công đủ của nhân viên trong tháng, bạn sử dụng hàm: = COUNTIF(F5:F35,”X”)
- Tính tổng ngày công nghỉ lễ có lương, bạn sử dụng hàm: =COUNTIF(F5:F35,”NL”)
- Tỉnh tổng ngày công nghỉ nửa ngày không phép: =COUNTIF(F5:F35,”K/2”)
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xác định ngày công chuẩn tính lương cho người lao động
Bước 5: Điền dữ liệu vào bảng chấm công
Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập dữ liệu giờ làm việc của nhân viên theo từng ngày là bảng chấm công sẽ tự động tính toán tổng công trong tháng đó. Để tiết kiệm thời gian thì bạn có thể tổng hợp công từ máy chấm công của công ty, copy paste dữ liệu thay vì nhập thủ công.
Mọi loại máy chấm công trên thị trường hiện nay đều đi kèm với một phần mềm máy chấm công để quản lý dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng lấy được dữ liệu giờ chấm công chính xác theo thời gian thực để làm thành bảng báo cáo công lương hàng tháng.
Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn tạo bảng chấm công trên Word hay các phần mềm tương tự, bạn chỉ cần bỏ qua bước số 4 và 5, thay vào đó là nhập liệu và tính thủ công.
Một số mẫu bảng chấm công theo tháng kèm link tải
Dưới đây là một số mẫu bảng chấm công tính theo tháng mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho công ty mình:
>>> Xem thêm: [Download] Cách lập bảng chấm công làm 3 ca trên Excel kèm mẫu tải
Tạo bảng chấm công hàng tháng trên Excel/Google Sheet là cách thức phổ biến, được nhiều doanh nghiệp áp dụng từ trước đến nay. Tuy nhiên, đây là cách thức mang tính truyền thống, tiêu tốn nhiều thời gian, khó đảm bảo tính chính xác, dễ sai sót dữ liệu và ảnh hưởng đến việc tính lương cho nhân viên. Bên cạnh đó, làm bảng chấm công trên Excel/Google Sheet đòi hỏi người làm bảng công phải có chuyên môn sâu về các hàm Excel.
Để đạt được hiệu suất cao và tính chính xác tuyệt đối trong quy trình quản lý chấm công, rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển dịch sang sử dụng các công cụ quản lý tự động. Loại bỏ dần các thao tác thủ công, ứng dụng công nghệ AI vào quy trình quản lý, hoạt động chấm công – tính lương của các doanh nghiệp trở nên nhanh gọn, chính xác và minh bạch hơn rất nhiều.
HappyTime – Công cụ trích xuất dữ liệu chấm công tự động
Tự tạo bảng chấm công tháng và nhập dữ liệu thủ công cho từng nhân viên chỉ khả thi với các doanh nghiệp quy mô nhỏ dưới 20 nhân sự. Với các doanh nghiệp quy mô lớn hơn, tổng hợp bảng chấm công tháng tốn rất nhiều thời gian mà không đảm bảo được tính chính xác.
HappyTime chính là giải pháp tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp tự động tổng hợp dữ liệu chấm công và xuất bảng chấm công ra file Excel rất dễ quản lý. Bộ phận nhân sự không cần tốn thời gian hàng tháng kiểm kê dữ liệu mà mọi thông số đều đảm bảo chính xác 100%.
Nền tảng công nghệ HappyTime cung cấp cho doanh nghiệp một phần mềm quản trị trên máy tính và ứng dụng di động cho tất cả nhân viên trong công ty sử dụng. Trong đó:
- Phần mềm quản lý tích hợp được với mọi loại máy chấm công hiện có trên thị trường, có thể thu thập dữ liệu từ máy chấm công và tự động xuất bảng công ra nhanh chóng, chính xác.
- Ứng dụng di động cung cấp đa dạng tính năng chấm công trực tuyến (WiFi, FaceID, GPS, QR code, vân tay), thay thế hẳn máy chấm công vật lý mà lại đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của mọi loại hình doanh nghiệp, mọi hình thức làm việc (trực tiếp tại văn phòng, làm việc ngoài văn phòng, làm việc từ xa).
Ngoài ra, HappyTime còn sở hữu nhiều chức năng thông minh hỗ trợ cho quá trình quản trị nhân sự được hiệu quả và tiện lợi hơn như:
- Quản lý, nộp và phê duyệt đơn từ online;
- Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự;
- Tự động phân ca làm việc cho nhân viên, cho phép điều chỉnh ca làm;
- Truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng, gửi lời cảm ơn nhân viên/đồng nghiệp dễ dàng;
- Ứng dụng gamification vào mọi hoạt động nội bộ, giúp xây dựng trải nghiệm “đi làm hạnh phúc cho nhân viên, từ đó nâng cao năng suất làm việc và giữ chân nhân tài.
5 phương thức chấm công theo tháng phổ biến
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn đa dạng các phương thức chấm công. Trong đó, một số hình thức phố biển nhất có thể kể đến như:
Chấm công bằng vân tay
Một thiết bị có khả năng lưu trữ, nhận diện và đối chiếu vân tay sẽ được triển khai tại cửa vào doanh nghiệp. Người lao động chỉ đơn giản cần cho máy lưu vân tay và thông tin cá nhân của mình một lần đầu tiên. Những lần sau đó, quá trình đối chiếu, chấm công sẽ được thực hiện tự động khi họ chạm ngón tay (đã lấy vân tay trước đó) vào bề mặt cảm biến. Dữ liệu cá nhân của mọi nhân sự được lưu trữ, mã hoá an toàn trong nội bộ công ty.
Ưu điểm:
- Đảm bảo quy trình chấm công nhanh chóng, chính xác
- Tính bảo mật cao
- Hạn chế tình trạng chấm công hộ, gian lận khi chấm công
Nhược điểm:
- Chi phí ban đầu khá cao nếu triển khai diện rộng
- Trong một vài trường hợp cá biết, việc nhận diện dấu vân tay có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như độ ẩm hay bụi bẩn
Sử dụng thẻ từ
>> Xem thêm: Bật mí các quy định chấm công phổ biến nhất hiện nay
Cơ chế hoạt động của phương thức chấm công này tương tự với phương pháp dùng vân tay. Sự khác biệt nằm ở chỗ thay vì lấy dấu vân tay, người lao động sẽ trực tiếp được phát một chiếc thẻ từ nhỏ lưu trữ các thông tin cá nhân.
Về cách chấm công, khi quẹt chiếc thẻ này qua hệ thống máy quét, các dữ liệu như họ tên nhân viên, mã nhân viên, ngày tháng, ca làm việc sẽ tự động được lấy theo thời gian thực tế và lưu vào cơ sở dữ liệu.
Ưu điểm:
- Quá trình chấm công nhanh chóng, thuận tiện
- Không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thời tiết
Nhược điểm
- Chi phí ban đầu cho hệ thống máy quét và thẻ từ khá cao
- Nếu người lao động không may quên/đánh mất thẻ, họ gặp khó trong việc tính công dù vẫn tham gia lao động hợp lệ
- Dễ xảy ra tình trạng gian lận, chấm công hộ
Nhận diện khuôn mặt
Chấm công bằng phương thức nhận diện khuôn mặt là dựa trên kỹ thuật sinh trắc học tìm ra, nhận dạng và định danh những đặc điểm riêng biệt trên khuôn mặt mỗi người.
Ưu điểm
- Độ chính xác cao, hạn chế việc gian lận trong quy trình chấm công tính lương
- Giải quyết các vấn đề phát sinh như quên thẻ, tiếp xúc bề mặt với máy chấm công
- Có khả năng đồng bộ với các phần mềm chấm công giúp tinh giảm các khâu trong việc xử lý dữ liệu ngày công
Nhược điểm
- Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với các hình thức chấm công khác
- Tốc độ quét hình ảnh chậm hơn so với thẻ từ và vân tay
Quét mống mắt
Chấm công bằng mống mắt là công nghệ hiện đại dựa trên việc xác định hình ảnh mống mắt của nhân viên để so sánh với nguồn dữ liệu sẵn có. Để chấm công bằng phương thức này, người lao động chỉ cần đứng trước máy chấm công để xác nhận danh tính.
>> Xem thêm: Mẫu bảng chấm công tính lương theo tuần, theo tháng dành cho doanh nghiệp
Ưu điểm
- Độ chính xác cao, an toàn tuyệt đối không thể xảy ra tình trạng gian lận, vi phạm các quy định chấm công
- Hạn chế được tiếp xúc chung ngăn ngừa lây lan các bệnh truyền nhiễm
- Giải quyết được các vấn đề phát sinh khi sử dụng phương thức chấm công bằng thẻ, vân tay
Nhược điểm
- Chi phí đầu tay máy chấm công cao hơn nhiều so với các phương thức khác
Chấm công online
Chấm công online hay chấm công trực tuyến là phương thức ghi nhận ngày công thực tế dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Theo đó, quy trình chấm công tính lương sẽ lưu được sao lưu, hệ thống nhằm tránh những sai sót không đáng có.
Hiện nay, chấm công online có thể được tiến hành bằng phần mềm chấm công hoặc sử dụng ứng dụng chấm công trên điện thoại tương tự như một máy chấm công online. Tuy nhiên, phần mềm chấm công Happy Time với 2 phiên bản trên máy tính và điện thoại giúp việc chấm công và quản lý chấm công trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết.
Ưu điểm
- Người quản lý có thể kiểm tra, đảm bảo hiệu quả các quy định chấm công tính lương của nhân viên ở bất cứ đâu
- Tạo kết nối các bước trong quy trình chấm công giúp hạn chế sai sót tối đa
- Nâng cao trải nghiệm, mức độ hài lòng của nhân viên từ đó tạo nên môi trường chuyên nghiệp hơn
- Nâng cao lợi thế cạnh tranh so với đối thủ nhờ công tác chuyển đổi số trong quản lý nhân sự
- Cung cấp biểu mẫu có sẵn như bảng chấm công theo tháng, bảng chấm công theo tuần, đơn xin nghỉ phép
Nhược điểm
- Yêu cầu nhân viên có trình độ tin học nhất định
- Cần có kết nối Internet để hoạt động
Trên đây là những mẫu bảng chấm công theo tháng mới nhất được chúng tôi tối ưu cho từng trường hợp khác nhau. Hy vọng với bài viết này, bạn đã có thêm những thông tin hữu ích về việc chấm công tính lương để đảm bảo tốt nhất quyền và lợi ích của mình.
Bên cạnh đó, đừng quên với nền tảng quản trị và gia tăng trải nghiệm nhân viên HappyTime, doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong khi xử lý công việc, giảm thiểu sai sót và khắc phục những lỗi thường gặp trong khâu quản lý chấm công, quản trị nhân sự. Bộ phận nhân sự không còn cần mất công tạo bảng chấm công theo tháng và nhập liệu thủ công nữa.
Hãy liên hệ đến số hotline 0967.778.018 để nhận tư vấn chi tiết hơn nhé!
