Trong quản trị nhân sự, bảng chấm công theo tháng là minh chứng rõ ràng và quan trọng nhất ghi nhận số ngày công thực tế của người lao động. Thông qua đó, người lao động có thể đảm bảo quyền và lợi ích của cá nhân cũng như doanh nghiệp.
Mục lục
Bảng chấm công theo tháng là gì?
Có thể nói, bảng chấm công theo tháng là một chứng từ không bắt buộc (theo luật pháp), nhưng rất cần thiết và hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quyết toán, xác định tiền lương cho người lao động.
Nó được xây dựng để theo dõi toàn bộ quá trình lao động của nhân viên trong một khoảng thời gian một tháng. Ngày làm việc, ca làm việc, thời gian vào ca, ngày nghỉ là những yếu tố căn bản để tạo nên bảng chấm công này. Nhìn chung, bảng chấm công theo tháng thường được sử dụng nhằm:
>> Xem thêm: Quy định chấm công tính lương dân công sở cần phải biết
- Quản lý nhân sự, thu chi nội bộ
- Lưu trữ, truy xuất khi cần
- Công khai, minh bạch hoá – giảm bớt các khiếu nại có liên quan
Nếu trước đây, bảng chấm công thường được trình bày trên giấy thì nay đa số các doanh nghiệp đều đã chuyển đổi qua việc sử dụng “bảng chấm công số” với sự trợ giúp đắc lực từ các công cụ phần mềm bên thứ 3 như Excel, Happy Time,…
5 phương thức chấm công theo tháng phổ biến
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn đa dạng các phương thức chấm công. Trong đó, một số hình thức phố biển nhất có thể kể đến như:
Chấm công bằng vân tay
Một thiết bị có khả năng lưu trữ, nhận diện và đối chiếu vân tay sẽ được triển khai tại cửa vào doanh nghiệp. Người lao động chỉ đơn giản cần cho máy lưu vân tay và thông tin cá nhân của mình một lần đầu tiên. Những lần sau đó, quá trình đối chiếu, chấm công sẽ được thực hiện tự động khi họ chạm ngón tay (đã lấy vân tay trước đó) vào bề mặt cảm biến. Dữ liệu cá nhân của mọi nhân sự được lưu trữ, mã hoá an toàn trong nội bộ công ty.
Ưu điểm:
- Đảm bảo quy trình chấm công nhanh chóng, chính xác
- Tính bảo mật cao
- Hạn chế tình trạng chấm công hộ, gian lận khi chấm công
Nhược điểm:
- Chi phí ban đầu khá cao nếu triển khai diện rộng
- Trong một vài trường hợp cá biết, việc nhận diện dấu vân tay có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như độ ẩm hay bụi bẩn
Sử dụng thẻ từ
>> Xem thêm: Bật mí các quy định chấm công phổ biến nhất hiện nay
Cơ chế hoạt động của phương thức chấm công này tương tự với phương pháp dùng vân tay. Sự khác biệt nằm ở chỗ thay vì lấy dấu vân tay, người lao động sẽ trực tiếp được phát một chiếc thẻ từ nhỏ lưu trữ các thông tin cá nhân.
Về cách chấm công, khi quẹt chiếc thẻ này qua hệ thống máy quét, các dữ liệu như họ tên nhân viên, mã nhân viên, ngày tháng, ca làm việc sẽ tự động được lấy theo thời gian thực tế và lưu vào cơ sở dữ liệu.
Ưu điểm:
- Quá trình chấm công nhanh chóng, thuận tiện
- Không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thời tiết
Nhược điểm
- Chi phí ban đầu cho hệ thống máy quét và thẻ từ khá cao
- Nếu người lao động không may quên/đánh mất thẻ, họ gặp khó trong việc tính công dù vẫn tham gia lao động hợp lệ
- Dễ xảy ra tình trạng gian lận, chấm công hộ
Nhận diện khuôn mặt
Chấm công bằng phương thức nhận diện khuôn mặt là dựa trên kỹ thuật sinh trắc học tìm ra, nhận dạng và định danh những đặc điểm riêng biệt trên khuôn mặt mỗi người.
Ưu điểm
- Độ chính xác cao, hạn chế việc gian lận trong quy trình chấm công tính lương
- Giải quyết các vấn đề phát sinh như quên thẻ, tiếp xúc bề mặt với máy chấm công
- Có khả năng đồng bộ với các phần mềm chấm công giúp tinh giảm các khâu trong việc xử lý dữ liệu ngày công
Nhược điểm
- Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với các hình thức chấm công khác
- Tốc độ quét hình ảnh chậm hơn so với thẻ từ và vân tay
Quét mống mắt
Chấm công bằng mống mắt là công nghệ hiện đại dựa trên việc xác định hình ảnh mống mắt của nhân viên để so sánh với nguồn dữ liệu sẵn có. Để chấm công bằng phương thức này, người lao động chỉ cần đứng trước máy chấm công để xác nhận danh tính.
>> Xem thêm: Mẫu bảng chấm công tính lương theo tuần, theo tháng dành cho doanh nghiệp
Ưu điểm
- Độ chính xác cao, an toàn tuyệt đối không thể xảy ra tình trạng gian lận, vi phạm các quy định chấm công
- Hạn chế được tiếp xúc chung ngăn ngừa lây lan các bệnh truyền nhiễm
- Giải quyết được các vấn đề phát sinh khi sử dụng phương thức chấm công bằng thẻ, vân tay
Nhược điểm
- Chi phí đầu tay máy chấm công cao hơn nhiều so với các phương thức khác
Chấm công online
Chấm công online hay chấm công trực tuyến là phương thức ghi nhận ngày công thực tế dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Theo đó, quy trình chấm công tính lương sẽ lưu được sao lưu, hệ thống nhằm tránh những sai sót không đáng có.
Hiện nay, chấm công online có thể được tiến hành bằng phần mềm chấm công hoặc sử dụng ứng dụng chấm công trên điện thoại tương tự như một máy chấm công online. Tuy nhiên, phần mềm chấm công Happy Time với 2 phiên bản trên máy tính và điện thoại giúp việc chấm công và quản lý chấm công trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết.
Ưu điểm
- Người quản lý có thể kiểm tra, đảm bảo hiệu quả các quy định chấm công tính lương của nhân viên ở bất cứ đâu
- Tạo kết nối các bước trong quy trình chấm công giúp hạn chế sai sót tối đa
- Nâng cao trải nghiệm, mức độ hài lòng của nhân viên từ đó tạo nên môi trường chuyên nghiệp hơn
- Nâng cao lợi thế cạnh tranh so với đối thủ nhờ công tác chuyển đổi số trong quản lý nhân sự
- Cung cấp biểu mẫu có sẵn như bảng chấm công theo tháng, bảng chấm công theo tuần, đơn xin nghỉ phép
Nhược điểm
- Yêu cầu nhân viên có trình độ tin học nhất định
- Cần có kết nối Internet để hoạt động
3 bảng chấm công theo tháng chuẩn nhất
Nếu bạn đang tìm kiếm những cách trình bày bảng chấm công khoa học và dễ hiểu nhất, đừng bỏ qua 3 mẫu bảng chấm công theo tháng dưới đây.
>> Xem ngay: 3 mẫu bảng chấm công theo tuần chuẩn nhất cho doanh nghiệp
Trên đây là 3 bảng chấm công theo tháng mới nhất được chúng tôi sưu tầm và chọn lọc. Hy vọng với bài viết này, bạn đã có thêm những thông tin hữu ích về việc chấm công tính lương để đảm bảo tốt nhất quyền và lợi ích của mình.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
