5S 3T là gì? Bí quyết thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản

Quy tắc 5S và kỹ thuật 3T đã giúp các doanh nghiệp Nhật Bản phát triển môi trường làm việc ngày một chất lượng hơn. Vậy, 5S 3T là gì? Lợi ích của 5S 3T trong quản trị doanh nghiệp là gì? Cùng Blog HappyTime tìm hiểu về 5S 3T qua bài viết sau nhé!

5S 3T là gì?

5S và 3T là hai nguyên tắc quản trị doanh nghiệp của Nhật Bản, hiện nay đã được phổ biến và áp dụng rộng rãi bởi hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ khắp toàn cầu. Trong đó, 5S là phương pháp tổ chức và sắp xếp nơi làm việc, và 3T là một công cụ hỗ trợ cho 5S.

Khái niệm 5S

5S là nguyên tắc tổ chức và sắp xếp nơi làm việc, nhằm tạo ra môi trường sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, hiệu quả và an toàn nhất cho người lao động. 5S bao gồm 5 bước:

Khái niệm 3T

3T là kỹ thuật tổ chức và sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo vị trí, phân loại và số lượng của vật dụng được kiểm soát chính xác. 3T bao gồm 3 yếu tố là:

• Tei Hin (定品 – Fixed item) – Cố định loại vật dụng: Đảm bảo vật dụng được sàng lọc đúng loại, đúng tính chất, đúng chức năng.
• Tei Ryou (定量 – Fix quantity) – Cố định số lượng: Đảm bảo vật dụng được sàng lọc đúng số lượng, tập trung ở một chỗ, không phân tán.
• Tei-I (定位 – Fixed location) -Cố định vị trí: Đảm bảo vật dụng được lưu trữ, sắp xếp ở đúng vị trí của chúng.

Trong 5S, 3T được coi là công cụ hữu ích, đặc biệt là lúc thực hiện Sắp xếp – Seiton. 3T là công cụ trực quan hóa để các doanh nghiệp thực hiện 5S được thuận tiện và khoa học hơn.

Mục tiêu của 5S 3T

Mục tiêu của doanh nghiệp khi áp dụng 5S và 3T trong quản trị là:

• Quản trị môi trường làm việc dễ dàng.
• Quản trị vật dụng tại nơi làm việc.
• Quản trị hàng hóa, nguyên vật liệu, phụ tùng sản xuất.
• Quản trị hàng tồn kho.

Lợi ích khi ứng dụng nguyên tắc 5S 3T là gì?

Kết hợp nguyên tắc 5S và 3T trong quản trị, doanh nghiệp bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích thiết thực:

• Loại bỏ sự lộn xộn khỏi môi trường làm việc.
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, lấy, sử dụng và trả lại các vật dụng tại nơi làm việc.
• Tiết kiệm thời gian quản trị hệ thống hàng hóa, nguyên vật liệu, phụ tùng sản xuất và vật dụng làm việc.
• Tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên.
• Tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận hành.
• Giảm thiểu lượng rác thải và sự lãng phí.
• Tăng cường trải nghiệm hạnh phúc khi đi làm cho nhân viên.
• Tạo văn hóa doanh nghiệp có kỷ luật.
• Tạo cảm giác hài lòng cho khách hàng đến với doanh nghiệp.

Tóm lại, áp dụng 5S 3T không chỉ tác động đến hiệu suất công việc, trải nghiệm của nhân viên mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Cách phối hợp hai nguyên tắc 5S và 3T trong doanh nghiệp

Như đã nói, 3T là công cụ trực quan hóa cho 5S, được áp dụng ở bước thứ hai của 5S là Sắp xếp – Seiton. Sau đây, HappyTime sẽ giới thiệu quy trình thực hiện 5S có lồng ghép 3T trong doanh nghiệp, để bạn có cái nhìn rõ nét hơn về cách thức áp dụng hai nguyên tắc này.

Seiri – Sàng lọc

Bước đầu tiên của 5S, doanh nghiệp bạn cần tiến hành sàng lọc các loại vật dụng có tài môi trường làm việc, bao gồm mọi tài liệu, dụng cụ, đồ vật, hàng hóa, hàng tồn kho, nguyên vật liệu sản xuất, v.vv.. Cách thực hiện Seiri – Sàng lọc trong 5S như sau:

• Bước 1: Xác định mức độ cần thiết của các vật dụng tại nơi làm việc.
• Bước 2: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết để giảm thiểu sự lộn xộn nơi làm việc.
• Bước 3: Phân loại các vật dụng còn lại và lưu trữ theo quy tắc:

Mức độ ưu tiên	Tần suất sử dụng	Hướng dẫn lưu trữ
Thấp	0-1 lần/năm	Loại bỏLưu trữ tại vị trí xa khỏi nơi làm việc
Trung bình	1 lần/tuần1 lần/tháng	Lưu trữ gần vị trí làm việc
Cao	Từ 1 lần/ngày	Lưu trữ trong tầm với tại nơi làm việc

Ở bước này, doanh nghiệp bạn nên tận dụng thêm công cụ thẻ đỏ (Red Tag) để phân loại vật dụng khoa học hơn.

Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã sàng lọc các vật dụng, giờ là lúc để bạn sắp xếp, bố trí các vật dụng cần thiết còn lại:

• Bước 1: Xác định vị trí để lưu trữ từng loại vật dụng.
• Bước 2: Sử dụng băng keo màu, nhãn dán hoặc các công cụ trực quan khác để đánh dấu vị trí cho các vật dụng.
• Bước 3: Tiến hành sắp xếp vật dụng đúng vị trí đã đánh dấu.

Lúc này, bạn tận dụng công cụ 3T để hỗ trợ cho Seiton 5S:

• Bước 1: Tei-I (Đặt ở đâu?): Quyết định vị trí để đặt một vật dụng nào đó tại nơi làm việc.
• Bước 2: Tei Hin (Đặt cái gì?): Quyết định các loại vật dụng cần bố trí, sắp xếp trên vị trí đó.
• Bước 3: Tei Ryou (Đặt bao nhiêu?): Quyết định số lượng vật dụng cần đặt ở vị trí đó.

Trả lời được các câu hỏi này, việc sắp xếp vật dụng, công cụ, tài liệu, hàng hóa, hàng tồn kho, v.vv.. tại nơi làm việc của doanh nghiệp bạn sẽ trở nên khoa học hơn, nhanh chóng và thuận tiện hơn. Vận dụng 3T vào thực thi 5S cũng giúp ban quản trị cùng người lao động tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc hơn. Hạn chế việc sắp xếp xong rồi lại thấy có điểm bất cập và phải tháo dỡ đồ, sắp xếp lại từ đầu.

Ở cuối bước Sắp xếp – Seiton, cần kiểm tra lại nơi làm việc để chắc chắn mọi vật dụng đều đã được sắp xếp đúng cách:

• Các lối đi và nơi lưu trữ vật dụng đã được đánh dấu rõ ràng chưa?
• Các vật dụng đã được phân loại và lưu trữ khoa học theo tần suất sử dụng chưa?
• Các thùng lưu trữ xếp chồng lên nhau có đúng thứ tự không?
• Các thiết bị an toàn có dễ nhìn, dễ lấy, dễ tiếp cận không?
• Sàn của nơi làm việc hiện tại có còn bất cứ vật dụng lộn xộn nào không?

Seiso – Sạch sẽ

Tiếp đến, doanh nghiệp bạn sẽ thực hiện việc làm sạch mọi thứ tại môi trường làm việc:

• Bước 1: Chia các khu vực cần làm sạch ra cho từng nhóm hoặc cá nhân. Tốt nhất nên để cho mỗi người tự làm sạch vị trí làm việc, công cụ, thiết bị, vật dụng làm việc của riêng mình.
• Bước 2: Xác định trách nhiệm làm sạch cho từng nhóm hoặc cá nhân.
• Bước 3: Xác định các vết bẩn, bụi bẩn và làm sạch chúng.
• Bước 4: Xác định và loại bỏ nguyên nhân gây ra bụi bẩn.
• Bước 5: Kiểm tra lại không gian làm việc xem có còn tì vết nào không. Nên để cho các cá nhân hoặc nhóm tự kiểm tra hiệu quả làm sạch của nhau để đảm bảo công bằng nhất.

Seiketsu – Săn sóc

Tiếp theo là bước chuẩn hóa quy trình thực hiện 3S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ):

• Bước 1: Xây dựng quy trình, lịch trình cho mỗi đội nhóm, cá nhân thực hiện 5S.
• Bước 2: Phân công nhiệm vụ cho nhân viên để thực hiện 5S mỗi ngày.
• Bước 3: Thúc đẩy sự tự giác của nhân viên trong việc thực hiện sàng lọc, sắp xếp, làm sạch.
• Bước 4: Kiểm tra tình trạng thực hiện săn sóc kèm giải pháp tối ưu 5S
• Bước 5: Ngăn ngừa sự lộn xộn, dơ bẩn, tích lũy vật dụng không cần thiết.

Shitsuke – Sẵn sàng

Cuối cùng, để thúc đẩy tinh thần tự giác thực hiện 5S ở nhân viên, doanh nghiệp bạn sẽ tiến hành bước Shitsuke – Sẵn sàng:

• Bước 1: Trực quan hóa mọi hoạt động 5S để nhân viên dễ dàng thực hiện theo.
• Bước 2: Đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện 5S.
• Bước 3: Cung cấp nguồn lực để nhân viên dễ dàng đáp ứng tiêu chuẩn 5S.
• Bước 4: Kiểm tra xem có còn sai lầm tồn đọng không và sửa chữa chúng.
• Bước 5: Lan tỏa tinh thần thực hiện 5S cho nhân viên.

Để khuyến khích nhân viên tự giác thực hiện 5S 3T, doanh nghiệp bạn nên tận dụng nền tảng quản lý nhân sự HappyTime, với tính năng quản lý lịch làm việc của nhân viên.

Doanh nghiệp bạn có thể xây dựng lịch thực thi 5S 3T cho nhân viên trên nền tảng này để dễ dàng quản lý hiệu quả thực hiện 5S 3T hơn. Bên cạnh đó, với tiện ích truyền thông nội bộ, vinh danh và khen thưởng, doanh nghiệp bạn có thể thúc đẩy tinh thần thực hiện 5S 3T cho toàn bộ nhân viên của mình.

Để tìm hiểu thêm về HappyTime và những giá trị hữu ích, bạn hãy theo dõi bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

Hy vọng rằng với những kiến thức trên đây, doanh nghiệp bạn đã hiểu rõ 5S 3T là gì. 5S 3T không chỉ tác động đến hiệu suất công việc, trải nghiệm của nhân viên mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững. Doanh nghiệp bạn hãy cùng HappyTime xây dựng thói quen 5S 3T tại nơi làm việc ngay hôm nay để nhận về những giá trị tuyệt vời nhất nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.