5S trong y tế là gì? Cách triển khai 5S trong y tế

5S là một phương pháp quản lý hiệu quả được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là trong các bệnh viện, cơ sở y tế. Vậy, 5S trong y tế là gì? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây nhé.

Tìm hiểu về 5S trong y tế là gì?

5S trong y tế là một quy trình, phương pháp, bộ công cụ, nguyên tắc được áp dụng để cải thiện nơi làm việc, khu vực phòng bệnh, khám chữa bệnh, v.vv.. của bệnh viện, cơ sở y tế. Quy trình này bao gồm 5 yếu tố chính là:

• Seiri – 整理 – Sort: Sàng lọc các yếu tố, thiết bị, công cụ,v.vv.. trong khu vực thực hiện 5S.
• Seiton – 整頓 – Set in order: Sắp xếp khu vực thực hiện 5S.
• Seiso – 清掃 – Shine: Sạch sẽ, dọn dẹp khu vực bệnh viện.
• Seiketsu – 清潔 – Standardize: Săn sóc hoặc chuẩn hóa quy trình.
• Shitsuke – 躾 – Sustain: Sẵn sàng hoặc duy trì thực hiện.

Lợi ích của 5S trong y tế là gì?

Vậy, lợi ích khi thực hiện 5S trong y tế là gì? Dưới đây sẽ là những lợi ích khi bạn thực hiện 5S trong bệnh viện, các cơ sở y tế:

Lợi ích với khách hàng, bệnh nhân

Việc thực hiện 5S trong y tế mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng, bệnh nhân đến sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh. Cụ thể như sau:

• Cơ sở y tế trở nên sạch sẽ, gọn gàng hơn, giúp tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, an toàn và thoải mái hơn người bệnh, khách hàng.
• Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp giảm thiểu những sai sót trong lâm sàng hay thuốc, giảm thiểu những rủi ro liên quan đến nguy cơ lây nhiễm cho người bệnh.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và độ hài lòng của người bệnh khi không phải chờ đợi quá lâu trong quá trình điều trị.
• Giúp cơ sở y tế tiết kiệm chi phí hoạt động, giảm thiểu lãng phí tài nguyên y tế. Từ đó gián tiếp giúp người bệnh giảm chi phí ý tế, khám chữa bệnh và đồng thời tăng tính cạnh tranh của cơ sở y tế đó.
• Mang đến một cảm giác khỏe mạnh cho người bệnh, giúp tinh thần của họ được nâng cao hơn trong quá trình thăm khám, điều trị.

Lợi ích với nhân viên y tế

Bên cạnh mang đến sự thoải mái hơn cho người bệnh, khách hàng, việc thực hiện 5S trong bệnh viện, các cơ sở y tế còn mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên y tế trong quá trình công tác, làm việc của mình. Việc thực hiện 5S trong bệnh viện giúp cải thiện chất lượng dịch vụ y tế và đem lại một số lợi ích quan trọng như sau:

• Tạo cơ hội cho nhân viên y tế đóng góp ý kiến về cải thiện quy trình và tăng hiệu quả công việc thông qua hoạt động 5S.
• Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, tiện nghi, giúp nhân viên y tế tập trung vào công việc hơn, tăng năng suất công việc.
• Giúp nhân viên y tế xác định rõ vị trí và sử dụng dụng cụ công việc dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Giúp nhân viên y tế tương tác và làm việc chuyên nghiệp hơn với đồng nghiệp và bệnh nhân thông qua việc sắp xếp gọn gàng các công cụ, dụng cụ.

Lợi ích cho các đơn vị y tế

Các cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở y tế cũng sẽ nhận nhiều lợi ích từ việc thực hiện 5S. Ví dụ như sau:

Giảm sai sót và nâng cao chất lượng

Lỗi y khoa có nhiều nguyên nhân, bao gồm sử dụng thuốc và điều trị sai bệnh nhân. Việc sàng lọc và sắp xếp với 5S ngăn chặn lỗi này. Bảo quản thiết bị và môi trường làm việc sạch sẽ giảm “thời gian đi” tìm kiếm đồ vật. Áp dụng 5S cũng giúp tăng thời gian thăm khám và giảm sai sót trong lâm sàng.

Giúp giảm chi phí vận hành cho cơ sở

Luôn có quá nhiều lãng phí trong một cơ sở y tế, điều này không chỉ dẫn đến sự lãng phí vật tư, thời gian và không gian mà còn gây ra những vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ. Việc thực hiện 5S sẽ giúp tối ưu hóa các quy trình và loại bỏ các lãng phí sau:

• Lưu trữ vật tư quá nhiều so với mức cần thiết tại kho. Điều này dẫn đến không gian lưu trữ bị chiếm đầy và khó khăn trong việc tìm kiếm vật tư cần thiết.
• Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ thiết bị, dụng cụ. Như đã đề cập, không gian lưu trữ bị chiếm đầy sẽ làm ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tìm kiếm vật tư.
• Mất thời gian cho việc tìm kiếm các loại thuốc/thiết bị khi cần thiết. Do việc lưu trữ không khoa học, nên nhân viên y tế phải tốn thời gian để tìm kiếm vật tư cần thiết hoặc chờ đợi đến khi vật tư được tìm thấy.
• Lãng phí thao tác do các vật tư, trang thiết bị y tế đặt ở các vị trí khó tiếp cận. Nhân viên y tế sẽ phải thực hiện nhiều thao tác không cần thiết để lấy được vật tư và trang thiết bị này.

Việc thực hiện 5S không chỉ giúp loại bỏ các lãng phí nói trên, mà còn tăng cường hiệu quả làm việc của các nhân viên y tế và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế cho bệnh nhân.

Một số lợi ích khác khi triển khai 5S trong y tế

Bên cạnh các lợi ích chính trên, việc triển khai 5S trong y tế cũng mang đến những lợi ích khác cho cơ sở y tế như sau:

• Giảm thời gian mà người bệnh phải chờ đợi do các thiết bị, tài liệu được sắp xếp hợp lý. Từ đó thời gian xử lý các thủ tục nhanh chóng hơn.
• Giảm tình trạng rối loạn thúc đẩy thường gặp trong bệnh viện, cơ sở y tế.
• Giảm thiểu các tình huống, sự cố bất ngờ để giúp các nhân viên y tế luôn sẵn sàng trong mọi trường hợp.
• Giúp giảm tình trạng trì hoãn trong điều trị, lâm sàng, từ đó giảm thiểu các khiếu nại đối với cơ sở y tế.
• Tạo động lực cho nhân viên làm việc, giảm thiểu tình trạng nghỉ việc, tốn kém chi phí tuyển dụng.

Cách triển khai 5S trong y tế là gì?

Tương tự với quá trình triển khai 5S trong những đơn vị, cơ quan khác, triển khai 5S trong y tế cũng sẽ bao gồm tối ưu các thành phần của quy trình này. Dưới đây sẽ là hướng dẫn để giúp bạn hiểu hơn về cách triển khai 5S trong y tế là gì. Bao gồm:

Seiri – Sort: Sàng lọc

Bước đầu tiên khi thực hiện 5S trong y tế là sàng lọc khu vực. Với bước này, bạn cần:

• Xác định thiết bị, vật tư y tế và các nguồn lực khác cần thiết cho công việc trong khu vực.
• Loại bỏ bất kỳ hạng mục nào mà bạn đã thực hiện đánh giá là không cần thiết.

Đây là bước đầu tiên của 5S và rất quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc tại cơ sở y tế an toàn và hiệu quả. Nếu không có bước này, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các bước tiếp theo, đó là sắp xếp mọi thứ theo đúng thứ tự và cài đặt. Do đó, hãy dành thời gian để hoàn thành bước này một cách cẩn thận và chính xác.

Seiton – Set in order: Sắp xếp

Sau khi hoàn tất giai đoạn sàng lọc, bước tiếp theo trong quy trình 5S là “Sắp xếp”. Bước này tập trung vào việc sắp xếp và tổ chức mọi thứ một cách có trật tự, đảm bảo rằng các khu vực làm việc của nhân viên y tế, khu vực khám chữa bệnh được sắp xếp hợp lý để tối đa hóa hiệu quả và năng suất. 

Để đạt được những mục tiêu trong bước này, bạn cần yêu cầu sự hợp tác và tham gia của tất cả nhân viên. Bằng cách chia sẻ trách nhiệm và phân công nhiệm vụ, mỗi người có thể đóng góp vào quá trình sắp xếp. Khi mọi thứ được sắp xếp đúng cách, không chỉ giúp tăng hiệu suất và năng suất, mà còn giúp cho mọi người sống và làm việc trong một không gian gọn gàng và tiện nghi hơn, đặc biệt là trong môi trường bệnh viện.

Seiso – Shine: Dọn dẹp sạch sẽ

Bước thứ ba trong 5S là “Sạch sẽ”, đó là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng của mọi khu vực làm việc trong cơ sở y tế. Mục đích của giai đoạn này là để đảm bảo rằng không chỉ các vị trí làm việc như phòng khám, phòng xét nghiệm hoặc phòng điều trị được giữ sạch sẽ, mà còn cần áp dụng cho mọi hạng mục, vật dụng và phương tiện trong bệnh viện.

Mỗi nhân viên trong bệnh viện nên được chỉ định một khu vực để chịu trách nhiệm vệ sinh và giữ gìn sự sạch sẽ cho khu vực đó. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, ba chữ “S” đầu tiên (“Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ”) phải trở thành một phần của công việc hàng ngày và được đưa vào văn hóa của bệnh viện.

Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng Hệ thống 5S không chỉ là một quá trình tạm thời, mà còn là một phần quan trọng của nền tảng văn hóa của bệnh viện. Bằng cách tích cực tham gia vào hoạt động “Shine” và đưa ba chữ “S” vào văn hóa của bệnh viện, mỗi nhân viên sẽ đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.

Seiketsu – Standardize: Chuẩn hóa quy trình

Giai đoạn 5S “Chuẩn hóa” sẽ thực hiện thiết lập tiêu chuẩn cho các hoạt động 3S đầu tiên. Các chính sách và quy tắc hỗ trợ 3 bước đầu tiên sẽ được thiết lập trong bước này. Hệ thống 5S chỉ thành công nếu mọi người tuân thủ kỷ luật.

Bước này nhằm đưa “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” vào công việc hàng ngày. Sau khi tiêu chuẩn được thiết lập, chúng cần được phân phối cho tất cả nhân viên thông qua trực quan hóa, vệ sinh và đào tạo thường xuyên.

Shitsuke – Sustain: Duy trì hiệu quả

Điều quan trọng là tiếp tục duy trì sự thay đổi tích cực dựa sau khi đã thực hiện 4S nói trên. Và bước cuối cùng trong 5S – Shitsuke sẽ thực hiện nhiệm vụ này. Để duy trì được hiệu quả của 5S trong cơ sở y tế, cần thay đổi thái độ và suy nghĩ, thúc đẩy sự tự giác cho nhân viên. Lưu ý rằng, 5S chỉ là điểm khởi đầu của văn hóa Kaizen và không phải là mục tiêu cuối cùng trong sứ mệnh cải tiến dịch vụ của bệnh viện.

Việc triển khai phương pháp 5S trong bệnh viện giúp cải thiện năng suất, tăng chất lượng, bảo trì an toàn và tăng tính hiệu quả của việc sử dụng đồ dùng. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về 5S trong y tế là gì.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime.vn để có được hiệu quả tốt hơn trong quá trình thực hiện 5S với tính năng Gamification và truyền thông nội bộ của HappyTime. Đây là hai tính năng hữu hiệu giúp truyền tải thông tin và kích thích động lực, tăng cường sự tham gia của nhân viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ 5S hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Làm sao để nhân viên nghe lời – 8 cách hữu ích cho bạn

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.