Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự online đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Hãy cùng Blog HappyTime hiểu cụ thể hơn về vấn đề này trong bài viết ngày hôm nay nhé.
Phần mềm quản lý nhân sự online là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự online (HRM online) là các ứng dụng công nghệ được phát hành để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quản trị nguồn nhân lực và các vấn đề liên quan đến nhân sự. Đây là một trong những giải pháp hữu hiệu hiện nay để doanh nghiệp có thể đẩy nhanh quá trình số hóa doanh nghiệp của mình.
Các phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng với nhiều mục đích khác nhau tùy thuộc vào từng chuyên ngành và lĩnh vực khác nhau. Tuy vậy, nhìn chung các phần mềm quản lý nhân sự sẽ có những tính năng cơ bản như sau:
- Quản lý các dữ liệu liên quan đến nhân sự một cách an toàn và bảo mật nhất trên cùng thể thống cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ các chức năng liên quan đến nhân sự Ví dụ như tuyển dụng, quản lý chấm công, tính lương, quản lý đơn từ trong doanh nghiệp,…
- Hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình gia tăng trải nghiệm nhân sự và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
- Giúp doanh nghiệp có thể tự động hóa những hoạt động thủ công tốn thời gian trong quá trình quản lý nhân sự.
7 lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Vậy, vì sao doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự online? 7 lý do dưới đây có thể giúp bạn giải đáp được vấn đề này. Bao gồm:
Hỗ trợ xử lý các công việc nhân sự thông thường
Đa số các bộ phận nhân sự ở các doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều tình thế khó khăn trong quản lý và cải thiện môi trường làm việc tổng thể cho nhân viên. Tuy vậy, họ lại tốn nhiều thời gian để thực hiện những công việc giấy tờ và hành chính hàng ngày.
Những phần mềm quản lý nhân sự online được phát hành để giúp nhân viên HR có thể giải quyết được vấn. Ví dụ như những lợi ích:
- Giảm thủ tục giấy tờ: HRM giúp loại bỏ được phần lớn những thủ tục giấy tờ phức tạp liên quan đến hoạt động nhân sự. Những phần mềm này sẽ giúp chuẩn hóa quy trình liên quan đến thông tin nhân viên.
- Tăng tốc độ tạo tài liệu hoặc các đơn từ liên quan đến quản trị nhân sự. Từ đó giúp HR có thể tiết kiệm được thời gian và lưu trữ thông tin một cách an toàn hơn.
Giám sát hiệu suất – KPI chặt chẽ hơn
Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên luôn là một bài toán đau đầu của nhiều doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhân sự. Tuy vậy với sự phát triển, các phần mềm quản lý nhân sự online đã hỗ trợ rất tốt cho doanh nghiệp trong quá trình theo dõi và quản lý hiệu suất nguồn nhân lực.
Cụ thể, các HRM đã giúp doanh nghiệp cải thiện được các chỉ số KPI như sau:
- Hiệu suất làm việc của nhân viên. Giúp nhân viên có thể phát triển một cách tối đa về năng lực và kỹ năng của bản thân.
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên và cho thấy sự ổn định về biến động nhân sự trong doanh nghiệp được cải thiện hơn.
- Giảm tỷ lệ vắng mặt của nhân viên do những yếu tố khác như chậm trễ, căng thẳng,…
- Giúp đo lường hiệu quả của một nhân sự cần bao nhiêu thời gian để đạt được mục tiêu nhất định nào đó.
Tìm hiểu thêm: Top 7 mô hình quản lý nhân sự hàng đầu mà nhà lãnh đạo nên biết
Quản lý nhân viên hiệu quả hơn
Những phần mềm quản lý nhân sự online sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động lặp đi lặp lại một cách tự động hóa. Từ đó sẽ cải thiện hiệu quả và hiệu suất tổng thể chung của toàn bộ nhân viên. Việc lưu trữ tập trung các thông tin về nhân viên cũng giúp cho quá trình quản lý được đơn giản hóa hơn.
Ngoài ra các HRM cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tổ chức lực lượng lao động một cách hiệu quả và liên kết hơn trong quá trình đạt mục tiêu chung. Dựa vào những báo cáo linh hoạt từ HRM thì doanh nghiệp cũng sẽ đưa ra được các chính sách liên quan đến sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
Cụ thể một số tính năng mà HRM mang lại cho doanh nghiệp để giúp quản lý nhân viên hiệu quả hơn có thể kể đến như:
- Quản lý thời gian làm việc của nhân viên thông qua các tính năng chấm công, theo dõi nghỉ phép, tăng ca,…
- Quản lý đào tạo và phát triển năng lực, kỹ năng cho nhân viên,…
- Quản lý quá trình tuyển dụng và giới thiệu đối với các nhân viên mới. HRM giúp doanh nghiệp có thể làm rõ vai trò của từng vị trí, theo dõi tiến độ của quá trình tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới.
- Mức độ chính xác cho việc quản lý lương trong doanh nghiệp.
Cải thiện sự chủ động của nhân viên
Cải thiện sự chủ động là một trong những lợi ích tiếp theo mà những phần mềm quản lý nhân sự online có thể mang đến cho doanh nghiệp. Nhiều nhân viên hiện nay thường có rất nhiều các câu hỏi chi tiết liên quan đến các quy trình làm việc, chế độ lương, nghỉ phép,… Và điều này tạo ra sự khó khăn và phức tạp trong công việc của các nhân viên nhân sự.
Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp cho bộ phận HR giải quyết được vấn đề này. Các phần mềm quản lý nhân sự sẽ cung cấp cho nhân viên thông tin mà họ cần bất kỳ lúc nào, từ đó giúp cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên tốt hơn. Điều này cũng sẽ giúp cho nhân viên chủ động hơn trong quá trình tìm kiếm và giải quyết các thắc mắc của mình.
Tìm hiểu thêm: 10 cách “lên dây cót tinh thần” để nhân viên làm việc tốt hơn x10
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Các phần mềm quản lý nhân sự online sẽ giúp cho doanh nghiệp thay thế các nhiệm vụ nhập dữ liệu tồn thời gian bằng công nghệ tự động. Từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian cho những hoạt động truyền thống ngày. Và tất nhiên, khi doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian đồng nghĩa với họ có thể tiết kiệm được chi phí hoạt động của mình.
Bên cạnh việc tiết kiệm ban đầu thì các phần mềm nhân sự cũng giúp tự động hóa các quy trình của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp giải phóng với việc sử dụng quá nhiều giấy tờ, các chi phí in ấn khác. Doanh nghiệp cũng có thể giảm chi phí bằng việc không tốn thêm nhân sự để thực hiện các hoạt động liên quan đến quy trình và quản lý nguồn nhân lực.
Tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu
Đầu tư vào việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự HRM online cũng giúp cho doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu của nhân viên được an toàn và riêng tư hơn. Các tính năng phân quyền ở những phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể ngăn chặn dữ liệu cá nhân của nhân viên bị lạm dụng, bảo vệ những dữ liệu tốt hơn từ những mối đe dọa bên ngoài.
Bên cạnh đó, hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự online đều sẽ đi kèm với chức năng tổng hợp ngành công và tính lương. Với chức năng này, những dữ liệu liên quan đến ngành công và lương thưởng của doanh nghiệp sẽ được xử lý một cách an toàn với sự ủy quyền nhất định. Từ đó cũng giúp bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp được an toàn hơn.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên tốt hơn
Việc sử dụng các phần mềm nhân sự online cũng mang đến trải nghiệm nhân viên tích cực hơn. Những phần mềm này sẽ giúp cho nhân viên giảm thiểu được thời gian và công sức cho những tác vụ hàng ngày. Ví dụ như:
- Rút ngắn thời gian khởi tạo và xét duyệt các đơn từ phổ biến hàng ngày nhưng đơn xin nghỉ phép, đơn công tác,…
- Nhân viên có thể truy cập và kiểm tra những thông tin liên quan đến ngày công, ngày nghỉ phép và chế độ lương thưởng của mình một cách nhanh chóng. Điều này tạo ra sự minh bạch thông tin và nhân viên có thể yên tâm hơn về quyền lợi của mình.
Những thống kê thú vị về HRM trong doanh nghiệp
Mới đây, báo cáo được đăng tải trên Ruby Garage về vấn đề “Doanh nghiệp hưởng lợi như thế nào từ các HRM” đã cho thấy lợi ích thiết hơn của phần mềm quản lý nhân sự online. Cụ thể bao gồm những con số sau:
- Quy trình làm việc và cộng tác của doanh nghiệp được cải thiện hơn: Nhân viên chủ động hơn 41%, sự hợp tác giữa các nhân viên tăng 8%, có đến 36% các công ty đã chủ động hơn trong cải thiện quy trình làm việc.
- Quản lý thông tin: Quản lý thông tin doanh nghiệp hiệu quả hơn được cải thiện đến 43%.
HappyTime – phần mềm quản lý nhân sự online uy tín hiện nay
Hiện nay, trên thị trường đang có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự online mà bạn có thể tham khảo và lựa chọn. Nổi bật trong đó có HappyTime – phần mềm quản lý nhân sự miễn phí đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay. Đây là một sản phẩm được nghiên cứu và phát hành bởi Công ty Cổ Phần TopCV Việt Nam.
HappyTime được nghiên cứu và phát hành với mong muốn giúp doanh nghiệp tinh gọn được bài toán hóc búa giữa các yếu tố quản lý công – lương – nhân sự. Để thực hiện được điều đó, HappyTime đang cung cấp đến doanh nghiệp những tính năng hữu ích sau:
Quản lý – số hóa thông tin nhân sự
- Lưu trữ và quản lý thông tin Nhân sự tập trung ngay trên phần mềm theo từng lựa chọn khác nhau như bộ phận làm việc, mã nhân viên, trạng thái hợp đồng,…
- Giúp doanh nghiệp có thể sủng hóa toàn bộ thông tin nhân sự nhanh chóng.
- Hệ thống được áp dụng các công nghệ lưu trữ và bảo mật hiện đại giúp dữ liệu của doanh nghiệp được an toàn hơn trước sự xâm nhập của bên ngoài.
Quản lý ngày công – lương hiệu quả
- Cung cấp đa dạng các hình thức chấm công hiện đại cho doanh nghiệp. Dễ dàng tích hợp với các loại thiết bị chấm công khác hiện có một trên thị trường.
- Tổng hợp nhanh chóng bản công bao gồm nhiều vấn đề liên quan nhưng ngày công thực tế, số ngày nghỉ phép,… theo báo cáo trực quan và dễ theo dõi để doanh nghiệp có thể tổng hợp nhanh chóng và chính xác bảng lương của nhân sự.
- Quản lý sắp xếp ca làm việc linh hoạt theo nhiều khung giờ khác nhau của nhân viên chỉ với thiết bị điện thoại hoặc máy tính.
Hi vọng những thông tin ở trên đã giúp bạn hiểu hơn về sự tiện lợi mà các phần mềm quản lý nhân sự online mang đến cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó đừng quên truy cập ngay vào HappyTime để có cơ hội sử dụng miễn phí phần mềm quản lý nhân sự này ngay từ hôm nay nhé.
