Phương pháp thực hiện 5S là gì và làm thế nào để triển khai 5s tại công ty là câu hỏi đang được rất nhiều nhà quản lý đặt ra. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc này.
Mục lục
5S là gì?
Tham khảo thêm:
>> 5 lợi ích của thực hiện 5S tại nơi làm việc cho doanh nghiệp
>> 4 yếu tố để thực hiện 5S thành công dành cho doanh nghiệp
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Có thể nói, 5S là một phương pháp ra đời nhằm mục đích nâng cao hiệu quả làm việc của cá nhân bằng cách cải thiện môi trường công sở. Quá trình này diễn ra băng cách tổ chức sắp xếp, dọn dẹp ngăn nắp dụng cụ cần thiết hoặc không cần thiết tùy từng thời điểm.
Hiện nay, rất nhiều công ty, tổ chức tại Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng và triển khai 5S vì những lợi ích to lớn mà phương pháp này mang lại. Không chỉ là lợi ích chung đối với từng cán bộ nhân viên, mà còn là đối với tập thể doanh nghiệp.
Vì sao cần thực hiện 5s tại nơi làm việc?
Bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng mong muốn nâng cao hiệu suất , rút ngắn thời gian trong quy trình làm việc của nhân viên. Do đó, thực hiện phương pháp 5S chính là tiền đề cho các doanh nghiệp khi muốn tổ chức công việc hiệu quả hơn.
Do đó, việc triển khai 5S tại công ty đang ngày càng trở nên phổ biến nhằm mục đích sau:
- Tránh lãng phí thời gian, công sức trong việc tìm tòi, sắp xếp dụng cụ và giấy tờ.
- Giảm thiểu sai sót không mong muốn trong quá trình làm việc.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất, 5S giúp giảm tồn kho nguyên liệu và tránh thời gian xếp dỡ.
- Tối ưu hóa diện tích văn phòng sử dụng thực tế.
- Mang đến luồng không khí thoáng đãng, trong lành và tươi sáng cho tập thể công ty.
- Cải thiện tâm trạng và tinh thần làm việc cuả nhân viên
Cách triển khai 5S tại công ty hiệu quả
Nghe qua thì phương pháp 5S có vẻ khá đơn giản, vì bạn chỉ cần tổng vệ sinh lại khu vực làm việc của mình và sắp xếp đồ đạc ngăn nắp hơn. Tuy nhiên, để triển khai tại từng công ty cụ thể thì lại vô cùng khó khăn. Cùng tham khảo quy trình triển khai áp dụng 5s:
1. Lập kế hoạch cụ thể
Bước đầu tiên và chắc chắn không thể bỏ qua chính là lập ra một kế hoạch và lộ trình chi tiết nhất. Đây được xem như một bước chuẩn bị để toàn thể nhân viên hiểu rõ được mục đích của việc triển khai 5S tại công ty.
Bên cạnh đó, người lao động cần hiểu rõ nội dung cần phải làm, thực hiện như thế nào và thời gian áp dụng đợt đầu tiên trong khoảng bao lâu, hoặc có tiêu chí nào đánh giá được hiệu quả hoạt động không.
Để làm được tốt bước đầu này, nhà quản lý cần đề đạt ra người chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi ở từng phòng ban nhằm hướng tới kết quả tốt nhất.
2. Thông báo chính thức đến toàn thể nhân viên
Sau khi lập kế hoạch, nhà quản lý cần thông báo một cách chính thức đến toàn thể nhân viên trong công ty. Thông tin truyền đi nên được truyền tải toàn diện, tránh sai sót.
Bên cạnh đó, để nâng cao tinh thần và bầu không khí tập thể, bạn có thể thiết kế áp phích, tranh ảnh, biểu ngữ nhằm nhắc nhở một cách tế nhị đến nhân viên của mình.
3. Triển khai 5S tại công ty
Để bắt đầu quy trình triển khai 5s, nhà quản lý nên dựa vào từng tiêu chí của 5S và liệt kê hành động cụ thể để kế hoạch triển khai 5s diễn ra thuận lợi
- Sàng lọc (Sort): Phân loại các vật phẩm cần thiết và không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc.
- Sắp xếp (Set): Phân bổ vị trí sắp xếp đồ đạc sao cho hợp lý. Vật dụng nào sử dụng thường xuyên thì nên để ở nơi dễ tìm thấy.
- Sạch sẽ (Sweep): Sau khi đã thực hiện sàng lọc và sắp xếp thì cần nhanh chóng lau dọn sạch sẽ, nên thực hiện trong khoảng 10 – 15 phút.
- Săn sóc (Standardize): Đánh giá hiệu quả của quá trình sàng lọc, sắp xếp và lau dọn sạch sẽ nhằm giữ gìn công sức mình đã bỏ ra.
- Sẵn sàng (Sustain): Duy trì, tạo thói quen cho từng cá nhân và tập thể phòng ban.
Tìm hiểu thêm:
>> Văn hóa doanh nghiệp là gì – Tất tần tật về văn hóa tổ chức
>> 5 dạng văn hóa doanh nghiệp đặc trưng nhà quản lý cần biết
>> Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp dành cho nhà quản lý
4. Đánh giá và sàng lọc
Sau quá trình tổng vệ sinh vừa rồi, nhà quản lý nên đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như lợi ích mà phương pháp 5S mang lại. Xem xét và loại bỏ những quy trình hoặc hoạt động không cần thiết.
Bên cạnh đó, xác định vật dụng nào không cần thiết để tiến hành tái chế hoặc chuyển giao cho các đơn vị khác có nhu cầu sử dụng cao hơn. Chính vì vậy, thông qua các hoạt động trên, nhà quản lý có thể lên kế hoạch tổng vệ sinh bao nhiêu lần 1 tháng hoặc quý.
Kết luận
Có thể thấy, một trong những đồ đạc chiếm nhiều diện tích nhất của văn phòng chính là giấy tờ, hồ sơ lưu trữ và đơn từ của nhân viên. Thấu hiểu vấn đề đó, nhiều doanh nghiệp đã triển khai 5S tại công ty bằng cách sử dụng phần mềm hỗ trợ.
Trong đó, không thể không nhắc tới phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Happy Time với nhiều tính năng vượt trội. Ví dụ như lưu trữ một lượng lớn hồ sơ nhân sự trực tuyến, hỗ trợ nhân sự khởi tạo và phê duyệt đơn từ xin nghỉ online hoặc chấm công tính lương hoàn toàn tự động.
Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn cách triển khai 5S tại công ty một cách hiệu quả.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
