Máy quét vân tay chấm công đã không còn xa lạ với nhiều người. Đặc biệt là dân công sở. Là một trong những hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay, thiết bị này đã và đang mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp.
Để tìm hiểu rõ hơn về hình thức chấm công này, Happy Time sẽ đồng hành cùng quý vị khám phá những đặc điểm nổi bật của máy quét vân tay chấm công.
Mục lục
Máy quét vân tay chấm công là gì?
Trên thị trường, máy quét vân tay chấm công là thiết bị chấm công dựa trên sinh trắc vân tay. Sau khi người lao động chạm vào màn hình quét vân tay, máy sẽ ghi nhận thời gian ra vào thực tế của nhân viên từ đó xác định ngày và giờ công chính xác.
>> Xem thêm: Chỉ 3 phút hiểu tất tần tật kiến thức về chấm công online
Máy chấm công vân tay gồm 2 bộ phận:
- Máy chấm công: Thiết bị quét vân tay nhân viên và lưu vào bộ nhớ của máy
- Phần mềm chấm công: Có thể là phần mềm offline hoặc online cho phép người quản lý thao tác và xử lý dữ liệu chấm công theo các biểu mẫu có sẵn trên phần mềm.
Máy quét vân tay chấm công giải quyết vấn đề gì cho doanh nghiệp?
Không phải ngẫu nhiên, máy quét vân tay chấm công lại trở thành một trong những phương thức chấm công phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Có thể nói, đây chính là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp, tổ chức giải quyết nhiều vấn đề như:
Đơn giản hóa quy trình chấm công
Máy chấm công vân tay giúp quy trình chấm công trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Nhân viên khi bắt đầu và kết thúc ngày hay ca làm việc chỉ cần chạm vào máy. Ngay lập tức, ngày công cũng các thông tin tên, mã nhân viên, chức vụ… sẽ được tự động ghi nhận trong hệ thống.
Người quản lý cũng không còn mất thời gian theo dõi từng nhân viên như trước đây. Mọi thông tin được cập nhật và hiển thị toàn bộ trong kho dữ liệu.
Từ đó, quản lý có thể tổng hợp và đối chiếu thông tin theo từng mốc thời gian. Nếu nhân viên có bất cứ thắc mắc gì về ngày công, hệ thống đều có thể trích xuất dữ liệu nhanh chóng.
>>> Tham khảo thêm: Phần mềm máy chấm công từ A – Z, những điều bạn cần biết
Tăng cường độ chính xác, minh bạch
Quy trình chấm công vân tay có thể gói gọn trong 3 bước:
1: Nhân viên chấm vân tay trên máy
2: Hệ thống tổng hợp và hiển thị dữ liệu trên phần mềm chấm công
3: Người quản lý xử lý dữ liệu và tính lương cho nhân viên
Theo đó, chấm công vân tay cho phép quản lý dựa trên thời gian thực. Dữ liệu thu được từ máy chấm công sẽ được truyền trực tiếp đến phần mềm chấm công thông qua điện toán đám mây hoặc kết nối Internet. Do đó, giảm thiểu các sai sót so với việc xử lý thủ công bằng tay như trước đây.
Đặc biệt, vân tay là đặc điểm riêng có của mỗi cá nhân giúp hạn chế tình trạng chấm công hộ, gian lận ngày công. Như vậy, quyền và lợi ích của người lao động và doanh nghiệp đều sẽ được bảo vệ.
>> Tham khảo thêm: Máy chấm công khuôn mặt – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Gia tăng mức độ hài lòng của nhân viên
Máy chấm công vân tay sở hữu cách thức vận hành đơn giản. Người lao động chỉ mất khoảng vài giây để chấm công bằng hình thức này. Từ đó tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất lao động trong quá trình làm việc.
Đặc biệt, khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giúp các thông tin được ghi nhận và truyền đi nhanh chóng. Do đó, dữ liệu ngày công sẽ giảm tỉ lệ sai sót khi sao lưu đảm bảo quyền. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, nhân viên và nhà quản lý cũng có thể có chứng cứ xác minh để giải quyết.
Mua máy quét vân tay chấm công cần lưu ý thông số nào?
Loại máy chấm công vân tay
Nếu doanh nghiệp của bạn đang băn khoăn nên mua máy chấm công loại nào thì câu trả lời sẽ có ngay sau đây. Hiện nay, máy chấm công vân tay chủ yếu sử dụng hai công nghệ:
Cảm biến quang: Áp dụng công nghệ quang học để quét mẫu vân tay thông qua hệ thống camera. Mẫu vân tay này sẽ được đưa đến bộ xử lý hình ảnh và đối chiếu với hình ảnh trong kho dữ liệu.
- Ưu điểm: Giá thành rẻ
- Nhược điểm: Kích thước lớn, cồng kềnh hơn so với các dòng máy khác
Cảm biến điện dung: Máy sử dụng các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập vân tay. Khi nhân viên đặt tay lên bề mặt máy chấm công, các tụ điện có nhiệm vụ vẽ lại đường vân tay dựa trên các giá trị mà cảm biến có được.
- Ưu điểm: Xác định được các dấu vân tay giả, chống lại các cách đối phó với máy chấm công vân tay
- Nhược điểm: Giá thành cao
Phân loại phần mềm chấm công phù hợp với doanh nghiệp
| Phần mềm chấm công offline | Phần mềm chấm công online |
| Tải dữ liệu thủ công vào cuối tháng | Tự động tải dữ liệu dựa theo thời gian chấm công thực tế |
| Dễ phát sinh sai sót khi ngắt kết nối mạng | Không phụ thuộc vào máy tính hay hệ điều hành |
| Chỉ có thể theo dõi dữ liệu trên máy tính đã được cài phần mềm chấm công | Có thể xem báo cáo online. Thông báo được gửi tự động về thiết bị ngay khi chấm công thành công |
| Tốc độ xử lý chậm, biểu mẫu không có tính cập nhật | Xử lý thông tin nhanh, đa nền tảng, không giới hạn thiết bị |
| Thao tác phức tạp | Phân quyền chi tiết, thao tác đơn giản |
| Người sử dụng cần có trình độ công nghệ thông tin nhất định | Sử dụng dễ dàng, thân thiện với mọi người dùng |
Xem thêm: Phần mềm máy chấm công từ A – Z, những điều bạn cần biết
Lưu ý các tính năng của máy
Mỗi loại máy chấm công của các thương hiệu khác nhau đều sở hữu những chức năng nổi bật.
Chẳng hạn, khả năng lưu trữ của máy như thế nào, yêu cầu in báo cáo, số lượng nhân viên ra vào bao nhiêu… Những tính năng này sẽ liên quan mật thiết với hiệu quả công việc của máy chấm công.
Chính vì thế, khi doanh nghiệp chọn mua máy chấm công, cần chú ý để đảm bảo lợi ích trong quá trình sử dụng.
Các thông số cần chú ý khi lựa chọn máy chấm công
Bộ nhớ: bao gồm 3 loại: Bộ nhớ người dùng, bộ nhớ thẻ và bộ nhớ khuôn mặt
Phương thức kết nối: Có thể kết nối qua phần mềm hoặc qua Internet…
Kích thước máy: thông số về chiều cao, chiều rộng, chiều dày của máy
Công nghệ chấm vân tay: Máy sử dụng công nghệ Quang học hoặc Điện rung
Môi trường làm việc: Các chỉ số chống bụi, chống va đập…
Chức năng của máy: Các chức năng được tích hợp trong máy như Chấm công, kiểm soát ra vào, tạo bảng chấm công vân tay, gửi mẫu đơn, phê duyệt đơn…
Chọn địa chỉ mua máy chấm công vân tay uy tín
>> Xem thêm: Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Máy chấm công vân tay hiện đã không còn là mặt hàng xa lạ trên thị trường. Không hiếm gặp các quảng cáo “Máy chấm công vân tay giá rẻ tại Hà Nội”, “Máy chấm công giá rẻ ở HCM”… Vì vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm mua sản phẩm với đa dạng mẫu mã, tính năng ở nhiều phân khúc giá khác nhau.
Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng, quý khách nên lựa chọn các địa chỉ uy tín, có thương hiệu lâu năm. Theo đó, quý khách có thể yên tâm về sản phẩm cũng như hưỡng các chính sách ưu đãi, bảo hành tốt nhất.
Tạm kết
Có thể thấy, máy quét vân tay chấm công là trợ thủ đắc lực giúp nhiều doanh nghiệp giải quyết tốt bài toán chấm công. Theo đó, lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp chính là chìa khóa tăng hiệu quả làm việc của hình thức chấm công này.
Happy Time – nền tảng chấm công trực tuyến với khả năng liên kết với nhiều loại máy chấm công sẽ mang đến nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
- Tích hợp và hoạt động tốt với nhiều loại máy chấm công
- Bảo mật cao nhờ quy trình làm việc khép kín và hệ thống truyền dữ liệu thông qua wifi nội bộ
- Đồng bộ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian làm việc
- Quản lý nhân sự dễ dàng, thao tác đơn giản
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
