Trong sản xuất, 5S là một trong những phương pháp có thể giúp doanh nghiệp tinh gọn quá trình tổ chức nơi làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất? Những lưu ý cần biết như thế nào nhé.
Mục lục
5S là gì trong sản xuất?
Phương pháp 5S là một cách tiếp cận có hệ thống để cải thiện tổ chức nơi làm việc. Đây là một phương pháp rất đơn giản, nhưng lại rất hiệu quả để tăng năng suất và làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp này bao gồm 5 bước Seiri – Sàng lọc, Seiso – Sắp xếp, Seisou – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc (hoặc chuẩn hóa) và Shitsuke – Sẵn sàng (hoặc duy trì).
Mặc dù triết lý 5S trong sản xuất tinh gọn có thể nghe có vẻ trừu tượng, nhưng đây là một phương pháp thực hành rất hiệu quả và thực tế. Để đạt được thành công trong vấn đề này, yếu tố nhân lực được coi là rất quan trọng. Khi triết lý này được áp dụng, nơi làm việc sẽ được tổ chức một cách hợp lý và kết quả là hoạt động sản xuất sẽ được cải thiện nhanh chóng.
Lợi ích khi thực hiện 5S là gì trong sản xuất?
Mục đích của 5S là làm cho nhà máy sản xuất hoạt động tốt hơn bằng cách làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn. Điều này xảy ra bằng cách làm cho không gian có ý nghĩa; các công cụ và vật liệu được đặt ở những vị trí hợp lý dựa trên người cần chúng, tần suất cần chúng, v.vv.. Cụ thể có những lợi ích sau:
- Tăng năng suất: Khi nơi làm việc được sắp xếp gọn gàng, tất cả các công cụ và vật dụng được đặt ở vị trí phù hợp, công nhân có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tập trung vào công việc của mình. Điều này dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả lao động.
- Giảm thời gian chờ đợi: Nếu công cụ, vật dụng và nguyên liệu được đặt ở vị trí phù hợp, nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử dụng chúng. Điều này làm giảm thời gian chờ đợi và giúp sản xuất diễn ra nhanh hơn.
- Tăng tính an toàn: Việc sắp xếp và tổ chức nơi làm việc đúng cách giúp giảm nguy cơ tai nạn lao động và làm tăng tính an toàn cho các nhân viên.
- Giảm lãng phí: Khi nơi làm việc được tổ chức đúng cách, việc tìm kiếm và lấy các công cụ, vật dụng, nguyên liệu được giảm thiểu. Việc này giúp giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
- Tăng chất lượng sản phẩm: Khi nơi làm việc được sắp xếp sạch sẽ và gọn gàng, sản xuất được thực hiện trong môi trường làm việc tốt hơn. Điều này giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Bạn có thể thấy rõ hiệu quả của áp dụng 5S trong sản xuất khi so sánh 2 hình ảnh trước và sau khi thực hiện:
Trước khi thực hiện 5S (theo dõi hình ảnh dưới)
- Hàng tồn kho sắp xếp lộn xộn.
- Có những khoảng không, hàng hóa cũ chưa được sử dụng.
- Các dụng cụ sắp xếp ở vị trí nguy hiểm, chồng chéo trong lối đi.
- Không có tổ chức rõ ràng để quản lý các hàng hóa.
- Rác thải tích tụ bừa bãi.
Sau khi thực hiện 5S (theo dõi hình ảnh dưới)
- Thùng và giá đỡ được sắp xếp gọn gàng hơn.
- Theo dõi tồn kho trong khu vực sản xuất hiệu quả.
- Các thùng, khu vực được dán nhãn.
- Thùng, giá đỡ và sàn nhà được giữ sạch sẽ và trong tình trạng tốt.
- Khu vực được chiếu sáng tốt hơn.
- Giá đỡ đủ thấp để không cần dùng thang để tiếp cận hàng tồn kho.
Các bước chuẩn bị trước khi áp dụng 5S trong sản xuất
Để quá trình 5S trong sản xuất được hiệu quả và thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ các chi phí và nguồn nhân lực cho quá trình này. Cụ thể như sau.
Chuẩn bị chi phí cho 5S
Có hai chi phí chính mà bạn cần quan tâm khi khi bắt đầu tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất. Hai chi phí này là:
Chi phí chuyển hướng lao động
Khi bắt đầu một dự án 5S, bạn sẽ cần nhiều thời gian để hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, vượt qua các “cạm bẫy” và “rào cản”, xây dựng kế hoạch hành động phù hợp,… Số chi phí tương ứng với số thời gian cần thực hiện chính là chi phí chuyển hướng lao động. Đây sẽ là chi phí gián tiếp đầu tiên mà doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra để thực hiện 5S.
Tuy vậy, đây là một giai đoạn quan trọng trong quá trình xây dựng quy trình 5S trong sản xuất và lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu. Việc đầu tư thời gian vào giai đoạn này sẽ giúp đảm bảo rằng các quy trình, kế hoạch được thiết lập một cách chính xác, quá trình thực hiện được thuận lợi hơn.
Chi phí vật liệu, hàng hóa, công cụ
Để đạt được mục tiêu 5S, việc mua và/hoặc đặt hàng nhiều loại vật liệu, hàng hóa, công cụ khác nhau là cần thiết. Tuy nhiên, việc đầu tư vào các sản phẩm này sẽ giúp tăng đáng kể hiệu suất quy trình và giảm thời gian và chi phí trong quá trình sản xuất.
Một số sản phẩm cần thiết có thể bao gồm như băng keo dán sàn, máy in nhãn công nghiệp, hộp đựng dụng cụ xốp, bảng bóng, giá đỡ và bảng trắng để lập bản đồ 5S trong sản xuất. Việc đầu tư vào các sản phẩm này sẽ giúp tăng cường quy trình sản xuất, đưa sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Chuẩn bị nguồn nhân lực thực hiện 5S
Sau khi chuẩn bị chi phí, bạn cần chuẩn bị nhân lực để thực hiện nguyên tắc này. Với nguồn nhân lực, bạn cần lưu ý 2 vấn đề chính:
- Nhân lực quản lý, giám sát: Thường sẽ là một đội nhóm tập hợp các nhân viên phù hợp để đảm nhiệm vai trò này. Những nhân viên này sẽ được đào tạo cách áp dụng 5S là gì trong sản xuất, nên áp dụng như thế nào, những vấn đề cần lưu ý, v.vv.. Từ đó giúp quá trình triển khai 5S trong sản xuất hiệu quả hơn.
- Sự tham gia của nhân viên: Đây là yếu tố rất quan trọng để đạt được thành công trong việc triển khai 5S. Để đảm bảo sự tham gia đầy đủ của nhân viên, có thể sử dụng các phương pháp khác nhau như đào tạo và giáo dục về 5S, tạo ra các hoạt động kích thích nhân viên tham gia, hoặc cung cấp các chương trình khuyến khích nhân viên cống hiến thời gian và tài năng của mình cho quá trình triển khai 5S.
Lưu ý trước khi bắt đầu với 5S trong sản xuất
Để bắt đầu với 5S trong sản xuất, bạn cần tìm được sự ủng hộ của nhân viên. Hiểu đơn giản là nhân viên có thái độ cởi mở, sẵn sàng và có cam kết đóng góp để nỗ lực thành công trong quá trình áp dụng nguyên tắc 5S. Một số cách hữu ích để phát triển sự ủng hộ của nhân viên bao gồm:
- Tăng cường thông tin và giáo dục để nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của 5S và lợi ích mang lại cho tổ chức.
- Tạo điều kiện thuận lợi để 5S trong sản xuất được thực hiện: Tổ chức cung cấp dụng cụ, thiết bị hỗ trợ, tạo ra môi trường làm việc thuận tiện để nhân viên dễ dàng thực hiện 5S.
- Cung cấp các ví dụ và khuôn khổ để thành công hơn khi thực hiện 5S trong sản xuất.
- Cho phép nhân viên thảo luận về các rào cản và cạm bẫy tiềm ẩn của các khuyến nghị.
- Cung cấp thông tin chi tiết về quy trình 5S sẽ thực sự hoạt động như thế nào để giúp giảm bớt một số điều chưa biết có thể cản trở quy trình.
- Tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đội, các nhóm công việc để khuyến khích nhân viên thực hiện 5S một cách tích cực.
- Tổ chức đánh giá và thưởng cho nhân viên thực hiện tốt 5S để khuyến khích sự đóng góp tích cực của nhân viên cho tổ chức.
Các bước cần biết khi áp dụng 5S trong sản xuất
Tùy thuộc vào quy mô của từng đơn vị, việc xác định các bước để áp dụng 5S trong sản xuất sẽ khác nhau. Tuy vậy, nhìn chung sẽ xoay quanh 5 thành phần chính của 5S. Bao gồm:
Seiri – Sàng lọc
Trong giai đoạn “Seiri” của phương pháp 5S, bạn cần phân loại tất cả các công cụ, đồ đạc, thiết bị, vật liệu, tài nguyên, và nhiều thứ khác trong khu vực sản xuất. Bước này được thực hiện để xác định những thứ cần thiết và những thứ có thể loại bỏ. Từ đó, việc tổ chức khu vực sản xuất trở nên hiệu quả hơn và giảm thiểu sự lãng phí.
Một số vấn đề cần xác nhận trong giai đoạn này như sau:
- Vật phẩm này có sử dụng trong công việc hàng ngày không? Ai sử dụng những vật phẩm đó?
- Nếu không, có thể loại bỏ được hay không?
- Bạn cần giữ lại bao nhiêu vật phẩm trong khu vực để đảm bảo sản xuất diễn ra thuận lợi?
Seiton – sắp xếp
Sau khi hoàn tất quá trình sàng lọc ban đầu, các mục còn lại có thể được sắp xếp một cách hợp lý hơn để tăng tính hiệu quả. Điều này có thể được thực hiện thông qua bước Seiton của 5S. Hệ thống thiết bị và dụng cụ trong sản xuất sẽ được phân loại và sắp xếp dựa trên các yếu tố như:
- Ai hoặc bộ phận nào, bước nào trong sản xuất sẽ sử dụng những thiết bị, công cụ đó?
- Mục đích sử dụng của các thiết bị, công cụ đó là gì?
- Thời điểm phổ biến mà các thiết bị, công cụ đó được sử dụng. Ví dụ đầu tháng, cuối tháng, đầu năm, cuối năm.
- Loại dụng cụ hoặc thiết bị được sử dụng.
Sau khi các mục được nhóm một cách thích hợp, bạn cần sắp xếp gọn gàng theo cách hợp lý nhất với quy trình sản xuất đã được xác định trước đó. Điều này sẽ giúp tăng tính hiệu quả của quy trình sản xuất và giúp công việc diễn ra trơn tru hơn.
Seiso – sạch sẽ
Trong giai đoạn Seiso, nơi sản xuất được làm sạch kỹ lưỡng để đảm bảo vệ sinh và bảo trì thiết bị và máy móc. Điều này bao gồm những công việc cơ bản như phủi bụi, quét, dọn dẹp và lau nhà, song song với việc kiểm tra và bảo trì thiết bị và máy móc.
Bước này được thiết kế để giữ cho không gian sản xuất luôn được ngăn nắp và sạch sẽ, giúp xác định bất kỳ sự cố thiết bị nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất nhanh chóng hơn. Không chỉ nhân viên vệ sinh được yêu cầu giữ cho khu vực sạch sẽ, mà tất cả các nhân viên cần được khuyến khích duy trì không gian làm việc của mình.
Seiketsu – săn sóc (hoặc chuẩn hóa)
Bước Seiketsu – chuẩn hóa được thực hiện để đảm bảo rằng khu vực sản xuất sẽ không trở lại trạng thái cũ sau khi hoàn tất ba bước đầu tiên. Trên thực tế, sắp xếp và dọn dẹp không phải là công việc sẽ được nhân viên tự giác thực hiện thường xuyên khi triển khai 5S tại nơi sản xuất. Do đó, để trở thành thói quen hoặc quy trình vận hành tiêu chuẩn, các nguyên tắc được tiêu chuẩn hóa, các nhiệm vụ được giao thường xuyên và lịch trình được lập.
Shitsuke – Sẵn sàng (hoặc Duy trì)
Đây là bước cuối cùng trong thực hiện 5S tại khu vực sản xuất. Để duy trì được nguyên tắc này, bạn cần phải đảm bảo tính nhất quán đối với toàn bộ nhân viên. Nhất quán trong truyền đạt, thực hiện, xử phạt và khen thưởng.
Bên cạnh đó, việc duy trì 5S cũng nên được đánh giá và theo dõi thường xuyên nhằm đảm bảo nhân viên đang áp dụng phương pháp này đúng cách và hiệu quả. Nếu cần thiết, một số điều chỉnh có thể được thực hiện để đảm bảo rằng 5S đang được áp dụng một cách tối ưu.
Hy vọng bạn sẽ hiểu về 5S là gì trong sản xuất và triển khai như thế nào với bài viết chia sẻ ngày hôm nay.
Để giúp bạn thực hiện 5S một cách hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng thêm công cụ hỗ trợ tuyệt vời là HappyTime. Với HappyTime, bạn có thể sử dụng tính năng truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng và Gamification để dễ dàng thông báo và thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S một cách hiệu quả nhất. Hãy truy cập ngay HappyTime.vn để trải nghiệm và nâng cao hiệu quả của quá trình 5S trong sản xuất hơn nhé.
Tìm hiểu thêm:
- Kỷ luật và động lực và giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên
- Làm gì khi nhân viên chống đối với 8 lời khuyên thiết thực nhất
- Top 9 cách trị nhân viên cứng đầu để năng suất làm việc tăng tốc
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
