Trải nghiệm số của nhân viên trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Trải nghiệm số của nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng trong hành trình chuyển đổi số tại các doanh nghiệp. Hãy cùng Blog Happy Time khám phá ngay những vấn đề xoay quanh trải nghiệm số của nhân viên nhé.

Trải nghiệm số của nhân viên là gì?

Trải nghiệm số của nhân viên là quy trình được bắt đầu khi nhân viên được tiếp xúc, nhận biết về một công nghệ nào đó được áp dụng trong doanh nghiệp đến giai đoạn tiếp nhận hoàn toàn và lan tỏa nó. Trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, nhân viên sẽ bị ảnh hưởng tùy từng mức độ khác nhau với quy trình đó.

Nhân viên đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Có đến 71% các nhà tuyển dụng nói rằng vai trò của lực lượng lao động trong quá trình chuyển đổi số cực kỳ quan trọng (IndustryWeek). Báo cáo khác của PWC cũng cho biết rằng có đến 90% nhà điều hành của C-suite cho biết rằng họ, tại doanh nghiệp của họ chị có đến 53% nhân viên quan tâm đến giới thiệu công nghệ mới trong doanh nghiệp.

Hành trình trải nghiệm số của nhân viên

Hành trình trải nghiệm số của nhân viên sẽ bao gồm 5 giai đoạn chính sau:

Nhận biết sự chuyển đổi

Đây là giai đoạn đầu tiên khi các nhân viên trong doanh nghiệp biết đến chuyển đổi số và kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới. Tùy vào từng cấp độ và năng lực, nhân viên có thể nhận được thông tin về quá trình chuyển đổi sớm hoặc muộn.

Tìm hiểu về chuyển đổi số

Sau khi đã được cung cấp thông tin và nhận biết về sự chuyển đổi, nhân viên sẽ bắt đầu tìm hiểu về hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp như thế nào. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tổ chức những buổi giới thiệu về quy trình chuyển đổi số hoặc cung cấp tài liệu về nhân viên có thể tìm hiểu.

Tham gia vào quá trình trải nghiệm số

Sau quá trình tìm hiểu thì nhân viên sẽ được hướng dẫn và tham gia vào quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện và đào tạo để nhân viên có thể thích đi nhanh chóng nhất về sự chuyển đổi. Ở giai đoạn này doanh nghiệp cần biết rằng, mọi sự thay đổi đều sẽ cần phải có thời gian thích nghi và cần chấp nhận những sai sót ở giai đoạn đầu.

Gắn kết với trải nghiệm số

Quá trình gắn kết của nhân viên và trải nghiệm số sẽ được biểu hiện bằng sự quen thuộc với những chuyển đổi này. Bên cạnh đó nó cũng được biểu hiện bằng các sáng kiến mới của nhân viên liên quan đến quá trình chuyển đổi số. Để có thể tăng mức độ gắn kết của nhân viên với quá trình trải nghiệm số này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy tắc 3C bao gồm community – conversation – content.

Lan tỏa trải nghiệm số

Quá trình tổng kết và nhân viên đã có trải nghiệm tích cực với chuyển đổi số, sẽ thực hiện lan tỏa sự tích cực này đến những nhân viên khác. Những nhân viên tiêu cực cũng có thể lan tỏa sự tiêu cực đến những người xung quanh. Vì vậy doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải một số phản ứng dữ dội từ nội bộ và cần phải có kế hoạch để xử lý những sự phản đối, khủng hoảng này.

Cách để tối ưu quá trình trải nghiệm số của nhân viên

Vậy làm thế nào để có thể giúp nhân viên có được trải nghiệm số tốt hơn trong quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp. Đây là những mẹo mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp của mình:

Đầu tư nhiều hơn vào đào tạo kỹ năng

Trong tương lai sẽ có 9/10 công việc yêu cầu về những kỹ năng công nghệ. (European Commission), Bên cạnh đó, cái này cũng cho thấy có đến 44% người châu Âu đang không có những kỹ thuật số và công nghệ tư bản. Vì vậy, nhân viên của bạn có thể tối ưu được quá trình trải nghiệm số của mình, doanh nghiệp cần trao đổi cởi mở với nhân viên về khoảng cách và vấn đề họ gặp phải. Sau đó sẽ thiết kế những khóa đào tạo phù hợp để nâng cao kỹ năng sử dụng và thích ứng với chuyển đổi số khoa học.

Xem xét và đẩy mạnh văn hóa công ty

Theo nghiên cứu được đăng tải trên Haiilo cho biết, khó khăn thách thức lớn nhất khi thực hiện chuyển đổi số, tối ưu quá trình trải nghiệm số của nhân viên đấy chính là thúc đẩy sự thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp. Có đến 97% công ty cho rằng thay đổi văn hóa tổ chức là yếu tố quan trọng và ảnh hưởng đến chuyển đổi số (Concurrency).

Tuy vậy việc thúc đẩy sự thay đổi văn hóa là điều không dễ đạt được. Biệt với những doanh nghiệp đang gặp vấn đề liên quan đến truyền thông nội bộ kém. Vì vậy, doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu từ hoạt động phát triển của truyền thông nội bộ để thúc đẩy sự thay đổi của văn hóa doanh nghiệp thích ứng với chuyển đổi số.

Tìm hiểu thêm:

>>> Văn hóa công ty là gì và vì sao phải xây dựng văn hóa công ty

>>> Top 5 cách để xây dựng văn hóa tổ chức phát triển bền vững

Điều chỉnh chiến lược phù hợp với mục tiêu kinh doanh

Một trong những yếu tố cản trở quá trình chuyển đổi số và tạo nên sự thất bại trong trải nghiệm số của nhân viên chính là lựa chọn cơ sở hạ tầng công nghệ không phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Do đó trước khi triển khai bất kỳ công nghệ mới nào cho doanh nghiệp, bạn cần phải có sự đánh giá tổng thể về cơ sở hạ tầng, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào.

Theo đó bạn sẽ cần phải tìm hiểu về những quy trình, dữ liệu mà hệ thống đang được áp dụng hiện tại. Bạn cũng cần phải xem xét về cách không tin được luân chuyển trong bộ phận của doanh nghiệp như thế nào. Điều này sẽ giúp cho bạn tăng cơ hội thành công khi thực hiện chuyển đổi số.

Truyền đạt về giá trị và trải nghiệm số

Việc truyền đạt giá trị của quá trình trải nghiệm chuyển đổi số sẽ giúp cho nhân viên giảm bớt sự lo lắng và sợ hãi của quá trình này. Hầu hết mọi người đều chống lại sự thay đổi. Bất cứ khi nào thay đổi xảy ra trong tổ chức của bạn, mọi người có thể không hiểu được lợi ích thực sự của thay đổi đó.

Theo PWC, có đến 47% nhân viên cho rằng người lãnh đạo của họ đã làm tốt công việc truyền đạt về tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với thành công của doanh nghiệp. Điều này giúp cho họ hiểu được Lý do vì sao cần thực hiện quá trình trải nghiệm số và vai trò của họ trong quá trình này. Vì vậy bạn cũng cần phải thực hiện truyền đạt cho nhân viên của mình hiểu được giá trị và lợi ích mà trải nghiệm số mang lại.

Khuyến khích sự trao đổi được diễn ra

Có rất nhiều dự án chuyển đổi số thất bại do có sự trao đổi trong trải nghiệm số của nhân viên. Vì vậy có thể thấy rằng sự tham gia liên tục của nhân viên trong giai đoạn trải nghiệm số này đến khi hoàn thành rất quan trọng. Một lần nữa, hoạt động truyền thông nội bộ sẽ rất giúp ích cho cách tối ưu này.

Có đến 39% Giám đốc điều hành luôn mong đợi giá trị từ những sáng kiến liên quan đến quá trình chuyển đổi số từ 3 – 5 năm (Prophet). Do đó, người phụ trách truyền thông nội bộ cần đưa ra những chiến lược để khuyến khích người lao động trao đổi, tương tác 2 chiều với lãnh đạo khi trải nghiệm quá trình chuyển đổi số.

Đảm bảo sự kịp thời trong luồng thông tin

Chỉ có 49% nhân viên trả lời rằng họ được nhận thông tin đầy đủ về những quyết định quan trọng của doanh nghiệp (theo Energage). Việc không cung cấp, đảm bảo luồng thông tin kịp thời sẽ khiến nhân viên của bạn nghi ngờ, không tin tưởng vào quá trình chuyển đổi số thành công của doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ có trải nghiệm tiêu cực hơn.

Hãy đảm bảo rằng nguồn thông tin phù hợp sẽ được cung cấp đến nhân viên vào đúng thời điểm. Điều này sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi số thành công hơn. Một số doanh nghiệp cũng thực hiện chuyển đổi kênh giao tiếp với nhân viên kèm quá trình chuyển đổi số để đảm bảo họ luôn cập nhật được những tin tức quan trọng.

Tăng mức độ gắn kết của nhân viên

Việc tăng sự kết nối giữa nhân viên với doanh nghiệp, giữa các phòng ban với nhau cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của quá trình trải nghiệm số. Có đến 95% nhà tuyển dụng cho rằng, sự hợp tác của các phòng ban sẽ ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp (Concurrency).

Mặc dù mỗi phòng ban sẽ tập trung vào 1 mục tiêu nhỏ khác nhau, nhưng ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần hướng họ đến 1 mục tiêu chung, làm việc cùng nhau. Truyền thông nội bộ và tận dụng tất cả những kênh liên lạc với nhân viên như email, chia sẻ tài liệu, phần mềm giao tiếp doanh nghiệp,… sẽ giúp bạn cải thiện được điều này.

HappyTime – giải pháp hỗ trợ quá trình trải nghiệm số

Việc áp dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ cho quá trình trải nghiệm chuyển đổi số của nhân viên đã ngày càng trở nên quen thuộc hơn. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng cách này để rút ngắn thời gian chuyển đổi, tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho nhân viên.

Trong đó, nổi bật có phần mềm HappyTime – nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân sự hàng đầu hiện nay. Với đầy đủ các tính năng từ cơ bản và nâng cao, HappyTime đang nỗ lực đóng góp vào quá trình chuyển đổi số, tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho nhân viên trong doanh nghiệp.

Cụ thể, với sự nỗ lực, việc sử dụng nền tảng HappyTime đang mang đến cho doanh nghiệp:

• Giải quyết quá trình chấm công, giúp đơn giản và linh hoạt hơn. Toàn bộ thông tin về ngày công, tổng hợp công có thể thực hiện nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Giúp doanh nghiệp tự động hóa được quá tổng hợp bảng công, tính lương, tiết kiệm đến 70% thời gian khi không áp dụng.
• Giúp số hóa hoạt động quản lý nhân sự khi doanh nghiệp có thể lưu trữ toàn bộ hồ sơ, hợp đồng, công lương,… ngay trên hệ thống.
• Xây dựng trải nghiệm tích cực hơn cho nhân viên khi doanh nghiệp có thể triển khai các chương trình kết nối truyền thông ngay trên app này.

>>> Tham khảo: 9 “bí mật” để nhân viên có trải nghiệm hạnh phúc khi đi làm

Hy vọng bạn sẽ hiểu hơn vai trò của trải nghiệm số nhân viên trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp như thế nào và tối ưu ra làm sao. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập ngay vào HappyTime để trải nghiệm ngay ứng dụng chấm công này từ hôm nay  nhé.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.