Quy trình tính lương là một trong những quy trình mà bạn cần xây dựng khi bắt đầu phát triển doanh nghiệp. Vậy, nên xây dựng quy trình như thế nào? Hãy cùng Blog HappyTime tìm lời giải đáp ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Quy trình chấm công tính lương có quan trọng không?
Xây dựng quy trình tính lương trong doanh nghiệp rất quan trọng. Xây dựng quy trình chấm công tính lương chuẩn giúp người quản lý có thể tối ưu được thời gian tính toán chấm công và tính lương cho nhân viên.
Cụ thể, khi có quy trình chuẩn trong chấm công, tính lương, thanh toán lương sẽ mang lại một số lợi ích như sau:
- Phân chia rõ ràng hơn cho các bộ phận tham gia vào quy trình này. Ví dụ như bộ phận HR, kế toán, C&B, người quản lý, người lao động,…
- Tăng hiệu suất cho hoạt động quản lý được hiệu quả, giảm thời gian quản lý.
- Tránh được các rủi ro có thể xảy ra trong chuỗi hoạt động chấm công – tính lương cho người lao động.
- Đảo bảo được quyền lợi của người lao động, từ đó giúp họ yên tâm làm việc để đạt được hiệu suất công việc tối đa nhất có thể
- Tạo ra sự chuyên nghiệp, chuẩn xác hơn trong quá trình thực hiện tính và thanh toán lương cho người lao động.
>>> Xem thêm: Tìm Hiểu Quy Trình Chấm Công Tính Lương Chuẩn Cho Nhân Viên
Các bước trong quy trình tính lương cơ bản
Quy trình tính lương cụ thể sẽ còn tùy thuộc vào từng quy mô, loại hình hoạt động của doanh nghiệp như thế nào. Tuy nhiên, dưới đây sẽ là những bước cơ bản để bạn có thể tham khảo thêm:
1 – Thu thập dữ liệu chấm công
Dữ liệu chấm công là số liệu đầu vào cần thiết và bắt buộc để thực hiện tính lương cho người lao động. Ngày nay có khá nhiều hình thức chấm công hiện đại như máy chấm công vân tay, chấm công bằng thẻ từ,… Tuy vậy, để tinh gọn hơn, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các loại app chấm công điểm danh nhân viên.
Ví dụ như phần mềm chấm công HappyTime. Đây là một trong những ứng dụng giúp doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình chấm công, tính lương được chuyên nghiệp hơn, tăng trải nghiệm nhân viên tốt hơn.
Nhân viên chỉ cần với thao tác “1 chạm” là đã có thể thực hiện chấm công. Dữ liệu của HappyTime luôn được hiển thị đầy đủ theo thời gian thực, tổng hợp ngày công dễ dàng cho người quản lý thực hiện ở bước tính lương tiếp theo.
2 – Đối chiếu, xác nhận dữ liệu
Sau khi đã tổng hợp dữ liệu chấm công, kế toán sẽ bắt đầu thực hiện quy trình tính lương của mình. Với bước này, nhân viên phụ trách cần:
- Đối chiếu danh sách chấm công với các dữ liệu khác.
- Đối chiếu kết quả làm việc của người lao động như lương cơ bản, lương thực nhận, thưởng doanh thu, thường KPI,…
- Nếu có sai sót cần phản hồi ngay cho các bên phụ trách liên quan để xử lý kịp thời.
3 – Lập bảng lương cho nhân viên
Sau khi đã xác thực dữ liệu, kế toán sẽ thực hiện thành lập bảng lương cho nhân viên. Tùy thuộc vào công cụ sử dụng, quá trình lập bảng lương sẽ có chút khác biệt giữa các doanh nghiệp. Tuy vậy, nhìn chung sẽ được thành lập bởi 2 công cụ sau:
- Excel: Thường phù hợp với những công ty hoặc doanh nghiệp có quy mô nhân sự khoảng vài chục người.
- Với các phần mềm tính lương: Phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, cần nơi lưu trữ thông tin tổng hợp. Ví dụ như HappyTime có thể tự động hóa bảng công và tính lương ngay tại bước này.
4 – Gửi xác nhận phiếu lương và ký duyệt.
Khi bảng lương cho nhân viên đã được lập với đầy đủ thông tin cần thiết, kế toán phối hợp với bộ phận nhân sự sẽ thực hiện xác nhận bảng lương. Cụ thể:
- Xác nhận mức độ đúng đắn với từng cá nhân người lao động.
- Báo cáo lại với trưởng bộ phận (Kế toán, Nhân sự), gửi thông tin bảng lương cho người quản lý phụ trách ký duyệt để tiến hành trả lương cho nhân viên.
5 – Thanh toán lương cho nhân viên
Doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán lương cho người lao động khi những bước trên của quy trình tính lương được hoàn tất. Hiện tại, vẫn có 2 hình thức thanh toán chính là:
- Thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên.
- Thanh toán qua tài khoản ngân hàng theo đăng ký. Hình thức này hiện đang được áp dụng phổ biến hơn.
6 – Đóng quy trình tính lương, lưu hồ sơ
Thanh toán lương là bước cuối cùng trong quy trình tính lương. Sau bước này, kế toán phối hợp cùng các bộ phận khác thực hiện đóng quy trình và lưu trữ hồ sơ, dữ liệu liên quan.
Những dữ liệu, hồ sơ tính lương sẽ là cơ sở để người quản lý theo dõi được biến động về nguồn ngân sách cho lương, thưởng. Từ đó đưa ra những giải pháp ứng biến kịp thời. Bên cạnh đó, đây cũng là những dữ liệu để kế toán thực hiện lập các báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm cho doanh nghiệp.
Trên đây là các bước trong quy trình tính lương cơ bản mà bạn có thể tham khảo cho doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi những bài viết khác của HappyTime để cập nhật các kiến thức thú vị liên quan đến quản trị nhân sự nhé.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
