Trong các hoạt động của doanh nghiệp thì quản lý hồ sơ nhân sự là một khâu quan trọng, bởi nó không chỉ giúp nhà quản lý nắm bắt rõ được thông tin cá nhân của nhân sự, mà còn có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Bài viết ngày hôm nay giúp bạn cùng tìm hiểu về phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự cùng như khám phá phần mềm quản lý giấy tờ miễn phí.
Mục lục
Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?
Tìm hiểu thêm:
>> Phần mềm nhân sự online miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp
>> Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến
>> Phần mềm quản lý công việc nhân viên miễn phí uy tín nhất
>> Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Đầu tiên chúng ta cần hiểu hồ sơ nhân sự là gì? Hiểu một cách đơn giản, hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm những thông tin về cá nhân lao động như: sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, hợp đồng làm việc, bảng lương, tiền lương… Và quản trị hồ sơ chính là hoạt động quản lý, lưu trữ thông tin nhân viên cho những mục đích khác nhau của mỗi công ty. Trong đó, những nguyên do căn bản và chính thống nhất thường được nói đến là:
- Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự vốn là việc bắt buộc theo Luật Việt Nam và bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải nghiêm túc chấp hành theo.
- Việc quản trị giấy tờ hồ sơ hiệu quả sẽ giúp bạn nắm bắt tốt nhân sự làm việc trong doanh nghiệp, góp phần vào việc phát triển công ty.
- Dễ dàng đưa ra sử dụng để giải quyết những vấn đề liên quan tới người lao động nếu không may xảy ra bất trắc.
Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất
Cùng với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, không có gì khó hiểu khi việc số hoá giấy tờ chính là cách quản lý hiệu quả được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
- Tạo ra các báo cáo chuyên sâu, hỗ trợ việc đưa ra quyết định nhân sự: Những chỉ số nào quan trọng trong việc thống kê nhân sự? Số lượng nhân sự của các phòng ban? Kê khai lương và thuế? Mức lương trung bình?… Các phần mềm sẽ giúp tính toán các chỉ số này dựa trên các số liệu sẵn có đã được lưu trữ và sau đó hiển thị trên mục báo cáo.
- Bảo mật vô cùng chặt chẽ: Phần mềm quản lý nhân sự có tính năng phân quyền cao trong các công việc như phân công nhân sự tiến hành công việc, phân quyền dự án (cho phép những cá nhân liên quan cũng như có chức vụ được quyền xem và chỉnh sửa).
- Lưu trữ dữ liệu chính xác và chặt chẽ: Dữ liệu về đội ngũ lao động được lưu trữ hoàn toàn trên phần mềm HRM, điều này không chỉ giúp nhà quản lý phân loại, tìm và lọc hồ sơ nhanh chóng hơn, mà còn giúp hạn chế việc sử dụng giấy tờ (paperless).
- Nền tảng mạnh mẽ đảm bảo phù hợp với mọi doanh nghiệp: Không như Excel khi chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ lẻ và dễ gặp khó khăn khi phải xử lý số lượng lớn dữ liệu, thì các phần mềm HRM cho phép nhiều người dùng truy cập cùng một thời điểm nhưng vẫn đảm bảo tính ổn định.
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự miễn phí cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp mình, bạn có thể tham khảo HappyTime – Hệ thống chấm công online dành cho doanh nghiệp Việt Nam nhé.
Phần mềm HappyTime với các tính năng nổi bật sau đây, sẽ khiến bạn hài lòng:
- Chấm công trực tuyến: giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp với các tiện ích như chấm công trên app thông qua hệ thống wifi nội bộ, tích hợp được nhiều loại máy phổ biến khác nhau trên thị trường. Đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công sang hệ thống nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
- Quản lý đơn từ: Nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép ngay trên ứng dụng. Đồng thời, nhà quản lý có thể phê duyệt, xử lý đơn từ của nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu suất làm việc
- Quản lý nhân sự: Nhà quản lý hoàn toàn có thể theo dõi nhân sự trên hệ thống HappyTime, nhà quản lý có thể theo dõi ai đi làm muộn, đi làm sớm hoặc đi công tác những ngày nào.
- Xuất ra file Excel: Dễ dàng xuất file chấm công ra Excel với đầy đủ những thông tin cần thiết, bao gồm: số công trong tháng, tổng số phút đi muộn, tăng ca,… theo chuẩn số liệu trên hệ thống.
Kết luận
Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những hoạt động có ý nghĩa cốt lõi nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Dù sử dụng cách hay phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự nào đi chăng nữa, hãy đảm bảo hệ thống hồ sơ giấy tờ của bạn đủ chặt chẽ để duy trì tính ổn định trong hoạt động doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã thực sự hữu ích với bạn.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
