Nói đến phiếu lương hẳn là bạn đã quá quen thuộc rồi đúng không. Đó là cái mà chúng ta luôn mong ngóng sẽ nhận được để biết chính xác mình sẽ thực lãnh được bao nhiêu tiền cho những cố gắng, nỗ lực của bản thân.
Bài viết dưới đây, HappyTime sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết hơn về phiếu lương là gì, về tầm quan trọng của nó trong hoạt động quản lý nhân sự cũng như “bỏ túi” 10 mẫu phiếu lương nhân viên chuẩn mà nhà quản lý nên download ngay.
Mục lục
Phiếu lương là gì?
Phiếu lương (Payslip) hay còn gọi là Bảng Lương, Bảng kê lương, Bảng lương cá nhân là mẫu phiếu thể hiện mức thu nhập hàng tháng của người lao động. Phiếu lương tương tự như là một loại văn bản ghi chép thông tin về số tiền mà người lao động được trả căn cứ theo tháng, hoặc tuần tùy vào cơ chế trả lương của từng doanh nghiệp.
Phiếu lương nhân viên là một loại giấy tờ do bộ phận hành chính nhân sự gửi cho người lao động, bên cạnh chứa bảng phân tích chi tiết về tiền lương của nhân viên bao gồm tiền lương, phiếu lương còn chứa thông tin phụ cấp, tăng ca, các khoản khấu trừ bảo hiểm và mức lương thực nhận,…
Payslip thông thường sẽ được gửi cho người lao động qua Email hoặc in ra giấy và phát trực tiếp. Ngoài ra, một công ty bị ràng buộc về mặt pháp lý để phát hành phiếu lương theo định kỳ để làm bằng chứng về việc thanh toán lương cho nhân viên và các khoản khấu trừ được thực hiện.
>>> Xem thêm: 10 Mẫu Phiếu Lương Excel Chuẩn Dành Cho Nhà Quản Lý Nhân Sự
Tầm quan trọng của phiếu lương
Có thể thấy không những đối với nhân viên mà ngay cả đối với doanh nghiệp, phiếu lương cũng có tầm quan trọng vô cùng lớn. Cụ thể:
Đối với nhân viên
- Phiếu lương thể hiện rõ mức thu nhập của nhân viên
Phiếu lương là minh chứng rõ ràng cho việc nhân viên đang có việc làm tạo ra thu nhập cho bản thân mình hay không. Trong bảng lương có ghi rõ ràng các khoản thu nhập cũng như khấu trừ mỗi tháng, do đó nó giúp nhân viên thực hiện kế hoạch phân chia thu nhập cụ thể hơn.
Nhân viên có thể lên các kế hoạch phân chia thu nhập dành cho các khoản chi tiêu hàng tháng, như khoản dành cho y tế, cho việc đi lại, cho sinh hoạt thường ngày, hoặc tiết kiệm… Ngoài ra, bảng lương này sẽ giúp nhân viên nắm vững được các khoản khấu trừ thuế (nếu có).
- Phiếu lương giúp nhân viên dễ tìm được mức lương mong muốn hơn trong tương lai
Phiếu xác nhận lương là bằng chứng thể hiện được năng lực công việc của nhân viên trong công ty. Đây là bằng chứng được xem là hợp pháp nhất về mức lương và công việc hiện tại của nhân viên. Những thông tin này cũng là phần nào giúp nhân viên dễ đàm phán hơn với các nhà tuyển dụng tiềm năng khác, trong trường hợp nhân viên tìm kiếm một môi trường phát triển nghề nghiệp mới.
Thông qua phiếu lương, nhân viên có thể đánh giá được những lợi ích công việc khi tìm công việc mới. Bảng lương là căn cứ giúp nhân viên có sự so sánh rõ ràng hơn giữa mức thu nhập mới với mức thu nhập cũ. Nói chính xác hơn, bảng lương đóng vai trò quan trọng khi giúp nhân viên của bạn có thể định hình được mức tăng lương mong muốn.
- Phiếu lương giúp nhân viên dễ dàng vay tín dụng
Trong mẫu phiếu lương sẽ có đầy đủ các thông tin chi tiết về lương và thu nhập của nhân viên. Và lương chính là bằng chứng về khả năng thanh toán các khoản vay trả góp của mỗi cá nhân. Các công ty tài chính sẽ yêu cầu một người cung cấp bảng lương để quyết định khoản vay.
Hiện tại, mức độ uy tín của người đi vay thường dựa vào các thông tin trên bảng lương. Họ sẽ sử dụng bản sao để phân tích khả năng trả nợ đối với khoản vay mong muốn của người đó. Các hình thức vay tiền như tín dụng, thế chấp… đều dựa trên phiếu lương.
Đối với doanh nghiệp
Về phía doanh nghiệp, mức tiền lương mà các doanh nghiệp trả cho các nhân viên của mình được thể hiện trong phiếu xác nhận lương. Và đối với doanh nghiệp, phiếu lương có các vai trò sau:
- Hỗ trợ phận kế toán và nhân sự trong việc theo dõi nhân viên
Các thông tin đều được liệt kê rõ ràng và chi tiết trong bảng lương. Do đó, bộ phận kế toán cũng như bên nhân sự dễ theo dõi quá trình làm việc của nhân viên hơn. Nhân viên làm có tốt hay không thông thường sẽ được thể hiện rõ ngay chính trong bảng lương.
Việc theo dõi bảng lương của từng nhân viên sẽ giúp nhà quản lý có thể nắm được quỹ lương tổng thể, từ đó có sự điều chỉnh tăng giảm sao cho phù hợp với sự cố gắng, nỗ lực của từng phòng ban, từng nhân sự.
- Giúp bộ phận kế toán và nhân sự dễ theo dõi và đánh giá chất lượng nhân viên hơn.
Những thông tin hiển thị trong bảng lương sẽ ghi nhận lại các thông tin thay đổi trong một tháng của nhân viên, điển hình như việc đi trễ, nghỉ phép hoặc quá trình phạt lỗi trong khi làm việc… Do đó, công tác quản lý nhân viên cũng như việc đánh giá chất lượng lao động cũng dễ hơn.
Đây cũng là một yếu tố hỗ trợ bạn trong quá trình đánh giá năng lực nhân sự tại doanh nghiệp của mình. Đồng thời giúp nhà quản lý có sự nhắc nhở, đào tạo, quản lý nhân sự tốt hơn, hiệu quả hơn.
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn vấn đề thanh toán lương cho nhân viên
Dựa vào thông tin trên mẫu phiếu lương, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt hơn quá trình thanh toán lương. Thông qua các bảng lương của nhân viên, họ cũng sẽ kiểm soát được nguồn tài chính của doanh nghiệp. Từ đó, lãnh đạo sẽ có sự điều chỉnh hợp lý nhằm thúc đẩy sự phát triển cho doanh nghiệp. Đây là điều có ý nghĩa hết sức quan trọng với sự phát triển về lâu dài của một doanh nghiệp.
Phiếu lương gồm những nội dung gì?
Mỗi phiếu lương sẽ có hình thức thể hiện cũng như form mẫu khác nhau. Tuy nhiên về nội dung, một phiếu lương chuẩn cần thể hiện được các thông tin sau:
- Phần mở đầu gồm các thông tin
– Thông tin doanh nghiệp gồm: Logo, địa chỉ, phòng ban cấp văn bản.
– Ngày cấp/xuất phiếu lương.
– Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong mẫu phiếu tính lương.
- Phần nội dung
– Thông tin người nhận phiếu lương: Họ tên; Phòng ban làm việc; Số ngày công làm việc; Số ngày nghỉ bù; Số ngày nghỉ không tính phép; Số ngày nghỉ được hưởng lương; Số ngày nghỉ tính phép;
– Thông tin về các khoản lương của nhân viên: Mức lương của nhân viên; Số mức lương cơ bản của người hưởng lương; Lương hiệu quả; Lương làm thêm giờ; Các khoản công trừ tiền lương (Ghi chú giải thích các khoản công trừ tiền lương).
- Phần kết thúc
– Thông tin của người lập phiếu.
– Con dấu công ty hoặc chữ kí của người chịu trách nhiệm chi trả.
– Thông tin phòng ban hoặc người sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề nếu nhân viên có thắc mắc về phiếu lương.
Các phương pháp tạo phiếu lương
Có nhiều phương pháp tạo phiếu lương khác nhau cho nhà quản lý có thể tự do lựa chọn. Sau đây là 3 phương pháp tạo phiếu lương mà HappyTime sẽ gợi ý đến bạn.
Tạo phiếu lương trực tiếp từ bảng lương trong Excel
Để thực hiện phương pháp này, đầu tiên bạn cần chuẩn bị bảng lương trong Excel đã được chuẩn hóa. Tiếp theo tạo mẫu phiếu lương (Bảng Lương, Bảng kê lương, Bảng lương cá nhân) phù hợp trên Excel và thực hiện các công thức (hàm: dò tìm, liên kết,…) để chuyển dữ liệu từ bảng lương sang mẫu phiếu lương sao cho chuẩn nhất.
Tạo phiếu lương bằng mail merge trong Word
Tương tự như phương pháp trên, đầu tiên, bạn cần chuẩn bị bảng lương trong Excel đã được chuẩn hóa. Tiếp theo tạo mẫu phiếu lương phù hợp trên Word và thực hiện chức năng mail merge để chuyển dữ liệu từ bảng lương sang mẫu phiếu lương. Cách này cũng khá đơn giản và nhà quản lý có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình
Tạo phiếu lương bằng các phần mềm tính lương
Và cuối cùng không thể không thể nhắc đến phương pháp tạo phiếu lương thông qua các phần mềm chấm công tính lương. Một trong những phần mềm mà bạn rất nên tham khảo, đó chính là HappyTime – Nền tảng Quản lý chấm công trực tuyến và hỗ trợ tính lương tối ưu.
Áp dụng các phần mềm tính lương, việc tạo lập cũng như trích xuất dữ liệu phiếu lương sẽ được thực hiện chính xác, nhanh chóng và thuận tiện, đặc biệt phù hợp với xu thế toàn cầu. HappyTime là phần mềm chuyên nghiệp, hiện đại, dễ sử dụng với nhiều công cụ, tính năng ưu việt và nhanh chóng.
HappyTime cho phép xuất file chấm công, nhà quản lý có thể dễ dàng chấm công. Bộ phận nhân sự có thể xuất báo cáo chấm công ra file Excel để tính lương cho nhân sự với chỉ một thao tác cơ bản. Thông tin chấm công từ bảng Excel rất chi tiết bao gồm số công, số giờ đi muộn/về sớm, tăng ca, dư giờ… Bạn có thể chọn xuất theo từng phòng ban, chi nhánh hay thời gian chấm công). Nền tảng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhân lực, thời gian và chủ động một cách nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trong việc kiểm soát tình hình nhân sự và chi phí của doanh nghiệp.
Thêm một điểm cộng của HappyTime, đó là nền tảng còn giúp doanh nghiệp số hóa hoạt động quản lý nhân sự: Số hoá và lưu trữ toàn bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự, hợp đồng, công lương, quỹ nghỉ phép trên cùng một hệ thống. Từ đó thông tin nhân viên được tổng hợp đa chiều, tiện cho việc theo dõi và nắm bắt nguồn lực của tổ chức và doanh nghiệp chủ động triển khai phương án xây dựng lộ trình phát triển cho từng nhân viên.
10 mẫu phiếu lương chuẩn cần biết
Mẫu lương nhân viên số 1
Mẫu lương nhân viên số 2
Mẫu lương nhân viên số 3
Mẫu lương nhân viên số 4
Mẫu lương nhân viên số 5
Kết luận
Khi theo dõi đến đây, tin rằng bạn đã có thêm những thông tin hữu ích về phiếu lương cũng như cách tạo phiếu lương hiệu quả nhất. Tin rằng, khi sử dụng HappyTime trong hoạt động quản lý nhân sự, bạn và doanh nghiệp sẽ có thể giải quyết bài toán về chấm công, tính lương, tạo phiếu lương một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Từ đó, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự, chi phí quản lý doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển mạnh mẽ hơn nữa.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
