Làm sao để quản lý việc đi trễ? Hãy áp dụng ngay 7 TIPS sau đây

Nhân viên có thói quen đi làm trễ là một vấn đề khiến cho người quản lý khá đau đầu khi tìm cách giải quyết nó. Vậy, làm sao để quản lý việc đi trễ của nhân viên tốt hơn? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu ngay 7+ Tips sau đây nhé.

Ảnh hưởng từ thói quen đi trễ của nhân viên?

Thói quen đi trễ của nhân viên, tưởng chừng như vô hại nhưng lại mang đến nhiều ảnh hưởng hơn bạn nghĩ. Thói quen này ảnh hưởng đến người quản lý, nhân viên đó và toàn thể doanh nghiệp, tổ chức. Cụ thể như sau:

Ảnh hưởng đến người quản lý

Thói quen đi trễ, về sớm của nhân viên tạo ra những rào cản, khó khăn trong công việc của người quản lý. Họ sẽ cần phải thực hiện, tìm kiếm các biện pháp, tốn nhiều thời gian hơn để khắc phục tình trạng này.

Bên cạnh đó, nếu tình trạng nhân viên đi trễ quá nhiều lần, những nhân viên khác cũng sẽ giảm dần sự tôn trọng với người quản lý. Điều này một phần thể hiện sự thiếu năng lực của người quản lý và khiến các nhân viên khác cũng có thể học theo nhân viên đi trễ đó.

Ảnh hưởng đến bản thân nhân viên

Đối với bản thân người nhân viên đi trễ, việc thường xuyên “đánh cắp” thời gian của doanh nghiệp có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của bạn. Bạn sẽ không nhận được sự đánh giá tốt từ quản lý, doanh nghiệp. Từ đó cũng tạo ra những rào cản về con đường phát triển sự nghiệp của nhân viên.

Tạo ra thiệt hại cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, thói quen đi trễ của nhân viên tạo ra nhiều thiệt hại hơn bạn có thể tưởng tượng. Cụ thể như sau:

Giảm năng suất làm việc, thất thoát tài chính: Theo SHRM (Hiệp hội Quản lý Nguồn Nhân Lực – Mỹ), các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đã thiệt hại hàng tỷ USD mỗi năm. Hiệp hội này cũng cho biết thêm, cứ với mỗi nhân viên đi muộn chỉ 10 phút/ngày trong 1 năm, tương đương với việc họ nghỉ 1 tuần mà vẫn được nhận lương.

Một nghiên cứu khác đăng tải trên Buddy Punch cho biết, trung bình có khoảng 590.000 người lao động đi muộn mỗi ngày, mỗi nhân viên trong nhóm này mất trung bình 97 phút/tháng. Điều này khiến doanh nghiệp phải chi trả cho họ 480$/năm cho khoản thời gian đi trễ đó.

Tạo ra thói quen xấu – hiệu ứng dây chuyền: Những nhân viên đi trễ nếu không được “chấn chỉnh” sớm sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền cho những nhân viên khác. Bởi, khi họ đi trễ nhưng không phải chịu hậu quả gì, những người khác cũng sẽ bắt chước và thực hiện theo.

Gây ra mâu thuẫn nội bộ: Các nhân viên đi trễ mà không phải chịu hậu quả gì có thể khiến những nhân viên đi làm đúng giờ cảm thấy sự bất công và bực bội.  Từ đó gây ra những mâu thuẫn, ảnh hưởng đến đoàn kết nội bộ chung.

Khuyến khích ăn trộm thời gian của doanh nghiệp: Theo American Payroll Association ước tính, mỗi nhân viên ăn cắp trung bình 4 giờ 5 phút và khiến công ty của họ thất thoát 7% lương hàng năm của nhân viên đó.

Ảnh hưởng đến tài chính: Mất khách hàng: Tình trạng nhân viên đi trễ kéo dài có thể tạo ra sự ảnh hưởng đến dịch vụ chăm sóc khách hàng. Ví dụ như phản hồi trễ, các công việc cần giải quyết bị tồn động, không đúng với thời gian đã trao đổi với khách hàng,… Những điều này sẽ khiến khách hàng rời bỏ doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Động lực nhân viên là gì và 8 cách tăng động lực nhân viên

7+ TIPs để giải quyết làm sao để quản lý việc đi trễ

Vậy, làm sao để quản lý việc đi trễ của nhân viên được hiệu quả hơn? Dưới đây là 7 Tips sẽ giúp bạn có thể giải quyết được vấn đề này:

Xác định nguyên nhân vì sao nhân viên đi trễ

Muốn biết nên làm sao để quản lý việc đi trễ, bạn cần phải tìm hiểu về nguyên nhân của việc nhân viên đi trễ là gì. Dưới đây sẽ là một số nguyên nhân phổ biến mà nhân viên có thể gặp phải. Bao gồm:

Từ nhân viên:

• Chưa trang bị được kỹ năng quản lý thời gian tốt. Ví dụ như thường xuyên gặp những vấn đề liên quan đến di chuyển, dành quá nhiều thời gian không cần thiết cho việc chuẩn bị trước khi đi làm.
• Thiếu ý thức, kỷ luật, sự tôn trọng: Ví dụ như bất mãn với những chính sách của doanh nghiệp, bất mãn với đồng nghiệp, có tư tưởng nghỉ việc,…
• Lý do khách quan như gia đình có việc gấp, bị hỏng xe, gặp tai nạn,…

Từ doanh nghiệp, quản lý:

• Người quản lý thường xuyên đi muộn và trở thành tấm gương xấu cho nhân viên.
• Doanh nghiệp chưa chú trọng trong vấn đề xây dựng sự đúng giờ, chuyên nghiệp.
• Cơ chế thưởng phạt với việc đi làm trễ, về sớm chưa rõ ràng hoặc chưa được thực hiện mạnh mẽ.

Hãy cho nhân viên biết sự thất vọng của bạn

Đây là một trong những Tips mà bạn có thể áp dụng và giải quyết vấn đề làm sao để quản lý việc đi trễ của nhân viên. Hãy cho họ biết về những sự thất vọng của bạn với thái độ, thói quen đi trễ của họ. Bên cạnh đó, hãy cho họ hiểu về những hậu quả từ việc đi trễ của họ gây ra được nêu ở trên.

Đưa ra quy trình xử phạt rõ ràng

Bên cạnh tìm hiểu rõ nguyên nhân vì sao nhân viên của bạn đi trễ, bạn cần phải có quy trình, mức độ phạt rõ ràng. Bạn cũng có thể tham khảo một số mức độ xử phạt sau đây đối với nhân viên đi trễ:

• Mức 1 – Đưa ra lời cảnh báo 1:1: Nếu nhân viên của bạn mới đi trễ trong ít lần, hãy nói chuyện và cảnh báo với họ nhẹ nhàng. Giải thích cho họ về hành vi đi trễ có tác hại như thế nào, ảnh hưởng ra sao và yêu cầu họ không được tái phạm.
• Mức 2 – Kỷ luật bằng những hình thức xử phạt, cảnh cáo: Ví dụ như trừ lương, phạt điểm chuyên cần,…
• Mức 3 –  Kỷ luật bằng hạ chức vụ, nếu vẫn tiếp diễn thì bạn nên thực hiện sa thải nhân viên đó.

Thiết lập các quy tắc, kỳ vọng rõ ràng

Một trong những Tips tiếp theo giúp bạn biết nên làm sao để quản lý việc đi trễ của nhân viên đấy chính là người lãnh đạo cần thiết lập những quy tắc, kỳ vọng rõ ràng. Những nguyên tắc và kỳ vọng này có thể xác thực dựa trên:

• Xác định và đưa ra nguyên tắc, định nghĩa về sự đúng giờ tại doanh nghiệp của bạn. Ví dụ như văn hóa Nhật Bản có thói quen đến trước 15 phút so với giờ hẹn sẽ được xem là đúng giờ. Hoặc văn hóa Mỹ khi bạn đến kịp thời gian đã hẹn trước sẽ được xem là đúng giờ.
• Đưa ra những nguyên tắc, quản lý nhân sự hợp lý cho đội ngũ nhân viên của mình. Những nguyên tắc sẽ giúp cho nhân viên của bạn chăm chỉ và chuyên nghiệp hơn. Những nguyên tắc này có thể bao gồm như nội quy công ty, quy tắc ứng xử, văn hóa doanh nghiệp,…
• Ban hành các chính sách liên quan đến thưởng, phạt,… liên quan đến việc đi làm đúng giờ, đi trễ,…

Tôn trọng quyền riêng tư của mỗi người

Đừng trách mắng nhân viên của bạn ngay nơi đông người, nơi có mặt những người đồng nghiệp khác. Hãy cố gắng tạo ra những cuộc thảo luận riêng, đặc biệt khi bạn cần đưa ra những quyết định liên quan đến xử phạt với người nhân viên đi trễ. Nếu bạn đưa ra sự chỉ trích với nhân viên nơi đông người, có thể sẽ gây ra những phản ứng tiêu cực.

Dành lời khen, sự công nhận xứng đáng

Lời khen, sự công nhận đúng lúc sẽ có nhiều lợi ích hơn với tình trạng đi muộn thường xuyên của nhân viên. Khi bạn đưa ra lời khen khi nhân viên của bạn về việc đi làm đúng giờ, chuyên cần, họ sẽ có động lực hơn để duy trì thói quen đó. Bên cạnh đó, việc dành lời khen, sự công nhận kịp thời cũng mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp.

Theo nghiên cứu của SHRM – Mỹ, có đến 68% chuyên gia nhân sự đồng ý rằng sự công nhận của nhân viên có tác động tích cực đến việc giữ chân họ. Báo cáo khác từ ProofHub cũng cho biết, 58% nhân viên nói rằng sự công nhận là cách các nhà lãnh đạo có thể làm nhiều hơn để cải thiện sự gắn bó của nhân viên. Bên cạnh đó, báo cáo từ đơn vị này cũng cho thấy 69% nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu họ cảm thấy được đánh giá cao trong công việc.

Tham khảo thêm: HappyTime – nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên

Cân nhắc về lịch làm việc linh hoạt

Với những lý do bất khả kháng thì nên làm sao để quản lý việc đi trễ của nhân viên? Nếu bạn gặp trường hợp này, hãy cung cấp cho họ lịch làm việc linh hoạt và phù hợp hơn. Điều này có thể giải quyết một tình huống tiếp diễn gây khó khăn cho việc đến kịp thời của họ. Nó cũng có thể xây dựng sự tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau và giao công việc đúng thời hạn. 

Bên cạnh đó, việc cân nhắc về lịch làm việc linh hoạt cho nhân viên cũng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ví dụ như giúp họ cân bằng tốt hơn giữa cuộc sống, công việc, đảm bảo được tình trạng sức khỏe tốt hơn, gắn bó lâu hơn với doanh nghiệp,…

Ứng dụng phần mềm chấm công tinh gọn hơn

Một trong những giải pháp khác cho vấn đề nên làm sao để quản lý việc đi trễ của nhân viên tốt hơn chính là sử dụng các phần mềm chấm công. Những phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo được tiến độ công việc, kiểm soát và giúp giảm thiểu tình trạng nhân viên đi làm trễ tốt hơn.

Trong đó nổi bật có phần mềm chấm công HappyTime – một trong những nền tảng giúp doanh nghiệp có thể tinh gọn được quá trình chấm công, tổng hợp công, hỗ trợ tính lương của mình. Những ứng dụng như HappyTime cung cấp đa dạng hình thức chấm công như chấm công vân tay, nhận diện bằng wifi nội bộ, chấm công bằng GPS, QR Code, Camera Ai,… 

Bên cạnh đó, HappyTime cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo ra những sự công nhận, khen thưởng kịp thời với nhân viên đi làm sớm, đi làm chuyên cần. Từ đó giúp họ thêm động lực để duy trì thói quen tốt này của mình.

Tìm hiểu thêm: TOP 10 phần mềm chấm công online free năm 2022

Hy vọng với những Tips ở trên, bạn sẽ giải quyết được vấn đề làm sao để quản lý việc đi trễ của nhân viên tốt hơn. Bên cạnh đó, đừng quên truy cập và đăng ký dùng thử HappyTime từ hôm nay để trải nghiệm phần mềm chấm công thông minh, giảm tình trạng đi trễ của nhân viên tốt hơn.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.