Soạn thảo một mẫu giấy xác nhận nghỉ phép chỉn chu thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự, góp phần gắn kết doanh nghiệp với nhân viên và gia tăng hiệu quả giữ chân nhân viên. Bạn có thể tham khảo các mẫu giấy đồng ý cho nhân viên nghỉ phép kèm link tải mà HappyTime chia sẻ trong bài viết dưới đây!
Mục lục
Download 5 mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho doanh nghiệp
Có nhiều cách triển khai nội dung trong một bức thư xác nhận cho nhân viên nghỉ phép. Dưới đây là một số mẫu giấy xác nhận nghỉ phép mà HappyTime đã soạn thảo sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong hoạt động quản lý nghỉ phép, quản trị nhân sự.
Mẫu giấy xác nhận nghỉ phép tại địa phương cho cán bộ, công chức
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần gửi giấy chấp thuận theo mẫu quy định khi nhận được đơn xin nghỉ phép của cán bộ, công chức. Mẫu đơn này dùng để xác nhận lại thời gian nghỉ phép của nhân cán bộ. Sau cùng, giấy chấp thuận đơn xin nghỉ phép của cán bộ được dùng làm căn cứ để tính lương cuối tháng.
Mẫu đơn xác nhận nghỉ phép kèm chế độ lương thưởng
Giấy xác nhận cho nhân viên nghỉ phép có thể nhắc đến chế độ lương thưởng trong thời gian nhân viên vắng mặt. Đây là căn cứ để tính lương cho nhân viên cuối tháng, tránh sai sót thông tin, đề phòng khiếu nại không đáng có.
>>> Xem thêm: Cập nhật ngay thông tư hướng dẫn chế độ nghỉ phép mới nhất
Mẫu giấy đồng ý cho nghỉ phép kèm ghi chú công việc cần làm
Khi công việc đang tồn đọng nhiều mà nhân viên xin nghỉ phép thì có thể ảnh hưởng đến hoạt động chung của bộ phận, phòng ban và toàn công ty. Trong mẫu giấy xác nhận nghỉ phép này, bạn có thể ghi chú cho nhân viên những đầu việc cần hoàn thành trước, trong hoặc sau khi nghỉ phép. Tuy nhiên, để tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên trong khoảng thời gian vắng mặt, bạn có thể nhắc nhân viên bàn giao lại công việc cho cấp trên, cấp dưới hoặc nhân viên khác.
Giấy xác nhận xin nghỉ phép cho nhân viên đi du lịch
Giấy đồng ý cho nhân viên nghỉ phép đi du lịch, nghỉ ngơi sau thời gian dài làm việc vất vả kèm theo lời chúc thân mật sẽ rút ngắn khoảng cách giữa nhân viên và nhà quản lý. Đây là một trong những cách để gia tăng sự gắn kết với nhân viên, tạo thêm động lực làm việc cho nhân viên sau ngày nghỉ phép.
>>> Xem thêm: Gắn kết nhân viên là gì? 8 chiến lược cải thiện gắn kết nhân viên
Giấy xác nhận nghỉ phép cho nhân viên nghỉ ốm
Đối với nhân viên xin nghỉ ốm, giấy đồng ý cho nhân viên vắng mặt kèm theo lời khích lệ thể hiện sự quan tâm tận tình của cấp trên đối với nhân viên. Dù chỉ là một văn bản ngắn gọn, mẫu giấy xác nhận này cũng có thể thúc đẩy tinh thần cho nhân viên và gia tăng sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp.
Các hình thức gửi giấy xác nhận nghỉ phép phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp
Giấy đồng ý cho nhân viên nghỉ phép có thể được in ra bản cứng gửi trực tiếp cho nhân viên, gửi bản mềm trong email phản hồi đơn xin nghỉ của nhân viên, hoặc gửi tự động qua các phần mềm quản trị.
Gửi giấy đồng ý cho nghỉ phép trực tiếp bằng bản cứng
Cách gửi giấy xác nhận nghỉ phép thường thấy trong các cơ quan nhà nước còn nặng thủ tục hành chính hoặc các xí nghiệp, nhà máy, khu công nghiệp có số lượng công nhân lớn (đặc biệt là công nhân lớn tuổi).
- Ưu điểm: Phù hợp với những môi trường làm việc có nhiều người lớn tuổi, chưa tiếp cận nhiều hoặc chưa biết cách sử dụng điện thoại, máy tính, công nghệ để gửi đơn xin nghỉ phép và nhận giấy xác nhận từ người quản lý.
- Nhược điểm: Thủ tục hành chính rườm rà, tốn thời gian, tốn tài nguyên, giấy tờ dễ bị thất lạc.
Gửi giấy xác nhận nghỉ phép qua email
Gửi giấy đồng ý cho nhân viên nghỉ phép qua email là cách thức phổ biến nhất, đồng thời là quy định của đa số doanh nghiệp hiện nay. Nhân viên cần gửi email cho cấp trên để xin nghỉ phép, đính kèm đơn xin nghỉ phép bản mềm, cc cho bộ phận nhân sự và đôi khi là cc cho cả ban giám đốc. Sau đó, cấp trên của nhân viên sẽ phản hồi lại email của nhân viên, đính kèm giấy xác nhận nghỉ phép. Lúc này, bộ phận nhân sự và ban giám đốc chỉ là người nhận thông tin, không cần phản hồi lại email của nhân viên.
- Ưu điểm: Tiện lợi, nhanh chóng, chỉ cần soạn thảo một vài dòng văn bản và đính kèm giấy xác nhận là có thể phản hồi lại nhân viên ngay.
- Nhược điểm:
- Tốn thời gian vì bộ phận nhân sự phải tải cả đơn xin nghỉ phép của nhân viên và giấy xác nhận nghỉ phép của người quản lý về máy tính để quản lý.
- Dễ mất dữ liệu nếu xóa nhầm đơn từ trong thư mục quản lý.
- Khó tìm kiếm, truy xuất đơn từ vì phải quản lý thủ công trong thư mục trên máy tính.
- Người quản lý có thể quên không trả lời email của nhân viên vì số lượng email gửi tới quá lớn.
- Người quản lý có thể xóa nhầm email xin nghỉ phép của nhân viên và không biết có email phản hồi.
Gửi đơn xác nhận nghỉ phép tự động qua phần mềm quản trị
Một hình thức gửi giấy xác nhận nghỉ phép khác nhanh chóng hơn cả sử dụng các phần mềm quản lý nhân viên. Bạn có thể tạo sẵn các mẫu đơn xác nhận nghỉ phép để khi nhận được đơn xin nghỉ của nhân viên thì bạn có thể gửi thư chấp thuận cho nhân viên ngay. Đồng thời, phần mềm quản trị cũng sẽ lưu trữ toàn bộ lịch sử gửi-duyệt đơn xin nghỉ, giúp bạn quản lý đơn từ khoa học, dễ dàng hơn.
- Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian duyệt đơn, không cần soạn thảo giấy xác nhận nghỉ phép hay email phản hồi.
- Không gian lưu trữ dữ liệu được mở rộng.
- Dễ dàng tìm kiếm, trích xuất dữ liệu.
- Giảm thiểu rủi ro thất thoát, mất dữ liệu.
- Tạo quy trình quản lý nhân sự hiện đại, tiện nghi, tinh gọn.
- Nhược điểm: Phải mất phí để mua phần mềm và duy trì các tính năng.
HappyTime – Phần mềm quản trị hỗ trợ gửi và phê duyệt đơn từ online tiện lợi
HappyTime là một trong những giải pháp công nghệ quản lý nhân viên, giúp số hóa và tự động hóa các hoạt động: Quản lý công – lương, gửi – duyệt đơn từ online, quản lý ca làm, v.vv.. HappyTime giúp quy trình quản trị nhân sự trở nên tinh gọn, đơn giản và nhanh chóng hơn.
Trong đó, tính năng gửi và phê duyệt đơn từ online của HappyTime được đầu tư chỉn chu cả về công nghệ và nội dung.
- Về công nghệ: Nhân viên có thể gửi đơn xin nghỉ phép cho cấp trên chỉ bằng vài cú chạm thông qua app HappyTime (sử dụng tài khoản cá nhân được doanh nghiệp cấp). Ngay lập tức, cấp trên trực tiếp có thể duyệt đơn của nhân sự trong “tích tắc”.
- Về nội dung: Bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép mà TopCV đã gợi ý sẵn, lựa chọn nội dung đơn phù hợp và gửi ngay cho cấp trên thông qua ứng dụng HappyTime. Ngay sau khi đơn được cấp trên phê duyệt hoặc từ chối, app HappyTime sẽ gửi thông báo về cho nhân viên.
Dựa vào dữ liệu đơn từ thu thập được trong phần mềm quản trị HappyTime, doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ gắn kết của nhân viên, trạng thái tinh thần và mức độ tích cực của họ trong công việc. Bởi tính năng gửi và duyệt đơn từ online của HappyTime không hoạt động độc lập mà liên kết với các tính năng khác của phần mềm.
Sau khi ghi nhận đơn phê duyệt nghỉ phép của nhà quản trị, hệ thống HappyTime sẽ tự động cập nhật ngày nghỉ phép đó vào bảng chấm công của nhân viên. Xem bảng chấm công này, bạn sẽ biết được tần suất vắng mặt của nhân viên, kịp thời có phương án xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép thường xuyên. Khi đến kỳ tính lương, HappyTime tiếp tục tự động chuyển đổi dữ liệu từ bảng chấm công sang bảng tính lương và dự đoán mức lương thực nhận của từng nhân viên.
Tất cả các dữ liệu này đều được công khai để cả nhà quản trị và nhân viên đều nắm được. Nhà quản trị có thể trích xuất, kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu trong phần mềm quản lý. Còn nhân viên sẽ theo dõi được tình trạng chấm công, số ngày nghỉ phép và mức lương thực nhận trên app HappyTime.
Nhìn chung, phần mềm quản lý nhân sự HappyTime mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và nhân viên. Đây là giải pháp gia tăng trải nghiệm cho nhân viên, thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp và giúp hoạt động quản trị trở nên tinh gọn và hiệu quả hơn.
>> Xem thêm: HappyTime – Nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên
Với những mẫu giấy xác nhận nghỉ phép trên đây, hy vọng rằng bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian trong xây dựng quy trình phê duyệt và quản lý đơn từ. Đồng thời, với sự hỗ trợ của HappyTime, bạn có thể rút ngắn được thủ tục đơn từ rườm rà, giảm tải công việc thủ công và tập trung sâu hơn vào các giải pháp quản trị khác. Để được tư vấn cụ thể về giải pháp quản trị HappyTime nói chung và tính năng gửi-duyệt đơn xin nghỉ phép nói riêng, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ:
- Hotline: 0967-778-018
- Email: [email protected]
- Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
