2 cách xóa vân tay trên máy chấm công & phần mềm quản lý chấm công

Sau thời gian dài sử dụng, máy chấm công vân tay có thể không cài đặt được thêm dấu vân tay mới do bộ nhớ đã đầy. Giải pháp lúc này là xóa bỏ bớt dấu vân tay không còn dùng tới (thường là của nhân viên cũ) để giải phóng bộ nhớ. Sau đây, HappyTime sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách xóa vân tay trên máy chấm công, áp dụng được cho mọi loại máy chấm công trên thị trường.

Cách xóa dấu vân tay trực tiếp trên máy chấm công

Hầu hết các dòng máy chấm công phổ biến hiện nay như Hikvision, ZKteco, Ronald Jack, v.vv.. đều có chung một cách xóa dữ liệu dấu vân tay, bao gồm 4 bước như sau:

1. Đăng nhập vào máy chấm công và truy cập vào trang menu. Bạn chỉ cần nhấn và giữ nút “M/OK/Menu” trên máy trong khoảng 3-5 giây là màn hình menu sẽ tự động hiển thị.
2. Chọn danh mục “Quản lý nhân viên” trên thiết bị. Ở mỗi dòng máy, danh mục này sẽ được đặt bằng cái tên khác nhau, nhưng nội dung vẫn là xoay quanh hai từ “Nhân viên”.
3. Tìm kiếm mã ID chấm công của những nhân viên đã nghỉ việc. Bạn có thể chọn vào khung “Tìm kiếm” có trên màn hình, nhập dãy số ID và nhấn “M/OK”, hoặc dò thủ công trong danh sách ID được cung cấp.
4. Xóa bỏ thông tin dấu vân tay. Sau khi tìm được ID nhân sự, bạn trỏ tay vào đúng dòng, nhấn “M/OK” để chọn thao tác rồi bấm “Xóa/Del User” (Ngôn ngữ tùy theo từng dòng máy).

Việc xóa vân tay trên máy chấm công tuy đơn giản nhưng cũng tốn không ít thời gian. Vì thế, bạn nên chọn thời gian giữa hoặc cuối ngày làm việc, khi không còn nhân viên nào cần quét vân tay thì hãy tiến hành xóa bỏ dữ liệu cũ.

Cách xóa dấu vân tay bằng phần mềm quản lý chấm công

Vì mỗi máy chấm công đều được kết nối với một phần mềm quản lý để bộ phận HR dễ dàng kiểm soát giờ làm việc của nhân sự, nên dữ liệu giữa hai thiết bị cũng sẽ được cập nhật qua lại: Khi xóa dấu vân tay và thông tin của nhân viên cũ trong phần mềm quản lý thì dữ liệu trên máy chấm công cũng tự động được xóa bỏ.

Quy trình này có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm bạn đang sử dụng, nhưng nhìn chung bạn sẽ cần thực hiện 6 bước sau:

1. Đăng nhập vào phần mềm quản lý chấm công: Truy cập vào phần mềm quản lý chấm công bằng tài khoản quản trị của bạn.
2. Chọn mục “Quản lý dấu vân tay” hoặc “Quản lý nhân viên” trên phần mềm. Tại đây, danh sách nhân viên (cũ và mới) sẽ được hiển thị chi tiết cùng những thông tin quan trọng như: mã nhân viên, ID chấm công, tên nhân viên, chức vụ, bộ phận, dấu vân tay, v.vv..
3. Chọn nhân sự và xóa dấu vân tay: Tìm kiếm và chọn người dùng mà bạn muốn xóa dấu vân tay. Sau đó, chọn tùy chọn xóa dấu vân tay hoặc quản lý dấu vân tay.
4. Xác nhận xóa dấu vân tay: Thông thường, hệ thống sẽ cần bạn xác nhận lại một lần nữa trước khi xoá. Lúc này, bạn hãy nhấn “Xác nhận” để lệnh xoá được thực hiện.
5. Lưu và áp dụng thay đổi: Sau khi xóa dấu vân tay, đảm bảo lưu lại và áp dụng thay đổi vào hệ thống.
6. Xác nhận lại dấu vân tay đã được xóa thành công: Sau khi đã xóa dữ liệu xong, bạn thoát khỏi phần mềm và đăng nhập lại một lần nữa để kiểm tra lại danh sách nhân viên. Nếu không còn thấy dữ liệu của những nhân viên vừa xóa thì thao tác của bạn đã thành công.

So với việc thao tác trực tiếp trên máy chấm công, thì cách xóa dấu vân tay (kèm theo những dữ liệu liên quan) của nhân viên cũ trên phần mềm quản trị nhanh chóng và đơn giản hơn nhiều. Bạn có thể xóa một hoặc nhiều dữ liệu nhân viên cùng lúc, rất dễ dàng và tiện lợi.

Lưu ý khi xóa vân tay máy chấm công

Để đảm bảo việc xóa dữ liệu nhân viên và dấu vân tay cũ trên máy chấm công không ảnh hưởng đến kho cơ sở dữ liệu của công ty, nhà quản lý cần lưu ý những điều quan trọng sau:

• Sao lưu dữ liệu. Trước khi xóa dấu vân tay và dữ liệu nhân viên, hãy sao lưu dữ liệu lên điện toán đám mây (nếu sử dụng phần mềm trực tuyến) hoặc tải dữ liệu nhân viên cũ về máy tính (nếu sử dụng phần mềm cài đặt trong ổ cứng máy tính). Điều này đảm bảo an toàn về dữ liệu nội bộ, cũng như đề phòng các vấn đề pháp lý liên quan đến nhân viên cũ đã nghỉ việc.
• Khôi phục dữ liệu bị xóa nhầm. Trong trường hợp xóa nhầm dữ liệu của nhân viên đang làm việc tại công ty, có thể chọn tính năng khôi phục dữ liệu. Tuy không phải tất cả, nhưng có một số phần mềm sở hữu tính năng khôi phục dữ liệu sau khi thao tác. Tuy nhiên, thời gian hợp lệ để được khôi phục rất ngắn nên bạn vẫn cần cẩn thận, kiểm tra kỹ thông tin trước khi xóa dữ liệu.
• Chọn thiết bị chấm công có dung lượng lưu trữ lớn. Thay vì sử dụng các loại máy chấm công có dung lượng lưu trữ nhỏ, bạn nên tham khảo các phần mềm quản lý chấm công không giới hạn dung lượng lưu trữ, hoặc cho phép mở rộng dung lượng khi số lượng nhân sự tăng lên.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không? Khám phá ưu nhược điểm

Dấu hiệu nhận biết máy chấm công cần xóa dấu vân tay

Hầu hết các doanh nghiệp đều có quy định xóa dữ liệu chấm công ngay sau khi nhân viên nghỉ việc, nhằm giảm bớt dữ liệu không cần thiết trong bộ máy quản lý nhân sự. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp bộ phận HR không chú ý, khiến khi dung lượng lưu trữ của máy chấm công đầy rồi, không đăng ký mới được nữa thì mới phát hiện ra.

Trong tình huống này, đa số máy chấm công vân tay sẽ hiển thị thông báo bộ nhớ đầy, nhưng cũng có những dòng máy chỉ báo lỗi chung chung. Lúc này, bạn cần dựa trên những dấu hiệu sau để biết rằng bộ nhớ máy chấm công đã đầy dấu vân tay:

• Máy chấm công không nhận vân tay.
• Máy chấm công báo lỗi ATT (lỗi dữ liệu vượt phạm vi cho phép).
• Máy chấm công hoạt động chậm, bị treo.

HappyTime – Giải pháp quản lý dữ liệu chấm công không giới hạn

HappyTime là phần mềm quản lý chấm công hiện đại, kết nối được với nhiều loại máy chấm công hiện có trên thị trường. Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản HappyTime là có thể dễ dàng quản lý thông tin chấm công qua website quản trị HappyTime, không cần tải và cài đặt phần mềm phức tạp trong máy tính.

Một khi đã kết nối HappyTime với máy chấm công, bạn có thể tùy chỉnh thông tin nhân sự dễ dàng theo các bước:

• Bước 1: Đăng nhập vào trình quản trị HappyTime.
• Bước 2: Truy cập vào mục “Quản lý nhân sự” -> “Danh sách nhân viên” trên dashboard quản trị. Tại đây, danh sách nhân viên sẽ được trình bày chi tiết, kèm theo cả bộ lọc cho phép tìm kiếm nhân viên theo nhu cầu.

Trang quản lý nhân sự trong trình quản trị HappyTime

• Bước 2: Để chỉnh sửa thông tin nhân sự, bạn click vào biểu tượng 3 dấu chấm ở cuối mỗi dòng của một nhân viên, chọn thao tác “Chỉnh sửa thông tin”. Nếu cần xóa, bạn tích vào ô vuông trống ở đầu dòng của mỗi nhân viên rồi chọn “Xóa”.

Dễ dàng thao tác chỉnh sửa, thêm mới, xóa dữ liệu nhân viên

Sau khi xóa dữ liệu ở trang quản trị này, máy chấm công vân tay được kết nối cũng tự động loại bỏ dữ liệu cũ.

>>> Xem thêm: Chấm công là gì? Ưu điểm của nền tảng chấm công online HappyTime

Ngoài ra, nếu bạn muốn giảm bớt sự rắc rối khi phải sử dụng cả máy chấm công và phần mềm quản lý, HappyTime cũng cung cấp giải pháp chấm công ngay trên app HappyTime. Bằng cách này, nhân viên dễ dàng chấm công trên ứng dụng điện thoại, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và loại bỏ sự phức tạp khi phải lắp đặt và quản lý dữ liệu trên máy chấm công.

Dung lượng lưu trữ hồ sơ nhân sự của HappyTime được chia theo từng gói, bao gồm:

• Happy Standard: Tối đa 50 nhân sự
• Happy Pro: Tối đa 200 nhân sự
• Happy Premium: Không giới hạn số lượng nhân sự

>>Xem thêm: Báo giá các gói dịch vụ của HappyTime

Trường hợp sử dụng gói Happy Standard hoặc Happy Pro, khi có nhân viên nghỉ việc, bạn có thể chuyển trạng thái hồ sơ nhân sự sang chế độ “Không hoạt động”, rồi tiếp tục thêm tài khoản mới trên hệ thống, miễn là không vượt quá số lượng tài khoản giới hạn của gói.

Nếu sử dụng gói Happy Premium, doanh nghiệp có thể thoải mái đăng ký dấu vân tay cho nhân viên mới, không giới hạn số lượng nhân sự. Phần mềm sẽ số hóa thông tin nhân sự, quản lý tất cả trên hệ thống, cho phép chỉnh sửa, thêm mới, xóa bỏ dữ liệu dễ dàng.

Có thể thấy, với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý chấm công, việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết – đặc biệt là để xóa vân tay trên máy chấm công trong trường hợp đầy bộ nhớ cũng không hề khó khăn. Để trải nghiệm một giải pháp quản lý nhân sự thông minh và tối ưu hơn, bạn đừng quên đăng ký dùng thử HappyTime miễn phí, hoặc gọi về số hotline 0967.778.018 để được tư vấn chi tiết nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.