7 cách xếp ca làm việc chuẩn nhất dành cho nhà quản lý

Sở hữu cách xếp ca làm việc cho nhân viên nhanh chóng, trơn chu giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho cả nhà quản lý và nhân sự. Nếu nhà quản lý có thể xếp lịch làm việc cho nhân viên một cách hợp lý, bạn sẽ phát huy được tối đa nguồn lực nhân sự và hoàn thành kế hoạch công việc một cách tốt nhất. Tuy nhiên không phải nhà quản lý nào cũng có khả năng xếp ca làm việc một cách tối ưu.

1. Tạo lịch làm việc trước thời hạn

Tìm hiểu thêm:

>> Ca gãy là gì? Phần mềm xếp lịch làm việc theo ca hiệu quả

>> 7 nguyên tắc vàng để xếp lịch làm việc theo ca cho nhân sự

>> Phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên và những điều bạn cần biết

>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số

Gợi ý đầu tiên chính là bạn nên tạo lịch làm việc trước thời hạn. Đừng để bản thân chủ quan mà lên lịch vào phút cuối. Điều này không chỉ gây thêm áp lực cho chính bạn mà còn có thể gây lo lắng cho nhân viên. Dù là nhà bán lẻ, chủ nhà hàng thức ăn hay người điều hành một doanh nghiệp trong ngành khách sạn, bạn có thể phải lên lịch trước các ca làm việc. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp rắc rối bởi quy định khác, hãy sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự để hoàn thành việc phân ca mà vẫn đảm bảo tuân thủ các luật đã định. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng, bạn vẫn nên tạo lịch trình trước. Nhóm của bạn sẽ thích những lịch làm việc cụ thể được thông báo trước để họ có thể lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân tốt hơn.

2. Liệt kê và phân bổ nhiệm vụ

Để có thể lên lịch làm việc hiệu quả thì không chỉ cần bố trí đầy đủ nhân viên cho ca trực mà bạn phải đảm bảo, mỗi nhân viên đều nhận thức được các nhiệm vụ được phân bổ một cách rõ ràng nhất. Ví dụ, khi bạn tổ chức một event lớn, bạn không chỉ cần bố trí đầy đủ các vị trí công việc cố định mà cần phải liệt kê và dự trù các tình nguyện viên để giúp đỡ trong sự kiện.

Là nhà quản lý, bạn cần theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ khác nhau, cũng như xác định các nhiệm vụ bắt buộc. Điều này mang lại cho bạn sự an tâm rằng mọi thứ đang được thực hiện đúng cách và đúng thứ tự sau mỗi ca làm việc của nhân viên mà mình đã phân bổ.

3. Quan tâm đến việc lựa chọn thời gian làm việc của nhân viên

Để việc xếp ca nhân viên được tối ưu nhất, tốt hơn hết là bạn nên cho phép nhân viên của bạn lựa chọn ca họ muốn làm việc. Điều này sẽ là một cách tốt để thúc đẩy tinh thần nhân viên và vận hành doanh nghiệp dễ dàng. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy dễ dàng khi thông báo cho bạn các khoảng thời gian họ có thể làm việc. Từ đó, có sự phân bổ, điều chỉnh hợp lý nhất cho cả đôi bên.

Tuy nhiên, bạn cùng nên nhớ rằng, không phải lúc nào bạn cũng có thể lên lịch theo nhu cầu của nhân viên. Việc quan trọng hơn hết là bạn phải cố gắng hết sức để phù hợp với khả năng và sở thích của họ.

4. Tạo lịch trình dựa theo năng lực của nhân viên

Trong xếp ca nhân viên, mặc dù bạn có thể tạo lịch trình dựa trên những nhân viên giỏi nhất của mình để đạt được hiệu suất. Nhưng có thể đôi khi bạn cần các kỹ năng cụ thể cho từng ca khác nhau.

Ví dụ, bạn có thể cần những người có khả năng giao tiếp và xoay sở cho các sự kiện ẩn chứa nhiều rủi ro. Tùy chọn để sắp xếp nhân viên kỹ thuật theo các kỹ năng của họ liên quan đến máy móc hay sự vận hành các thiết bị. Bạn có thể theo dõi các kĩ năng của nhân viên của mình và tạo một lịch làm việc cụ thể phù hợp với yêu cầu.

Cách này sẽ giúp cho các nhân viên của bạn yêu thích hơn các phần việc được giao đúng chuyên môn. Các nhân viên sẽ không cảm thấy bị choáng ngợp hay chán nản bởi công việc họ được giao không phù hợp.

Ngoài ra, các nhân viên với các kỹ năng cần thiết sẽ cảm thấy rằng trình độ hoặc kinh nghiệm của họ đang được công nhận khi được giao công việc phù hợp với nhu cầu của họ. Từ đó, họ sẽ nỗ lực hơn để mang lại các kết quả tốt nhất cho bản thân và doanh nghiệp.

5. Giúp nhân viên làm chủ công việc hơn

Cách xếp ca làm việc thông minh là người quản lý nên giúp nhân viên của mình làm chủ với công việc của chính bản thân họ. Bạn nên trao quyền tự thay đổi ca làm việc cho nhân viên của bạn, giúp bỏ bớt những công việc rườm rà và thúc đẩy tinh thần trong nhân viên của bạn. Khi nhân viên hiểu được rằng bạn đang tin tưởng và trao quyền cho họ thì họ sẽ nỗ lực hơn rất nhiều để hoàn thành công việc. 

Bạn không thể lúc nào cũng theo sát nhân viên mọi lúc mọi nơi, do đó bạn nên giúp họ làm chủ công việc của mình và thực hiện việc báo cáo một cách thường xuyên. Thông qua quy trình này, bạn vừa có thể nắm được tiến độ công việc vừa có thể tạo được sự thoải mái, tự do trong giới hạn cho nhân viên. 

6. Tạo lịch trình chính xác và nhanh chóng

Khi sắp xếp ca làm việc cho nhân viên, bất kỳ ai cũng mong muốn nhận được lịch làm việc càng nhanh càng tốt để sắp xếp những việc riêng. Bên cạnh đó, nhà quản lý nên đảm bảo lịch trình được gửi đến nhân viên phải chính xác và nhanh chóng nhất có thể. Vội vã làm lịch trình theo cách truyền thống với giấy bút và bảng excel có thể dẫn đến sai sót và nhân viên có thể mất niềm tin vào khả năng sắp xếp lịch của bạn.

7. Sử dụng các công cụ tốt nhất

Tham khảo ngay:

>> Phần mềm xếp lịch làm việc theo ca tiện lợi cho doanh nghiệp

>> 5 cách quản lý nhân viên đi làm trễ dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo cách xếp ca làm việc cho nhân viên tối ưu thì việc sử dụng các công cụ là điều cần thiết. Các công cụ bạn sử dụng để lên lịch cho nhân viên sẽ quyết định phần lớn thời gian bạn dành cho hoạt động này. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng nên cân nhắc áp dụng một nền tảng chấm công online phù hợp.

Nền tảng chấm công trực tuyến HappyTime là một gợi ý hoàn hảo dành cho bạn và doanh nghiệp. Bởi:

• Chấm công trực tuyến: Chấm công trên app thông qua hệ thống wifi nội bộ; Tích hợp được nhiều loại máy chấm công phổ biến khác nhau trên thị trường; Đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công sang hệ thống Happytime nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Quản lý đơn từ nhân viên: Nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép ngay trên ứng dụng. Đồng thời, nhà quản lý có thể phê duyệt, xử lý đơn từ của nhân viên. -> Nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu suất làm việc.
• Quản lý nhân sự: Theo dõi nhân sự trên hệ thống HappyTime, nhà quản lý có thể theo dõi ai đi làm muộn, đi làm sớm hoặc đi công tác những ngày nào.
• Xuất ra file Excel: Dễ dàng xuất file chấm công ra Excel với đầy đủ những thông tin cần thiết. Bao gồm: số công trong tháng, tổng số phút đi muộn, tăng ca,… theo chuẩn số liệu trên hệ thống.

Kết luận

Đến đây hẳn bạn đã nắm được 7 cách xếp ca làm việc chuẩn nhất dành cho nhà quản lý rồi đúng không?Tin rằng, khi biết cách làm thế nào để sắp xếp công việc hợp lý cho nhân viên của mình, bạn sẽ tự điều chỉnh và nâng cao được kỹ năng lãnh đạo của bản thân.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.