Để quản lý thời gian làm việc của nhân sự ngành xây dựng, các doanh nghiệp từ lâu đã quen với bảng chấm công giấy kiểu truyền thống. Tuy nhiên trong thời đại khoa học máy tính phát triển, bộ phận HR hoàn toàn có thể cải tiến bảng chấm công xây dựng bằng Excel như dưới đây!
Mục lục
Vai trò của bảng chấm công xây dựng
Bảng chấm công xây dựng là phương tiện xác nhận số giờ làm việc trong ngày của người lao động trên công trường (bao gồm công nhân, kỹ sư, nhân viên giám sát, v.vv..), cùng số tiền lương chính xác mà công nhân được nhận dựa trên số giờ làm việc và các hạng mục khác.
Bảng chấm công xây dựng cho phép các công ty tính toán và lên cấu trúc chi phí hợp lý, khi mà lương cho công nhân xây dựng có khá nhiều hạng mục, cách tính cũng phức tạp. Loại bảng chấm công này cũng có thể dùng làm căn cứ để ước tính chi phí cho toàn dự án, nhằm phân bổ nguồn lực và vốn đầu tư sao cho phù hợp để nhanh hoàn vốn và mang lại lợi nhuận cao nhất.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các loại bảng chấm công trực quan và thông dụng hiện nay
Ví dụ về bảng chấm công xây dựng đầy đủ nhất
Một số công ty sử dụng bảng chấm công xây dựng rất đơn giản, chỉ bao gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc mỗi ngày. Một số công ty khác lại kết hợp bảng chấm công vào nhật ký công trường và nhiều loại biểu mẫu khác để tạo thành một bản phân tích chi tiết hơn về các nhiệm vụ và hoạt động được công nhân thực hiện và hoàn thành trong suốt thời gian thi công dự án.
Khi các công ty sử dụng bảng chấm công xây dựng để phân tích chi phí và ngân sách thì họ cũng cần các trường nội dung về phân bổ ngân sách, chi tiết những hạng mục mà họ đã chi tiền vào và cách thức mà họ chi trả.
Vì thế, thực tế là không có khuôn mẫu chung nào trong cách quản lý và tạo lập bảng chấm công. Do mức độ chi tiết và nội dung trong bảng có thể thay đổi theo từng chức năng và dự án.
Tuy nhiên, mẫu bảng chấm công xây dựng dưới đây có thể đáp ứng được phần lớn nhu cầu quản lý công và chi phí lương của công nhân xây dựng. Biểu mẫu này có thể được tùy biến và bổ sung chi tiết hơn phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Đây là một mẫu bảng chấm công được xây dựng nhằm theo dõi số giờ làm việc của công nhân tại công trường có chia ca kíp. Bạn sẽ thấy mẫu bảng chấm công xây dựng này có các phần thông tin cơ bản là:
- Thông tin cá nhân người lao động.
- Khoảng thời gian của bảng chấm công (thường tính theo tuần cho đến hết dự án).
- Số giờ đã làm việc mỗi ngày, mỗi ca, cùng với chi phí tính theo ngày (hầu hết các dự án đều chi trả lương cho công nhân theo ngày và giao khoán trong 1 khoảng thời gian nhất định).
- Các chi phí bổ sung bao gồm thưởng, phụ cấp, chi phí phát sinh hoặc yêu cầu bồi thường.
- Chữ ký của nhân viên cũng như chữ ký của người giám sát.
Đây là khung cơ bản và đáng tin cậy cho loại bảng chấm công ngành xây dựng. Biểu mẫu này đã tóm lược toàn bộ các chi tiết cần thiết để công ty xây dựng làm căn cứ trả lương cho công nhân, cũng như có dữ liệu để ước tính chi phí và ngân sách.
Bảng chấm công này khi in ra giấy, người lao động có thể dễ dàng điền vào và đối chiếu khi cần.
>>> Xem thêm: [Download] Cách lập bảng chấm công làm 3 ca trên Excel kèm mẫu tải
Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công xây dựng trên Excel
Để tạo bảng chấm công xây dựng trên file Excel, bạn thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Mở phần mềm Excel trên máy tính
Bạn mở bất cứ phiên bản Excel nào hiện có trong máy. Nếu máy tính của bạn không có sẵn thì bạn tải phần mềm từ trang Microsoft.com và được dùng miễn phí trong một thời gian. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng Google Sheet – sản phẩm của Google Drive để tạo bảng chấm công.
Bước 2: Tạo bố cục cho bảng chấm công xây dựng
- Dành 2 – 3 dòng đầu tiên cho thông tin công ty.
- Dòng tiếp theo là tiêu đề của bảng chấm công, có căn giữa.
- 3 dòng tiếp bạn nhập thông tin cá nhân của người lao động.
- 2 – 3 dòng tiếp là thông tin của dự án, gồm thời gian và địa điểm thi công.
- Khoảng 6 – 8 dòng tiếp theo là khung chấm công thời gian làm việc của công nhân kèm theo chi phí lương.
- Khoảng 2 – 3 dòng tiếp là các loại chi phí bổ sung (nếu có).
- Cuối cùng là phần chữ ký của các bên liên quan.
Bước 3: Nhập các trường thông tin vào ô tương ứng
Tiếp theo, bạn nhập thông tin theo mẫu gợi ý dưới đây. Nhập đúng thông tin vào các vùng đã lên bố cục sẵn:
- Thông tin công ty: Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, mã số thuế.
- Tiêu đề bảng chấm công: Ghi rõ bảng chấm công của tuần nào, tháng nào, năm nào.
- Thông tin nhân viên: Họ tên, mã số nhân viên, chức vụ, thêm tên người quản lý và bộ phận quản lý.
- Thông tin công trình: Tên công trình, thời điểm thi công, thời hạn bàn giao, ghi rõ ngày, tháng, năm.
- Bảng chấm công: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc, chi tiết thứ ngày tháng. Giờ chấm công yêu cầu là giờ vào và giờ ra, chia ra ca ngày và ca đêm, mỗi ca làm 10 tiếng, đã bao gồm 2 tiếng nghỉ giải lao. Cuối mỗi ngày tính tổng số giờ làm việc. Nếu tổng bằng 12 trở lên (xấp xỉ 12) thì tính là 1 công (tức đã bao gồm 10 tiếng làm việc và 2 giờ nghỉ giải lao).
- Lương: Gồm lương cơ bản/công (hoặc lương/ngày như đã cam kết), tổng mức phụ cấp, tổng lương thực nhận/ngày và tổng lương làm việc/tuần.
- Các chi phí bổ sung: Có thể để trống hoặc nếu có thì điền theo tên hạng mục, số lượng, đơn giá, tổng tiền và tổng chi phí trong ngày hôm đó. Khoản tiền này phát sinh trong quá trình làm việc, liên quan đến công việc, do công nhân tự bỏ tiền túi ra chi, và công ty có trách nhiệm hoàn trả lại cho công nhân. Hoặc nếu công ty có nhu cầu trợ cấp gì thêm thì cũng điền vào mục này.
- Chữ ký: Yêu cầu có chữ ký của nhân viên và người quản lý.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn 3 bước làm bảng chấm công có tăng ca đơn giản
Bước 4: Tạo các hàm tính tự động
Bảng chấm công xây dựng này sau khi hoàn thành sẽ đem in ra giấy cho nhân viên tự điền hàng ngày, hàng tuần. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tạo trước các hàm tính tự động, để cuối mỗi tuần khi thu lại bảng công của nhân viên, bạn chỉ cần nhập giờ làm việc của nhân viên vào trong bảng là sẽ tính được tổng giờ làm việc và số tiền lương mà nhân viên được nhận. Bước này là bước bổ sung, giúp cho khâu tính lương cuối cùng của bộ phận kế toán được thuận tiện và dễ dàng hơn.
Các hàm cần sử dụng trong bảng này là:
- Tính số giờ làm việc/ngày: = (Giờ ra – Giờ vào).
- Tính công: Nếu số giờ làm việc từ 12 trở lên thì tính là 1 công, nếu ít hơn thì trả kết quả N/A để xem xét nguyên nhân và đưa ra quyết định tính lương sau. Dùng hàm: = if (HOUR(số giờ làm việc)>= 12,“1”,“N/A”). Do công nhân xây dựng được trả lương cố định theo ngày với thời lượng làm việc lớn nên sẽ không có tăng ca. Chủ dự án có thể giao khoán cho công ty xây dựng phải xong dự án trong thời gian nhất định, và công ty xây dựng có nhiệm vụ phân phối công việc đồng đều, tránh rủi ro tai nạn lao động do kiệt sức.
- Lương thực nhận: Bôi đen dải ô chứa lương cơ bản/công và lương phụ cấp rồi nhấn vào “Autosum” trên tab Home.
- Tổng lương theo tuần: =sum (lương thực nhận thứ hai : lương thực nhận chủ nhật).
Bước 5: Điều chỉnh lại định dạng
Tiếp theo, bạn có thể điều chỉnh lại định dạng của bảng chấm công để chuyên nghiệp hơn:
- In đậm các tiêu đề.
- In đậm các số liệu tổng.
- In nghiêng các nội dung phụ, tiêu đề phụ.
- Phối các ô với nhau cho dễ nhìn bằng cách chọn các ô liên tiếp cần phối, phải chuột, chọn “Merge cells”. Nếu bạn soạn thảo trên Google Sheet thì chọn biểu tượng hợp nhất (2 mũi tên nằm trên 2 ngoặc vuông và hướng vào nhau) để hợp nhất ô, hoặc chọn “Định dạng/Format” trên thanh công cụ và chọn “Hợp nhất/Merge”.
- Kẻ lại bảng nếu cần.
- Phối màu cho bảng nếu cần.
Bước 6: Hoàn thành và in
Cuối cùng, bạn chỉ cần in biểu mẫu này ra giấy A4 định dạng ngang rồi phát cho công nhân mỗi người một tờ. Họ sẽ tự điền dữ liệu chấm công và nộp lại cho bộ phận quản lý vào mỗi cuối tuần.
Để in bảng chấm công này, bạn chọn “File” trên thanh công cụ rồi nhấn “Print”. Chọn các thông số sau để bản in được căn chỉnh chỉn chu trên giấy:
- Ở mục “Page Setup”, chọn hướng Page là Landscape Orientation.
- Ở kích thước giấy, chọn A4.
- Chọn Fit Sheet on One Page để dồn tất cả bảng chấm công vào 1 trang giấy.
Nếu bạn sử dụng Google Sheet để tạo bảng chấm công xây dựng thì có thể in bằng cách chọn “Tệp/File” trên thanh công cụ rồi nhấn “In/Print”. Sau đó, bạn chọn các thông số để cài đặt lại bản in:
- Ở phần “In”, chọn trang tính hiện tại/Bảng tính cần in.
- Chọn khổ giấy phù hợp, nên chọn A4.
- Ở phần “Hướng trang”, chọn “Khổ ngang”.
- Ở phần tỷ lệ, chỉnh cho vừa với trang để tất cả thông tin hiển thị được đầy đủ trên 1 trang giấy.
Nhược điểm của bảng chấm công xây dựng Excel
Mặc dù mẫu bảng chấm công trên Excel có thể dễ dàng xây dựng và quản lý chấm công mà không tốn kém chi phí, nhưng rõ ràng cách thức chấm công này vẫn gây ra một số trở ngại cho người lao động, đặc biệt là đối với một ngành có môi trường làm việc đặc thù như xây dựng. Theo đó:
- Người lao động phải hoàn thành bảng chấm công bằng bút và giấy. Đây là cách làm thủ công tiêu tốn thời gian và gây ra bất tiện khi ngày nào họ cũng phải mang theo bảng chấm công của mình.
- Công nhân lao động có thể làm mất bảng chấm công, hoặc làm rách, làm ướt bảng trong quá trình làm việc tại công trường.
Ở phương diện của nhà quản lý, cách quản lý chấm công trên Excel cũng có nhiều bất lợi:
- Phải tốn thời gian và chi phí để in ấn giấy tờ.
- Phải đối chiếu dữ liệu mỗi cuối tuần, nhập liệu thủ công từ trong giấy lên file Excel.
- Không chắc chắn người lao động có chấm công đúng hay không, có gian lận không.
Để loại bỏ những khía cạnh tiêu cực của bảng chấm công xây dựng thủ công này, HappyTime đã phát triển một nền tảng công nghệ giúp quản lý chấm công một cách tự động hóa.
HappyTime – Giải pháp quản lý chấm công ngành xây dựng hiệu quả
HappyTime là một phần mềm quản lý chấm công, sở hữu nhiều tính năng hữu ích hướng đến mục tiêu số hóa, tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản trị cho các doanh nghiệp. HappyTime đặc biệt phù hợp với các công ty xây dựng với đặc thù làm việc ca kíp liên tục, người lao động phải làm việc ngoài địa điểm thi công chứ không làm cố định một chỗ tại văn phòng:
- HappyTime loại bỏ hoàn toàn lo lắng về việc gian lận chấm công khi mà giờ chấm công của nhân viên được ghi nhận theo đúng thời gian thực với tính chính xác cao, thông qua các hình thức: Chấm công khuôn mặt Face ID, chấm công theo định vị GPS.
- Không cần có máy chấm công, không cần cố định các thiết bị chấm công, chỉ cần người lao động có điện thoại thông minh là có thể chấm công ở bất cứ địa điểm nào thuộc địa bàn thi công được phân công.
- Mọi dữ liệu nhanh chóng được lưu trữ tại hệ thống quản trị của công ty (thông qua nền tảng web trực tuyến), không hề tốn tài nguyên mà dễ dàng quản lý.
- HappyTime có chức năng chia ca kíp, tự động lên lịch làm việc cho người lao động. Người lao động có thể chủ động xin đổi ca hoặc đăng ký ca làm việc ngay trên ứng dụng di động.
- HappyTime hỗ trợ xuất bảng chấm công và tính lương chính xác, minh bạch, công bằng theo đúng dữ liệu thu thập được. Bộ phận nhân sự không còn phải tốn thời gian tổng hợp dữ liệu và tính toán một cách thủ công nữa.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các tính năng của HappyTime
Các công ty xây dựng có khả năng quản lý chấm công khoa học sẽ nhận được những dữ liệu hữu ích nhất từ các bảng chấm công xây dựng của mình. Quan trọng nhất là dữ liệu về chi phí theo kế hoạch so với thực tế, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và điều chỉnh lại tiến trình trong suốt vòng đời của dự án.
Để được HappyTime hỗ trợ quản lý chấm công khoa học và thuận tiện nhất, doanh nghiệp bạn hãy đăng ký sử dụng phần mềm tại website HappyTime, hoặc gọi về số hotline 0967.778.018 để được tư vấn miễn phí nhé!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
