Bảng chấm công làm thêm giờ là gì mà khiến nhiều nhà quản trị nhân sự phải bận tâm và đầu tư nhiều đến như vậy. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 5 điều về bảng chấm công tăng ca mà mọi nhà quản trị cần phải biết để vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru hơn.
Bảng chấm công làm thêm giờ là gì?
Tham khảo thêm:
>> Bảng chấm công làm thêm giờ và những điều bạn chưa biết
>> Bạn đã hiểu hết về mẫu bảng chấm công làm thêm giờ chưa?
>> Phần mềm tích hợp mẫu chấm công làm thêm giờ cho nhà quản lý
Có thể nói, bảng chấm công làm thêm giờ là một biểu mẫu dùng để theo dõi thời gian làm thêm (ngoài giờ hành chính) của nhân sự trong công ty. Biểu mẫu này được sử dụng phổ biến tại nhiều công ty lớn hoặc nhỏ hiện nay.
Việc ứng dụng bảng biểu mẫu chấm công tăng ca giúp nhà quản lý ghi nhận lại số giờ làm thêm trong một tuần hoặc một tháng của nhân sự. Từ đó, đánh giá và có cơ chế tính toán lương để chi trả cho người lao động. Mặt khác, người lao động cũng sẽ theo dõi thông tin được ghi nhận trong bảng chấm công để đưa ra phản hồi khi xảy ra sai sót trong quá trình ghi chép.
Khi nào cần sử dụng bảng chấm công làm thêm giờ?
Thời điểm thích hợp nhất để sử dụng bảng chấm công làm thêm giờ là khi nhân sự có phát sinh thời gian làm việc nằm ngoài quy định của công ty. Điều này nhằm đảm bảo công việc được diễn ra theo đúng tiến độ đã xây dựng từ trước đó.
Theo đó, mỗi bộ phận, phòng ban hoặc cấp trên phụ trách trực tiếp sẽ lập biểu mẫu tăng ca có ghi đầy đủ thông tin nhân sự để làm căn cứ trả lương cho nhân sự. Nếu như không có dữ liệu này, nhân sự sẽ không được tính lương và mất đi quyền lợi của chính mình.
Đối tượng liên quan đến bảng chấm công làm thêm giờ
Các đối tượng có liên quan đến bảng chấm công tăng ca bao gồm:
- Người lao động: Đây là đối tượng được áp dụng mẫu bảng chấm công tại công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Do đó, các thông tin được ghi chép trong biểu mẫu bao gồm: Họ và tên, Mã nhân viên, Vị trí công việc, Phòng ban liên quan, Thời gian làm thêm giờ, Tổng số giờ làm thêm,…
- Đối tượng xác nhận: Đối tượng xác nhận ở đây có thể là cấp trên hoặc người phụ trách theo dõi chấm công tại doanh nghiệp. Người này có nhiệm vụ ghi chép, xác nhận và quản lý thời gian làm thêm thực tế của người lao động. Sau đó, tổng hợp chính xác và đầy đủ để doanh nghiệp tiến hành thanh toán lương cho nhân sự.
- Đối tượng nhận: Thông tin làm thêm giờ của người lao động sau khi được cập nhật đầy đủ và chi tiết sẽ được chuyển giao đến người phụ trách tính lương hoặc phòng ban tài chính trong doanh nghiệp. Đối tượng này sẽ tổng hợp số giờ làm thêm cộng với số ngày làm việc thực tế trong tháng để quyết toán tiền lương.
Lý do sử dụng bảng chấm công làm thêm giờ là gì?
Bảng chấm công làm thêm giờ đang được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp vì 3 lý do sau đây:
Cơ sở xác thực thông tin
Ứng dụng bảng chấm công tăng ca giúp nhà quản lý xác thực được số giờ làm thêm thực tế của người lao đọng trong tháng. Mặt khác, đây có thể được coi là văn bản được xác nhận thông tin từ hai phía là doanh nghiệp và người lao động. Là công cụ để ghi chép lại thông tin cần thiết để phục vụ cho việc so sánh, đối chấp nếu có xảy ra sai sót sau này.
Quản lý người lao động
Tăng ca đồng nghĩa với việc người lao động sẽ làm thêm ngoài giờ hành chính. Chính vì vậy, rất khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý thời gian làm việc của từng nhân sự. Do đó, bảng chấm công tăng ca giúp cho công tác quản trị con người trở nên hiệu quả hơn.
Đồng thời, đây cũng là một nguồn thông tin đáng tin cậy khi nhà quản lý muốn cân nhắc thăng chức hoặc lương thưởng cho cá nhân có thành tích xuất sắc. Nếu thật sự người lao động mong muốn cống hiến cho doanh nghiệp, góp công sức để dự án được đẩy nhanh đúng tiến độ thì đây là cơ hội để nhà quản lý xem xét, đánh giá một cách kỹ lưỡng.
Căn cứ tính lương
Một trong những lý do quan trọng nhất khiến bảng chấm công làm thêm giờ được áp dụng mạnh mẽ tại nhiều doanh nghiệp chính là làm căn cứ tính lương. Thông thường, khi tính lương hằng tháng, bộ phận nhân sự chỉ theo dõi số công đi làm trong tháng. Do đó, nếu muốn đảm bảo quyền lợi cho người lao động, nhà quản lý cần phải hợp thức hóa một bảng chấm công làm thêm giờ giúp bộ phận nhân sự nắm rõ giờ giấc làm việc của nhân viên.
Sau đó, tiến hành tính tổng công tháng cộng công làm thêm giờ để tính toán tiền lương một cách chính xác nhất. Điều này cũng mang đến quyền lợi chính đáng cho nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp.
Giải pháp tối ưu bảng chấm công làm thêm giờ cho doanh nghiệp là gì?
Tìm hiểu thêm:
>> Cách làm bảng chấm công tăng ca chi tiết nhất cho nhà quản lý
>> Bảng chấm công theo giờ và những điều bạn cần biết
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Có thể nói, bảng chấm công làm thêm giờ đang được doanh nghiệp sử dụng phổ biến bằng giấy tờ hoặc cập nhật file Excel. Tuy nhiên, hai hình thức này lại bộc lộ nhiều khuyết điểm không mong muốn. Đơn cử như ghi chép sai thông tin giờ giấc, chế độ bảo mật thông tin thấp, dễ dàng đánh mất hoặc làm rơi giấy tờ,….
Thấu hiểu điều đó, phần mềm chấm công online HappyTime đang là giải pháp uy tín được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Được trang bị nhiều tính năng hiện đại như quản lý thời gian đi làm – tan làm, cập nhật số giờ làm thêm của từng nhân viên, theo dõi được số giờ đi làm muộn, số ngày nghỉ phép, số ngày làm việc tại nhà,… của từng nhân sự. Nhà quản lý dễ dàng tra cứu, theo dõi và cập nhật thông tin của từng nhân sự để phục vụ cho quá trình tính lương.
Giải pháp chấm công HappyTime giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian hơn so với phương pháp ghi chép truyền thống. Tất cả tính năng chấm công, quản lý đơn xin nghỉ phép, tính lương và hồ sơ nhân sự đều được tích hợp trong một phần mềm.
Kết luận
Bảng chấm công làm thêm giờ là gì có lẽ không còn làm khó được các nhà quản trị tài ba. Hy vọng thông tin bổ ích trên đây đã giúp doanh nghiệp hiểu hơn về tầm quan trọng của quản lý thời gian làm việc để ứng dụng vào quy trình vận hành của tổ chức!
