Hướng dẫn áp dụng quy trình 5S trong nhà máy an toàn và hiệu quả

Phương pháp 5S trong nhà máy thường được hiểu đơn giản là sắp xếp mọi thứ tại nơi làm việc đúng với vị trí cần thiết. Vậy, 5S trong nhà máy bao gồm những yếu tố nào? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây nhé.

Quy trình 5S là gì?

Quy trình 5S là quá trình sử dụng phương pháp 5S của Nhật Bản nhằm duy trì một nơi làm việc an toàn, có tổ chức và hiệu quả. Ngày nay, 5S không chỉ được áp dụng trong nhà máy sản xuất, mà còn có thể được sử dụng trong nhiều ngành khác như công nghệ, chăm sóc sức khỏe và chính phủ. 

 Quy trình này bao gồm 5 thành phần chính tóm tắt như sau:

• Seiri – Sort: Sàng lọc – Loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Seiton – Straighten: Sắp xếp – Sắp xếp những gì còn lại sau khi phân loại.
• Seiso – Shine: Sạch sẽ – Làm sạch và kiểm tra khu vực làm việc.
• Seiketsu – Standardize: Săn sóc – Tiếp tục thực hiện và chuẩn hóa quy trình 5S.
• Shitsuke – Sustain: Sẵn sàng – Áp dụng và luôn huấn luyện nhân viên thực hiện sẵn sàng.

Lợi ích của quy trình 5S trong nhà máy là gì?

Những lợi ích chính của quy trình 5S trong nhà máy được đề cập ở trên bao gồm như sau:

• Tạo ra một không gian thoáng đãng, sạch sẽ và gọn gàng cho cơ sở nhà máy, bằng cách loại bỏ các công cụ và thiết bị không cần thiết, đồng thời giúp tối ưu hóa không gian làm việc.
• Giảm thiểu lãng phí từ hoạt động, chuyển động không cần thiết bằng cách tổ chức không gian làm việc một cách khoa học và có hệ thống hơn, đồng thời tối ưu hóa các quy trình sản xuất.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm thời gian ngưng trệ bằng cách bảo trì thiết bị một cách nhất quán, đồng thời đưa ra các quy trình bảo trì hợp lý.
• Tạo động lực cho nhân viên bằng cách trao cho họ nhiều trách nhiệm hơn đối với môi trường làm việc của họ, đồng thời đào tạo nhân viên về kỹ năng và các quy trình làm việc mới.
• Phòng ngừa tai nạn, tạo môi trường làm việc an toàn hơn bằng cách đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ và được bảo trì tốt, đồng thời xây dựng các quy định về an toàn lao động và đào tạo nhân viên về an toàn lao động.

Từ những lợi ích trên, bạn có thể thấy rõ tầm quan trọng của quy trình 5S trong hoạt động sản xuất, đồng thời nhận thấy rằng chương trình này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn, an toàn hơn cho nhân viên. Hãy cùng tìm hiểu thêm về từng bước của chương trình 5S để áp dụng hiệu quả trong hoạt động sản xuất của bạn.

Các thành phần của quy trình 5S trong nhà máy

Để có thể áp dụng được 5S trong nhà máy, bạn cần hiểu về những thành phần của quy trình này. Như đã nêu tóm tắt ở trên, 5S trong nhà máy sẽ bao gồm các thành phần sau:

Seiri – Sort: Sàng lọc

Đây là bước đầu tiên bạn cần thực hiện khi muốn áp dụng quy trình 5S trong nhà máy. Mục đích của bước này là giúp loại bỏ những thiết bị, đồ vật, hạng mục không cần thiết ra khỏi nơi làm việc. Sàng lọc giúp bạn có biết được các hạng mục, khu vực nào trong nhà máy đang được sắp xếp không hợp lý, khu vực nào không cần thiết, khu vực nào cần thay đổi,…

Sàng lọc cho phép nhân viên trong nhà máy có không gian làm việc hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết (và loại bỏ sự phân tâm). Đây cũng là bước đầu tiên để mở ra không gian có thể được sử dụng cho những thứ khác.

Để thực hiện bước này, bạn cần phải thiết lập toàn bộ các công cụ, bộ phận, vật liệu đang có trong nhà máy. Sau đó thực hiện những yếu tố sau:

• Lưu lại những đồ vật cần thiết: Chọn lọc những thiết bị, đồ vật cần cho khu vực làm việc hiện tại. Nếu phát hiện những thiết bị, đồ vật cần cho khu vực khác, cần thực hiện bàn giao cho người chịu trách nhiệm khu vực đó để tránh lãng phí.
• Cân nhắc những đồ vật có thể cần: Đây là những thiết bị, vật dụng mà bạn không rõ nó có cần thiết hay không. Cần phân loại để xác định lại cụ thể hơn.
• Loại bỏ những vật dụng mà bạn không cần thiết.

Seiton – Straighten: Sắp xếp

Bước tiếp theo khi thực hiện quy trình 5s trong nhà máy là sắp xếp kỹ lưỡng các đồ vật, thiết bị, hạng mục còn lại sau khi phân loại, sao cho các mục được sử dụng thường xuyên dễ dàng truy cập. Lưu ý cần sắp xếp mọi mục mọi mục đều có vị trí rõ ràng và dễ tìm. Bước này có mục đích giúp tăng hiệu quả của quá trình làm việc, xác định được các vật dụng ưu tiên.

Việc sắp xếp lại các đồ vật, thiết bị, hạng mục có một vị trí cụ thể sẽ giúp nhân viên nhà máy thể dễ dàng tìm thấy, đặt lại sau khi sử dụng dễ dàng. Bước này làm giảm lãng phí do chuyển động dư thừa khi các vật phẩm được đặt ở những vị trí thuận tiện hơn. Đây cũng là bước thứ hai để mở ra không gian có thể được sử dụng cho những thứ khác phục vụ cho hoạt động sản xuất trong nhà máy.

Ví dụ về cách thực hiện bước này mà bạn có thể tham khảo như sau:

• Ưu tiên sắp xếp các đồ vật, thiết bị, hạng mục có cùng đặc điểm hoặc chức năng cùng khu vực.
• Cần thiết kế trước về khu vực sắp xếp đồ vật, thiết bị và các hạng mục để tránh không bị thiếu hoặc thừa khu vực.
• Sử dụng các dụng cụ chứa phù hợp với các đồ vật, thiết bị, gắn nhãn để không bị nhầm lẫn mỗi lần cần dùng đến.

Seiso – Shine: Sạch sẽ

Bước tiếp theo của quy trình thực hiện 5S trong nhà máy là đảm bảo cho tất cả khu vực làm việc được sạch sẽ, không có bụi bẩn. Bước này được thực hiện để đảm bảo quá trình làm sạch, bảo trì, bảo dưỡng được thực hiện thường xuyên. 

Để thực hiện bước này, bạn nên lưu ý như:

• Sử dụng các loại dụng cụ, chất tẩy rửa phù hợp với các thiết bị, đồ vật,… để tránh bị hỏng hóc không cần thiết. Mỗi lần dọn dẹp, cố gắng không làm không gian quá sạch sẽ hơn hiện trạng bình thường của không gian đó.
• Nếu có bất kỳ dấu hiệu máy móc, thiết bị trong nhà máy bị rò rỉ, tràn nguyên liệu, xuất hiện các mảnh vỡ,… cần phải cố gắng tìm hiểu nguồn gốc ở đâu và xử lý vấn đề kịp thời.
• Thường xuyên quan sát và lưu ý dọn dẹp sạch sẽ ngay khi xuất hiện những dấu hiệu của bụi, ô nhiễm.

Seiketsu – Standardize: Săn sóc

Bước này được thực hiện như cầu nối của 3 bước đầu tiên và bước Shisuke cuối cùng của quy trình 5S trong nhà máy. Mục tiêu của bước này là bạn cần thực hiện thường xuyên bước 1 – 3 và luôn tìm cách tối ưu cho các bước này được chuẩn hóa. Bước này sẽ giúp các bước 1 – 3 được lặp đi lặp lại nhuần nhuyễn hơn.

Để thực hiện bước thứ 4 này, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Nên yêu cầu các nhân viên thực hiện theo cặp (nghĩa là 2 nhân viên 1 nhóm) trong quá trình tiến hành 5S.
• Luôn duy trì sự đơn giản, đảm bảo nhân viên hiểu rõ từng bước, từng nhiệm vụ trong quá trình thực hiện 5S.
• Lập các danh sách để kiểm tra, thực hiện các bước từ 1 – 3 dễ dàng hơn. Danh sách kiểm tra cần ngắn gọn nhất có thể.
• Sắp xếp danh sách kiểm tra theo vai trò, theo ca, theo tần suất (ví dụ như hàng tuần, hàng tháng,…). Điều này sẽ giúp 5S trong nhà máy trở thành thói quen cho nhân viên.

Shitsuke – Sustain: Sẵn sàng

Bước cuối cùng đối với quy trình 5S trong nhà máy là Duy trì và luôn Sẵn sàng thực hiện bất kỳ lúc nào. Bước này đảm bảo 5S trong nhà máy được thực hiện liên tục và thường xuyên. 

Nhân viên nên duy trì tất cả các tiêu chuẩn này và làm việc để cải thiện từng ngày, từng chút một. Những cải tiến lâu dài, bền vững sẽ làm tăng hiệu quả tổng thể, hiệu suất của nhân viên và tinh thần. Tuy vậy, duy trì hệ thống 5S là phần khó nhất và hầu hết các công ty đều thất bại với bước này.

Bạn có thể áp dụng một số lưu ý sau đây để thực hiện bước cuối cùng này hiệu quả hơn:

• Lên lịch để thực hiện 5S dưới dạng các nhiệm vụ cụ thể.
• Hướng dẫn nhân viên cách thực hiện các nhiệm vụ 5S thông qua thực hành và đào tạo. Cho nhân viên thấy những gì nhà máy mong đợi ở họ, chuẩn bị cho họ đầy đủ các tài nguyên công cụ để tự mình thực hiện các nhiệm vụ.
• Sau khi đào tạo 5S ban đầu cho nhân viên, hãy nhẹ nhàng giám sát trong khi họ tiếp tục hình thành thói quen. Giai đoạn đầu thường sẽ khó có thể thuận lợi, vì vậy hãy kiên nhẫn và giúp đỡ nhân viên sửa chữa khi cần thiết.
•  Khi đưa ra hoặc nhận phản hồi về nhiệm vụ, hãy xem những điểm có thể thay đổi để giúp nhiệm vụ dễ dàng và hiệu quả hơn.

Các thách thức và cách vượt qua khi triển khai 5S trong nhà máy

Trong quá trình triển khai 5S trong nhà máy, sẽ có nhiều thách thức mà doanh nghiệp cần lưu ý để có thể đảm bảo thực hiện thành công hơn. Dưới đây là những thách thức chính và cách vượt qua chúng:

Thách thức 1: Không có sự cam kết từ lãnh đạo

Để triển khai thành công phương pháp 5S, cần có sự cam kết và hỗ trợ của lãnh đạo nhà máy. Nếu lãnh đạo không tin tưởng và không tham gia triển khai, thì sẽ rất khó để thuyết phục nhân viên tham gia.

Để vượt qua thách thức này, bạn cần thiết phải thuyết phục lãnh đạo về việc triển khai 5S và lợi ích của nó mang đến cho sự phát triển của nhà máy ra sao. Bạn cũng cần trình bày kế hoạch cụ thể và minh chứng cho việc triển khai 5S sẽ mang lại hiệu quả, tăng cường năng suất của nhà máy để thuyết phục được ban lãnh đạo.

Thách thức 2: Nhân viên không quen với việc duy trì trật tự, sạch sẽ

Phương pháp 5S đòi hỏi một thay đổi lớn trong thói quen và cách làm việc của nhân viên. Một số nhân viên có thể không muốn thay đổi hoặc chưa thích nghi được với các quy trình mới.

Để vượt qua khó khăn này, cần phải đào tạo nhân viên về 5S và tầm quan trọng của việc giữ gìn trật tự, sạch sẽ trong môi trường làm việc. Cần tạo ra các quy trình, quy định rõ ràng và đưa ra các hình thức khen thưởng để khuyến khích nhân viên thực hiện 5S.

Bên cạnh đó, thiếu nguồn lực và thiết bị cần thiết để triển khai 5S cũng sẽ gây cản trở đến sự duy trì của nhân viên. Do đó nhà máy cũng cần có kế hoạch chi tiết về việc đầu tư nguồn lực, thiết bị cần thiết để tạo mọi điều kiện cho nhân viên duy trì và triển khai 5S bền vững hơn.

Thách thức 3: Khó khăn trong việc duy trì 5S

Rõ ràng rằng, để duy trì một thói quen mới là không hề dễ. Một tình trạng phổ biến của mọi nhà máy khi áp dụng 5S là giai đoạn đầu, nhân viên có thể đồng thuận chấp nhận thi hành, tuy nhiên chỉ một thời gian ngắn sau, mọi người sẽ dần lơ là và quay về những thói quen cũ không hề “5S”.

Để vượt qua thách thức này, nhà máy cần phải thiết lập các quy trình cụ thể để duy trì 5S, đồng thời đưa ra các biện pháp kiểm soát, giám sát, thậm chí là kỷ luật để đảm bảo 5S luôn được duy trì đúng yêu cầu đã được ban hành.

Ngoài ra, nhà máy còn có thể tổ chức các khóa đào tạo để hướng dẫn cho nhân viên các kỹ năng cần thiết để thực hiện các hoạt động 5S. Việc sử dụng các công cụ quản lý như bảng điều khiển 5S cũng có thể giúp giám sát quá trình thực hiện 5S và đưa ra các biện pháp khắc phục sớm những sai sót trong quá trình thực hiện.

Thách thức 4: Thiếu sự đồng thuận và sự hợp tác từ các bộ phận khác nhau trong nhà máy

Triển khai 5S trong một nhà máy đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận và phòng ban khác nhau. Nếu không có sự phối hợp, sẽ khó để đạt được hiệu quả cao nhất.

Để xử lý vấn đề này, bạn cần xây dựng kế hoạch phân công cụ thể về việc triển khai 5S cho các bộ phận khác nhau trong nhà máy. Đồng thời, cần tạo ra sự đồng thuận và sự hợp tác thông qua việc giao tiếp hiệu quả, đưa ra các lợi ích cụ thể của việc triển khai 5S cho các bộ phận này. Bạn cũng có thể thường xuyên tổ chức các buổi họp để giúp các bộ phận trong nhà máy dễ dàng kết nối và thực hiện 5S tốt hơn.

Hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về 5S trong nhà máy và cách thực hiện quy trình này như thế nào. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn quản lý và tạo ra hiệu quả tốt hơn trong quá trình thực hiện 5S, hãy truy cập và trải nghiệm HappyTime từ hôm nay nhé. Với tính năng truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng, Gamification hấp dẫn, bạn có thể dễ dàng thông báo, thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Kỷ luật và động lực – Giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.