Tổng hợp 8 loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp và giải pháp

Doanh nghiệp của bạn có thể đang tồn tại nhiều sự lãng phí ảnh hưởng đến khả năng tăng trưởng, phát triển chung của tổ chức. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu về những sự lãng phí trong quản trị doanh nghiệp này là gì và cách giảm lãng phí nhé.

Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp là gì?

Trước khi đến với 8 loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp là gì, bạn cần hiểu khái niệm của “lãng phí trong quản trị doanh nghiệp”. Theo đó, lãng phí là những hoạt động không mang đến giá trị cho doanh nghiệp, khách hàng hoặc là những hành động khách hàng không mong đợi. 

Trong quản trị doanh nghiệp, khi nhắc đến lãng phí, thường mọi người sẽ liên tưởng nhiều đến các khía cạnh như tiền bạc, thời gian hay nguyên vật liệu vật chất. Tuy vậy, lãng phí trong quản trị doanh nghiệp còn có phạm vi rộng lớn hơn. Nó bao gồm những sản phẩm kém chất lượng, những hoạt động thừa thãi mà không tạo ra được bất kỳ giá trị gia tăng nào cho doanh nghiệp,…

Nhận diện 8 loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp

Trước đây, Taiichi Ohno – kỹ sư trưởng của Toyota đã chỉ ra 7 loại lãng phí chính trong doanh nghiệp. Tuy vậy, đến năm 1990, nguồn nhân lực cũng được xem là một loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp ngoài 7 yếu tố do Taiichi Ohno đã chỉ ra. Cụ thể, 8 loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp cần quan tâm như sau:

Defect – lãng phí do sản xuất lỗi

Sản phẩm lỗi, sản xuất lỗi không chỉ gây lãng phí trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp mà còn kéo theo nhiều sự lãng phí gián tiếp. Đối với một sản phẩm lỗi, doanh nghiệp cần thực hiện 3 giải pháp chính bao gồm:

• Thực hiện thuyết phục khách hàng chấp nhận sản phẩm lỗi với mức giá rẻ hơn: Tuy vậy, cách thức này sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh chung.
• Thực hiện sửa chữa hoặc sản xuất lại: Điều này sẽ làm tăng các chi phí trực tiếp được tính là chi phí đầu vào của doanh nghiệp. Từ đó làm giảm năng suất do chi phí đầu vào tăng nhưng sản lượng đầu ra không đổi.
• Loại bỏ sản phẩm lỗi cũng sẽ gây ra những sự lãng phí tương tự với sửa chữa, sản xuất lại,…

Giải pháp: Tìm hiểu lỗi của sản phẩm và tập trung giải quyết nó, thiết kế quy trình sản xuất phù hợp để giảm thiểu lỗi, sự bất thường trong sản xuất. Cần thực hiện chuẩn hóa công việc, đảm bảo quy trình sản xuất được nhất quán.

Over Production – lãng phí do sản xuất dư thừa

Thực tế, những doanh nghiệp sản xuất thường có các kế hoạch sản xuất dư thừa sản phẩm để đề phòng những rủi ro khác. Đây là một kế hoạch tốt, tuy vậy nếu không biết điều phối lượng sản phẩm được sản xuất dư thừa phù hợp, nó có thể gây ra lãng phí trong quản trị doanh nghiệp.

 Đặc biệt, khi tình trạng sản xuất dư thừa vượt ngưỡng cho phép, nó có thể tạo ra gánh nặng tài chính, vận hành không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Nếu tình trạng hàng hóa sản xuất dư thừa tiếp diễn trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về quay vòng vốn, lãng phí chi phí lưu kho,…

Sản xuất dư thừa có 2 loại chính là sản xuất sớm hơn yêu cầu và sản xuất nhiều hơn so với yêu cầu. Bất kỳ hình thức nào cũng dẫn đến nguy cơ làm tồn cơ, sản phẩm bị lỗi lời, giảm chất lượng,… dẫn đến không có khách hàng và hủy bỏ sản phẩm. Đây được đánh giá là một trong những loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp rất lớn.

Giải pháp: Cân bằng lại dây chuyền sản xuất, mức độ sản xuất, cân bằng lại kế hoạch sản xuất dự trù. Bố trí, sắp xếp lại kho hàng tránh tình trạng tồn kho lãng phí. Sử dụng kế hoạch Takt Time để đảm bảo tốc độ sản xuất đồng đều.

Waiting – lãng phí thời gian, trì hoãn

Thời gian và trì hoãn là loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp tiếp theo mà doanh nghiệp cần lưu ý. Sự lãng phí này thường xuất hiện ở trường hợp nhân sự chờ việc (chờ nguyên vật liệu, chờ thiết bị,…) và thiết bị, máy móc bị nhãn rồi. Ví dụ một số trường hợp lãng phí trong quản trị doanh nghiệp thuộc loại này như:

• Ví dụ 1: Công nhân đứng chờ thời gian máy hoạt động khi đang xử lý một vật liệu khác. Sau thời gian chờ đợi đó, công nhân lại đưa vật liệu tiếp theo vào và chờ đợi. Thời gian chờ đợi này được xem là lãng phí.
• Ví dụ 2: Một thiết bị đang hoạt động chẳng may bị hỏng, thiết bị ngưng hoạt động và doanh nghiệp không có kế hoạch dự phòng khi gặp sự cố này. Do đó, hoạt động sản xuất phải tạm dừng để khắc phục sự cố. Thời gian chờ khắc phục sự cố chính là sự lãng phí.

Giải pháp: Thiết kế quy trình phù hợp để đảm bảo quá trình sản xuất, vận hành được diễn ra liên tục. Cân bằng khối lượng, công việc và chuẩn hóa quy trình để tránh lãng phí thời gian. Đưa ra những kế hoạch cho các sự cố có thể xảy ra, giảm thời gian chờ khắc phục.

Non-Used Talent – lãng phí nguồn nhân lực

Tình trạng lãng phí nguồn nhân lực đang diễn ra gần như ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Lãng phí nguồn nhân lực có thể biểu hiện ở những yếu tố như:

• Tuyển dụng những nhân sự chưa cần thiết và đảm nhiệm quá ít vai trò trong tổ chức.
• Lãng phí nhân tài khiến họ không cảm nhận được sự quan trọng của mình trong tổ chức. Sự lãng phí này có thể biểu hiện qua việc không cung cấp cho họ sự đào tạo phù hợp, sự học hỏi phù hợp, phương pháp, kinh nghiệm, sự hợp tác,…
• Trong sản xuất, sự lãng phí nguồn nhân lực cũng có thể biểu hiện ở việc nhân viên kém hoặc được đào tạo kém. Từ đó dẫn đến quá trình vận hành, sản xuất thiếu hiệu quả.

Giải pháp: Cung cấp những giải pháp khuyến khích người lao động, cung cấp và xây dựng văn hóa tổ chức tích cực. Phân chia đúng người, đúng việc. Tuyển dụng đúng và tuyển dụng đủ người. Đào tạo nhân viên liên tục,…

Transport – lãng phí trong vận chuyển, di chuyển

Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp này thường xuất phát từ nguyên nhân doanh nghiệp lựa chọn nơi làm việc không hợp lý hoặc quy trình làm việc không hợp lý. Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp thường bố trí xưởng sản xuất theo chức năng, nhiệm vụ. Do đó, để sản xuất hoặc vận chuyển, di chuyển một sản phẩm sẽ phải đi qua nhiều khâu, bước khác nhau.

Quá trình di chuyển, vận chuyển quá nhiều này có thể dẫn đến sự hư hại cho sản phẩm và tạo ra lãng phí. Bên cạnh đó, khi con người và thiết bị di chuyển, vận chuyển quá nhiều cũng dẫn đến kiệt sức, hao mòn,… Điều này cũng gây ra sự lãng phí trong quản lý doanh nghiệp.

Giải pháp: Cần sắp xếp lại vị trí làm việc trong văn phòng, ưu tiên cho những người, bộ phận thường xuyên phải làm việc với nhau có khu vực ngồi làm việc gần nhau. Trong sản xuất, cần xây dựng quy trình sản xuất dễ dàng tiếp cận với những vị trí của máy móc để xử lý nguyên liệu nhanh hơn. Áp dụng dây chuyền sản xuất liên kết, đào tạo nhân sự đa chức năng,…

Inventory – lãng phí trong tồn kho

Nếu doanh nghiệp có một nhà kho luôn chứa nhiều nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm,… sự lãng phí trong quản trị đang xuất hiện ở giai đoạn này. Lưu kho quá nhiều không phải là tình trạng tốt, nó có thể là biểu hiện doanh nghiệp đang bị đọng chi phí, vốn khi chúng không được sử dụng cho những mục đích khác.

Tình trạng lãng phí tồn kho có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Ví dụ như kế hoạch sản xuất, nhập nguyên vật liệu không hợp lý, các kế hoạch kinh doanh, chiến lược thị trường chưa đúng,… Lưu kho quá nhiều cũng sẽ dẫn đến nhiều chi phí khác tăng theo như chi phí thuê mặt bằng nhà kho, chi phí hao mòn, chi phí bảo quản,…

Giải pháp: Tính toán lượng hàng cần thiết và chặt chẽ trong quá trình sản xuất để có được lượng lưu kho chính xác hơn. Áp dụng các hệ thống sản xuất Just-In-Time (vừa đúng lúc), sử dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá,… để đẩy các thành phẩm ra thị trường, thu hồi vốn,…

Motion – lãng phí trong hoạt động

Một loại lãng phí trong doanh nghiệp khác khó có thể phát hiện chính là lãng phí trong hoạt động. Nó có thể bao gồm bất kỳ hoạt động nào trong doanh nghiệp mà không mang lại được giá trị hữu ích cho doanh nghiệp đó. Thông thường chúng sẽ là nhóm hoạt động không tạo ra giá trị và khách hàng không sẵn lòng để trả tiền cho kết quả của những hoạt động đó.

Giải pháp: Cần thực hiện loại bỏ lãng phí từ ý thức hoạt động của cấp quản lý, lãnh đạo. Ví dụ như những hoạt động thủ tục hành chính không cần thiết, các quy định không phù hợp. Áp dụng công nghệ vào hỗ trợ tối giản hóa những hoạt động trong quản trị,…

Tìm hiểu thêm: Số hóa doanh nghiệp là gì? Hành trình để tăng trưởng bứt tốc

Excess Processing – lãng phí trong quá trình

Các doanh nghiệp ngày nay vẫn còn tồn tại nhiều quy trình làm việc chưa hợp lý hoặc lỗi thời, mang đến nhiều phiền phức cho người lao động. Điều này tuy không mang đến sự lãng phí trong quản trị doanh nghiệp trực tiếp, nhưng nó ảnh hưởng đến năng suất của người lao động. Và khi năng suất của người lao động bị ảnh hưởng, nó sẽ ảnh hưởng đến kết quả tăng trưởng, phát triển chung của doanh nghiệp, tạo ra nhiều loại lãng phí khác nhau.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần thiết kế quy trình, quy định làm việc hợp lý hơn. Thực hiện áp dụng các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa, tự động hóa những quy trình thủ công có thể tối giản,…

Hy vọng với bài viết ngày hôm nay, bạn đã hiểu hơn về những loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp là gì và cách để giảm lãng phí. Bên cạnh đó, đừng quên truy cập ngay vào HappyTime.vn để trải nghiệm từ hôm nay nhé. Với những tính năng như chấm công, tính lương, bảng tin nội bộ, Gamification, tối giản quá trình thủ tục hành chính,… HappyTime có thể giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy vận hành và giảm lãng phí trong quản trị doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Top 10 lý do doanh nghiệp tại sao phải chuyển đổi số ngay từ hôm nay

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.