Cách ghi bảng chấm công hàng ngày không khó nhưng không phải ai cũng có thể hiểu và thực hiện đúng. Để có được mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch, công bằng cho nhân viên dù là nghỉ phép, nghỉ lễ hay nghỉ không lương,… thì hãy cùng tìm hiểu với Happytime trong bài viết này nhé.
Mục lục
Bạn biết gì về bảng chấm công hằng ngày?
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay, đều thực hiện mẫu bảng chấm công hằng ngày trên file excel với mục đích theo dõi ngày công đi làm của từng nhân viên. Bảng chấm công ngày là căn cứ để tính lương cho người lao động một cách công bằng và minh bạch nhất. Đồng thời, cũng là tài liệu để đánh giá mức độ chuyên cần của mỗi nhân viên và có chính sách tăng lương hay thưởng khích lệ phù hợp.
Hiện nay, trong các doanh nghiệp, bảng chấm công theo ngày trên excel được sử dụng khá phổ biến trong hoạt động chấm công. Mẫu bảng chấm công sử dụng được đánh giá là cụ thể, khoa học và dễ sử dụng. Với bảng chấm công này, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng theo dõi được số ngày công đi làm của công nhân viên tại doanh nghiệp và bảo đảm được sự minh bạch, rõ ràng, công bằng đối với tất cả nhân viên.
Các nội dung chính được trình bày trong bảng chấm công theo ngày thường bao gồm: Các thông tin về thời gian thực hiện chấm công; Số thứ tự, họ tên nhân viên; Số ngày trong tháng; Tổng cộng số công nhân viên làm, số ngày nghỉ của nhân viên.
Việc thực hiện bảng chấm công sẽ do phòng nhân sự của công ty, doanh nghiệp thực hiện. Đây sẽ là cơ sở để tính lương cho nhân viên vào cuối mỗi tháng. Vì thế, yêu cầu về sự chính xác và đầy đủ mỗi ngày là vô cùng cần thiết.
>>> Xem thêm: Hướng Dẫn 3 Bước Làm Bảng Chấm Công Có Tăng Ca Đơn Giản
Bảng chấm công hằng ngày được xây dựng như thế nào?
Bảng chấm công hằng ngày được xây dựng dưới dạng bảng biểu, liệt kê đầy đủ từng ngày làm trong tháng rất khoa học, dễ hiểu và có thể theo dõi được cùng lúc tất cả các nhân viên. Vậy nên, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một bảng chấm công là có thể chấm công cho toàn bộ nhân viên trong cả tháng.
Ngoài ra, vì bảng chấm công sẽ là căn cứ để tính lương cho mỗi nhân viên, nên các thông tin chính cần được trình bày trong bảng chấm công bắt buộc phải có số thứ tự các nhân viên, họ tên và chức vụ của từng nhân viên. Tương ứng với đó là các ngày trong tháng để người phụ trách đánh dấu chấm công. Cuối tháng, sẽ căn cứ vào việc chấm công ngày để tính tổng số ngày làm việc, ngày nghỉ của nhân viên, tránh sự sai sót không đáng có.
Thông qua bảng chấm công theo ngày, việc theo dõi số ngày phép, ngày phép tính lương, ngày nghỉ không tính lương,… cũng trở nên dễ dàng và được thống kê chi tiết, chính xác hơn. Nhân viên cũng có thể xem lại bảng chấm công của mình, khi có những thắc mắc về việc tính lương.
>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Lập Bảng Chấm Công Cá Nhân Chỉ Trong 5 Phút
Hướng dẫn cách ghi bảng chấm công hàng ngày chính xác nhất
1. Hàng ngày, trưởng phòng, ban hay bộ phận, hoặc người được ủy quyền căn cứ tình hình thực tế của bộ phận mình để thực hiện chấm công theo bảng chấm công cho từng người trong ngày, đồng thời ghi vào các ngày tương ứng trong tháng theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
2. Phương pháp chấm công:
Tùy thuộc vào điều kiện sản xuất và kinh doanh của từng đơn vị để thực hiện phương pháp chấm công thích hợp và hiệu quả. Theo đó, người lao động làm việc tại đơn vị hay làm các việc khác như học tập, hội nghị, nghỉ chế độ, thì dùng ký hiệu tương ứng để chấm công cho ngày hôm đó.
3. Bảng chấm công thể hiện rõ ràng số ngày trong tháng (tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy theo tháng). Tương ứng với các ngày là các thứ trong tuần đó. Việc lập bảng chấm công chi tiết sẽ tạo thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên của mình.
4. Người lao động làm việc tại đơn vị có đủ thời gian theo hợp đồng lao động, nội quy, quy chế cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp sẽ được tính là 1 công và đánh dấu x vào ngày đó.
Các trường hợp khác đánh dấu theo các ký hiệu tương ứng.
5. Tổng hợp tính công theo tháng :
- Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động đó;
- Tổng số ngày người lao động đã xin nghỉ phép trong tháng;
- Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo đúng quy định của Nhà nước (ban gồm ngày nghỉ chính thức, ngày nghỉ bù);
- Tổng số ngày người lao động nghỉ do ốm trong tháng (nếu có);
- Tổng số ngày người lao động được nghỉ hưởng chế độ trong tháng (du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, lao động nghĩa vụ,nghỉ không hưởng lương)
6. Cuối tháng, người chấm công, hoặc người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng với các giấy tờ liên quan (Đơn xin nghỉ mát và Đơn xin nghỉ việc không hưởng lương) về bộ phận kế toán kiểm tra và đối chiếu.
Kết luận
Bảng chấm công hằng ngày là một văn bản được sử dụng trong việc tính lương cho người lao động. Hy vọng với những chia sẻ mà Happytime mang đến hôm nay, sẽ giúp ích được mọi người trong công việc.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
