Tổng hợp công từ máy chấm công là công việc được thực hiện hàng tháng tại mọi doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo tiến độ chi trả lương cho người lao động. Tuy nhiên, quy trình này ẩn chứa nhiều rủi ro dẫn đến sai lệch kết quả. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 3 rủi ro mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện quy trình này!
Mục lục
Tại sao cần tổng hợp công từ máy chấm công?
Tìm hiểu thêm:
>> Bật mí cách quản lý chấm công tối ưu nhất cho doanh nghiệp
>> Cách chấm công nhân viên được 9/10 doanh nghiệp sử dụng
>> Tổng hợp hình thức chấm công hiện đại nhất hiện nay
Máy chấm công bằng vân tay hoặc máy chấm công thẻ từ là thiết bị phổ biến được sử dụng tại hầu hết mọi doanh nghiệp hiện nay. Đây là công cụ để doanh nghiệp quản lý thời gian giờ giấc đi làm của nhân sự trong công ty.
Việc lắp đặt máy chấm công tương đối dễ dàng. Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều đã trang bị cho mình ít nhất một chiếc máy chấm công. Nhằm đảm bảo sự công bằng về lương thưởng cho tất cả người lao động ảnh. Vào cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp công từ máy chấm công để tính toán lương cho nhân viên. Đây là căn cứ để nhân viên đối chiếu thời gian đi làm của mình xem có đúng với số giờ thực tế hay không.
So với phương pháp chấm công trên giấy hoặc file Excel thì máy chấm công đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quy trình quản trị nhân sự.
3 rủi ro có thể gặp phải khi tổng hợp công từ máy chấm công
1. Mất dữ liệu chấm công
Trường hợp này thường xảy ra khi máy chấm công bị đầy dữ liệu khi đó chấm công sẽ không ghi nhận công nữa. Điều này dễ xảy dễ dẫn đến trường hợp nhân viên chấm công nhưng không được ghi nhận. Từ đó, làm mất dữ liệu chấm công của nhân viên. Có thể nói, đây là trường hợp cực kỳ nguy hiểm. Bởi lẽ sau khi bị mất dữ liệu chấm công thì không có cách nào khôi khôi phục lại lại dẫn đến trường hợp nhân viên bị mất công và không được tính này đi làm.
Do vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra lượng dữ liệu còn khả dụng trong phần mềm chấm công thường xuyên để tránh trường hợp đánh mất dữ liệu.
2. Quản lý dữ liệu đặc biệt khó khăn
Đối với các doanh nghiệp lớn, với số lượng lên đến hàng nghìn nhân viên thì việc tổng hợp công từ máy chấm công thật sự là một bài toán nan giải. Bởi lẽ, để có thể tổng hợp tra cứu và phân tích số liệu của từng nhân sự không phải là điều đơn giản. Bộ phận nhân sự phải tốn rất nhiều thời gian để nhập và tổng hợp dữ liệu.
Trong trường hợp hợp dữ liệu chấm công bị ghi nhận sai và nhân viên phản hồi thì bộ phận quản lý mất rất nhiều thời gian để có thể xử lý dữ liệu bị sai đó. Mặt khác, khi có tác vụ bổ sung từ trước các bớt dữ liệu thì bộ phận nhân sự cũng cũng phải dành ra một khoảng thời gian tương đối nhiều có thể thấy việc quản lý dữ liệu công từ máy chấm công.
3. Tính bảo mật không cao
Khi tiến hành tổng hợp công từ máy chấm công, dữ liệu sẽ được đẩy lên hệ thống chung và thường được quản lý bằng file Excel. Tuy nhiên, Excel là một công cụ không có tính bảo mật. Do đó, dễ xảy ra các rủi ro không mong muốn như mất dữ liệu hoặc dữ liệu bị chỉnh sửa.
Bởi lẽ, thông tin nhân sự, dữ liệu chấm công là một căn cứ quan trọng để để doanh nghiệp tính toán và chi trả lương cho nhân viên. Do đó, tính bảo mật cần được đặt lên hàng đầu.
Giải pháp tổng hợp công từ máy chấm công hiệu quả nhất
Tham khảo ngay:
>> 5 đặc điểm nổi bật của bảng chấm công trên điện thoại
>> 5 lợi thế “lớn” của bảng chấm công trên điện thoại iphone
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Để tiến hành tổng hợp công từ máy chấm công hiệu quả, bộ phận quản lý nhân sự cần cần phải tiến hành rất nhiều bước khác nhau. Ví dụ như tải dữ liệu lên hệ thống, kiểm tra dữ liệu thô, tổng hợp tính công và xuất báo cáo chấm công. Những công việc này tốn rất nhiều thời gian và bao gồm nhiều bước nhỏ. Do đó, dễ xảy ra sai sót bởi nhiều yếu tố khác nhau.
Thấu hiểu điều đó, phần mềm chấm công online HappyTime đã ra đời nhằm mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp Việt Nam. Có thể nói, Happy Time là công cụ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như công sức khi tiến hành tổng hợp công hàng tháng
Ứng dụng được trang bị nhiều tính năng nổi bật. Đơn cử như như chấm công linh hoạt tích hợp nhiều thiết bị chấm công khác nhau, quản lý thông tin nhân sự online, công cụ tính lương và xuất báo cáo chấm công theo file Excel. Happy Time là công cụ chấm công phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, cho dù là doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn. HappyTime luôn hỗ trợ nhà quản lý một cách tối ưu để nâng cao trải nghiệm quân sự cũng như giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả.
Kết luận
Hy vọng những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp hiệu quả và tối ưu nhất để áp dụng vào bộ máy vận hành của mình!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
