Việc chấm công tính lương chính xác vừa tạo động lực cống hiến cho người lao động, vừa ổn định chi phí sản xuất mà doanh nghiệp cần bỏ ra. Vậy trong bài viết này, hãy cùng Happy Time tìm hiểu về quy định chấm công tính lương như thế nào nhé!
Tiền lương là gì?
Có thể nói, tiền lương là phần thu nhập người lao động nhận được dựa trên thời gian và chất lượng làm việc của bản thân theo cam kết với người sử dụng lao động.
Về bản chất, lương là giá trị sức lao động được hình thành dựa theo thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế thị trường. Khoản thu nhập này mang tính thường xuyên và có thể được chi trả bằng tiền mặt hay hiện vật có giá trị tương đương.
Vậy quy định chấm công tính lương được hiểu và thực hiện như thế nào?
Các quy định chấm công tính lương hiện nay
Để đưa ra được số tiền lương chính xác, tương xứng với thời gian và công sức người lao động bỏ ra, nhiều quy định chấm công tính lương đang được các doanh nghiệp áp dụng.
Chế độ trả lương tối thiểu
Đúng như tên gọi, chế độ trả lương tối thiểu là việc áp dụng những quy định Pháp luật của Nhà nước buộc người sử dụng lao động phải chi trả cho người lao động mức lương tối thiểu theo quy định hiện hành. Những người lao động thực hiện các công việc đơn giản nhất trong môi trường và điều kiện làm việc bình thường thường được hưởng chế độ trả lương tối thiểu như trên.
>> Tham khảo thêm: Bí quyết nâng cao hiệu quả chấm công trong doanh nghiệp
Tuy nhiên, đối với những công việc đơn giản nhưng có tính chất nặng nhọc và nguy hiểm, độc hại thì chế độ này không được áp dụng. Bên cạnh đó, quy định chấm công nêu rõ nếu công việc yêu cầu trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, người sử dụng lao động cũng cần chi trả lương theo chế độ khác.
Theo quy định mới nhất của Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2021, mức lương tối thiểu được xác lập theo vùng, ấn định theo tháng, giờ và được điều chỉnh dựa trên nhiều căn cứ như:
- Mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ
- Tương quan giữa mức lương tối thiểu và mức lương thị trường
- Chỉ số giá tiêu dùng, tốc độ tăng trưởng kinh tế
- Quan hệ cung – cầu lao động
- Tỷ lệ việc làm và thất nghiệp
- Năng suất lao động
- Khả năng chi trả của doanh nghiệp
Chế độ trả lương theo cấp bậc
Có thể hiểu, chế độ trả lương theo cấp bậc là tất cả các quy định của Nhà nước về trả lương cho người lao động mà các doanh nghiệp cần phải áp dụng. Bên cạnh đó, chế độ này phụ thuộc vào 3 yếu tố:
- Thang lương: là bảng xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa những người lao động trong cùng một nghề hay nhóm nghề dựa theo trình độ lành nghề của họ.
- Mức lương: Số tiền công lao động trong một đơn vị thời gian tương xứng với các bậc trong thang lương.
- Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: là văn bản quy định về mức độ phức tạp của công việc và trình độ lành nghề của người lao động ở một bậc nào đó. Người lao động vừa phải nắm vững lý thuyết và thành thạo thực hành ở một mức độ nhất định.
Quy định chấm công tính lương như thế nào là đúng pháp luật?
Những yêu cầu trong tổ chức tiền lương
Tiền lương đảm bảo sự tái sản xuất lao động
Tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu về tái sản xuất lao động thường xuyên trong xã hội. Tức là, mức lương được trả cho người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu mà Nhà nước đã quy định. Đối với những lao động có kinh nghiệm thì mức lương cần tương xứng với tay nghề và trình độ của họ.
Tiền lương đảm bảo nâng cao đời sống của người lao động
Mức lương mà người lao động nhận được phải được nâng lên để theo kịp sự phát triển và tăng trưởng kinh tế, do năng lực chuyên môn và sự cống hiến tích lũy dần lên.
Tiền lương được trả dựa theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động
Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động cần ghi rõ địa điểm, thời gian trả lương cho người lao động. Đồng thời, các điều khoản về đánh giá tăng lương, khấu trừ lương cũng cần được làm rõ trong khuôn khổ pháp luật.
Tiền lương được trả dựa trên loại công việc và hiệu quả làm việc
Mức lương được chi trả cho người lao động cần được dựa trên kết quả công việc, số lượng công việc được giao, chất lượng và thời gian thực hiện…
>> Tham khảo thêm: Bật mí các quy định chấm công phổ biến nhất hiện nay
Quy trình chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Để đảm bảo quyền lợi cho bản thân cũng như doanh nghiệp, người lao động cần nắm được quy trình chấm công như sau:
Bảng lương
Nhằm theo dõi và thống kê được chính xác số ngày công của người lao động, bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp sẽ xây dựng bảng lương chi tiết theo mẫu NS – 17 – BM01.
Khi đó, nhân sự sẽ chịu trách nhiệm giải thích cụ thể các cột và cách tính toán lương cho người lao động khi được yêu cầu. Nếu có các thay đổi trong cơ cấu bảng lương, người chịu trách nhiệm trong công ty phải xem xét và thông qua trước khi thực hiện.
Chấm công
Chấm công là hoạt động nhằm quản lý giờ công của người lao động. Các cách chấm công phổ biến hiện nay là chấm công truyền thống qua giấy tờ hoặc chấm công điện tử, chấm công online.
Hiện nay, để tinh giản hóa các thủ tục, quy trình chấm công, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các ứng dụng chấm công vừa nhanh chóng, tiện lợi vừa rút ngắn các thao tác cho người lao động.
Cập nhật các mức lương, mức chế độ cho nhân viên
Nếu trong quá trình tính lương có sự thay đổi về mức lương cơ bản, mức thưởng, bảo hiểm, phụ cấp… người tính lương phải có trách nhiệm cập nhật số liệu vào bảng lương.
Xác định mức lương thực tế
Mức lương cơ bản thực tế = mức lương cơ bản x số ngày công thực tế / số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.
Mức lương tăng ca = mức lương cơ bản x số ngày công tăng ca x 1.5 / số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.
Lưu ý, mức lương đi làm ngày chủ nhật nhân hệ số 2, đi làm ngày lễ nhân hệ số 3. Nếu được nghỉ bù thì người lao động không được nhân hệ số. Nếu được nghỉ bù ngày lễ thì người lao động chỉ được nhân hệ số 2. Các khoản lương này được tính trong cột thu nhập khác trong bảng quy định chấm công tính lương.
Xác định các khoản thu nhập khác
Theo quy định chấm công tính lương, các khoản thu khác như phụ cấp chức vụ, khen thưởng, tạm ứng đều được nhập chung cột các khoản thu nhập khác.
Xác định thưởng năng suất
Các phòng ban có trách nhiệm gửi bản đánh giá nhân sự vào ngày quy định hàng tháng để tạo căn cứ cho Nhân sự tổng hợp và đánh giá lương. Sau khi được Giám đốc phê duyệt cuối cùng, kế toán lương sẽ nhập hệ số đánh giá công việc vào bảng lương.
Mức thưởng năng suất thực tế = mức thưởng năng suất tương ứng x hệ số đánh giá công việc.
Xác định các khoản giảm trừ
Quy định chấm công tính lương xác định các khoản khấu trừ bao gồm ứng lương, bồi thường thiệt hại, tiền trách nhiệm, tiền chức vụ, các khoản bảo hiểm, công đoàn…
Kiểm tra và in bảng lương
Kế toán lương có trách nhiệm kiểm tra và in bảng lương theo đúng các nguyên tắc và chuyển lại cho phòng Nhân sự. Theo đó, nhân sự sẽ phụ trách trình bảng lương cho Giám đốc xét duyệt cuối cùng.
Thanh toán lương
Sau khi Giám đốc phê duyệt bảng lương, kế toán lương in phiếu lương và đính kèm bảng lương tổng để làm thủ tục thanh toán. Có hai hình thức thanh toán lương là tiền mặt và thanh toán qua thẻ ATM. Tùy theo chính sách mà mỗi công ty sẽ áp dụng hình thức thanh toán riêng.
Lưu hồ sơ
Thủ quỹ, kế toán sẽ thực hiện việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ thanh toán lương theo hai hình thức là ghi chép sổ sách và nhập liệu máy tính.
Kết luận
Trên đây là quy định chấm công tính lương từ A – Z được các doanh nghiệp áp dụng. Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến các những phần mềm chấm công hiệu quả, đừng bỏ qua Happy Time – phần mềm chấm công hàng đầu đến từ công ty Cổ phần TopCV giúp doanh nghiệp hoàn thành quy trình chấm công nhanh – gọn – chính xác hơn.
