On the job training (OJT) – tức “đào tạo tại chỗ” – là hoạt động thường thấy tại các doanh nghiệp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu công việc và mang lại giá trị cho công ty trong thời gian ngắn nhất. Bạn hãy cùng HappyTime tìm hiểu OJT là gì và 6 bước triển khai OJT thành công cho doanh nghiệp qua bài viết sau.
Mục lục
On the job training (OJT) – Đào tạo tại chỗ là gì?
OJT (On the job training – Đào tạo tại chỗ) là một hình thức đào tạo mà nhân viên được hướng dẫn và đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc. Thay vì phải tự tìm hiểu qua các khóa học hay tài liệu sẵn có, OJT đưa nhân viên vào quy trình làm việc thực tế, thực hành những kiến thức và kỹ năng mới ngay sau khi được chỉ dạy.
Khi thực hiện OJT, những nhân viên chưa có kinh nghiệm sẽ nhận được sự chỉ dẫn, giám sát và đào tạo trực tiếp từ những thành viên đã có kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong doanh nghiệp. OJT thường sẽ bao gồm những hạng mục công việc chính như:
- Hướng dẫn quy trình công việc
- Hướng dẫn kỹ năng cần thiết
- Hướng dẫn quy tắc an toàn liên quan đến công việc
Trong quá trình “on the job training”, nhân viên sẽ có cơ hội học hỏi kinh nghiệm thực tế từ người đi trước và nhận phản hồi trực tiếp từ người hướng dẫn. Điều này giúp họ phát triển nhanh những kỹ năng cần thiết để có thể áp dụng ngay trong bối cảnh công việc thực tế.
Mục đích cốt lõi của OJT là giúp nhân viên có thể xử lý công việc thuận lợi, thông suốt. Do đó, thời gian thực hiện OJT cũng sẽ không có một chuẩn chung cố định mà thường có sự tuỳ chỉnh dài, ngắn khác nhau tùy theo mức độ phức tạp của công việc.
Các loại hình On the job training
Xét tổng quan, OJT có thể phân định thành 2 nhóm chính với 4 loại cơ bản như sau:
“OJT có kế hoạch” và “OJT tự phát”
- OJT có kế hoạch (Structured OJT): Đào tạo tại chỗ với kế hoạch cụ thể, từng bước với hệ thống: danh sách nhiệm vụ đào tạo, mục tiêu đào tạo, thông tin người hướng dẫn, giám sát đào tạo, v.vv.. Ví dụ: Đào tạo nghiệp vụ kiểm thử đối với các phần mềm dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- OJT tự phát (Unstructured OJT): Đào tạo tại chỗ tự phát, không có kế hoạch cụ thể. Tham gia quá trình đào tạo, nhân viên sẽ được một người hướng dẫn có kinh nghiệm truyền đạt những kiến thức, lưu ý phục vụ công việc thực tế. OJT tự phát thường được áp dụng với những công việc đơn giản hoặc khi nhân viên đã có kinh nghiệm nhất định ở vị trí công việc tương đương. Ví dụ: Đào tạo nghiệp vụ lập trình phần mềm thông qua dự án cho khách hàng cụ thể.
“OJT độc lập” và “OJT học tập kết hợp”
- OJT độc lập (Standalone OJT): Đào tạo tại chỗ một cách độc lập, không kết hợp với các phương pháp đào tạo khác. Người hướng dẫn, người đào tạo sẽ theo dõi công việc nhân viên thực hiện, đảm bảo họ thực hiện đúng, đủ và sẵn sàng cho công việc sau đào tạo. OJT độc lập thường được áp dụng cho những nhân viên đã có kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc với những công việc có mức độ phức tạp không quá cao. Ví dụ: Đào tạo nhân viên tuyển dụng thực hiện đúng quy trình tuyển dụng đã có của công ty.
- OJT kết hợp học tập (Blended learning OJT): Đào tạo tại chỗ kết hợp với các hình thức đào tạo khác như: tham gia khóa học trực tuyến, tham gia sự kiện đào tạo theo chuyên ngành, đào tạo với tài liệu viết hay xem video, v.vv.. OJT kết hợp học tập thường áp dụng với những công việc có mức độ phức tạp cao. Ví dụ: Đào tạo sử dụng phần mềm quản trị nhân sự cho doanh nghiệp.
Phân biệt “On the job training” vs. “Off the job training”
Để hiểu rõ hơn về On the job training, hãy cùng HappyTime so sánh với một hình thức đào tạo khác cũng rất phổ biến trong doanh nghiệp: Off the job training
Điểm giống nhau
Cả “On the job training” và “Off the job training” đều hướng tới việc giúp người lao động nâng cao kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để xử lý công việc, từ đó tối ưu hoá hiệu quả, hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Điểm khác nhau
| Hạng mục so sánh | On the job training | Off the job training |
| Hướng tiếp cận | Từ thực tế công việc | Từ lý thuyết |
| Sự tham gia tích cực của học viên | Cao, vì xuất phát từ công việc thực tế | Hạn chế, phụ thuộc nhiều yếu tố do học viên có thể không nhận thấy sự liên quan quá lớn giữa kiến thức học và công việc thực tế cần làm. |
| Địa điểm đào tạo | Tại chỗ, tại nơi làm việc | Xa nơi làm việc |
| Nguyên tắc đào tạo | Học bằng cách thực hành | Học bằng cách tiếp thu kiến thức |
| Ảnh hưởng tiến độ công việc | Không làm gián đoạn công việc do học viên tạo ra sản phẩm, làm việc ngay trong quá trình học | Gây gián đoạn công việc |
| Người đào tạo | Thường là nhân viên có kinh nghiệm ở vị trí công việc cần đào tạo | Thường là chuyên gia trong lĩnh vực cần đào tạo |
| Chi phí đào tạo | Thường không tốn kém | Thường tốn kém |
| Đối tượng phù hợp | Với các doanh nghiệp sản xuất | Với các doanh nghiệp phi sản xuất |
Lợi ích của “On the job training”
Hiếm có tài sản nào của tổ chức lớn và quan trọng hơn những nhân viên được đào tạo. OJT có thể đem tới những lợi ích đa dạng với cả doanh nghiệp, các cấp quản lý và với chính nhân viên.
Lợi ích của On the job training với doanh nghiệp
- Tăng hiệu quả công việc: OJT giúp cải thiện mạnh mẽ các kỹ năng xử lý công việc của nhân viên. Cải thiện hiệu quả công việc thực sự quan trọng nhất là trong bối cảnh công nghệ thay đổi và các phương pháp làm việc cũ dần không còn phù hợp. Đào tạo, phát triển nhân sự là cần thiết, ngay cả khi chỉ để đảm bảo một chuẩn đầu ra công việc tối thiểu, đạt chuẩn.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc: OJT giúp tăng tinh thần làm việc của nhân viên bằng cách liên hệ các kỹ năng của nhân viên với yêu cầu công việc của họ. Khi nhân viên sở hữu các kỹ năng cần thiết, họ sẽ thực hiện tốt công việc và hào hứng với tinh thần làm việc sáng tạo, chủ động hơn. Mặt khác, một nhân viên được đào tạo sẽ có thể nhìn nhận công việc theo các khía cạnh chuẩn xác, có ý nghĩa hơn cũng giúp thúc đẩy tinh thần làm việc của họ.
- Tăng cường giữ chân nhân tài: Khi nhân viên nhận được sự đào tạo từ tổ chức, nhất là đào tạo tại chỗ, họ sẽ có sự gắn kết cao hơn. Tổ chức từ đó cũng tăng cường được khả năng giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ biến động nhân sự.
- Góp phần xây dựng đội ngũ kế cận: Những đúc rút tri thức trong nội bộ sẽ được tiếp tục chuyển giao cho đội ngũ nhân viên mới khi doanh nghiệp triển khai OJT. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng đội ngũ kế cận hiệu quả và giảm thiểu được tình trạng tri thức nội bộ bị mất đi sau khi nhân viên cũ nghỉ việc.
- Tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên: Thực hiện OJT sẽ không gây gián đoạn công việc và cũng thường có chi phí thấp hơn nhiều so với đào tạo ngoài công việc. Doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể tận dụng nhân sự giàu kinh nghiệm ở vị trí tương đương để tiến hành đào tạo thay vì phải thuê chuyên gia, nhà đào tạo bên ngoài.
- Khuyến khích tinh thần teamwork: Thông qua OJT, các thành viên trong đội ngũ của bạn sẽ có cơ hội tăng cường liên kết, hợp tác với nhau nhiều hơn trong công việc, trong chia sẻ kiến thức, kỹ năng, v.vv.. Từ đó, tinh thần làm việc đội nhóm (teamwork) cũng sẽ được xây dựng, cải thiện tích cực.
Xem thêm: 15 chiến lược giữ chân nhân viên thông qua tăng mức độ gắn kết
Lợi ích của On the job training với quản lý
- Giảm thiểu thời gian giám sát: Nhân viên được đào tạo sẽ cần ít sự giám sát hơn, được trao quyền tự chủ và tự do (trong khuôn khổ quy định công ty) để xử lý công việc mà không cần quá nhiều sự trợ giúp của người quản lý. OJT phù hợp sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm “chi phí giám sát” cho tổ chức, đồng thời tránh được tình trạng biến mình thành những quản lý vi mô, liên tục phải xử lý, giải quyết các sự vụ cụ thể, chi tiết.
- Đảm bảo quy chuẩn chất lượng trong đội ngũ: Khi nhân viên được OJT kỹ lưỡng, họ sẽ biết, hiểu và có thể làm đúng chuẩn những quy trình, đảm bảo yêu cầu chất lượng mà công việc đòi hỏi.
Lợi ích của On the job training với nhân viên
- Gia tăng động lực làm việc: Được đào tạo thực sự là một “món quà” giá trị với nhân viên. Khi họ cảm thấy mình đang được đào tạo và có cơ hội phát triển trong công việc, thì tương ứng với đó, động lực làm việc của nhân viên cũng sẽ gia tăng đáng kể.
- Cải thiện tốc độ, khả năng hòa nhập: Khi tiến hành OJT, thường nhân viên đã có kinh nghiệm sẽ hướng dẫn nhân viên mới. Thông qua hoạt động hướng dẫn này, nhân viên mới sẽ cải thiện được tốc độ hoà nhập, khả năng hòa nhập với guồng công việc cũng như với văn hoá doanh nghiệp.
- Nâng cao kỹ năng, kinh nghiệm: OJT là mô hình đào tạo được tiến hành ngay tại nơi làm việc trong quá trình thực hiện công việc thực tế. Do đó, OJT có tính thực hành rất cao. Chu kỳ “học – làm – học” diễn ra liên tục giúp nhân viên có thể nhanh chóng nâng cao kỹ năng, kinh nghiệm làm việc của bản thân.
Xem thêm: Top 9 cách tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất
Hạn chế của On the job training
OJT không chỉ có lợi ích mà trong thực tế cũng nảy sinh những điểm hạn chế mà doanh nghiệp nên lưu ý:
- Hạn chế về thời gian và chi phí: OJT có thể đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, đặc biệt là khi người hướng dẫn phải dành nhiều thời gian hỗ trợ người mới. Điều này có thể tạo ra áp lực về nguồn lực và ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của tổ chức.
- Hạn chế về người đào tạo: Không phải nhân sự giỏi chuyên môn nào của công ty bạn cũng có thể trở thành người đào tạo tốt. Bởi đào tạo còn cần các kỹ năng khác như khả năng đúc rút, tổng kết, khả năng chia sẻ, truyền đạt, v.vv.. Mặt khác, một số nhân viên có chuyên môn nhưng lo ngại mất đi tính cạnh tranh chuyên môn của mình nên cũng không sẵn sàng cho quá trình đào tạo.
- Hạn chế về sự đột phá, sáng tạo: Bản chất OJT là quá trình đào tạo lại những gì hiện có và đang được thực hiện trong công ty của bạn. Điều này khiến cho quá trình đào tạo có thể chỉ lặp lại những điều đã có, hạn chế về sự đột phá, sáng tạo hay những kiến thức cập nhật mới.
- Hạn chế về tính an toàn: OJT diễn ra ngay trong quá trình thực hiện công việc thực tế. Do đó, nếu công ty bạn không có kế hoạch OJT cụ thể, thiếu sót trong việc chia sẻ thông tin về an toàn làm việc có thể dẫn đến sự rủi ro về an toàn lao động.
- Hạn chế về chất lượng đào tạo: Chất lượng của OJT phụ thuộc nhiều vào khả năng giảng dạy của người hướng dẫn. Nếu người hướng dẫn không có kỹ năng tốt hoặc không có sự chuẩn bị, có thể dẫn đến sự không đồng đều trong quá trình và kết quả đào tạo.
6 bước triển khai On the job training thành công cho doanh nghiệp
Để đạt được lợi ích tối đa và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp khi áp dụng OJT, bạn cần xác định cách đào tạo phù hợp ngay từ ban đầu. Trong quá trình trò chuyện, tư vấn về “quản trị nhân sự” cho vô số các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam, HappyTime đã đúc rút được 6 bước triển khai OJT hiệu quả dưới đây.
Bước 1 – Xác định đối tượng cần đào tạo
Doanh nghiệp, tổ chức tiến hành OJT hay bất kỳ hình thức đào tạo nào khác thì mục đích cốt lõi thường cũng hướng tới việc đáp ứng tối đa yêu cầu công việc đặt ra. Do đó, khi bắt đầu triển khai OJT, bạn cần xác định được đối tượng cần đào tạo là ai, họ cần được đào tạo những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nào để xử lý công việc hiệu quả hơn.
Chẳng hạn như OJT cho một nhân viên thiết kế đồ họa ngành hàng thời trang thì bạn xác định nhân viên này có thể sẽ cần được đào tạo về:
- Cảm quan thẩm mỹ về ngành hàng
- Những lưu ý về nhận diện thương hiệu
- Những quy chuẩn, yếu tố có tính lặp lại trên các mẫu thiết kế cần có
- Những điểm khác biệt về đồ họa so với đối thủ cùng thị trường
- v.vv..
OJT cho những vị trí công việc khác nhau thì chương trình đào tạo bắt buộc phải có những điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng đối tượng đào tạo khác nhau. Khi bạn xác định được mình cần đào tạo ai, đạt được kết quả gì thì quá trình OJT sẽ bắt đầu được triển khai đúng hướng ngay từ đầu.
Bước 2 – Xây dựng chương trình đào tạo tại chỗ
Từ nhu cầu đào tạo đã được xác định, bạn tiến hành xây dựng chương trình đào tạo tại chỗ với các yếu tố như:
- Xác định rõ mục tiêu chương trình đào tạo cần đạt được
- Xác định nội dung đào tạo
- Xác định thời gian, lịch trình tiến hành đào tạo
- Lựa chọn phương pháp, hình thức đào tạo phù hợp
- Lựa chọn các hoạt động thực hành để nhân viên áp dụng kiến thức được đào tạo vào thực tế
- Lựa chọn tài liệu, nhân sự cần thiết để sử dụng cho chương trình đào tạo
- Thiết lập tiêu chí đánh giá cũng như phương pháp đánh giá sau đào tạo
- Thiết lập cơ chế tiếp nhận phản hồi, giải đáp thắc mắc trước, trong và cả sau đào tạo v.vv..
Bước 3 – Lựa chọn người thực hiện đào tạo
Người thực hiện đào tạo có vai trò thiết yếu, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đào tạo. Để lựa chọn người thực hiện đào tạo phù hợp, bạn có thể tham khảo một số gợi ý dưới đây:
- Xây dựng khung tiêu chí lựa chọn dựa trên kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm làm việc
- Xem xét khả năng truyền đạt thông tin, kỹ năng sư phạm, giảng dạy, chia sẻ
- Phỏng vấn giả định tình huống
- Đề nghị thực hiện một buổi đào tạo ngắn để đánh giá thực tế
- Xem xét các ý kiến đánh giá sau đào tạo từ các học viên
Bước 4 – Xác định những công cụ cần thiết
Công cụ phục vụ đào tạo phù hợp, đầy đủ giúp quá trình đào tạo diễn ra thuận lợi, thông suốt, đạt hiệu quả cao. Khi xác định những công cụ cần thiết cho đào tạo, bạn nên lưu ý:
- Xác định rõ danh sách công cụ cần thiết, có thể gồm: tài liệu, bài giảng, phần mềm, trang thiết bị phục vụ đào tạo, v.vv..
- Đảm bảo công cụ cần thiết đã được chuẩn bị đúng, đủ, sẵn sàng
| HappyTime – Nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam hoàn toàn có thể hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai OJT bằng cách: – Cập nhật các tin tức, thông báo của công ty về hoạt động OJT tới nhân viên một cách nhanh chóng ngay trên app HappyTime – Cho phép nhân viên phản hồi trực tiếp vào bài đăng, thúc đẩy tinh thần học tập – Tạo popup sự kiện, nâng cao hiệu quả truyền thông vào các đợt triển khai – Tặng “HappyStar” để cảm ơn nhân sự chịu trách nhiệm đào tạo, đồng thời khen thưởng những nhân viên đạt hiệu quả công việc cao sau khi được đào tạo, cho phép họ dễ dàng đổi HappyStar ra các phần quà có giá trị – v.vv.. Xem thêm: Cách HappyTime hỗ trợ doanh nghiệp truyền thông nội bộ |
Bước 5 – Tiến hành on the job training
Khi đã bắt đầu tiến hành OJT, bạn cần xác định đào tạo là cả một quá trình chứ không phải hoạt động mang tính thời điểm. Do đó, bạn nên lưu ý:
- Đảm bảo tài liệu đào tạo và môi trường đào tạo tại chỗ đã sẵn sàng
- Vì OJT là đào tạo trong quá trình thực hiện công việc thực tế, nên bạn cần tạo điều kiện tối đa để học viên có thể ứng dụng những kiến thức được học vào công việc thực tế
- Chủ động hỗ trợ, tư vấn, giải đáp các thắc mắc của học viên
- Khuyến khích môi trường học tập tương tác hai chiều một cách cởi mở
- Có sự linh hoạt điều chỉnh chương trình đào tạo theo nhu cầu, tiến trình học của nhân viên, v.vv..
Bước 6 – Theo dõi, đo lường và cải tiến
Một chương trình OJT phù hợp, đúng với thời điểm hiện tại nhưng chưa chắc đã còn phù hợp, đúng trong thời gian tiếp theo. Do đó, khi tiến hành OJT, bạn nên thường xuyên theo dõi, đo lường chất lượng đào tạo và liên tục có những cải tiến, cập nhật chương trình đào tạo của mình.
Đặc biệt, bạn nên xác định 6 bước triển khai OJT này không phải đường thẳng một chiều mà là một vòng tròn lặp liên tục. Hãy liên tục theo dõi, đo lường, cải tiến và sau mỗi đợt đào tạo, bạn lại có thể quay trở lại bước 1 xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên để tinh chỉnh hoạt động đào tạo của mình.
*
Andrew S Grove – Cố Chủ tịch Intel cho rằng: Một người không hoàn thành công việc chỉ có 2 lý do: hoặc là không có động lực hoặc là thiếu năng lực. Do đó, ông chỉ ra việc của nhà quản lý là thúc đẩy động lực và đào tạo.
Đào tạo, trong đó có OJT – đào tạo tại chỗ là một phần, một hoạt động không thể tách rời, không thể bỏ qua của doanh nghiệp. Khi đội ngũ nhân sự không được đào tạo đúng, đủ, họ sẽ rất khó có thể đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc ở mức cao. Hy vọng những chia sẻ của HappyTime về OJT là gì và 6 bước triển khai OJT hữu ích và là những gợi mở tốt giúp doanh nghiệp của bạn phát triển đội ngũ nhân sự.
Đặc biệt, để quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên thêm phần hiệu quả, bạn có thể tham khảo, nhận tư vấn và trải nghiệm MIỄN PHÍ phần mềm HappyTime ngay hôm nay:
- Hotline: 0967-778-018
- Email: [email protected]
- Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp
Xem thêm: Tổng hợp các tính năng của HappyTime
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
 - tức “đào tạo tại chỗ” - là hoạt động nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu công việc và mang lại giá trị cho công ty trong thời gian ngắn nhất. Cùng HappyTime tìm hiểu OJT là gì và 6 bước triển khai OJT thành công cho doanh nghiệp qua bài viết sau.){kind=link}