Truyền thông nội bộ là gì? Cách tăng hiệu quả truyền thông nội bộ

Tăng hơn 21% là con số lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể nhận được khi sự gắn kết nhân viên cao (Forbes). Và truyền thông nội bộ chính là chìa khóa vàng để giúp tăng sự gắn kết đó. Hãy cùng tìm hiểu về truyền thông nội bộ là gì cùng Blog HappyTime nhé.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ được ví như “mạch máu” của doanh nghiệp. Về bản chất,  truyền thông nội bộ là quá trình doanh nghiệp đưa những nội dung, thông điệp cần thiết đến với nhân viên của mình. Quá trình thực hiện truyền thông nội bộ cần chính xác, kịp thời, đúng tầm nhìn, đúng với giá trị cốt lõi và sứ mệnh của doanh nghiệp. Từ đó giúp lan tỏa giá trị văn hóa doanh nghiệp tốt hơn.

Có đến 46% nhân viên nghỉ việc vì không nắm bắt được những thông tin của doanh nghiệp (Wrike), và đến 74% nhân viên cho thấy rằng họ đang bị bỏ lỡ những tin tức nội bộ quan trọng trong công ty (Gallup). Điều này xảy ra khi doanh nghiệp không chú trọng vào hoạt động truyền thông nội bộ và tăng gắn kết cho nhân viên của mình.

Các kênh truyền thông nội bộ là gì?

Vậy, những kênh truyền thông nội bộ hiện nay là gì? Dưới đây là 6 kênh truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp có thể áp dụng cho nhân viên của mình:

• Truyền thông qua radio: Nếu doanh nghiệp có quy mô nhân sự dưới 100 người, đây sẽ kênh truyền thông nội bộ khá hữu hiệu. Kênh này sẽ hữu hiệu nếu bạn muốn truyền đạt những thông báo từ ban lãnh đạo, sự kiện đáng chú ý trong tuần, kinh doanh của doanh nghiệp,…
• Truyền thông qua các cuộc họp định kỳ: Đây là cách truyền thông nội bộ phổ biến đối với những vị trí quản lý từ cấp trung trở lên. Sau đó họ sẽ thực hiện truyền tải cho nhân viên của mình.
• Hệ thống email nội bộ: Đây là một trong những kênh truyền thông mà bạn không thể thiếu nếu muốn gắn kết nội bộ nhân viên doanh nghiệp. Tỷ lệ tiếp nhận thông tin qua email nội bộ tương đối cao. Kênh này sẽ phù hợp nếu bạn muốn truyền tải những chính sách và quy định mới, thông tin liên quan đến lương thưởng,…
• Ấn phẩm truyền thông nội bộ: Ví dụ như các tạp chí doanh nghiệp, tạp chí điện tử, infographic cũng là một cách để thực hiện truyền thông nội bộ đến nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cách lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Vai trò của truyền thông nội bộ là gì?

Vậy vai trò của truyền thông nội bộ là gì? Dưới đây là những lợi ích và vai trò là truyền thông nội bộ sẽ mang lại cho doanh nghiệp nếu triển khai hiệu quả. Bao gồm:

Tăng cường sự gắn kết cho nhân viên

Quá trình gắn kết nhân viên là một hành trình luôn diễn ra liên tục và truyền thông nội bộ tác động trực tiếp đến vấn đề này. Truyền thông nội bộ giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe hơn, doanh nghiệp đầu tư hơn vào công việc, nhiệm vụ của họ. Ngoài ra, khi truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên lên đến 4.5 lần (Thrive Myway).

Thúc đẩy năng suất của nhân viên

Một chiến lược truyền thông hiệu quả sẽ giúp nhân viên có thể kết nối với nhau và kết nối với quản lý, doanh nghiệp tốt hơn. Nghiên cứu từ McKinsey cho biết, năng suất nhân viên đã tăng lên 20 – 25% nếu họ có sự kết nối tốt hơn ở tổ chức mà họ làm việc.

Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp

Một bài báo được đăng tải trên Forbes cho thấy, những nhân viên không gắn kết với nhau đã gây ra thiệt hơn 550 tỷ USD mỗi năm cho các doanh nghiệp tại Mỹ. Bên cạnh đó, những nhân viên gắn kết tốt sẽ ít tìm kiếm công việc mới hơn. Từ đó giảm được những chi phí không đáng có trong quá trình tuyển dụng, tìm kiếm nhân sự mới.

Khi truyền thông nội bộ được cải thiện, quá trình giao tiếp và đón nhận thông tin tại doanh nghiệp cải thiện hơn, nó có thể mang lại lợi nhuận cao hơn 47% cho các cổ đông so với những tổ chức có hoạt động truyền thông nội bộ kém (Theo Tower Watson).

Một số vai trò, lợi ích khác của truyền thông nội bộ

Bên cạnh những lợi ích, vai trò chính ở trên, truyền thông nội bộ còn mang đến:

• Kênh phản hồi, tranh luận, thảo luận công khai về những vấn đề, ý tưởng cho nhân viên của doanh nghiệp.
• Tạo một không gian làm việc khác cho nhân viên, giảm sự buồn tẻ trong công việc, sự gò bó khi chỉ giao tiếp với 1 – 2 đồng nghiệp xung quanh họ.
• Kênh thông tin hiệu quả để giúp nhân viên được bình tĩnh hơn khi xảy ra các vấn đề về khủng hoảng, khó khăn tại doanh nghiệp.
• Giúp xây dựng, cải thiện văn hóa doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Cải thiện truyền thông nội bộ tăng gắn kết nhân viên

Tuy đóng vai trò quan trọng, nhưng thực tế có đến 69% công ty hiện tại không có chiến lược để cải thiện truyền thông nội bộ (Everyone Social). Vậy, cách để cải thiện truyền thông nội bộ là gì? Những ý tưởng sau đây sẽ hữu ích cho bạn:

Đánh giá chi tiết về truyền thông nội bộ

Trước khi muốn xác định các ý tưởng, chiến lược truyền thông nội bộ là gì, bạn cần phải đánh giá lại hiệu quả, hiện trạng của hoạt động này. Nhiều doanh nghiệp chỉ chăm chú đi tìm giải pháp nhưng không dựa trên tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Theo báo cáo từ Bambu, có đến 29% kế hoạch truyền thông hiện tại không hoạt động hiệu quả.

Điều bạn cần đánh giá ngay lúc này sẽ bao gồm những vấn đề sau:

• Doanh nghiệp có kế hoạch để triển khai, phát triển truyền thông nội bộ hay không?
• Hiệu suất của kế hoạch đó đang như thế nào? Điểm mạnh, điểm yếu của hiệu suất?
• Vấn đề đang tồn tại là gì? Bạn dự định giải quyết nó như thế nào? Ai tham gia vào quá trình đó? Thời gian thực hiện bao lâu?

Sau khi đã đánh giá xong hiện tại, bạn cần phải xác định được mục tiêu mà bạn mong muốn trong hoạt động truyền thông nội bộ. Bạn có thể áp dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu này. Từ đó, bạn có thể lập được kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả.

Tiếp cận với mọi nhóm nhân viên

Báo cáo Tình hình làm việc từ xa năm 2020 (Buffet) cho thấy có đến 20% nhân viên làm việc từ xa cảm thấy xa cách với doanh nghiệp, đồng nghiệp của mình. Do đó, bạn nên lưu ý về quá trình tiếp cận với nhóm nhân viên tại văn phòng và nhóm nhân viên từ xa. Bạn có thể cải thiện bằng:

• Cung cấp phương tiện truyền thông mạng xã hội để thực hiện truyền thông nội bộ phù hợp cho nhân viên. Mạng xã hội ngoài việc để cung cấp những thông báo, nó cũng sẽ là cách hữu hiệu để bạn truyền tải những câu chuyện thành công tích cực cho nhân viên.
• Sử dụng Email phù hợp: Hãy chọn lọc  tin tức phù hợp đối với nhân viên để thông báo qua email. Bạn cần biết rằng, nhân viên của bạn sẽ nhận trung bình 121 email công việc mỗi ngày (Life Wire). 
• Cung cấp cho nhân viên sự giao tiếp 2 chiều, khuyến khích nhân viên phản hồi lại những vấn đề liên quan đến truyền thông nội bộ.

Tạo không gian tương tác tại nơi làm việc

Hãy giúp nhân viên của bạn có không gian tương tác, trò chuyện những vấn đề ngoài công việc với nhau. Điều này sẽ giúp nhân viên tăng mức độ gắn kết tốt hơn. Một nghiên cứu về vấn đề này của CNBC cho biết, có đến 70% nhân viên nói rằng có bạn bè tại nơi làm việc là yếu tố quan trọng nhất để có cuộc sống làm việc hạnh phúc. Do đó, thực hiện ý tưởng này có thể giúp cho nhân viên có được sự thoải mái, hạnh phúc hơn nơi làm việc.

Tôn vinh thành tích của nhân viên kịp thời

Khi nhân viên cảm thấy được đánh giá cao, họ sẽ hạnh phúc hơn, làm việc hiệu quả hơn và trung thành hơn. Và truyền thông nội bộ sẽ hiệu quả hơn khi những nhân viên có cống hiến, cố gắng được tôn vinh thành tích kịp thời. Các doanh nghiệp thực hiện công nhận thành tích có tỷ lệ nghỉ việc trung bình thấp hơn 31% so với những công ty khác (Reward Gateway).

Tạo ra chiến lược phúc lợi cho nhân viên

Có đến 61% nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp tin rằng các chế độ phúc lợi giúp cải thiện được sự gắn kết và năng suất của nhân viên (Deloitte). Sự gắn kết tốt thì các chiến lược truyền thông nội bộ sẽ đạt hiệu quả. Phúc lợi của nhân viên là những yếu tố hỗ trợ cho họ về thể chất, tinh thần. Khi doanh nghiệp có chiến lược phúc lợi nhất quán sẽ giúp xây dựng sự công bằng nội bộ với nhân viên và gặt hái những lợi ích.

Cung cấp tầm nhìn, tuyên bố sứ mệnh doanh nghiệp

Quá nhiều doanh nghiệp mong đợi lực lượng lao động của họ phù hợp với tầm nhìn và giá trị.  Nhưng, có đến 72% nhân viên không hiểu đầy đủ về chiến lược, tầm nhìn của công ty (IBM). Điều này là câu trả lời nếu bạn muốn xác định những nguyên nhân thất bại của truyền thông nội bộ là gì. Vì vậy, hãy đưa ra những tuyên bố rõ ràng về tầm nhìn, giá trị cốt lõi, sứ mệnh của doanh nghiệp.

Áp dụng các công cụ hỗ trợ truyền thông nội bộ

Hiện nay, các doanh nghiệp đang tìm kiếm nhiều hơn về những giải pháp giúp họ cải thiện truyền thông nội bộ là gì. Trong đó, áp dụng công cụ công nghệ là một cách phù hợp và giúp xây dựng chiến lược dài hạn hiệu quả. 71% nhân viên đã nói rằng các công cụ kỹ thuật giúp nhân viên hạnh phúc và hiệu quả hơn trong công việc (YOOBIC).

Bên cạnh đó, 82% số người tham gia cuộc khảo sát của Alfresco nói rằng họ sẽ bị ảnh hưởng công việc nếu các công cụ hỗ trợ truyền thông nội bộ không được áp dụng. Một trong những phần mềm, công cụ đang hỗ trợ cho các doanh nghiệp Việt Nam về hoạt động truyền thông nội bộ có thể kể đến HappyTime.

Ứng dụng này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được hiệu quả truyền thông nội bộ nhờ tính năng bảng tin tức công ty. Bên cạnh đó, hệ thống của HappyTime cũng cung cấp thêm tính năng Gamification – game hóa những hoạt động thường ngày. Doanh nghiệp có thể dễ dàng ghi nhận thành tích của nhân viên từ những cố gắng nhỏ nhất. Từ đó, nhân viên được vinh danh kịp thời, tăng mức độ gắn kết, nhân viên đi làm “happy” hơn.

Hy vọng bài viết ở trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về truyền thông nội bộ là gì, vai trò của truyền thông nội bộ là gì. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập vào HappyTime để trải nghiệm phần mềm hỗ trợ truyền thông nội bộ, tăng gắn kết nhân viên ngay từ hôm nay nhé.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.