Theo dõi nhân sự bằng excel đã và đang là phương thức quản lý phổ biến tại rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Nhưng bạn đã biết về ưu, nhược điểm của phương pháp này. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm thông tin hữu ích nhé!
Mục lục
Tổng quan về theo dõi nhân sự bằng Excel
Tham khảo thêm:
>> Download mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel đầy đủ nhất
>> Cách tạo bảng chấm công trong Excel dành cho doanh nghiệp
>> 9 lợi thế của app tính lương so với phương pháp excel
Theo dõi nhân sự bằng Excel là gì?
Có thể nói, theo dõi nhân sự bằng file Excel là phương pháp quản lý tất cả thông tin, hồ sơ của nhân viên trong công ty. Bao gồm họ tên, vị trí công việc, bộ phận,… trên phần mềm Excel. Phương thức này được sử dụng phổ biến bởi đây là công cụ dễ sử dụng và thực hiện được nhiều mục đích khác nhau trong doanh nghiệp.
File quản lý hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Một file quản lý hồ sơ nhân sự cơ bản bao gồm các thông tin sau:
- Mã nhân viên: Mỗi nhân sự đều được cấp một mã riêng, cố định và không bị trùng với người khác.
- Họ và tên: Lê Thị A, Lê Thị B, Nguyễn Văn C,…
- Vị trí công việc: chức vụ hiện tại mà nhân viên đó đang đảm nhận
- Bộ phận, phòng ban: Phòng Nhân sự, Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh,…
- Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, cộng tác viên,…
- Trình độ học vấn: Đại học, cao đẳng,…
- Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch, bản sao chứng minh thư nhân dân, bản sao giấy khai sinh, bản sao bằng tốt nghiệp,…
- Thông tin liên quan đến lương, thưởng, phụ cấp: Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản), thông tin ngân hàng (ngân hàng nào, chi nhánh ở đâu), số sổ BHXH, mã số thuế TNCN.
Ưu, nhược điểm của quản lý nhân sự bằng Excel
Quản lý thông tin nhân sự bằng Excel được áp dụng rộng rãi tại hầu hết mọi doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu xem phương pháp quản lý này có những ưu, nhược điểm gì!
Ưu điểm
- Miễn phí: Excel là một phần mềm cho phép người dùng sử dụng toàn bộ tính năng mà không cần phải bỏ ra bất kỳ khoản chi phí nào. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần khá lớn trong chi phí quản lý tổ chức.
- Biểu mẫu linh hoạt: Sử dụng Excel cho phép nhà quản lý lưu trữ hồ sơ dữ liệu một cách chi tiết và đầy đủ. Bạn có thể linh hoạt tạo ra các biểu mẫu khác nhau, đa dạng về màu sắc, kích thước, hình dạng sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.
- Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm tin học văn phòng Excel được sử dụng rộng rãi nên không quá phức tạp cho người mới sử dụng. Tuy nhiên, để quản lý hiệu quả thì vẫn cần trang bị các kỹ năng Excel cơ bản.
- Tiết kiệm thời gian: Để so sánh với cách quản lý trên giấy tờ thì ứng dụng Excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
Nhược điểm
- Độ bảo mật thấp: Thông tin hồ sơ nhân sự là dữ liệu quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, Excel không phải là một lựa chọn hoàn hảo để quản lý phần thông tin quan trọng này. Bởi lẽ, công cụ này không có chức năng phân quyền quản lý, khóa mật khẩu hay ẩn hiển thị quan trọng.
- Không có khả năng tích hợp: Là một phần mềm hướng tới sự đơn giản, Excel không có khả năng tích hợp với các công cụ hay phần mềm hiện đại ngày nay. Ví dụ, phần mềm chấm công, công cụ tính lương, phần mềm chat,…
- Dễ xảy ra sai sót: Vì không có tính bảo mật nên bất cứ ai cũng có thể truy cập và sửa chữa thông tin trong file Excel. Hơn thế, những thay đổi đó không được báo lại cho người truy cập tiếp theo. Điều này dễ dẫn đến những sai sót không mong muốn khi số người quản lý file quá nhiều.
- Phức tạp với công ty quy mô lớn: Đối với những công ty có nhân sự lớn từ 500 đến 1000 nhân sự thì Excel hầu như không thể đáp ứng được nhu cầu của con người. Bởi vì, để con người có thể quản lý thông tin chi tiết của số lượng người lớn như thế đòi hỏi mất rất nhiều thời gian và công sức.
Giải pháp theo dõi hồ sơ nhân sự uy tín nhất cho doanh nghiệp
Tham khảo thêm:
>> Sắp xếp lịch trực Excel cho nhân viên chỉ trong 5 phút
>> 10 mẫu phiếu lương excel chuẩn dành cho nhà quản lý nhân sự
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Thấu hiểu những khó khăn trong quy trình quản lý hồ sơ của doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự online HappyTime là giải pháp thay thế hoàn hảo. Được trang bị hệ thống công nghệ tiên tiến và hiện đại nhất, HappyTime đang từng bước chinh phục những doanh nghiệp khó tính nhất.
HappyTime sở hữu nhiều tính năng nổi bật như quản lý hồ sơ nhân sự trực tuyến; phân quyền và giới hạn nội dung truy cập của mỗi quyền hạn; quản lý chấm công thông minh; khởi tạo và phê duyệt đơn từ trực tuyến ngay trên một hệ thống.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng theo dõi chi tiết được tình hình làm việc của mỗi nhân sự trong công ty. Thông qua số giờ làm thêm, số ngày nghỉ phép hay số phút đi làm muộn. Từ đó, cung cấp cái nhìn bao quát về tình hình hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả.
Kết luận
Theo dõi nhân sự bằng Excel đã không còn xa lạ gì với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc sử dụng Excel hay công cụ hỗ trợ đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Do đó, doanh nghiệp cần tìm ra đâu là phương pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng hiện tại để ứng dụng một cách hiệu quả nhất.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
