Cách sửa giờ chấm công trên máy chấm công vân tay và thẻ giấy

Máy chấm công hiển thị sai giờ so với thời gian thực sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên và hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Sau đây, HappyTime sẽ hướng dẫn bạn cách sửa giờ chấm công trên máy chấm công (áp dụng cho những dòng máy phổ biến nhất trên thị trường), giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên.

**Lưu ý: Việc sửa giờ chấm công sẽ điều chỉnh lại thời gian trong cấu hình máy, giúp ghi nhận thời gian chấm công của nhân viên đúng như thời gian thực. Sau khi sửa giờ, toàn bộ dữ liệu chấm công trước đó của nhân viên vẫn sẽ giữ nguyên, không bị thay đổi.

Khi nào cần sửa giờ trên máy chấm công?

Máy chấm công chạy sai giờ sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến quyền lợi của nhân viên và cả hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Nhân viên có thể bị trừ lương không hợp lý, còn bộ phận quản lý phải tốn thời gian giải quyết khiếu nại hoặc chỉnh giờ chấm công cho nhân viên.

Thông thường, có 3 nguyên nhân chính khiến cho máy chấm công hiển thị sai giờ, bao gồm: 

• Chưa đồng bộ giờ trên máy chấm công với thời gian thực, máy vẫn hiển thị giờ được cài đặt sẵn như mặc định.
• Máy chấm công bị hết pin CMOS (sau khoảng 1-3 năm sử dụng), nên khi mất điện đột ngột thì máy không có nguồn điện để tiếp tục chạy đúng giờ như thời gian thực.
• Cài đặt sai giờ chấm công, giờ vào và ra bị đảo lộn, dẫn đến tính công sai.

Với trường hợp chưa đồng bộ thời gian, bạn tiến hành đồng bộ trên phần mềm quản lý rồi cài đặt giờ cho chính xác. Nếu máy bị hết pin CMOS, bạn thay pin mới cho máy rồi chỉnh lại giờ hoạt động trên máy chấm công. Nếu máy chạy sai giờ do cài đặt sai, bạn có thể sửa trực tiếp trên máy hoặc trên phần mềm quản lý.

>>> Xem thêm: 3 rủi ro tổng hợp công từ máy chấm công trong doanh nghiệp

Cách sửa giờ trên máy chấm công

Chỉnh giờ máy chấm công vân tay tích hợp

Những cái tên Ronald Jack, Gigata, ZKTeco, Mita, v.vv.. dường như đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Các dòng máy chấm công vân tay tích hợp thẻ từ và nhận diện khuôn mặt này tuy được phát triển bởi các nhà sản xuất khác nhau, nhưng nhìn chung về cấu trúc, cấu hình, chức năng và giao diện thì giống nhau. Vì thế, cách sửa thời gian trên máy chấm công ở các dòng máy này là tương tự nhau.

Lấy cách chỉnh giờ máy chấm công Ronald Jack làm mẫu, các thao tác sau đây có thể được áp dụng chung cho mọi loại máy chấm công:

1. Nhấn giữ nút “M/OK” trong khoảng 5 giây để màn hình Menu xuất hiện.
2. Chọn mục “Hệ thống” trên Menu.
3. Chọn mục “Thời gian ngày” ở ô đầu tiên trên màn hình.
4. Nhập lần lượt giờ, phút, giây sao cho khớp với thời gian thực.
5. Nhấn “M/OK” để hoàn tất.

Trên đây là cách cách sửa giờ trên máy chấm công trực tiếp, chỉ cần thao tác trên thiết bị đang được lắp đặt tại doanh nghiệp.

Lưu ý rằng, cách chỉnh sửa thời gian này có thể được thực hiện bởi bất cứ ai, không chỉ riêng người quản lý hay người được cấp quyền Admin mới có thể chỉnh sửa – mà bất cứ nhân viên nào cũng có quyền. Vì thế, để đảm bảo không có nhân viên nào làm trái quy định, cố ý sửa giờ hoạt động của thiết bị, gây tổn hại cho doanh nghiệp thì bạn cần quản lý nhân viên chặt chẽ hơn.

Chỉnh giờ máy chấm công thẻ giấy

Máy chấm công thẻ giấy là thiết bị ghi nhận giờ làm việc truyền thống, thường được sử dụng trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Tuy không quá phổ biến trong thời đại ngày nay, nhưng vẫn có một số tổ chức còn áp dụng phương pháp chấm công thủ công này.

Cách sửa thời gian trên máy chấm công thẻ giấy khác nhau đối với từng dòng do cấu trúc và thiết kế ký hiệu đặc trưng. Tuy nhiên, cách thức điều chỉnh ở các loại máy thì vẫn có sự tương đồng với nhau.

Nhắc đến máy chấm công thẻ giấy, có hai cái tên nổi bật nhất là Wise Eye và Ronald Jack. Bạn có thể dựa vào hướng dẫn sửa giờ trên hai loại máy này để áp dụng cho các thiết bị chấm công thẻ giấy khác.

Sửa giờ trên máy chấm công Wise Eye loại thẻ giấy

Để sửa lại ngày giờ trên máy chấm công thẻ giấy Wise Eye, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Mở nắp máy, gạt công tắc “Set up” từ phải qua trái. Ở một số dòng khác, máy Wise Eye sẽ có bảng điều khiển 6 phím, trên đó có nút “Set up”. Bạn có thể nhấn nút đó để tiến hành cài đặt.
2. Chỉnh năm hoạt động bằng cách dùng nút “+” hoặc “–” có sẵn trong máy rồi nhấn “Enter” để chuyển sang chỉ số tiếp theo.
3. Tiếp tục chỉnh tháng, ngày, giờ bằng nút “+/–” như trên và nhấn “Enter” để hoàn tất quá trình.

Sửa giờ trên máy chấm công Ronald Jack loại thẻ giấy

Máy chấm công thẻ giấy Ronald Jack lại có thiết kế khác một chút so với Wise Eye.

1. Bạn sử dụng nhóm nút F1 để sửa ngày/tháng/năm và nhóm nút F2 để sửa giờ. Bạn cần sửa thông số nào thì nhấn nhóm nút đó
2. Bạn bấm “+/–” để tăng hoặc giảm số giống như Wise Eye.
3. Sau khi chỉnh xong từng chỉ số thì bạn vẫn nhấn “Enter” để hoàn tất.

Vì được gom nhóm thông số nên cách sửa giờ chấm công trên máy thẻ giấy Ronald Jack có phần tiện lợi hơn.

Với các loại máy chấm công thẻ giấy khác như Okyo, Seiko, King Power và Mindmand, cách sửa giờ chấm công cũng sẽ được áp dụng tương tự các bước như trên.

>>> Xem thêm: Máy chấm công thẻ giấy – Ưu nhược điểm là gì? Có nên dùng không?

Cách sửa giờ máy chấm công bằng phần mềm quản trị

Việc bấm từng nút nhỏ trên thiết bị chấm công để chỉnh sửa thời gian rất bất tiện và tốn thời gian. Độ chính xác của cách chỉnh sửa thủ công tại máy cũng không cao vì sau khi bạn chỉnh xong thì thời gian thực cũng đã trôi qua vài phút.

Thay vì thao tác khó khăn trên máy chấm công, cách sửa thời gian nhanh chóng và đơn giản nhất là thao tác trên phần mềm quản trị được kết nối với máy. Một số nhà sản xuất cung cấp phần mềm quản trị kèm với thiết bị chấm công. Một số khác chỉ phân phối máy chấm công và bạn phải mua phần mềm của một bên thứ ba để quản lý.

Ở tất cả các phần mềm quản lý chấm công, bạn đều có thể dễ dàng chỉnh sửa thời gian hiển thị của máy nhanh chóng bằng cách đồng bộ hóa với thời gian thực. Bạn có thể theo dõi cách sửa dữ liệu trên máy chấm công Mitapro, Ronald Jack, Wise Eye, v.vv.. Đây là các thương hiệu cung cấp phần mềm quản trị kèm với thiết bị chấm công, có giao diện và trình quản lý tương đồng với nhau. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở phần mềm trên máy tính quản lý (được kết nối với thiết bị chấm công).
2. Ở trình quản trị, chọn mục “Máy chấm công”.
3. Kết nối phần mềm với thiết bị chấm công thông qua ID và tên của máy.
4. Sau khi kết nối thành công, bạn chọn mục “Hoạt động khác” trên trình quản trị.
5. Nhấn vào mục “Đồng bộ thời gian” để khớp thời gian máy chấm công với thực tế.
6. Kiểm tra thời gian thực tế trong thời điểm đó (có thể xem ngay tại máy tính quản lý, nhưng phải đảm bảo máy tính được cài đặt đúng giờ), nhập thông số ngày/tháng/năm, giờ/phút/giây vào trình quản trị.
7. Nhấn nút “Lưu” để hoàn tất việc cài đặt giờ hiển thị.

Lưu ý, ở một số phần mềm quản trị khác, khi nhấn vào mục “Đồng bộ thời gian”, phần mềm sẽ tự động cập nhật thời gian từ máy tính quản lý. Vì thế, bạn cần kiểm tra lại cài đặt của máy tính, chắc chắn máy tính cũng đang chạy giờ đúng với thực tế.

>>> Xem thêm: Phần mềm máy chấm công từ A – Z, những điều bạn cần biết

Cách sửa giờ chấm công của nhân viên thành dữ liệu mới

Sẽ luôn có những trường hợp nhân viên quên chấm công hoặc chấm công lỗi. Lúc này, nếu lý do sửa giờ chấm công là hợp lý, thì bộ phận HR cần hỗ trợ nhân sự sửa dữ liệu thành giờ chấm công thực tế, tránh làm ảnh hưởng tới bảng lương cuối tháng của họ.

Lưu ý rằng bạn không thể sửa giờ chấm công trên máy chấm công vì các thiết bị chỉ điều chỉnh được thời gian máy chạy về mặt cấu hình và hiển thị. Sau khi đồng bộ giờ hiển thị trên máy với thực tế thì thời gian làm việc của nhân được ghi nhận chính xác ở những lần chấm công sau. Toàn bộ dữ liệu đã thu được từ những lần chấm công trước đó sẽ không thay đổi.

Trong trường hợp bạn muốn sửa đổi hẳn dữ liệu chấm công của nhân viên thì cách duy nhất là thao tác tại phần mềm quản trị. Cách sửa giờ trên máy chấm công Wise Eye on 39, Ronald Jack, Mitapro hay bất cứ phần mềm nào khác đều sẽ được thao tác với các bước như sau:

1. Mở phần mềm trên máy tính, kiểm tra lại xem phần mềm đã được kết nối với thiết bị chấm công chưa.
2. Sau khi kết nối phần mềm với máy chấm công, chọn mục “Chấm công” trên trình quản trị.
3. Chọn mục “Quản lý dữ liệu ghi danh” hoặc “Quản lý dữ liệu chấm công”. Tại đây, toàn bộ hoạt động chấm công của nhân viên sẽ hiện ra, chi tiết ngày/tháng/năm, giờ/phút/giây, thời điểm chấm công vào/ra, tên và mã ID của nhân viên chấm công.
4. Chọn một nhân viên bất kỳ để xem chi tiết dữ liệu chấm công của người đó. Nhấn nút “Sửa”, “Sửa giờ chấm công” hoặc “Sửa giờ gốc” (tùy theo hiển thị của phần mềm) rồi nhập lại chính xác giờ/phút/giây như ý muốn.
5. Nhấn nút “Đồng ý” hoặc “Lưu” để hoàn tất chỉnh sửa dữ liệu.

Với cách làm này, bạn có thể thay mới toàn bộ dữ liệu chấm công đã ghi nhận của nhân viên, bao gồm giờ vào, giờ ra, giờ chấm công và ngày chấm công.

Vì thực hiện trên trình quản trị của phần mềm nên chỉ những ai được cấp quyền Admin hoặc là người quản lý mới có thể sửa dữ liệu chấm công cho nhân viên. Sau khi sửa đổi dữ liệu, hệ thống quản lý cũng sẽ ghi nhận lịch sử hoạt động của Admin, thể hiện chi tiết ngày, giờ và nội dung sửa đổi.

Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng HappyTime có kết nối với máy chấm công, khi cần sửa giờ chấm công của nhân viên, quản trị viên chỉ cần tải file chấm công Excel (mà HappyTime đã tổng hợp sẵn trên hệ thống) về máy là có thể chỉnh sửa được.

Cách xóa lịch sử sửa giờ trên máy chấm công

Để xóa lịch sử sửa đổi dữ liệu, bạn cũng chỉ có thể thực hiện trên phần mềm quản lý chứ không thể thao tác trực tiếp trên máy chấm công. Chỉ có những tính năng cơ bản như thiết lập ID nhân viên mới, xóa ID nhân viên cũ hay sửa giờ hiển thị của máy mới có thể thực hiện ở trên thiết bị chấm công mà thôi. Với thao tác xóa lịch sử sửa đổi dữ liệu, bạn bắt buộc phải thực hiện trên phần mềm.

Với hầu hết các phần mềm quản lý chấm công hiện nay, bạn có thể xóa lịch sử sửa đổi dữ liệu theo các bước sau:

1. Truy cập vào phần mềm quản lý.
2. Chọn mục “Quản lý dữ liệu phục vụ ghi danh”.
3. Tìm kiếm ID của người sửa đổi giờ (trong trường hợp này là ID của Admin).
4. Tại trình quản lý, bạn có thể xóa lịch sử hoạt động của ID đó theo các lựa chọn mà hệ thống cung cấp sẵn, bao gồm xóa lịch sử sửa giờ.

Lưu ý khi sửa giờ chấm công trên máy chấm công

Thời gian hiển thị trên máy chấm công và dữ liệu chấm công thu được có vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi cho nhân viên cũng như duy trì hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vì thế, bất cứ sự thay đổi nào trong cài đặt và dữ liệu đều cần được lên kế hoạch rõ ràng và có được sự chấp thuận của các bên liên quan (gồm nhân viên, nhà quản lý, chủ doanh nghiệp).

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý những điều quan trọng sau khi sửa giờ chấm công trên máy chấm công:

• Bất kể sửa giờ hiển thị trên máy chấm công hay sửa giờ chấm công của nhân viên trong kho quản lý dữ liệu, chỉ nên giao phó cho người có thẩm quyền xử lý, không nên để cho nhân viên tự ý sửa đổi.
• Nên thực hiện toàn bộ thao tác trên phần mềm quản lý kết nối với máy chấm công để đảm bảo tính chính xác và tinh gọn.
• Đảm bảo chỉ điều chỉnh thời gian chấm công của nhân viên đúng với thực tế để thể hiện sự công bằng và minh bạch trong công tác quản lý.

Quản lý giờ chấm công đơn giản, chính xác bằng phần mềm quản trị HappyTime

Để giúp các doanh nghiệp quản lý thời gian chấm công của nhân viên một cách hiệu quả, dễ dàng và nhanh chóng, nền tảng quản trị nhân sự HappyTime đã được Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam nghiên cứu và phát triển từ năm 2020, chính thức cho ra mắt vào 2021.

HappyTime cung cấp cho doanh nghiệp phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến thông qua trình duyệt web, và một app chấm công thay thế cho thiết bị chấm công truyền thống.

• HappyTime có khả năng tự động thu thập dữ liệu chấm công của nhân viên (theo thời gian thực) vào trình quản trị https://panel.happytime.vn/, đồng thời cho phép tạo mới/xóa bỏ dữ liệu cũ ngay trên trình quản trị.
• Khi cần thay đổi giờ chấm công của nhân sự, quản trị viên chỉ cần tải file chấm công Excel mà HappyTime đã tổng hợp sẵn về máy là có thể chỉnh sửa trong file.

HappyTime thực sự đã mang đến một giải pháp quản lý chấm công toàn diện, hướng đến mục tiêu số hóa, tự động hóa trong doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp:

• HappyTime cung cấp trình quản lý trực tuyến, không cần cài đặt trong máy tính, có thể kết nối và đồng bộ với nhiều loại máy chấm công hiện có trên thị trường.
• Phần mềm cho phép cài đặt các quy tắc chấm công phức tạp nhất (dùng cho nhiều chi nhánh, phòng ban, bộ phận khác nhau, không giới hạn), đảm bảo quy định được thực thi chính xác, linh hoạt, không có lỗi.
• Toàn bộ dữ liệu chấm công của nhân viên sẽ được ghi nhận theo thời gian thực, chuẩn hóa, không sai lệch, không còn phải sửa giờ chấm công trên máy chấm công.
• HappyTime không bị phụ thuộc vào nguồn điện. Cho dù bị mất điện đột ngột thì dữ liệu chấm công vẫn sẽ được lưu trữ và cập nhật chính xác và hệ thống dữ liệu.

Đối với nhân viên:

• HappyTime cung cấp ứng dụng di động thông minh, cho phép chấm công với đa dạng hình thức như quét vân tay, quét khuôn mặt, định vị GPS, quét mã QR, nhận diện qua WiFi nội bộ, v.vv..
• Nhân viên không phải phụ thuộc vào chiếc máy chấm công, có thể chấm công từ xa (theo quy định của doanh nghiệp), dữ liệu chấm công được ghi nhận chính xác, cập nhật ngay lên hệ thống quản trị của công ty, không lo bị ảnh hưởng đến quyền lợi.
• Nhân viên có thể theo dõi thời gian chấm công thực tế cùng nhiều số liệu khác như bảng công lương, đơn từ hành chính, tin tức nội bộ, v.v.. ngay trên ứng dụng; nhờ vậy có thể kịp thời khai báo với cấp trên để được điều chỉnh ngay khi cần.

>>> Xem thêm: Cách quản lý nhân viên với phần mềm chấm công HappyTime

Vì hệ thống quản trị vận hành trên môi trường trực tuyến và có tính bảo mật cao nên mọi dữ liệu chấm công đều được ghi nhận chính xác theo thời gian thực. Nhờ vậy, các doanh nghiệp không cần thiết phải sửa giờ chấm công trên máy chấm công khi sử dụng HappyTime.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm quản lý chấm công hữu ích này, doanh nghiệp có thể truy cập vào website https://happytime.vn/, hoặc gọi về số hotline 0967-778-018 để nhận tư vấn. HappyTime sẽ đem đến cho doanh nghiệp một giải pháp công nghệ tối ưu, không chỉ dừng lại ở quản lý chấm công mà còn là quản lý nhân sự toàn diện!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.