Để tránh trường hợp chồng chéo, người quản lý cần sắp xếp ca trực hợp lý theo lịch làm việc của từng nhân viên. Tuy nhiên, quá trình sắp xếp thủ công thường mất nhiều thời gian và khó đảm bảo được độ chính xác. Vì vậy, các doanh nghiệp cần đến Excel – trợ thủ thông minh giải quyết vấn đề này.
Trong bài viết dưới đây, Happy Time sẽ cùng bạn tìm hiểu quy trình sắp xếp lịch trực Excel hiệu quả. Cùng tham khảo ngay nhé!
Mục lục
Doanh nghiệp đang thực hiện sắp xếp lịch trực excel như thế nào?
Tham khảo thêm:
>> 7 nguyên tắc vàng để xếp lịch làm việc theo ca cho nhân sự
>> 3 cách chia ca cho nhân viên chuẩn xác dành cho nhà quản lý
>> Cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên nhà hàng và khách sạn
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sắp xếp lịch trực Excel nhằm theo dõi và đảm bảo tiến độ làm việc của nhân viên. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, nhiều bộ phận với các khung thời gian làm việc khác nhau, việc sắp xếp lịch trực khoa học, logic lại càng quan trọng.
Bước đầu tiên, các doanh nghiệp cần tạo một danh sách các nhân viên cần trực ca cùng các thông tin cá nhân cần thiết như mã nhân viên, chức vụ, phòng ban…
Sau khi lập được danh sách các nhân viên cần nhân công ca trực, người quản lý sẽ căn cứ vào quy định trực, số lượng nhân viên trong ca và số ca trong 1 ngày để lên phương án sắp xếp. Chẳng hạn, mỗi ca làm việc có 2 nhân viên trực, một ngày có 2 ca trực từ 8h sáng đến 12h55 trưa hoặc từ 1h trưa đến 5h chiều.
Tiếp theo, quản lý sử dụng các hàm tính của Excel để xếp lịch cho từng cá nhân. Lúc này, nhân viên sẽ được cân đối lịch trực sao có có đủ số ngày nghỉ trong 1 tháng và không lặp lại ca trực trong cùng một buổi.
Mẫu sắp xếp lịch trực excel cho doanh nghiệp
Khi đã lên lịch làm việc dự kiến, doanh nghiệp sẽ thông báo lại cho nhân viên để họ có thời gian sắp xếp công việc cá nhân. Lúc này quản lý và nhân viên sẽ tiến hành theo dõi và thực hiện theo đúng lịch trực trên.
Sau khi tìm hiểu cách xếp lịch trực Excel hiện nay, dưới đây là một số mẫu sắp xếp lịch trực excel mà bạn có thể tham khảo như:
DOWNLOAD MẪU SẮP XẾP LỊCH TRỰC EXCEL CHO DOANH NGHIỆP
Có nên sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên?
Việc sắp xếp lịch trực Excel giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng bài toán chia ca cho nhân viên. Tuy nhiên, Excel không phải một phần mềm được tạo ra dành riêng cho việc sắp xếp lịch trực. Vì vậy, đây không phải một sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp khi muốn quản lý lịch trực của nhân viên.
Đồng thời, cùng với xu hướng chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần đến một ứng dụng công nghệ chuyên nghiệp hơn nhằm giải quyết nhanh, chính xác, hiệu quả công việc.
Theo đó, phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên chính là chìa khóa mở ra hướng giải quyết cho vấn đề này. Mỗi doanh nghiệp đều nên sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên.
Tiết kiệm tối đa thời gian
Thay vì phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc quản lý, sắp xếp lịch trực cho mỗi nhân viên, hiện nay với phần mềm xếp lịch làm việc, người quản lý chỉ cần bỏ ra vài phút để tạo ca làm việc cho nhân viên thật dễ dàng.
Đặc biệt, một số phần mềm xếp lịch làm việc Happy Time còn hỗ trợ cả 2 nền tảng website và ứng dụng điện thoại. Từ đó, người quản lý có thể xử lý, tạo lập lịch trực ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào.
Theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả
Việc sử dụng phần mềm xếp lịch trực còn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả. Cụ thể, người quản lý có thể phân chia khối lượng cho nhân viên công bằng và giám sát quá trình hoàn thành công việc của từng cá nhân.
Chẳng hạn, bạn có thể theo dõi số ca trực của nhân viên theo ngày, tháng, quý… Từ đó đưa ra đánh giá khách quan về quá trình làm việc của nhân viên dựa trên mức độ chuyên cần và hoàn thành ca trực. Bên cạnh đó, điều này còn liên quan trực tiếp đến kết quả chấm công tính lương của người lao động.
Đảm bảo quyền và lợi ích của nhân viên
Tìm hiểu thêm:
>> Phần mềm chia ca làm việc phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên và những điều bạn cần biết
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Phần mềm sắp xếp lịch trực ra đời không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn giúp đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động. Lịch làm việc của từng nhân viên sẽ được xếp khoa học và người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm lịch trực của mình. Từ đó, phần mềm sẽ giúp hạn chế tình trạng quên lịch trực, gian lận số ca trực…
ngoài ra, công cụ này còn tích hợp đơn từ như đơn xin chuyển ca trực, đơn xin nghỉ,.. Người quản lý có thể kiểm duyệt đơn và trừ vào tổng số ca. Từ đó, tiết kiệm được thời gian công sức và nâng cao độ chính xác trong quá trình xử lý lịch làm việc. Người lao động cũng nâng cao được trải nghiệm làm việc của mình hơn với việc được đảm bảo lợi ích của mình.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết trên của Happy Time, bạn đã có được những thông tin hữu ích về sắp xếp lịch trực Excel cho nhân viên. Sắp xếp lịch trực cho người lao động trong doanh nghiệp không khó tuy nhiên công việc này đòi hỏi sự chính xác, khoa học để cân đối quyền lợi của người lao động. Do đó, bạn nên tìm cho mình một trợ thủ hỗ trợ quá trình này để hoàn thành công việc tốt hơn nhé!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
