Xây dựng được một quy trình quản lý nhân sự bài bản, khoa học và tối ưu là bài toán khó của bất cứ doanh nghiệp nào. Để giúp nhà quản trị tối ưu quy trình này được thuận lợi, Blog HappyTime xin chia sẻ 6 bước quản trị nhân sự như sau!
Mục lục
Quy trình quản lý nhân sự trọn vẹn với 6 bước
Nhân sự là người quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Vì thế, quản lý nhân sự thông minh là cần biết cách khai thác, sử dụng và cân bằng đội ngũ nhân sự một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Để quản lý bộ máy nhân sự được toàn vẹn, nhà quản trị cần tham gia vào các kế hoạch: Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự, hoạt động nội bộ, hoạch định nguồn nhân sự, xây dựng quy định/nội quy, tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên, tối ưu hóa kết quả công việc.
Sau đây là 6 bước trong quy trình quản lý nhân sự mà các nhà quản trị, bậc lãnh đạo nên nắm rõ!
Khâu 1: Thiết lập các quy chế, hệ thống tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Xây dựng quy chế quản lý nhân sự
Quy chế của mỗi doanh nghiệp là khác biệt. Nhưng nhìn chung đều hướng đến mục tiêu đảm bảo cho nhân viên có được môi trường làm việc tích cực, thoải mái và đủ đầy, thu hút được nhiều nhân tài. Đồng thời đảm bảo công ty tuân thủ đúng pháp luật. Có 3 quy chế cơ bản là:
- Chính sách tuyển dụng: Gồm chiến lược tuyển chọn, định hướng nhân viên mới và thử việc.
- Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Gồm kế hoạch đào tạo bài bản, nhằm nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên, phát triển theo định hướng doanh nghiệp.
- Chính sách đãi ngộ và tiền lương: Gồm lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên, hình thức thanh toán, chu kỳ trả lương, số ngày nghỉ lễ, nghỉ phép, du lịch, nghỉ dưỡng.
Tìm hiểu thêm: Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết Về Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự (HRMS)
Bước 2: Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm nội bộ
Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ bao gồm tổng thể các quy định, quy trình, quy chế và văn bản mang tính bắt buộc trong từng hoạt động cụ thể. Đây là cơ sở pháp lý hỗ trợ nhà lãnh đạo điều hành mà không can thiệp sâu vào công việc của nhân viên, gồm 2 loại cơ bản:
- Văn bản định chế: Gồm các chính sách, quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn và sổ tay nhân viên.
- Văn bản cá biệt: Gồm các chỉ định, quyết định, công văn, thông báo, nội quy, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,…
Bước 3: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là những quy tắc, tập quán trong bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp. Yếu tố này chi phối hành vi, suy nghĩ của nhân viên trong việc theo đuổi và thực hiện mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Văn hóa doanh nghiệp bao gồm 2 yếu tố:
- Sứ mệnh và tầm nhìn: Là những mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra trong từng giai đoạn cụ thể.
- Những giá trị mà công ty hiện có: Là môi trường làm việc, hình thức và phương pháp làm việc, văn hóa giao tiếp, sự kết nối giữa các nhân viên với nhau.
Để đáp ứng được quy trình quản lý nhân sự, nhà quản trị cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo các bước:
- Xác định mục tiêu, định hướng của hoạt động kinh doanh.
- Soạn thảo bộ quy tắc ứng xử cho tất cả các cá nhân thuộc doanh nghiệp, gồm quy định, khẩu hiệu, tầm nhìn & sứ mệnh, triết lý kinh doanh,…
- Đánh giá quá trình thực hiện văn hóa doanh nghiệp. Nếu có vấn đề xảy ra, cần củng cố và điều chỉnh các khía cạnh của văn hóa doanh nghiệp cho phù hợp.
Tìm hiểu thêm: 4 Bước Tạo Kế Hoạch Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp
Khâu 2: Thực thi quy trình quản lý nhân sự
Bước 1: Tuyển dụng nhân sự
Hoạt động đầu tiên chiếm vai trò quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự chính là tuyển dụng nhân sự. Một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn chỉnh cần được thiết lập ngay từ đầu nhằm mang lại hệ thống nhân sự thống nhất, chặt chẽ và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Quy trình tuyển dụng cần được thực thi theo các bước như sau:
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Phân rõ vị trí, thời gian tuyển, yêu cầu cho ứng viên,…
- Thông báo tuyển dụng: Chọn kênh tuyển dụng, soạn thông báo và đăng tải.
- Tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ: Đánh giá hồ sơ thu về và chọn lựa ra ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
- Lên kế hoạch phỏng vấn và phỏng vấn sơ bộ: Xác nhận lại mức độ phù hợp của ứng viên với doanh nghiệp, rồi hẹn lịch phỏng vấn chính thức.
- Gửi bài test đánh giá: Có thể gửi bài test cho ứng viên để kiểm tra trình độ chuyên môn hoặc đánh giá các yếu tố khác dựa trên số hóa.
- Phỏng vấn tuyển chọn: Thông qua buổi phỏng vấn chính thức mà khai thác thông tin về ứng viên, thương lượng mức lương, trao đổi về chế độ và văn hóa doanh nghiệp.
- Quản lý thử việc tập sự: Làm việc với từng trưởng bộ phận, quản lý phòng ban để lên kế hoạch thử thách nhân sự trong quá trình thử việc.
- Quyết định tuyển dụng: Thông qua các đánh giá trực quan của quá trình thực tập, nhà tuyển dụng sẽ chọn lựa ứng viên phù hợp nhất và ký hợp đồng làm việc chính thức.
Bước 2: Đào tạo và phát triển nhân sự
Sau khi tuyển được nhân sự, muốn nhanh thúc đẩy hoạt động kinh doanh thì điều cơ bản nhất cần làm là giúp nhân sự thích nghi với công việc mới. Để làm được điều này, cần xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nhân sự một cách thống nhất.
Qua đó, nhân viên mới hiểu rõ về tính chất công việc. Biết cách thu nạp kiến thức, kỹ năng cần thiết để hỗ trợ công việc. Có tinh thần trách nhiệm và động lực làm việc. Xa hơn là nhân viên có thể tự tạo cho mình cơ hội thăng tiến tại doanh nghiệp.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện 4 bước:
- Xác định nhu cầu đào tạo, xem nhân sự cần phát triển kỹ năng, kiến thức, thái độ, kinh nghiệm gì để hỗ trợ công việc hoặc sớm thích nghi với môi trường làm việc mới.
- Xây dựng chương trình đào tạo, gồm phương pháp nào (bài giảng hay thực hành), phân loại nội dung theo hệ thống nào, có nguyên tắc nào đặt ra, số lượng nhân sự nhận đào tạo, thời gian, phương tiện hỗ trợ, khả năng tài chính,…
- Tiến hành đào tạo.
- Đánh giá chương trình đào tạo để xem có hiệu quả hay không, nhân viên có tiếp nhận được môi trường và công việc mới hay chưa.
Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực
Không chỉ đào tạo và phát triển nguồn nhân sự mới, trong quy trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp còn cần hoạch định nguồn nhân lực một cách kỹ lưỡng và có hệ thống. Đây là hoạt động theo dõi và quản trị hệ thống nhân sự hiện có.
Mục đích là đảm bảo kế hoạch công việc của doanh nghiệp vẫn được bám sát. Đội ngũ nhân viên hiện tại vẫn tăng năng suất làm việc hiệu quả. Ngoài ra, có thể dự đoán trước nhu cầu về nhân lực trong tương lai (thuyên chuyển nhân lực, thay thế hoặc bổ sung nhân lực).
Để hoạch định nguồn nhân lực, nhà quản trị cần thực thi các bước như sau:
- Dự báo nhu cầu nguồn lực: Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh, chất lượng nguồn nhân sự mà sắp xếp kế hoạch tuyển mới, tuyển bổ sung hoặc thay thế nhân sự.
- Phân tích thực trạng nguồn lực: Chất lượng nhân viên có đáp ứng được yêu cầu công việc không, họ có trải nghiệm tích cực tại doanh nghiệp không, môi trường làm việc ra sao, có đáp ứng được mong muốn của nhân viên không,…
- Ra quyết định điều chỉnh nguồn nhân lực: Sau khi đã phân tích thực trạng nhân sự, nhà quản lý cần đối chiếu với nhu cầu nhân sự của công ty trong thời điểm hiện tại để có quyết định xem cần điều chỉnh nguồn nhân lực hay không.
- Lập kế hoạch thực hiện: Tuyển dụng, bố trí lại cơ cấu tổ chức, đề bạt thăng tiến, bổ sung nhân lực hay tinh giảm nhân lực mà không khiến nhân viên bất mãn.
- Đánh giá kế hoạch: Sau tất cả, nhà quản trị cần đánh giá lại kết quả của quá trình hoạch định nhân lực so với ban đầu. Xem có sai sót nào xảy ra không, nếu có thì rút kinh nghiệm như thế nào.
Mục tiêu của quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Mục tiêu cuối cùng của quản trị nhân sự chính là ổn định được bộ máy vận hành của doanh nghiệp, và thúc đẩy kinh doanh tăng trưởng vượt trội. Bởi vì nhân sự chính là bộ phận nòng cốt, quyết định sự phát triển và thịnh vượng của một doanh nghiệp.
Có thể thấy nhiệm vụ chính của nhà quản trị trong quản trị nhân lực bao gồm 3 việc chính: Tuyển đúng người, giao đúng việc và giữ chân đúng nhân tài. Mà để làm được điều đó, nhà lãnh đạo cần xây dựng được một văn hóa doanh nghiệp thật hấp dẫn cùng trải nghiệm tích cực cho cả ứng viên và hệ thống nhân sự nòng cốt. Đây được xem là điểm mấu chốt để thu hút nhân tài và thúc đẩy động lực làm việc cho người lao động.
Tìm hiểu thêm: Bí Quyết Xây Dựng Hành Trình Trải Nghiệm Nhân Viên Hạnh Phúc Hơn
Kinh nghiệm quản lý nhân sự hiệu quả dành cho nhà quản trị
Nếu không tạo dựng được văn hóa hấp dẫn và động lực làm việc cho nhân viên, họ sẽ sớm rời bỏ doanh nghiệp, thậm chí để lại những phản hồi tiêu cực. Để tạo được tinh thần hạnh phúc cho người lao động, nhà quản trị cần khéo léo vận dụng kỹ năng của mình như sau:
- Phân bổ công việc phù hợp với từng nhân viên, giúp họ phát huy tối đa thế mạnh và cải thiện những điểm yếu của mình.
- Cần quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên, thông qua chế độ lương thưởng, xây dựng bảng lương nhân viên văn phòng, phúc lợi tương xứng với năng lực.
- Nếu nhân viên đạt được một thành tựu hoặc mang lại giá trị tốt đẹp cho doanh nghiệp, cần có sự khen thưởng, công nhận và khích lệ.
- Giúp nhân viên đánh giá được năng lực của bản thân. Cùng họ vạch rõ lộ trình thăng tiến và phát triển trong công việc, để họ có thêm động lực cống hiến cho công việc.
- Thể hiện sự tôn trọng, lắng nghe và tiếp nhận những góp ý từ nhân viên để từ đó điều chỉnh lại văn hóa doanh nghiệp sao cho phù hợp nhất.
- Thường xuyên khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên bằng các hoạt động giao lưu, gắn kết nhân sự. Nâng cao sự kết nối và giao tiếp nội bộ thông qua các buổi happy hour, team building,…
- Khéo léo trong giải quyết tranh chấp, xung đột giữa các nhân viên trong quá trình làm việc. Nhà quản trị chín là cầu nối để giải quyết mọi việc một cách êm xuôi.
- Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên để biết tâm tư, nguyện vọng của họ. Cuối cùng là tìm ra giải pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Nâng cấp cách ghi bảng chấm công hàng ngày, tính lương và quản lý đơn từ hiện đại, tinh gọn. Giúp tăng trải nghiệm của nhân viên, đồng thời giảm tải công việc cho bộ phận hành chính, nhân sự, kế toán.
Với quy trình quản lý nhân sự nêu trên, hy vọng rằng nhà quản trị có thể cải thiện chiến lược nhân sự của doanh nghiệp mình. Nhằm tạo ra hệ thống vận hành trơn tru, thuận lợi, đem lại nhiều giá trị cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Để được hỗ trợ quản lý nhân sự chuyên nghiệp, tinh gọn, các nhà quản trị có thể thử nghiệm ứng dụng chấm công trực tuyến HappyTime, với vô vàn chức năng hữu ích giúp gia tăng trải nghiệm của nhân viên, đồng thời giảm tải thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
