Ưu và nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là công cụ phổ biến trong giới văn phòng, được sử dụng rộng rãi nhờ những ưu điểm nhất định. Tuy nhiên, cách quản lý nhân sự bằng excel vẫn tồn tại khá nhiều những nhược điểm so với các phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp. Bài viết ngày hôm nay sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những ưu nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel, cũng như gợi ý cho bạn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự miễn phí.

Quản lý nhân sự bằng Excel gồm những gì?

Tìm hiểu thêm:

>> 5 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự online

>> Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến

>> Tại sao doanh nghiệp cần trang bị hệ thống quản lý nhân sự?

>> Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, việc quản lý các thông tin nhân sự là công việc vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình lao động của mình để kịp thời có những điều chỉnh khi cần thiết. File quản lý nhân sự bằng excel chứa rất nhiều thông tin về một nhân sự để nhà quản lý theo dõi được như: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới khen thưởng, chấm công, mức lương, phụ cấp… Cụ thể, quản lý nhân sự trên Excel sẽ gồm các thông tin sau đây:

• Mã nhân viên: được gắn với cá nhân mỗi lao động, các mã là cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này nên được giữ nguyên và không chuyển đối lại cho người khác.
• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, phòng ban, chức vụ/ công việc, loại hình làm việc (Full-time, part-time, thời vụ,…).
• Địa điểm làm việc: trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
• Các thông tin liên quan đến trình độ học vấn.
• Giấy tờ thông tin cá nhân (quản lý hồ sơ nhân sự): sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CMND/ CCCD,…
• Thông tin về lương thưởng và phụ cấp: số TK ngân hàng, Mã số thuế, Số sổ BHXH…
• Thông tin về quá trình làm việc: khen thưởng, công việc, chấm công…

Ưu điểm khi quản lý nhân sự bằng Excel

Excel từ lâu đã trở thành một thói quen với một bộ phận làm công tác quản lý nhân sự. Hãy cùng khám phá xem tại sao nhà quản trị lại dùng phương thức này.

• Miễn phí: Hiển nhiên đây là lý do hàng đầu. Với một một công cụ phổ biến như hiện nay tại Việt Nam, người dùng gần như không phải bỏ ra khoản chi phí sử dụng và sở hữu phần mềm này.
• Sử dụng quản lý nhân sự bằng excel cho phép nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh thay đổi đơn giản.
• Dễ dàng đối chiếu và so sánh với tệp dữ liệu không quá lớn.
• Cho phép lưu trữ với khối lượng dữ liệu khá lớn, xuất file đơn giản, thuận tiện.
• Sở hữu số lượng biểu mẫu đa dạng mà kế toán hay các nhà quản trị có thể sử dụng dễ dàng.

Nhược điểm của quản lý nhân sự bằng Excel

Dù sở hữu nhiều ưu điểm, thế nhưng, việc quản lý nhân sự bằng Excel cũng tồn tại những hạn chế nhất định như:

• Khả năng quản trị thấp: Khi sử dụng Excel, việc liên tục phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau khiến cho người thực hiện khó quản lý và theo dõi công việc chưa hoàn toàn được tối ưu, thậm chí rất mất thời gian. Hơn nữa, đây cũng là sự hạn chế với việc ra quyết định của nhà lãnh đạo vì chưa có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự.
• Tính bảo mật thấp: File Excel không có chế độ bảo mật cao như các phần mềm khác, do vậy dữ liệu về nhân sự của doanh nghiệp rất dễ bị đánh cắp. Trong trường hợp có nhiều người đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến, nếu ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file Excel.
• Không có khả năng tích hợp với công cụ khác: Đây có thể xem là nhược điểm lớn của công cụ này. Sẽ có rất nhiều bất tiện khi Excel không thể tích hợp công cụ khác như tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công giống với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, khiến người dùng hoàn toàn phải thao tác thủ công.
• Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô: Sức chứa dữ liệu của Excel là tương đối lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp ngày một phát triển và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ dùng Excel thôi là không thể đáp ứng được.

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Ngày nay, có rất nhiều giải pháp tiện lợi hơn giúp doanh nghiệp thay thế cho các mẫu danh sách nhân viên Excel. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm thông minh như thế, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý chấm công online HappyTime. Phần mềm được tin dùng với các tính năng vượt trội như:

• Quản lý hoạt động nhân sự hiệu quả: Theo dõi nhân sự trên hệ thống HappyTime, nhà quản lý có thể theo dõi ai đi làm muộn, đi làm sớm hoặc đi công tác những ngày nào.
• Tính bảo mật được đề cao: Nếu như một file Excel dễ dàng được chia sẻ ra ngoài; thì để truy cập được vào hệ thống Happytime, một người bắt buộc phải sở hữu một tài khoản phần mềm (được tạo và kiểm soát bởi chủ doanh nghiệp) và được phân quyền. Thông thường, chỉ có lãnh đạo và một vài chuyên viên nhân sự cấp cao mới có quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty.
• Thân thiện với người dùng: Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu vô cùng lớn, khả năng hiển thị cũng hơn gấp nhiều lần so với một biểu mẫu Excel nên không có thông tin nào giống như một “mã số bí ẩn” cả.

Chưa hết, phần mềm không giới hạn quy mô nhân sự. Đừng lo lắng nếu như doanh nghiệp bạn có ít nhân viên, bởi Happytime vẫn có thể linh hoạt kiểm soát tốt dữ liệu. Đặc biệt hệ thống luôn đảm bảo xử lý thông tin với độ chính xác cho mọi doanh nghiệp.

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về ưu nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm thông tin phần mềm quản lý nhân sự thật tối ưu, từ đó gặt hái được nhiều thành công xứng đáng.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.