Ngày nay, phần mềm quản lý nhân sự HRM dần trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hệ thống hóa quản trị và tối ưu nguồn lực nội bộ. Bài viết hôm nay, HappyTime mời bạn cùng tìm hiểu tất tần tật các thông tin hữu ích về phần mềm quản lý nhân sự HRM mà bạn không nên bỏ lỡ.
HRM là gì?
HRM (tiếng Anh là Human Resource Management) được hiểu là quản trị nguồn nhân lực. Từ góc độ các nhiệm vụ cụ thể, quản trị nguồn nhân lực là tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về số lượng và chất lượng. Gồm những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp.
HRM được cho là khâu quan trọng, có vị trí trung tâm trong việc thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng các phương pháp tốt nhất để đóng góp vào mục tiêu của tổ chức thông qua việc phát huy tài năng của con người. Bên cạnh đó còn là tạo cơ hội nhằm bảo vệ, phát triển nhân lực của doanh nghiệp.
Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là công cụ hỗ trợ công tác Quản trị nguồn nhân lực. Trong đó, hệ thống HRM được thiết kế nhằm tối ưu các thao tác thủ công trên nền tảng số. Cụ thể như Quản lý hồ sơ, C&B, Tuyển dụng, Đánh giá, Đào tạo và Quy trình nội bộ. Phần mềm HRM có giúp tối ưu hoá công việc của nhân viên và cấp quản lý. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp định hướng đúng con đường phát triển.
Vai trò của phần mềm HRM
Quản trị nhân sự là hoạt động có ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức. Việc quản lý và phát huy tốt nguồn nhân lực sẽ tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Không chỉ đáp ứng những nhu cầu của doanh nghiệp mà còn đảm bảo quyền lợi của tất cả thành viên nội bộ.
Sử dụng phần mềm Quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp hệ thống hóa dữ liệu và tối ưu quy trình quản trị. Bên cạnh đó là tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực trong quản lý. Về lâu dài sẽ cải thiện môi trường làm việc và giúp doanh nghiệp duy trì tính ổn định, đồng thời tăng sức cạnh tranh khu thu hút nhân tài trên thị trường lao động.
Ngoài ra, khai thác tốt nguồn nhân lực bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên phát triển là cách tốt để giữ chân những nhân viên giỏi. Đặc biệt khi tuyển dụng dần trở nên gay gắt thì trình độ, năng lực của nhân viên chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp.
Chức năng của phần mềm HRM
Để có thể quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp, phần mềm HRM bao gồm những chức năng cơ bản như sau:
Quản lý thông tin nhân sự chi tiết, đầy đủ, chính xác
Phần mềm quản lý nhân sự HRM sẽ cập nhật đầy đủ, chi tiết các thông tin của nhân viên như: họ và tên, giới tính, địa chỉ, trình độ học vấn, các giấy tờ như: CCCD, BHXH, loại hình hợp đồng (hợp đồng chính thức, hợp đồng theo kỳ hạn,…). Bên cạnh đó còn giúp quá trình tra cứu thông tin trở nên dễ dàng và có hệ thống hơn.
Hệ thống nhân sự HRM cung cấp doanh nghiệp kho lưu trữ toàn bộ thông tin cơ bản và quá trình công tác của một nhân sự. Bộ phận HR sẽ tiết kiệm thời gian hơn thay vì tìm kiếm thủ công trong những hồ sơ lưu trữ trên giấy tờ. Một nền tảng lưu trữ thông tin hiệu quả sẽ giúp bạn dễ tìm kiếm, dễ theo dõi, dễ điều chỉnh dữ liệu khi cần thiết.
Hỗ trợ hoàn thiện quy trình tuyển dụng tiện dụng, thông minh
Trên một phần mềm HRM duy nhất có thể thực hiện các chức năng: lập kế hoạch tuyển dụng, thiết lập quy trình trong tuyển dụng, yêu cầu tuyển dụng, báo cáo tuyển dụng, giúp quản lý lập kế hoạch đào tạo nhân viên,…
Hầu hết các phần mềm HRM đều liên kết trực tiếp với trang website tuyển dụng. Hồ sơ ứng viên sẽ tự động chuyển sang hệ thống chung. Điều này tạo thời gian cho phép HR tìm kiếm và đánh giá ứng viên, thay vì tập trung quá nhiều trong việc đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV, gửi email,… Ngoài ra, ứng viên có thể theo dõi quá trình tuyển dụng của bản thân.
Hỗ trợ quản lý xếp loại, đánh giá nhân viên
Phần mềm HRM có chức năng hỗ trợ quản lý đưa ra KPI. Quản lý sẽ dựa vào đó để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đánh giá các tiêu chí, đưa ra quyết định khen thưởng cũng như những điều chỉnh kịp thời.
Chấm công tính lương & quản lý BHXH
Phần mềm HRM cho phép các doanh nghiệp: chấm công số ngày đi làm, theo giờ, chấm công tăng ca, đăng ký lịch làm, nghỉ những trường hợp cần thiết,… Tất cả dữ liệu công được chuẩn hóa và cập nhật liên tục theo thời gian thực. Ngay cả khi nhân sự đi muộn về sớm, nghỉ bù, nghỉ thai sản hay làm thêm, tăng ca. Từ đó giảm thiểu những tình huống tính sai, tổng hợp thiếu ngày công của HR.
Ngoài ra phần mềm sẽ tự tính lương theo chế độ công ty, chế độ xã hội, bảo hiểm, các loại thuế và trích xuất thông tin ra Excel. Nhà quản lý có thể theo dõi thông tin BHXH, BHYT, các chế độ phụ cấp, chế độ tăng lương,… của nhân viên trên HRM.
Báo cáo & theo dõi tình hình nhân viên
Phần mềm HRM sẽ báo cáo tình hình nhân sự cho quản lý theo tháng, báo cáo sinh nhật, báo cáo quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên, báo cáo điều chuyển bộ phận, báo cáo tăng hoặc giảm số lượng nhân sự, báo cáo hợp đồng… giúp quản lý có cái nhìn bao quát hơn về trạng thái hoạt động của nhân viên.
Phần mềm cung cấp cho nhà quản trị bức tranh tổng quan về nguồn nhân lực của tổ chức. Không chỉ giúp đánh giá khách quan hơn, đồng thời dự báo những thay đổi về định biên, ngân sách qua báo cáo trực quan. Đây là công cụ đắc lực giúp nhà quản trị phân tích đa chiều và đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Có bao nhiêu loại phần mềm HRM?
Theo FinancesOnline, hiện có 3 loại phần mềm HRM chủ yếu mà các doanh nghiệp khác nhau có thể cân nhắc lựa chọn cho phù hợp với tổ chức của mình. Cụ thể:
- Quản lý nhân sự căn bản: Tập trung 3 phân hệ cơ bản: Quản lý hồ sơ nhân sự, Quản lý công và Tính lương. Đây là phần mềm HRM phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, bài toán quản trị chưa có nhiều câu hỏi phức tạp. Theo đó, phần mềm chủ yếu bổ trợ cho Hành chính Nhân sự và nhà quản trị.
- Quản lý nhân sự trọn vẹn: Với phần mềm quản lý nhân sự trọn vẹn, doanh nghiệp có thể thực hiện các quy trình nội bộ và công tác tuyển dụng, đánh giá. Tuy nhiên chỉ dừng ở thao tác căn bản, chưa chuyên sâu và tác động nhiều tới hoạch định nguồn lực. Vì thế, phần mềm HRM trọn vẹn sẽ phù hợp với doanh nghiệp SME.
- Quản lý nhân sự chiến lược: Hệ thống quản lý nhân sự chiến lược sẽ rộng mở hơn so với phần mềm còn lại. Bên cạnh những phân hệ cơ bản phải có, phần mềm hỗ trợ tuyển dụng, đánh giá và đào tạo đi kèm chiến lược nhân sự. Cụ thể, hệ thống dự báo và quản lý định biên, ngân sách nhân sự và hướng tới tất cả thành viên trong tổ chức. Thậm chí cả những nhân tài tiềm năng chưa gia nhập. Đây là giải pháp dành cho doanh nghiệp, tập đoàn đang chú trọng phát triển nguồn lực.
Tiêu chí đánh giá phần mềm HRM chất lượng
Với những vai trò và chức năng quan trọng trên, việc chọn lựa phần mềm nhân sự phù hợp là rất quan trọng. Dưới đây là 4 tiêu chí mà bạn cần nắm vững khi đánh giá phần mềm HRM chất lượng:
- Dễ sử dụng, trực quan: Phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá tốt đến mấy nhưng các thao tác phức tạp, khó sử dụng, thiếu trực quan sẽ gây bất lợi cho người sử dụng. Không phải nhân sự nào cũng có thể sử dụng công nghệ, phần mềm thành thạo ngay lập tức. Một phần mềm quản lý quá phức tạp sẽ làm mất thời gian, tiền bạc vào đào tạo mà chưa biết được nó thực sự có phù hợp, hiệu quả với doanh nghiệp hay không.
- Khả năng tích hợp nhiều tiện ích: Trong trường hợp bạn muốn đồng bộ dữ liệu phần mềm quản lý với công cụ khác thì hãy lựa chọn phần mềm có chế độ linh hoạt, có thể liên kết được với các ứng dụng khác.
- Tùy chỉnh linh hoạt: có thể linh hoạt tùy chỉnh những thông tin, các mô hình mà doanh nghiệp mong muốn.
- Có chi phí sử dụng hợp lý và chế độ chăm sóc khách hàng tốt: Thao tác sai hay hệ thống gặp lỗi là tình huống khó tránh trong quá trình sử dụng phần mềm nhân sự HRM. Thay vào đó, bạn hãy tìm kiếm những nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tốt, nhanh chóng để kịp thời giải quyết phát sinh. Không kéo dài ảnh hưởng tới hoạt động chung của tổ chức.
Bên cạnh những yếu tố trên thì doanh nghiệp cần thông minh trong việc chọn ra phần mềm HRM có chi phí phù hợp kèm dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả.
>>> Xem thêm: Phần Mềm HRM Là Gì? Làm Thế Nào Để Chọn Phần Mềm HRM Phù Hợp?
Hiện nay, HappyTime cũng là nền tảng quản trị nhân sự free được nhiều nhà quản lý yêu thích bởi có nhiều tính năng thú vị, giúp nhà quản lý dễ dàng quản lý nhân sự, chấm công tính lương, giúp tăng trải nghiệm nhân viên. Cụ thể HappyTime hỗ trợ số hóa hoạt động Quản lý nhân sự, số hoá và lưu trữ toàn bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự, hợp đồng, công lương, quỹ nghỉ phép trên cùng một hệ thống.Thông tin nhân viên được tổng hợp đa chiều, tiện cho việc theo dõi và nắm bắt nguồn lực của tổ chức.
Đặc biệt, HappyTime còn giúp xây dựng trải nghiệm “HAPPY”, nâng cao văn hóa tổ chức doanh nghiệp. Các tính năng như Gamification: Game hoá các hoạt động thường ngày tạo động lực cho nhân sự mỗi khi đi làm; Triển khai các chương trình truyền thông nội bộ ngay trên app thúc đẩy tinh thần, gắn kết nhân viên; Tính năng gửi lời chúc ngày mới, các ngày lễ và dịp đặc biệt mang đến cho nhân viên trải nghiệm tích cực, hạnh phúc. Do đó, đây cũng sẽ là một gợi ý thú vị dành cho bạn khi cân nhắc lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả đấy.
Kết luận
Trên đây, Về HappyTime đã giới thiệu đến bạn những thông tin cơ bản nhất về phần mềm HRM, từ vai trò, chức năng cho đến các tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự hiệu quả nhất. Hy vọng là những thông tin hữu ích trong bài viết ngày hôm nay đã giúp bạn có thêm những gợi ý hay, để có lựa chọn và sử dụng phần mềm HRM một cách tối ưu nhất. Chúc bạn thành công.
