Hiện nay, việc sử dụng phần mềm máy chấm công trong quản lý nhân sự đã không còn xa lạ ở hầu hết các doanh nghiệp. Cùng với nhu cầu ngày càng lớn của thị trường, số lượng phần mềm được ra mắt cũng ngày một gia tăng. Điều này khiến các doanh nghiệp băn khoăn liệu đâu mới là sản phẩm tốt, tiện lợi.
Mục lục
Phần mềm máy chấm công là gì?
Phần mềm máy chấm công là ứng dụng có khả năng thu thập dữ liệu về thời gian ra vào, số ngày làm việc, thời gian làm thêm giờ, đi muộn, về sớm của từng nhân viên. Theo đó, phần mềm này giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình chấm công và quản lý nhân viên tốt hơn.
Hiện nay, có nhiều cách phân loại khác nhau. Nhưng chủ yếu được phân thành 2 loại theo hình thức như sau:
>> Xem thêm: Chỉ 3 Phút Hiểu Tất Tần Tật Kiến Thức Về Chấm Công Online
Phân loại theo hình thức chấm công:
- Máy chấm công vân tay
- Hỗ trợ chấm công bằng mống mắt
- Hỗ trợ chấm công bằng thẻ từ
Phân loại theo thiết bị:
- Phần mềm/ Ứng dụng trên điện thoại
- Phần mềm chấm công trên máy tính
Lợi ích của phần mềm máy chấm công là gì?
Nhắc đến phần mềm máy chấm công là nhắc đến một trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong việc quản lý và duy trì nội quy doanh nghiệp. Tại sao chúng tôi có thể khẳng định như vậy? Câu trả lời nằm ở những lợi ích mà nó mang lại.
- Phần mềm chấm công cho phép theo dõi ngày công tự động 100%, tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn bảo mật cho quy trình chấm công.
- Hạn chế gian lận ngày công, giảm thiểu tình trạng “ăn trộm thời gian”, đi muộn về sớm giúp quản lý và duy trì tốt nội quy công ty
>> Tham khảo thêm: Bật mí các quy định chấm công phổ biến nhất hiện nay
- Tối ưu hóa quy trình chấm công thông qua việc sao lưu và xử lý dữ liệu ngay trên phần mềm mà không sợ sai sót. Từ đó đảm bảo tính chính xác, minh bạch cho nhân viên trong quá trình chấm công tính lương
- Tăng cường khả năng quản lý, xây dựng văn hóa công ty chuyên nghiệp
- Gia tăng mức độ hài lòng của nhân viên
Phần mềm máy chấm công như thế nào là chất lượng tốt?
Có thể nói, phần mềm chấm công chất lượng thường sở hữu đủ 6 chức năng dưới đây:
Chức năng lưu trữ thông tin
Phần mềm theo dõi ngày công cho phép so sánh các thông tin được ghi nhận trong quá trình chấm công với kho dữ liệu phần mềm để xác nhận danh tính như họ tên, SĐT, phòng ban…
Chức năng quản lý chấm công
Hầu hết các phần mềm máy chấm công đều có khả năng tự động ghi nhận kết quả thực tế từ đó tổng hợp và tính lương nhân viên. Bên cạnh đó, Nhân sự cũng có thể kiểm tra lịch sử của từng nhân viên tại các thời gian để rà soát ngày công.
Chức năng quản lý chuỗi ngày nghỉ
Không chỉ quản lý các ca làm việc của người lao động, phần mềm máy chấm công chất lượng tốt còn có thể rà soát số ngày nghỉ của từng nhân viên. Cụ thể, Nhân sự có thể kiểm tra thời gian nghỉ phép của từng nhân viên, quỹ ngày nghỉ của từng người…
Chức năng tự động xử lý ca làm việc
Các phần mềm chấm công tốt còn hỗ trợ chấm công linh hoạt dựa trên đặc thù công việc và chức vị của từng nhân viên. Chẳng hạn như giờ làm việc hành chính, ca làm, làm thêm giờ…Từ đó tạo cơ sở tính toán phụ cấp làm thêm chính xác, xứng đáng với năng lực của người lao động.
>> Có thể bạn quan tâm: Bật mí 3 mẫu bảng chấm công theo tháng chuẩn nhất
Chức năng báo cáo thống kê và tính lương nhân viên
Các phần mềm chất lượng hỗ trợ các mẫu báo cáo có sẵn như bảng chấm công, bảng kết toán lương thưởng chi tiết, báo cáo tăng ca, đơn xin nghỉ phép… để tiết kiệm thời gian và dễ dàng quản lý cho doanh nghiệp.
Các chức năng khác
Cùng với sự phát triển của công nghệ, hiện nay các phần mềm chấm công đã được trang bị thêm nhiều tính năng như sử dụng trực tuyến, đồng bộ hóa, quản lý từ xa bằng điện thoại.
Đặc biệt, khi chấm công phần mềm còn có khả năng gửi tin nhắn đến từng nhân viên để xác nhận quá trình.
Phần mềm máy chấm công có thể kết hợp với các loại máy nào?
“Phần mềm chấm công có thể kết hợp với loại nào hiệu quả nhất?” đó là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi sử dụng phương thức theo dõi ngày công bằng phần mềm.
>> Tham khảo thêm: Tối đa hóa hiệu quả quản trị nhân sự nội bộ của doanh nghiệp
Mỗi phần mềm mà bạn lựa chọn sẽ tương thích với một hoặc nhiều loại khác nhau. Có phần mềm kết nối được với loại của hãng Ronald jack, có ứng dụng lại kết nối được với hãng Wise eye…
Tuy nhiên, hiện nay thị trường đã có nhiều phần mềm kết nối được với tất cả các dòng máy chấm công như Happy Time, Tanca, Fastwork. Đặc điểm này cho phép doanh nghiệp có sự lựa chọn đa dạng mà không cần lo lắng về khả năng tương thích với phần mềm đang sử dụng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư trang thiết bị và thời gian đào tạo nhân viên sử dụng.
Kết luận
Hy vọng bài viết trên đây đã chia sẻ cho bạn những kiến thức hữu ích về phần mềm máy chấm công.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm bạn có thể tìm hiểu và tham khảo thêm. Trong đó nổi bật là phần mềm chấm công Happy Time với những ưu điểm về bảo mật, sự tiện lợi, công nghệ hiện đại.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
