Phần mềm chấm công tính lương là một trong những ứng dụng công nghệ của các doanh nghiệp vào quy trình quản lý chấm công. Để xứng đáng là một trợ thủ đắc lực, các phần mềm này cần được trang bị nhiều tính năng hữu ích. Cùng đón xem bài viết này của Happy Time để hiểu hơn về 3 chức năng chính của chấm công tính lương nhé!
Mục lục
Phần mềm chấm công tính lương là gì?
Sử dụng phần mềm chấm công tính lương là áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý chấm công tính lương. Theo đó, các doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực như:
- Tiết kiệm chi phí thuê nhân sự quản lý
- Tăng tính kỷ luật, tạo tác phong chuyên nghiệp, đúng giờ cho nhân viên
- Hạn chế các sai sót trong quá trình chấm công tính lương
- Tạo cơ sở giải quyết các tranh chấp nếu có về vấn đề chấm công tính lương
- Nâng cao năng suất, cải thiện môi trường làm việc công bằng, minh bạch
3 tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công tính lương chất lượng
Hiện nay, trên thị trường, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm thấy đủ loại phần mềm chấm công. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một giải pháp phù hợp, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp? 3 tiêu chí dưới đây sẽ mang cho bạn câu trả lời:
>> Xem thêm: Đánh giá chi tiết 4 phần mềm chấm công phổ biến hiện nay
Phần mềm thân thiện với người sử dụng
Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm tưởng, phần mềm được trang bị càng nhiều tính năng sẽ là phần mềm tối ưu cho doanh nghiệp của mình. Trên thực tế, điều này không hoàn toàn đúng. Việc sở hữu nhiều tính năng có thể giúp phần mềm giải quyết nhiều vấn đề hơn trong quy trình chấm công tính lương. Tuy nhiên, nó chưa hẳn sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm được trang bị nhiều tính năng đồng nghĩa với việc các thao tác xử lý sẽ phức tạp hơn. Điều này khiến nhiều người dùng chưa quen với việc sử dụng công nghệ sẽ gặp khó khăn.
Đồng thời, hãy tưởng tượng phần mềm chấm công như một chiếc túi, càng bỏ nhiều tính năng vào trong, chiếc túi sẽ càng nặng hơn. Do đó, bắt buộc các thiết bị kết nối với phần mềm cũng cần được nâng cấp nếu muốn đồng bộ tốt hơn.
Ngoài ra, không phải tính năng nào cũng có “đất dụng võ” ở mọi doanh nghiệp. Bởi tùy theo quy mô tổ chức, tính chất mà các doanh nghiệp sẽ cần đến các tính năng khác nhau. Thậm chí có nhiều tính năng không thực sự cần thiết và doanh nghiệp hầu như không sử dụng đến trong quá trình làm việc. Do đó, việc lựa chọn phần mềm chấm công thân thiện với doanh nghiệp vừa tránh lãng phí tài nguyên vừa giúp các nhân viên dễ dàng làm quen hơn với phần mềm mới.
Đáp ứng được các nhu cầu chấm công tính lương của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những khác nhau nhất định về quy trình vận hành. Do đó, các nhu cầu chấm công tính lương cũng không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, một phần mềm chấm công tốt là phần mềm chấm công đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp.
- Kết nối với các thiết bị chấm công sẵn có
- Quản lý quy trình chấm công tính lương hiệu quả
- Hạn chế sai sót khi làm việc
>> Tham khảo thêm: Sử dụng phần mềm chấm công miễn phí: Nên hay không?
Đảm bảo hiệu quả quy trình chấm công tính lương
Đây là tiêu chí quan trọng nhất đối với một phần mềm chấm công. Phần mềm chấm công cần có khả năng thu thập dữ liệu chính xác, bảo mật và xử lý dữ liệu nhanh chóng để tạo cơ sở chấm công tính lương chính xác cho doanh nghiệp
Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nhân lực quản lý mà còn tạo nên môi trường làm việc bình đẳng cho các nhân viên. Ghi nhận những cống hiến, tạo động lực thúc đẩy tinh thần của các nhân viên.
3 chức năng cần có của phần mềm chấm công tính lương
Chấm công thông minh với đa hình thức
Đây là tính năng cần có ở hầu hết các phần mềm chấm công. Hiện nay, các hình thức chấm công đã và đang được doanh nghiệp áp dụng có thể kể đến như:
- Thiết bị chấm công bằng vân tay
- Chấm công bằng thẻ từ
- Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
- Phần mềm chấm công trên điện thoại
>> Đọc ngay: 5 đặc điểm nổi bật của phần mềm chấm công online HappyTime
Phần mềm chấm công tính lương cần trang bị tính năng có thể liên kết với tất cả các hình thức chấm công này. Lợi ích đầu tiên doanh nghiệp nhận được chính là tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu. Doanh nghiệp sẽ không cần thay thế phần mềm nếu thay đổi hình thức chấm công và ngược lại.
Thứ hai, doanh nghiệp hoàn toàn có thể linh hoạt trong việc thay đổi hình thức chấm công để phù hợp với môi trường làm việc. Chẳng hạn, có thể thay đổi việc chấm công bằng vân tay sang chấm công bằng điện thoại để hạn chế các tiếp xúc gần giúp ngăn ngừa các bệnh truyền nhiễm.
Tự động tính công cho nhân viên
Thay vì vậy phải tính toán thủ công hoặc nhập lại dữ liệu lên Excel để tính lương, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn một phần mềm chấm công được trang bị sẵn chức năng này.
Dựa theo thông tin và dữ liệu thu được từ máy chấm công, ngày công nhân viên sẽ được cập nhật theo thời gian thực lên hệ thống. Từ đó, phần mềm sẽ tự động tính toán và tổng hợp ngày công đưa ra số lương cho từng nhân viên. Điều này không chỉ tiết kiệm được thời gian xử lý dữ liệu mà còn hạn chế được sai sót và tạo cơ sở giải quyết các vướng mắc khi có tranh chấp xảy ra giữa doanh nghiệp và người lao động.
Quản lý đơn từ nghỉ phép
Trong quá trình làm việc, người lao động không thể tránh khỏi việc phải xin nghỉ phép vì nhiều lý do khác nhau. Tuy nhiên, quy trình quản lý đơn nghỉ phép truyền thống thường tốn nhiều thời gian của người lao động. Đồng thời, họ cũng không biết được liệu đơn của mình đã được gửi đến cho cấp trên chưa, quá trình phê duyệt đang diễn ra như thế nào.
>> Xem thêm: Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng chấm công tính lương thời đại số
Phần mềm chấm công tính lương cho phép người lao động tự tạo đơn xin nghỉ trên hệ thống. Đồng thời, quản lý sẽ nhận được thông báo vào duyệt đơn. Bộ phận Nhân sự cũng sẽ cùng lúc nhận được thông tin để hỗ trợ nhân viên.
Từ đó, quy trình quản lý đơn từ xin nghỉ phép cũng đã được rút ngắn và linh hoạt hơn.
Tất cả các tính năng hữu ích trên đều hội tụ đủ trong hệ thống quản lý chấm công Happy Time. Phần mềm miễn phí này là giải pháp toàn diện cho quy trình chấm công của mọi doanh nghiệp với đa dạng các tính năng hữu ích.
- Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng
- Quản lý đơn từ, nhân sự dễ dàng
- Tích hợp nhiều hình thức chấm công
- Chế độ bảo mật cao
- Cung cấp đa dạng biểu mẫu
- Có khả năng xuất file Excel
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
