Sở hữu nhiều ưu điểm, việc sử dụng máy vân tay chấm công trong quản lý và tính lương cho nhân viên đã được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy những ưu điểm này là gì? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây của Happy Time.
Mục lục
Máy vân tay chấm công là gì?
Máy vân tay chấm công là thiết bị quản lý và chấm công dựa trên công nghệ sinh trắc học vân tay. Theo đó, người lao động sẽ được nhận dấu vân tay vào hệ thống. Mỗi lần chấm công, thiết bị sẽ so sánh dấu vân tay thu được với kho dữ liệu để xác định danh tính nhân viên.
Nếu doanh nghiệp đăng băn khoăn loại nào tốt thì hãy tham khảo 2 loại thiết bị dưới đây.
Tìm hiểu thêm:
>> Máy quét vân tay chấm công và 101 điều nhà quản lý cần biết
>> Cách khắc phục khi máy quét vân tay không nhận vân tay
>> Những quy định chấm công vân tay dành cho mọi doanh nghiệp
Máy vân tay chấm công cảm biến quang
Đây là loại máy vân tay chấm công có sử dụng cảm biến quang học để lấy mẫu vân tay. Cụ thể, máy sẽ được trang bị một camera đặc biệt để thu lại hình ảnh dấu vân tay của người dùng. Sau đó, dấu vân tay thu được sẽ được chuyển đến bộ xử lý hình ảnh để loại bỏ các điểm ảnh không cần thiết, chỉ giữ lại các đường vân tay.
Ưu điểm của loại máy này là giá thành rẻ, dễ sử dụng tuy nhiên kích thước có phần cồng kềnh hơn các thiết bị khác. Sau một thời gian dài sử dụng, cảm biến quang có thể bị chậm do bụi, ẩm từ môi trường dẫn đến tình trạng thiết bị không ghi nhận vân tay.
Máy vân tay chấm công cảm biến điện dung
Thiết bị này sử dụng cảm biến điện dung có tích hợp nhiều tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu được dấu vân tay chính xác nhất. Các đường vân tay sẽ được các tụ điện thu lại và so sánh với các vùng xung quanh khi người lao động chấm công. Từ đó, một mạch tích hợp bên trong sẽ có nhiệm vụ theo dõi sự thay đổi của các biến giá trị để chuyển về một mạch điện khác dựng lại hình ảnh dấu vân tay.
Với máy vân tay chấm công cảm biến điện dung, dấu vân tay sẽ khó bị làm giả hơn. Thiết bị có thể phân biệt các loại dấu vân tay giả, hạn chế tình trạng gian lận chấm công. Tuy nhiên, vì giá thành khá cao nên loại máy này chưa được phổ biến nhiều tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chức năng chính của máy vân tay chấm công
Các chức năng chính của máy chấm công vân tay có thể kể đến như:
- Giảm sát và quản lý ngày công, thời gian ra vào thực tế của nhân viên
- Quản lý lịch làm việc, số ngày nghỉ phép, đơn xin nghỉ phép của người lao động
- Lưu trữ dữ liệu chấm công mà không tốn diện tích thực, có thể kiểm tra, đối chiếu mọi lúc mọi nơi nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như doanh nghiệp
- Xuất file báo cáo dưới nhiều định dạng khác nhau như Word, Excel, PDF…
- Kết nối với các phần mềm chấm công tính lương nhằm tiết kiệm thời gian, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp
5 ưu điểm của máy vân tay chấm công
Không phải ngẫu nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ lại ưu tiên lựa chọn thiết bị chấm công bằng vân tay để hoàn thiện quản lý nhân sự. 5 ưu điểm dưới đây chính là câu trả lời cho những ưu thế của hình thức chấm công này.
1. Tự động hóa quy trình chấm công
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhân sự giám sát so với các hình thức chấm công cũ. Chẳng hạn như, nếu chấm công bằng giấy, mỗi bộ phận sẽ cần 1 – 2 người theo dõi và tổng kết ngày, giờ công. Tuy nhiên, với máy chấm công vân tay, công việc này đã trở nên dễ dàng hơn.
Người lao động có thể tự chủ động chấm công khi bắt đầu và kết thúc ngày làm việc. Từ đó, quy trình chấm công cũng diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nhân sự hơn.
2. Đảm bảo tính công bằng, minh bạch
Chấm công bằng máy chấm công vân tay có thể khắc phục được nhược điểm sai lệch thông tin do quá trình nhập liệu thủ công. Người quản lý có thể dễ dàng giám sát số lượng nhân viên trong ngày, thời gian làm việc thực tế, thời gian ra vào…
Đồng thời, tất cả các dữ liệu thu được từ quá trình chấm công đều sẽ được lưu trữ trong hệ thống. Theo đó, khi có nhu cầu đối chiếu, kiểm tra, người quản lý hay nhân sự đều thực hiện được rất dễ dàng.
Đặc biệt với công nghệ sinh trắc học vân tay, doanh nghiệp không cần lo lắng về tình trạng chấm công hộ, gian lận ngày công. Quá trình chấm công minh bạch cũng sẽ tạo môi trường làm việc công bằng và cởi mở hơn.
3. Dễ dàng báo cáo, thống kê
Tạo và xuất file báo cáo là một trong số những tính năng quan trọng của máy vân tay chấm công. Sau khi thu được dữ liệu chấm công, máy chấm công sẽ thực hiện các hoạt động thống kê, báo cáo và tính lương cho nhân viên.
Việc này sẽ làm giảm sự tác động của con người giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tăng độ chính xác cao. Trên thực tế, máy chấm công có khả năng xử lý dữ liệu của hàng nghìn người lao động cho mỗi doanh nghiệp.
4. Ứng dụng công nghệ linh hoạt trong quy trình quản lý chấm công
Máy chấm công bằng vân tay có thể dễ dàng kết nối với các phần mềm chấm công nhằm tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp. Theo đó, nguồn dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ; các thao tác quản lý, chấm công, tính lương cũng dễ dàng được thực hiện dưới sự kiểm soát của 3 bên người quản lý, nhân sự, người lao động. Do đó, quy trình chấm công tính lương sẽ hạn chế thấp nhất các sai sót có thể xảy ra.
Tham khảo thêm:
>> Ứng dụng chấm công – Giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
5. Hạn chế các rủi ro
So với các hình thức chấm công khác, chấm công vân tay có nhiều điểm thuận lợi, hạn chế các rủi ro như mất thẻ từ, chấm công hộ, gian lận ngày công…
Đặc biệt, với công nghệ sinh trắc vân tay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về khả năng định danh chính xác. Từ đó, quá trình chấm công tính lương sẽ diễn ra công bằng, minh bạch hơn.
Nguồn cấp dữ liệu trực tiếp từ máy chấm công nên hạn chế được các khâu trung gian nhập liệu. Dữ liệu sẽ được đồng bộ trực tiếp lên hệ thống nên chính xác 100%, tránh được tình trạng sai công, tính nhầm lương…
Kết luận
Với những ưu điểm kể trên, máy vân tay chấm công không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình quản lý mà còn tạo tiền đề xây dựng môi trường làm việc minh bạch, cân bằng.
Song hành với đó, để hạn chế những sai sót có thể xảy ra trong việc sử dụng máy chấm công vân tay thì doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng phần mềm chấm công online. Trong đó, hệ thống chấm công online Happy Time đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn.
Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình chấm công chỉ với 4 bước đơn giản:
- Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công vào hệ thống
- Chọn mẫu bảng chấm công làm thêm theo giờ trong phần mềm
- Kiểm tra dữ liệu và tính lương cho nhân viên
- Xuất file Excel
Hy vọng rằng những chia sẻ trên của Happy Time đã mang đến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thêm lựa chọn cho quy trình chấm công tính lương. Chúc các doanh nghiệp luôn thành công!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
