So với những dòng máy chấm công vân tay thì máy chấm công thẻ giấy có thể sẽ khá xa lạ với nhiều người hiện nay. Vậy, máy chấm công thẻ giấy là gì và có những ưu – nhược điểm nào? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu nhé.
Mục lục
Máy chấm công thẻ giấy là gì?
Máy chấm công thẻ giấy là máy chấm công cơ học, sử dụng thẻ giấy dập in giờ vào – ra công ty của doanh nghiệp, từ đó giúp kiểm soát giờ giấc làm việc của nhân sự. Dòng máy này được mệnh danh là “đàn anh” trong các loại máy chấm công hiện có trên thị trường bởi ra đời từ khá sớm. Hiện tại trên thị trường có 2 loại máy chấm công thẻ giấy bao gồm máy chấm công in kim và máy chấm công in búa.
Cách để sử dụng máy chấm công này cũng tương đối đơn giản, phù hợp với những doanh nghiệp, văn phòng có quy mô nhân sự nhỏ. Thông thường sẽ hoạt động theo cơ chế sau:
- Mỗi nhân viên đều sẽ có một thẻ chấm công với thời hạn sử dụng theo định kỳ. Thường giới hạn trong 1 tháng.
- Trên mỗi thẻ thường được chia sẵn các cột về giờ vào – ra cho mỗi ca làm việc sáng, chiều và làm tăng ca.
- Mỗi lần thực hiện chấm công, nhân viên sẽ quẹt thẻ giấy và máy sẽ thực hiện chấm công tự động, in giờ tại thời điểm chấm công đó lên ô tương ứng.
Ưu – nhược điểm của chấm công bằng thẻ giấy?
Sử dụng loại máy chấm công nào cũng sẽ có những ưu – nhược điểm riêng. Đối với máy chấm công thẻ giấy sẽ có những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm chấm công thẻ giấy
Khi sử dụng máy chấm công bằng thẻ giấy sẽ có những ưu điểm như sau:
- Đơn giản, dễ dàng sử dụng, không tốn quá nhiều thời gian để lắp đặt thiết bị cũng như các phần mềm tổng hợp dữ liệu. Chỉ cần thực hiện quẹt thẻ vào máy và thông tin sẽ được ghi nhận.
- Thông thường các thiết bị có thể phân biệt được các mặt của thẻ in, tránh tình trạng in sai thông tin cho nhân viên.
- Thường được kết hợp với nhiều tiện ích như báo động chấm công mỗi ca làm việc tại công ty, văn phòng. Số lần báo động có thể thực hiện lên đến 24 lần/ngày.
- Luôn có thiết bị sạc dự phòng để đảm bảo máy luôn hoạt động không bị gián đoạn đến công việc của doanh nghiệp.
- Có nhiều chủng loại máy, giá thành khác nhau để lựa chọn.
Nhược điểm chấm công thẻ giấy
Bên cạnh những ưu điểm trên, chấm công bằng thẻ giấy cũng sẽ có một số nhược điểm như sau:
- Mỗi nhân viên thường chỉ được cung cấp một thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng. Do đó, có thể gặp những trường hợp như thẻ bị hư hỏng, ướt, rách,… vì bảo quản không tốt khiến nhân viên không thể thực hiện chấm công.
- Chỉ nên sử dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
- Dễ diễn ra tình trạng chấm công hộ do có thể nhờ người khác sử dụng thẻ để chấm công.
- Quá trình tổng hợp dữ liệu chấm công thường được thực hiện bằng thủ công, do đó tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót.
- Khi hết mực in và không kịp thời đổ mực có thể sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công của nhân viên.
Có nên sử dụng chấm công thẻ giấy không?
Tuy có nhiều ưu điểm như tiện lợi, giá thành rẻ nhưng máy chấm công thẻ giấy chỉ nên là phương án cuối cùng khi bạn không thể sử dụng các hình thức chấm công khác. Như đã nói ở trên, phương pháp này tương đối thủ công và tốn nhiều thời gian, nhân lực để thực hiện. Do đó, HappyTime khuyên bạn không nên sử dụng hình thức chấm công này.
Giải pháp thay thế chấm công thẻ giấy
Với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật hiện nay, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những giải pháp chấm công tiên tiến, tiện lợi hơn với mức chi phí tương tự hoặc thậm chí là miễn phí. Ví dụ như hình thức sử dụng các ứng dụng chấm công trên điện thoại. Những ứng dụng này cung cấp đa dạng các hình thức chấm công tiện lợi cho doanh nghiệp.
Nổi bật trong đó có thể kể đến phần mềm chấm công miễn phí HappyTime. Đây là một trong những phần mềm được ưa chuộng hiện nay với nhiều tính năng hấp dẫn. Ví dụ như:
- Cung cấp nhiều hình thức chấm công cho doanh nghiệp lựa chọn. Ví dụ như chấm công bằng wifi nội bộ, GPS, mã QR Code, chấm công online 1 chạm trên màn hình.
- Tích hợp và chuyển dữ liệu chấm công nhanh chóng từ các thiết bị chấm công vân tay, chấm công thẻ từ,…
- Cung cấp tính năng nhắc nhở đến nhân viên nếu họ quên chấm công trong thời gian cho phép.
- Giúp nhà quản lý dễ dàng tạo ca, quản lý ca làm việc. Tổng hợp bảng công nhanh chóng, hỗ trợ rút ngắn hơn 70% thời gian so với quá trình tổng hợp công – tính lương thông thường.
- Đang được cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp sử dụng dưới 30 user/tháng.
Hy vọng bạn bài viết chi tiết hôm nay sẽ giúp bạn hiểu hơn về máy chấm công thẻ giấy là gì và có nên sử dụng hay không. Bên cạnh đó đừng quên truy cập ngay vào HappyTime để có thể trải nghiệm phần mềm tích hợp hệ thống chấm công và chấm công đa chức năng miễn phí ngay từ hôm nay nhé.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
