Quên chấm công là một trong những tình trạng khá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Người lao động sẽ cần phải làm đơn để xác nhận vấn đề này. Hãy cùng Blog HappyTime tham khảo ngay 3 mẫu giấy xác nhận quên chấm công sau đây nhé.
Mục lục
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công là gì?
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công là một mẫu đơn từ có các nội dung, thông tin được sử dụng để xác nhận tình trạng chấm công cho người lao động tại doanh nghiệp. Mẫu đơn này được sử dụng trong trường hợp người lao động có đi làm vào ngày quên chấm công để không bị trừ lương hoặc phạt theo quy định của doanh nghiệp.
Mẫu giấy chấm công cần được nêu rõ đầy đủ những nội dung cần thiết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý rằng, không phải tất cả doanh nghiệp đều sẽ dùng văn bản bằng giấy để thực hiện xác nhận chấm công. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu về quy trình của doanh nghiệp trước khi lấy mẫu giấy xác nhận quên chấm công.
Lưu ý khi làm giấy xác nhận quên chấm công
Trước khi đến với những mẫu giấy xác nhận quên chấm công, bạn nên lưu ý một số vấn đề như sau:
Cần tuân thủ quy định chung của doanh nghiệp
Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định chung về đơn từ hành chính nội bộ của mình. Bạn cần tìm hiểu những thông tin về quy định này để trình bày đơn từ phù hợp. Đối với những đơn vị hành chính nhà nước, điều này lại càng quan trọng hơn.
Đa số các loại đơn từ hiện nay đều được trình bày với khổ giấy A4 và theo chiều dài khổ giấy. Đối với những loại đơn từ có kèm bảng biểu thì có thể sử dụng theo chiều rộng nếu cần thiết. Bạn cũng cần phải lưu ý về định dạng, font chữ theo quy định.
Đầy đủ các bộ phận, cá nhân liên quan trong đơn
Bên cạnh tuân thủ quy định, bạn nên nêu rõ các bộ phận, cá nhân có liên quan trong mẫu giấy xác nhận quên chấm công của mình. Thông thường sẽ gồm họ tên người làm đơn, bộ phận nhân sự, quản lý – trưởng bộ phận của người làm đơn, trưởng bộ phận nhân sự.
Một số lưu ý khác nên tránh khi làm đơn xác nhận
Bên cạnh 2 vấn đề chính cần lưu ý ở trên, bạn cũng nên lưu ý tránh một số lỗi sau đây:
- Lỗi chính tả trong trình bày đơn từ, văn bản: Đây là một trong những lỗi thường gặp khi người lao động lập các loại đơn từ hành chính, trong đó có giấy xác nhận quên chấm công.
- Lỗi định dạng văn bản: Một số trường hợp khác cũng thường mắc lỗi như định dạng văn bản không phù hợp, sử dụng nhiều font chữ trong cùng một đơn từ, căn lề không đúng quy định.
- Trình bày nội dung quá dài dòng: Bạn cần lưu ý rằng, các đơn từ hành chính cần sử dụng những ngôn ngữ đơn giản và trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm cần biểu thị.
Tham khảo thêm: Tìm hiểu về quy trình chấm công tính lương của nhân viên
3 mẫu giấy xác nhận quên chấm công tham khảo
Nếu bạn cũng đang tìm kiếm mẫu giấy xác nhận quên chấm công, dưới đây sẽ là 3 mẫu giấy để bạn có thể tham khảo và tải về:
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công số 1
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công số 2
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công số 3
Hạn chế khi sử dụng mẫu giấy xác nhận quên chấm công
Việc sử dụng mẫu giấy xác nhận quên chấm công cũng như các loại đơn từ khác ngày nay vẫn còn rất phổ biến. Tuy vậy, những thủ tục hành chính này lại “vô tình” làm ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp, năng suất làm việc của nhân viên. Ví dụ như:
- Nhân viên tốn nhiều thời gian để tạo mẫu giấy xác nhận, kiểm tra quy định phù hợp. Bên cạnh đó, họ cũng phải thực hiện di chuyển qua nhiều phòng ban khác nhau để xin chữ ký xác nhận vào giấy tờ.
- Nhân viên hành chính nhân sự sẽ tốn thời gian để giải quyết các thủ tục hành chính này cho nhân viên. Việc lưu trữ những thông tin, giấy tờ hành chính này cũng trở nên phức tạp và tốn kém nguồn lực, chi phí hơn.
- Người quản lý có thể không nắm rõ được thông tin về việc xác nhận ngày công của nhân viên là đúng hay sai, có phù hợp không.
- Quá trình chỉnh sửa ngày công phức tạp và có thể xảy ra sai sót cho cả hệ thống theo dõi ngày công của doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm: Nghỉ phép không lương và bí quyết xin nghỉ cực thuyết phục
Giải pháp số hóa thủ tục giấy tờ hành chính
Ngày nay, quá trình số hóa trong doanh nghiệp tư nhân lẫn nhà nước đang được thực hiện nhanh chóng. Ở các doanh nghiệp tư nhân, việc chuyển đổi số, thay thế các thủ tục hành chính, giấy tờ rườm rà bằng công nghệ đã được áp dụng và ngày càng phổ biến.
Trong đó, việc sử dụng những phần mềm chấm công – quản lý nhân sự là một giải pháp rất hữu ích. Ví dụ như ứng dụng chấm công HappyTime kết hợp với quản lý đơn từ, thủ tục hành chính và quản lý nhân sự.
HappyTime được thiết kế để giúp doanh nghiệp có thể giải quyết được bài toán liên quan giữa chấm công, quản lý ngày công và quản lý nhân sự. Bạn có thể dễ dàng theo dõi và tạo các đơn từ như đơn xin nghỉ phép, đơn công tác ngay trên ứng dụng này.
Bên cạnh đó, trong trường hợp nhân viên quên chấm công, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng hướng dẫn nhân viên tạo yêu cầu kiểm tra và xác nhận lại. Nhân viên quản lý hành chính nhân sự cũng dễ dàng chỉnh sửa thông tin ngày công ngay trên phần mềm.
Quá trình số hóa này cũng mang lại nhiều trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên. Từ đó giúp họ an tâm, “happy” hơn trong công việc. Họ cũng sẽ tạo ra được nhiều giá trị hữu ích hơn cho sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Những vấn đề liên quan đến quên chấm công
Bên cạnh việc lựa chọn mẫu giấy xác nhận quên chấm công phù hợp, bạn cũng nên lưu ý một số vấn đề sau đây. Những vấn đề này sẽ giúp bạn hiểu hơn về tình trạng quên chấm công phổ biến hiện nay:
Vì sao người lao động quên chấm công
Có nhiều nguyên nhân khiến người lao động quên chấm công khi đi làm. Ví dụ như một số nguyên nhân sau:
- Nguyên nhân chủ quan: Xuất phát từ cá nhân người lao động quên chấm công khi họ đang vội vào làm, vội ra về,…
- Nguyên nhân khách quan: Máy chấm công bị hỏng, không nhận dấu vân tay, bộ nhớ máy chấm công đầy.
Hậu quả khi nhân viên quên chấm công
Quên chấm công không chỉ mang lại hậu quả cho người lao động mà còn gây ra nhiều ảnh hưởng cho doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
Ảnh hưởng đối với người lao động
- Người lao động có thể bị mất ngành công làm, ra làm việc nếu quên chấm công. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của người lao động bởi đa số các doanh nghiệp sẽ trừ lương nếu người lao động quên chồng không.
- Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và năng suất làm việc của ngày hôm đó hoặc có thể kéo dài đến vài ngày sau.
- Quên chấm công cũng sẽ khiến cho hiệu suất làm việc của người lao động không được thực hiện ghi nhận trên hệ thống chung của doanh nghiệp.
- Có thể gây ra sự ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của người lao động trong môi trường làm việc chung.
Ảnh hưởng tới doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp thì quá trình Trần Công cũng có thể gây ra một số ảnh hưởng như sau:
- Tốn thêm nhiều thời gian để xử lý cho người lao động khi họ bị quên chấm công.
- Tạo ra những khó khăn liên quan đến quá trình quản lý nhân sự của người lao động, quá trình đánh giá chính xác người lao động.
- Ảnh hưởng gián tiếp đến chi phí vận hành, quy trình vận hành và nguồn nhân lực để xử lý vấn đề quên chấm công của người lao động.
Tìm hiểu thêm: Làm sao để nhân viên làm việc năng suất và chất lượng hơn
Một số biện pháp tránh quên chấm công
Để khắc phục và hạn chế tình trạng quên chấm công, bạn có thể áp dụng một số phương pháp sau đây:
Biện pháp tạm thời
Những biện pháp này chỉ có thể giúp bạn khắc phục tạm thời tình trạng quên chấm công của người lao động. Ví dụ như:
Dán thông báo nhắc nhở
Dán biển báo nhắc nhở hoặc dán giấy nhắc nhở ngay tại khu vực chấm công để người lao động không bị quên điểm danh khi vào giờ làm. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng có thể làm thêm các biển báo nhắc nhở khác ở xung quanh khu vực làm việc.
Lựa chọn hình thức chấm công phù hợp
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng nhân sự, cần lựa chọn hình thức chấm công phù hợp. Ví dụ như một trong các hình thức chấm công bằng QR code, chấm công bằng vân tay, bằng wifi, bằng nhận diện khuôn mặt, chấm công bằng app online,…
Đưa ra những mức phạt phù hợp
Ngày nay khá nhiều doanh nghiệp thường đưa ra những mức phạt đối với hình thức quên chấm công của người lao động. Tuy vậy biện pháp này có thể tạo ra “con dao hai lưỡi” ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Bởi việc đưa ra các mức phạt có thể giúp người lao động tráng tình trạng quên chấm công. Tuy vậy đây cũng là một trong những điều có thể khiến người lao động cảm thấy áp lực và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của họ.
Biện pháp lâu dài
Bên cạnh những biện pháp tạm thời ở trên thì doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và đưa ra những giải pháp lâu dài phù hợp. Một trong những giải pháp lâu dài mà bạn có thể áp dụng đấy chính là việc sử dụng số hóa, các phần mềm chấm công như HappyTime được nhắc đến ở trên.
Trên đây là những mẫu giấy xác nhận quên chấm công mà bạn có thể tham khảo thêm. Bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm các tính năng hữu ích của HappyTime ngay từ hôm nay. Hiện tại, HappyTime vẫn đang cung cấp miễn phí cho các doanh nghiệp trải nghiệm và lựa chọn sử dụng.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
