Làm thế nào để quản lý mẫu danh sách nhân viên hiệu quả?

Mẫu danh sách nhân viên Excel dường như đã trở nên rất quen thuộc đối với bất cứ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ để quản lý thông tin nhân sự. Dưới đây là gợi ý hữu ích giúp bạn và doanh nghiệp có thể quản lý mẫu danh sách nhân viên hiệu quả. Mời bạn tìm hiểu cùng ngay nhé.

Thành phần chính của một file Excel danh sách nhân viên

Mẫu danh sách nhân viên Excel sẽ bao gồm rất nhiều trường thông tin khác nhau, bao gồm:

• Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân sự được gắn với một mã số cố định và mã số này là duy nhất. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này cần được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
• Họ và tên của nhân viên
• Email cá nhân của nhân viên
• Email doanh nghiệp: Là email được dùng trong nội bộ doanh nghiệp, thường được đặt theo một công thức chung, ví dụ: [tên].[họ]@[tên_công_ty].vn. Trong tất cả trường hợp liên quan tới công việc, nhân sự cần dùng email này để trao đổi, chứ không phải email cá nhân.
• Số điện thoại
• Ngày tháng năm sinh
• Giới tính
• Bộ phận đang làm việc
• Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,…
• Vị trí công việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cả level hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên Marketing
• Lương offer, Lương cơ bản
• Ngày bắt đầu làm việc: Là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc
• Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…
• Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
• Địa chỉ hiện tại, Địa chỉ thường trú
• Số CMND, số Căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp
• Tình trạng hôn nhân

Bên cạnh đó file Excel danh sách nhân viên còn bao gồm nhiều thông tin khác, tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp khác nhau, để phục vụ quá trình quản lý nhân sự được thuận tiện.

Làm thế nào để quản lý mẫu danh sách nhân viên hiệu quả?

Để quản lý một cách tổng quát và đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì ngoài file danh sách nhân sự, doanh nghiệp cần sở hữu một hệ thống gồm 5 biểu mẫu Excel khác:

1. Quản lý hồ sơ nhân sự (hồ sơ cá nhân): Ở file này, hồ sơ cá nhân của nhân sự bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, thông tin li tới lương thưởng và phụ cấp, đặc biệt là các loại giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật.
2. Quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp cần dùng file Excel này quản lý thông tin hợp đồng thử việc và các loại hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn).
3. File Excel theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ đón thêm những nhân viên mới. File quản lý hồ sơ nhân sự mới bằng Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa hai biểu mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình onboarding nhân sự.
4. Theo dõi nhân sự nghỉ việc: Cũng tương tự như Biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cần quan tâm hơn sự thay đổi của các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ việc, cũng như hồ sơ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.
5. Theo dõi biến động tiền lương của nhân sự: Không phải là nhân sự mới hay nhân sự nghỉ việc, biến động tiền lương bao gồm các trường hợp tăng lương, giảm lương, tăng level, giảm level, luân chuyển vị trí, chuyển công tác,… Trong file Excel theo dõi biến động này, cần lưu ý tới ngày sự thay đổi có hiệu lực.

Hệ thống quản lý danh sách nhân sự miễn phí cho doanh nghiệp

Tham khảo thêm:

>> Chấm công online – Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

>> 5 lợi ích của app chấm công trên điện thoại cho doanh nghiệp

>> Bí quyết nâng cao hiệu quả chấm công trong doanh nghiệp

Ngày nay, thay cho các mẫu danh sách nhân viên Excel, có rất nhiều giải pháp tiện lợi hơn giúp doanh nghiệp không phải tập trung quá nhiều vào các công việc không tạo ra năng suất làm việc. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm thông minh như thế, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý chấm công HappyTime.

Tính bảo mật chặt chẽ

Nếu như một file Excel dễ dàng được chia sẻ ra ngoài; thì để truy cập được vào hệ thống Happytime của doanh nghiệp, một người bắt buộc phải sở hữu một tài khoản phần mềm (được tạo và kiểm soát bởi chủ doanh nghiệp) và được phân quyền. Thông thường, chỉ có lãnh đạo và một vài chuyên viên nhân sự cấp cao mới có quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn quản lý chỉ có quyền xem (chứ không phải chỉnh sửa) dữ liệu của cấp dưới thuộc phòng ban mình.

Thiết kế chuyên nghiệp, dễ sử dụng

Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu vô cùng lớn, khả năng hiển thị cũng hơn gấp nhiều lần so với một biểu mẫu Excel nên không có thông tin nào giống như một “mã số bí ẩn” cả.

Ngay cả giao diện và cách sắp xếp các trường thông tin cũng theo đúng quy chuẩn và logic, đảm bảo dễ dàng đọc hiểu và sử dụng cho một người mới – kể cả là một trưởng phòng nhân sự giàu kinh nghiệm hay một chuyên viên mới.

Không giới hạn quy mô nhân sự

Đừng lo lắng nếu như doanh nghiệp bạn chuẩn bị đạt tới con số 200 nhân viên hay thậm chí là 500, 1000, bởi Happytime vẫn có thể kiểm soát tốt chừng ấy dữ liệu. Và một ưu điểm của phần mềm cần nhấn mạnh lại là, dù quản lý ít hay nhiều nhân viên thì hệ thống vẫn xử lý thông tin với độ chính xác tuyệt đối như nhau.

Kết luận

Quản lý danh sách nhân sự là một trong những bài toán cốt lõi nhất của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Dù sử dụng biểu mẫu Excel hay một phần mềm quản lý hiện đại, điều quan trọng là bạn cần nắm rõ đâu là những thông tin cần lưu ý và xử lý chúng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Chúc bạn và doanh nghiệp sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.