Một thực tế là quy mô của doanh nghiệp càng lớn thì công việc quản lý nhân sự càng vất vả và khó khăn. Do đó, các phần mềm quản lý nhân sự chính là cánh tay đắc lực, hỗ trợ bộ phận nhân sự có thể tối ưu hoá phần việc quản lý nhân sự và mang lại hiệu quả công việc cao nhất. Bài viết hôm nay, hãy cùng Happytime khám phá 7 lợi ích không thể bỏ qua của các phần mềm quản lý nhân sự nhé.
Việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đang là xu hướng chuyển đổi của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Sau đây là 7 lợi ích tuyệt vời mà các phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp.
Mục lục
Số hoá các loại giấy tờ
Các phần mềm quản lý nhân sự có thể tích hợp các loại form mẫu phổ biến trong doanh nghiệp của cả kế toán và nhân sự. Mọi đề xuất, yêu cầu, hồ sơ,… có thể phê duyệt đa cấp trên trực tuyến. Do đó bộ phận nhân sự hay các phòng ban khác trong doanh nghiệp cũng sẽ không cần phải in ấn hay chờ ký nữa. Việc số hoá các loại giấy tờ là một lợi ích tuyệt vời, giúp bạn và doanh nghiệp tối ưu rất nhiều thời gian, chi phí.
Các phần mềm quản lý nhân sự có tính bảo mật cao
Như bạn đã biết, hồ sơ nhân sự và bảng lương là những dữ liệu rất nhạy cảm. Mọi thông tin từ địa chỉ nhà, số hồ sơ thuế, ngày sinh, lịch sử việc làm, chi tiết tài khoản ngân hàng, hồ sơ y tế và thông tin kiểm tra xác thực lý lịch khác của nhân viên nếu bị lộ ra sẽ gây ra hậu quả rất lớn.
>>> Theo dõi thêm: 5 Lý Do Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Nên Sử Dụng Phần Mềm HRM
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn chọn một nhà cung cấp phần mềm đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện có. Điều này có nghĩa là phần mềm nhân sự (và dữ liệu của bạn) được đặt trên các máy chủ an toàn, do các chuyên gia quản lý, có nguồn điện khẩn cấp và dự phòng liên tục.
Hơn thế nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin và kết nối với dữ liệu dễ dàng.
Theo dõi nhân viên theo từng ca làm
Đối với các doanh nghiệp có trên 50 nhân viên, việc kiểm soát sẽ trở nên khó khăn hơn. Do đó xây dựng các phần mềm quản lý nhân sự sẽ có tác dụng hỗ trợ người quản lý dễ dàng hơn trong khâu kiểm soát, có thể theo dõi lộ trình kế hoạch và lộ trình làm việc thực tế của nhân viên.
Tích hợp chấm công và tính lương
Tiếp theo là lợi ích tích hợp chấm công và tính lương. Vì dụ mỗi ngày, một nhân viên chấm công 2 lần. Để lưu trữ dữ liệu chấm công trong 3 tháng thì cần tới gần 180.000 dòng trên 1 Sheet excel, nên việc tính công, tính lương hàng tháng của phòng nhân sự tốn rất nhiều thời gian. Phần mềm nhân sự chuyên nghiệp phải tối ưu được những phần việc này cho doanh nghiệp.
Với sự giao nhau giữa dữ liệu chấm công và tính lương, hãy chọn một phần mềm nhân sự có kết hợp 2 nghiệp vụ này. Bằng cách đó, bất cứ khi nào nhập nhân sự mới vào hệ thống thì ca làm sẽ được thiết lập, chấm công hàng ngày, bảng lương tự động cập nhật.
Điều này sẽ loại bỏ một lượng lớn thủ tục giấy tờ và tất cả các loại công việc xử lý, đối chiếu kép. Bạn sẽ có thể thu thập thêm dữ liệu, việc báo cáo trở nên dễ dàng và giúp bạn giảm thiểu rủi ro do sai sót của con người.
Quản lý đánh giá hiệu suất
Hiệu suất là chìa khóa để khai thác tối đa nguồn lực nhân sự trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình đánh giá hiệu suất thủ công có thể khó khăn và mang lại ít giá trị cho nhân viên.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng hệ thống nhân sự để dễ dàng phát triển KPI với nhân viên và truyền đạt cách thức các mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của doanh nghiệp.
Tính linh động và khả năng tiếp cận
Lợi ích tiếp theo của các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí đó là tính linh động và khả năng tiếp cận. Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn mở, luôn được kết nối, nơi chúng ta mong đợi quyền truy cập thông tin chỉ bằng một cú nhấp chuột, ở bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị. Và một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp sẽ mang lại tính năng tuyệt vời này.
Hãy đảm bảo rằng phần mềm quản lý nhân sự mà bạn chọn cung cấp giải pháp dựa trên đám mây, cho phép nhân viên có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Có nghĩa là họ có thể hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nhân sự nào khi ở ngoài văn phòng và thông qua thiết bị di động. Hãy lựa chọn các nhà cung cấp có thêm ứng dụng di động cho tất cả người dùng nhé.
>>> Xem thêm: Làm Thế Nào Để Nhà Quản Lý Lựa Chọn Phần Mềm HRM Phù Hợp?
Khả năng mở rộng tính năng khi bạn có nhu cầu
Dù bạn cần chọn một hệ thống nhân sự đáp ứng nhu cầu hiện tại của mình, nhưng cũng nên xem xét đến việc hệ thống đó sẽ thích ứng với sự phát triển kinh doanh trong tương lai như thế nào. Nếu tập trung quá hạn hẹp vào các nhu cầu cầu hiện tại, bạn có thể vô tình bỏ qua nhu cầu tương lai của doanh nghiệp, dẫn đến việc phải chuyển đổi phần mềm khi cần nâng cấp.
Đó là lý do tại sao bạn cũng nên cân nhắc chọn một phần mềm quản lý nhân sự có khả năng phát triển hợp lý với doanh nghiệp. Giá cả có linh hoạt không? Nó có thể xử lý một số lượng nhân viên gia tăng đáng kể không? Các tính năng mới liên tục được phát triển để bắt kịp xu hướng công nghệ mới nhất? Kể cả khi download phần mềm quản lý nhân sự miễn phí thì bạn cũng hãy lưu ý điều này nhé.
Kết luận
Đến đây, hẳn là bạn đã biết được 7 lợi ích không thể bỏ qua của các phần mềm quản lý nhân sự. Chấm công là một trong những hạng mục quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự, hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm chấm công online tích hợp thêm những tính năng như: xử lý đơn từ, theo dõi thời gian đến và về, quản lý thông tin nhân viên,… Một trong số đó là HappyTime – Nền tảng chấm công trực tuyến dành cho doanh nghiệp Việt. HappyTime cũng là nền tảng quản lý nhân sự thông minh, doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin cũng như hoạt động của nhân sự một cách nhanh chóng và chính xác. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo thêm thông tin về nền tảng chấm công online HappyTime. Với hàng loạt tính năng thông minh, HappyTime hẳn sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
