Làm sao để nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả

Một trong những bài toán mà người quản lý và doanh nghiệp cần giải quyết chính là làm sao để nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu vấn đề này, hãy cùng tham khảo ngay 10 cách giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả ngay trong bài viết dưới đây của Blog HappyTime nhé.

Năng suất làm việc là gì?

Năng suất làm việc của nhân viên là sản lượng, kết quả công việc mà họ làm được trong mỗi giờ đồng hồ là gì. Năng suất được phản ánh qua nhiều hình thái, kết quả khác nhau. Ví dụ như số lượng hàng hóa, các chỉ tiêu, mục tiêu đạt được,…

Năng suất làm việc của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, người quản lý cần áp dụng các nghiệp vụ quản lý để nhân viên có thể làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn.

10 cách giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn

Vậy, sau khi đã hiểu về năng suất làm việc, hãy cùng khám phá ngay 10 cách giúp nhân viên của bạn làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn ngay sau đây:

Giao tiếp là chìa khóa tăng năng suất nhân viên

Trong doanh nghiệp, giao tiếp là một hoạt động mang tính chất 2 chiều. Người quản lý, lãnh đạo cần lắng nghe nhân viên và phải hồi, đừng chỉ tập trung ra lệnh cho họ. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn.

Nếu bạn biết cách giao tiếp tốt với nhân viên, bạn có thể thể:

• Giải đáp, xóa tan kịp thời những quan niệm sai lầm, những khái niệm hiểu lầm, xác định được rõ nhu cầu của nhân sự.
• Bạn có thể hiểu nhân viên hơn, biết động lực làm việc của họ là gì. Từ đó tác động vào động lực đó và giúp họ làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn.
• Nhân viên sẽ thoải mái hơn để chia sẻ với bạn khi họ gặp vấn đề nào đó.

Theo báo cáo của Mckinsey, trung bình sẽ có khoảng 20% thời gian trong tuần nhân viên sẽ sử dụng nó để giao tiếp. Mục đích của các cuộc giao tiếp này chính là giúp họ thu thập thông tin cho công việc của mình. Vì vậy, hãy tận dụng giao tiếp hiệu quả với nhân viên để giúp họ tăng năng suất làm việc tốt hơn.

>>> Xem thêm: 7 “bí kíp” quản lý nhân viên hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Đặt mục tiêu thông minh hơn cho nhân viên

Mục tiêu thông minh sẽ đưa ra định hướng tốt hơn cho cả người quản lý và nhân viên của họ. Đây chính là một trong những yếu tố để bạn đánh giá về hiệu suất làm việc của nhân viên.

Dựa vào những mục tiêu, tiêu chí đã đặt ra, bạn có thể đo lường được những mục tiêu đó thực tế như thế nào, có đạt được không. Từ đó dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Nếu bạn không thể đưa ra được mục tiêu thông minh, rõ ràng cho nhân viên của mình, họ có thể bị bối rối và không đạt được hiệu suất mong muốn. Điều này sẽ dẫn đến sự thiệt hại cho doanh nghiệp. Để đặt mục tiêu thông minh, bạn nên:

• Quản lý vĩ mô nhưng vẫn đảm bảo được yếu tố chi tiết trong từng mục tung.
• Tập trung vào các chi tiết nhỏ nhưng không nên để “mất dấu” mục tiêu chung.
• Xác định kết quả từng bước cho nhân viên của bạn.

Gạt bỏ ngay những cuộc họp không cần thiết

Văn hóa “họp hành” vẫn đang còn tồn tại khá nhiều tại các doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt, có khá nhiều cuộc họp được tổ chức chỉ để tranh luận và gần như không mang lại lợi ích gì để giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn.

Theo khảo sát từ Otter.ai, có hơn 35% nhân viên cho thấy rằng, họ lãng phí từ 2 – 5 giờ cho các cuộc họp và cuộc gọi không cần thiết. Và đáng kinh ngạc hơn, có đến 67% nhân viên phàn nàn rằng việc dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp khiến họ không đạt được hiệu quả trong công việc của mình.

Do đó, với vai trò là người quản lý, bạn nên gạt bỏ những cuộc họp không cần thiết cho nhân viên của mình. Ví dụ như bạn có thể giảm thiểu những cuộc họp chỉ để cung cấp, truyền tải những thông điệp nhỏ. Thay vào đó, hãy truyền đạt những thông điệp ngắn này qua email để giúp nhân viên của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn.

Đào tạo và phát triển nhân sự thường xuyên

Đào tạo là một hoạt động quan trọng mà người quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện để giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn. Theo khảo sát từ Udemy đã thực hiện, có đến 79% người lao động tin rằng việc đào tạo thường xuyên sẽ giúp họ có thể nâng cao được năng suất làm việc của mình.

Việc đào tạo sẽ giúp nhân viên có thể đi từ mức độ cơ bản thành chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Tuy vậy, bạn cần phải cung cấp cho họ chương trình đào tạo phù hợp với từng cá nhân. Khi thực hiện đúng, bạn sẽ giúp nhân viên của bạn được phát triển và làm việc hiệu quả hơn.

Cho nhân viên làm việc từ xa linh hoạt

Xu hướng làm việc từ xa đang mang lại nhiều sự hạnh phúc và tăng năng suất làm việc cao hơn cho nhân viên. Nghiên cứu từ Owl Labs được thực hiện đầu năm 2022 cho thấy, nhân viên được làm việc từ xa linh hoạt kết hợp hạnh phúc hơn 22% so với những nhân viên phải làm việc tại chỗ trong môi trường văn phòng.

Khi nhân viên của bạn hạnh phúc với công việc, năng suất và hiệu quả của họ cũng cao hơn. Từ đó sẽ giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp tốt hơn.

Tin tưởng và trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên là một trong những hoạt động thể hiện sự tin tưởng của bạn dành cho họ. Khi nhân viên của bạn cảm nhận được điều đó, họ có thể làm việc tập trung và năng suất hơn.

Một nghiên cứu của Forbes trên 7000 nhân viên cho thấy rằng, những người cảm thấy không được trao quyền có mức độ gắn bó với doanh nghiệp chỉ 24%. Trong khi đó, những người được trao quyền có mức độ gắn bó lên đến 79%.

Bạn có thể thực hiện trao quyền cho nhân viên của mình bằng cách:

• Cung cấp cho nhân viên có quyền nói lên những phản hồi, mong muốn của họ.
• Giúp nhân viên có cơ hội phát triển tốt hơn, tự chủ hơn, bổ sung trách nhiệm cao hơn hoặc cho họ một vị trí, vai trò hoàn toàn mới.
• Thường xuyên ghi nhận sự cố gắng, thành tích, tin tưởng vào khả năng của họ.
• Cung cấp cho nhân viên của bạn công cụ, đào tạo cũng như quyền hạn mà họ cần để tạo ra năng suất làm việc tốt hơn.

Giảm gánh nặng để nhân viên không bị kiệt sức

Nhân viên sẽ giảm hiệu suất làm việc khi họ không thể tập trung vào quá nhiều nhiệm vụ khác nhau. Đặc biệt, khi yêu cầu đa nhiệm của nhân viên ngày càng cao, họ sẽ cảm thấy áp lực liên tục vì không quản lý được công việc của mình. Điều này sẽ dần khiến nhân viên bị kiệt sức và giảm hiệu quả công việc.

Một thống kê của Statista cho biết, có đến 60% GenZ trên toàn thế giới cho biết những kỳ nghỉ bắt buộc, nghỉ phép giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy, với vai trò nhà là nhà quản lý, bạn nên cân nhắc và giúp nhân viên của mình có những kỳ nghỉ phù hợp để họ có thể không bị kiệt sức khi làm việc.

Bên cạnh đó, một nghiên cứu khác cũng cho biết rằng, bộ não con người chỉ hoạt động tập trung tốt nhất từ 90 – 120 phút. Do đó, bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên của mình có quãng nghỉ từ 10 – 15 phút sau mỗi 90 phút làm việc để tăng hiệu suất công việc tốt hơn.

Tập trung chất lượng hơn số lượng công việc

Số lượng công việc có thể giúp doanh nghiệp phát triển, nhưng nó sẽ không phải là yếu tố bền vững để nhân viên làm việc với hiệu suất tốt. Do đó, hãy tập trung vào chất lượng công việc thay vì số lượng công việc của nhân viên.

Một chương trình áp dụng 4 tuần tại MRL Consulting Group cho thấy, khi làm việc tập trung vào chất lượng, mức năng suất, doanh thu tại các phòng ban tăng đến 25%. Tổ chức này cũng cho biết thêm, điều này cũng giúp giảm thời gian vắng mặt của nhân viên xuống 40% so với thông thường.

Cải thiện văn hóa doanh nghiệp và đội ngũ

Văn hóa doanh nghiệp là một trong những yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhân viên của bạn có làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hay không. Một số kết quả đo lường từ Gallup sau đây sẽ giúp bạn hiểu vì sao văn hóa doanh nghiệp lại đóng vai trò quan trọng:

• Tương tác trong văn hóa công ty tốt sẽ giúp giảm 41% tỷ lệ nhân viên vắng mặt và tăng 17% năng suất làm việc của họ.
• Doanh số bán hàng của doanh nghiệp có thể tăng lên 20%, mức độ xếp hạng của khách hàng tăng lên 10% khi nhân viên làm việc trong môi trường văn hóa tốt.
• Mức lợi nhuận của doanh nghiệp có thể tăng lên 21% khi văn hóa doanh nghiệp có sự tập trung và tương tác tốt.

Tìm hiểu thêm: Văn hóa công ty là gì? Có quan trọng hay không?

Tăng trải nghiệm nhân viên nơi làm việc

Trải nghiệm nhân sự là một trong những lợi thế cạnh tranh mà doanh nghiệp có thể vận dụng khi việc tập trung vào tiền đã không còn là ưu thế. Khảo sát từ Avanade cho thấy, doanh nghiệp có thể tăng 25% lợi nhuận khi nhân viên có trải nghiệm tốt trong quá trình làm việc.

Điều này cho thấy, trải nghiệm tốt sẽ thúc đẩy cho nhân viên nâng cao năng suất làm việc của mình. Trải nghiệm nhân viên sẽ đến từ văn hóa doanh nghiệp, môi trường công nghệ và cơ sở vật chất của doanh nghiệp đó.

Vì vậy, hiện nay khá nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng những phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương,… để giúp tối đa hóa yếu tố này. Trong đó, có thể kể đến ứng dụng HappyTime đang được lựa chọn phổ biến với những ưu điểm sau:

• Giúp tinh gọn toàn bộ quy trình chấm công, tính lương, từ đó giúp nhân viên không tốn quá nhiều thời gian, công sức cho hoạt động này. Thay vào đó, chỉ cần 1 chạm, nhân viên đã có thể điểm danh, chống công cho ngày làm việc.
• Hỗ trợ rút gọn quá trình khởi tạo, phê duyệt đơn từ như giấy xin nghỉ phép, giấy tăng ca,… Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn thoải mái hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính rườm rà.
• Cung cấp hệ thống Gamification, các chương trình truyền thông nội bộ nhanh chóng,… từ đó giúp nhân viên có trải nghiệm Happy hơn, làm việc có hiệu suất hơn.

Trên đây là 10 cách giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả hơn mà bạn có thể áp dụng trong doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo và trải nghiệm miễn phí HappyTime ngay từ hôm nay để giúp tăng trải nghiệm nhân viên, tăng hiệu suất làm việc tốt hơn.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.