Checklist Kiểm Tra 5S Về “Sạch sẽ” – Bí Quyết Duy Trì Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng

5S là một quy tắc được áp dụng để văn phòng, không gian làm việc được sạch sẽ gọn gàng. Và Seiso – Sạch sẽ là một trong các bước của quy tắc này. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu về Sạch sẽ trong 5S là gì và checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ như thế nào nhé.

Sạch sẽ trong 5S là gì?

Sạch sẽ (Seiso – Shine) là một phần của quy tắc 5S bên cạnh 4 yếu tố khác là Seiri – Sort (Sàng lọc), Seiton – Set in order (Sắp xếp), Seiketsu – Standardize (Săn sóc) và Shitsuke – Sustain (Sẵn sàng). Với Sạch sẽ trong 5S,  trong đó chú trọng đến việc giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng. Điều này có thể bao gồm việc dọn dẹp rác, lau chùi bụi bẩn và giữ cho mọi thứ trong khu vực thực hiện 5S. Sạch sẽ cũng có thể áp dụng cho cả nơi làm việc và công cụ làm việc của bạn.

Việc áp dụng Sạch sẽ có thể mang lại nhiều lợi ích cho công việc của bạn. Ví dụ như:

• Giúp giảm thiểu sự cố và tai nạn do một môi trường làm việc không an toàn hoặc bẩn thỉu.
• Giúp tăng hiệu quả, năng suất bằng cách giúp bạn tìm kiếm, truy cập công cụ và tài liệu nhanh chóng hơn. 
• Làm cho nơi làm việc của bạn trở nên thoải mái và dễ chịu hơn, giúp tăng tính tập trung và sự tập trung của bạn.

Sạch sẽ trong 5S được thực hiện như thế nào?

Quá trình thực hiện bước Sạch sẽ trong 5S sẽ còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy vậy nhìn chung sẽ bao gồm những hoạt động chính như sau:

• Xác định khu vực cần dọn dẹp, phân công trách nhiệm và lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày/tuần/tháng).
• Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ vệ sinh phù hợp với khu vực, vật dụng cần có để vệ sinh, dọn dẹp.
• Vệ sinh theo các nguyên tắc và lịch đã được xác định ở trên.

Thông thường, các doanh nghiệp có thể thực hiện vệ sinh, dọn dẹp theo các nguyên tắc như từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài. Việc áp dụng nguyên tắc này sẽ giúp ngăn chặn, giảm thiểu và loại bỏ tối đa các nguồn gây mất vệ sinh sạch sẽ trong doanh nghiệp.

Các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ

Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ sẽ khác nhau. Tuy vậy, dưới đây sẽ là một số checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Trách nhiệm thực hiện

• Nhân viên phụ trách thực hiện dọn dẹp có làm việc theo đúng lịch được phân công không?
• Nhân viên có áp dụng đúng những tiêu chuẩn liên quan đến quá trình dọn dẹp đã được quy định hay không?
• Nhân viên có thực hiện báo cáo về quá trình áp dụng 5S nói chung và bước Sạch sẽ trong 5S không?
• Tính tự giác, thái độ trong quá trình thực hiện như thế nào?

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Các hạng mục thực hiện

• Mức độ sạch sẽ của khu vực được phân công dọn dẹp như thế nào?
• Các loại dụng cụ, thiết bị, hồ sơ, tài liệu,… có được giữ gìn không, có được đặt ở những khu vực có điều kiện bảo quản phù hợp không?
• Có tài liệu, dụng cụ, thiết bị,… nào không thể sử dụng được do nguyên nhân từ môi trường xung quanh không được sạch sẽ không?
• Mức độ hài lòng của nhân viên đối với không gian làm việc sau khi được dọn dẹp như thế nào?
•  Kiểm tra thực tế xem các lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa và các vật dụng khác như tủ giá, bàn ghế, các thiết bị văn phòng… có rác thải, bụi bám, mạng nhện hoặc bất cứ dấu hiệu nào về tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ kém không?

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Quá trình xử lý rác thải

• Các thùng chứa rác trong khu vực dọn dẹp có được trang bị đầy đủ không?
• Vị trí đặt các thùng rác có phù hợp không? Những vị trí đó có được dọn dẹp sạch sẽ và đổ rác thường xuyên không?
• Nếu doanh nghiệp có các rác thải nguy hiểm, nguy hại thì chúng có được xử lý đúng quy định hay không?
• Quá trình xả thải rác có được phân loại theo quy định của doanh nghiệp không?

Cách thực hiện checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ

Để thực hiện được các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Kiểm tra về quá trình các bước trước đó của 5S là Sàng lọc và Sắp xếp đã được thực hiện hay chưa.
• Bước 2: Lựa chọn những nội dung cần có kiểm tra, thực hiện bước sạch sẽ để đưa vào checklist.
• Bước 3: Xây dựng thang điểm đánh giá cho các nội dung trong checklist. Bạn có thể lựa chọn thang điểm theo 2 cách là thang điểm số từ 1 – 5 (hoặc 1 – 10), hoặc lựa chọn theo các cụm từ mức độ như Không hoàn thành – hoàn thành vừa đủ – đã hoàn thành – hoàn thành xuất sắc.

Nhìn chung, Sạch sẽ (Seiso – Shine) là một phần quan trọng của quy tắc 5S, khi triển khai hiệu quả sẽ đảm bảo sự thành công cho toàn bộ quá trình áp dụng 5S trong tổ chức. Vì vậy, hãy luôn đảm bảo yếu tố sạch sẽ được thực hiện phù hợp với các checklist ở trên. Hy vọng những Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ ở trên sẽ hữu ích cho bạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime ngay để tiếp cận với giải pháp hỗ trợ quá trình thực hiện 5S dễ dàng và hiệu quả hơn. Với các tính năng Gamification, truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng,… HappyTime sẽ giúp bạn thông báo và thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tìm hiểu thêm: Kỷ luật và động lực – Giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.