Hệ thống kiểm soát ra vào tích hợp chấm công tự động không chỉ là biện pháp an ninh tối ưu mà còn là một công cụ quản lý nhân sự, thúc đẩy quá trình tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí vận hành. Mời bạn cùng HappyTime tìm hiểu chi tiết về phương thức chấm công tự động nhé.
Mục lục
Chấm công tự động là gì?
Tìm hiểu thêm:
>> Chỉ 3 phút hiểu tất tần tật kiến thức về chấm công online
>> Đánh giá phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất hiện nay
>> App chấm công – sự lựa chọn hàng đầu trong kỷ nguyên số
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Chấm công tự động hay hình thức chấm công tích hợp kiểm soát truy cập là một hệ thống tự động hóa việc đảm bảo an ninh, theo dõi thời gian ra vào của nhân viên. Điều này, giúp nhà quản lý giảm bớt các công việc hành chính liên quan đến cách tạo bảng chấm công, đến việc xử lý bảng chấm công một cách chính xác đồng thời tiết kiệm thời gian.
Nếu lúc trước, phần lớn công việc của nhân sự là dành thời gian thu thập các bảng chấm công viết tay và kiểm tra xem chúng có chính xác hay không. Nhưng giờ đây phần mềm chấm công tự động giúp thu thập các thông tin đi làm của từng nhân viên, để người lãnh đạo có thể quản lý được tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm chấm công còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian chấm công nhân viên. Đặc biệt những bảng tính lương mà phần mềm chấm công đưa ra rất chính xác và minh bạch.
Tại sao nên sử dụng chấm công online?
Sở dĩ việc chấm công online được yêu thích là vì nó mang lại rất nhiều lợi ích như sau:
Tiết kiệm thời gian
Trên thực tế, việc thu thập thời gian làm việc của nhân viên theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và năng lượng. Thử tượng tưởng, chúng ta phải hỏi từng nhân viên về thời gian đi làm mỗi ngày, hoặc thu thập thông tin qua các bảng tích công cuối tháng.
Mặc dù công cụ excel có thể hỗ trợ, nhưng một phần nào đó cũng mất nhiều thời gian. Bằng cách nâng cấp lên hệ thống chấm công trực tuyến, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên nhân sự, cũng như cải thiện tốc độ làm việc của họ.
Giảm rủi ro bị mất bảng chấm công
Việc nhân viên hay nhà quản lý đánh mất bảng chấm công hoàn toàn có thể xảy ra. File lưu trữ trên máy tính dễ dàng bị mất khi lỡ tay xóa, vi rút xâm nhập hay máy tính cài lại win nhưng không sao lưu dữ liệu. Khi đó, hệ thống chấm công trực tuyến được lưu trữ trên đám mây giúp dữ liệu được cất giữ an toàn và luôn trong tình trạng có thể truy cập được. Nó cũng giúp việc theo dõi các thay đổi trong dữ liệu thời gian dễ dàng hơn.
Cải thiện thói quen của nhân viên
Ngay cả khi bạn có những nhân viên tuyệt vời, một số người trong số họ nhất định có lúc sẽ đến muộn, về sớm hoặc nghỉ phép vì lý do cá nhân. Thói quen là thứ khó bỏ, do đó, hãy tạo cho nhân viên thói quen chấm công khi họ bước vào hay bước ra công ty. Mặc dù bạn không thể kiểm soát mọi việc mà nhân viên của mình làm, nhưng hệ thống chấm công trực tuyến có thể giảm thiểu những thói quen xấu này, giúp họ tự giác hơn khi làm việc.
Tăng cường độ chính xác
Chấm công thủ công là nỗ lực của những người làm nhân sự. Do đó, việc tính lương hoàn toàn có khả năng mắc lỗi ở mọi thời điểm hay quy trình, bất kể họ có tỉ mỉ đến đâu. Xét cho cùng, thật khó để ghi lại những chữ viết tay lộn xộn và tin tưởng nhân viên theo dõi chính xác thời gian của họ. Bằng cách đầu tư vào hệ thống chấm công trực tuyến, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác của dữ liệu bảng chấm công.
Bảo vệ doanh nghiệp và người lao động trước những tranh chấp
Nhiều vụ kiện xảy ra khi nhân viên khởi kiện người sử dụng lao động của họ vì không được trả lương công bằng. Với hệ thống chấm công trực tuyến, những tranh chấp này sẽ giảm thiểu một phần nào đó dựa trên số giờ công thực tế mà nhân sự đi làm.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Mặc dù doanh nghiệp có thể gặp phải một số phản đối từ nhân viên khi ban đầu cố gắng áp dụng hệ thống chấm công trực tuyến, nhưng chắc chắn nhân viên sẽ hài lòng hơn theo thời gian. Thời đại 4.0, tất cả mọi người đều hiểu rằng công nghệ đã trở thành người đồng hành không thể thiểu. Không còn những chu trình chấm công phức tạp trên giấy, hệ thống chấm công online giảm bớt giấy tờ lằng nhằng. Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn với quá trình làm việc tinh gọn, và sử dụng nó như công việc quen thuộc mỗi khi đi làm.
Phần mềm chấm công online tự động có phù hợp với doanh nghiệp không?
Việc sử dụng phần mềm chấm công hay chấm công tự động là bước đầu cơ bản để tính lương của nhân viên. Và một phần mềm cho dù có “được quảng cáo” là các chức năng rất tốt với nhu cầu của doanh nghiệp thì cũng chưa hẳn là phần mềm hiệu quả và phù hợp nhất. Do vậy, song song với yếu tố chức năng phù hợp với nhu cầu, bạn cũng cần xem xét đến xếp hạng về mức độ thân thiện của phần mềm khi sử dụng.
Bạn cần đảm bảo công cụ mới của doanh nghiệp không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm có thể bao gồm nhiều tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh. Sẽ là tốt nhất nếu có thêm thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc doanh nghiệp tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.
Bạn có thể tham khảo HappyTime – Hệ thống chấm công online dành cho doanh nghiệp Việt Nam, với các lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như:
– Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng từ máy chấm công, app chấm công lên hệ thống happytime
– Tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau, từ đó nâng cao trải nghiệm của nhân viên
– Chế độ bảo mật dữ liệu cao, không lo thất thoát thông tin nhân sự
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về chấm công tự động, cách chấm công nhân viên, hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm thông tin phần mềm chấm lương trong cả hiện tại và tương lai.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
