Có rất nhiều cách chấm công cho nhân viên phổ biến tại các doanh nghiệp. Trong đó, chấm công bằng vân tay, thẻ từ và chấm công online là được sử dụng rộng rãi nhất. Bài viết dưới đây sẽ giúp nhà quản lý phân tích ưu điểm và nhược điểm của 3 phương pháp này. Cùng tìm hiểu ngay!
Chấm công cho nhân viên là gì?
Tìm hiểu thêm:
>> Cách chấm công nhân viên được 9/10 doanh nghiệp sử dụng
>> Tổng hợp câu hỏi thường gặp về máy chấm công bằng vân tay
>> Chấm công bằng vân tay có cần thiết với doanh nghiệp không?
Trong công ty, chấm công là hình thức ghi nhận lại thời gian đi làm/ tan làm của người lao động. Dữ liệu chấm công sẽ là căn cứ để bộ phận hành chính nhân sự hoặc kế toán có thể theo dõi được số giờ đi làm thực tế của nhân viên. Từ đó, làm cơ sở để trả lương cho người lao động. Do đó, hệ thống thông tin dữ liệu một cách cẩn thận và chi tiết là vô cùng quan trọng. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải minh bạch, rõ ràng và thống nhất về dữ liệu này.
Mặt khác, chấm công cũng giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên để tính lương, thưởng hoặc xử phạt nếu nhân viên làm không đủ số giờ theo hợp đồng.
Hiện nay, có rất nhiều hình thức chấm công đa dạng. Tại mỗi doanh nghiệp thì sẽ có một hình thức chấm công khác nhau. Tuy nhiên, có một số hình thức được sử dụng một cách phổ biến như chấm công bằng thẻ từ, chấm công bằng vân tay, chấm công bằng khuôn mặt hoặc chấm công online.
Đánh giá 3 cách chấm công cho nhân viên hiện nay
1. Chấm công bằng thẻ
Ưu điểm
Hình thức chấm công bằng thẻ là một hình thức chấm công khá là phổ biến ở nhiều doanh nghiệp với một số ưu điểm như sau:
- Chấm công bằng thẻ giúp nhân viên có thể chủ động cung cấp thời gian đi làm mà không cần tốn công nhưng chép vào giấy như sổ chấm công trước đây.
- Doanh nghiệp dễ dàng cài đặt và sử dụng một cách thuận tiện.
- Thẻ từ có thể được tích hợp với thẻ nhân viên nên tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Nhược điểm
- Vì chấm công bằng thẻ nên nhân viên có thể dễ dàng nhờ người chấm hộ khi không có mặt tại công ty. Khiến doanh nghiệp tổn thất một khoản chi phí trả lương rất lớn dù nhân viên đó không đi làm.
- Đòi hỏi nhân viên phải luôn mang thẻ theo và bảo quản một cách cẩn thận.
- Thẻ từ hay thẻ giấy đều dễ bị hư hỏng, đánh mất khiến không ghi nhận công.
- Quá trình tổng hợp thông tin, dữ liệu chấm công vẫn phải làm một cách thủ công. Do đó, dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là tốn rất nhiều thời gian của bộ phận hành chính tổng hợp.
2. Chấm công bằng vân tay
Ưu điểm
- Tương tự như hình thức chấm công bằng thẻ, chấm công bằng vân tay mang lại độ chính xác cao và tiết kiệm thời gian để quản lý thời gian đi làm của nhân viên.
- Hạn chế tình trạng gian lận vì mỗi người sẽ có một dấu vân tay khác nhau.
- Không phát sinh chi phí in lại thẻ từ, thẻ giấy, cũng như chi phí ban đầu có giá thành rẻ hơn so với các hình thức chấm công khác.
Nhược điểm
- đối với các nhân sự bị thương ở tay hoặc tay bị tính chất bẩn thì máy sẽ không nhận dấu vân tay. Điều này khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng và tốn nhiều thời gian.
- đối với công nhân tại làm việc tại các doanh nghiệp sản xuất thì thường sẽ bị bào mòn vân tay nên đây không phải là phương pháp phù hợp.
3. Chấm công Online
Ưu điểm
Chấm công online hầu như khắc phục được toàn bộ hầu hết nhược điểm của bên chấm công bằng thẻ hoặc chấm công bằng vân tay. Điển hình như:
- Không phát sinh chi phí in ấn thẻ, làm lại thẻ để hoặc xảy ra các trường hợp như mất thẻ hỏng thể.
- Hạn chế được tình trạng chấm công hộ, gian lận trong lúc chấm công.
- Nhân viên không cần lo lắng khi mình không có dấu vân tay hoặc dấu vân tay đã bị bào mòn do làm việc tiếp xúc với hóa chất.
- Nhân viên có thể chấm công ngay trên thiết bị di động của mình là không cần phải xếp hàng chờ đợi lâu.
- Theo dõi được thời gian chấm công chi tiết theo từng ngày để có thể đưa ra phản hồi kịp thời khi có sai sót.
- Chế độ bảo mật tốt và tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng.
Nhược điểm
Doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí cố định hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm cho các phần mềm hoặc hệ thống chấm công online tùy vào đơn vị cung cấp.
Giải pháp chấm công cho nhân viên được nhiều doanh nghiệp tin dùng
Tham khảo thêm:
>> Chấm công online – Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Đánh giá phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất hiện nay
>> Bí quyết nâng cao hiệu quả chấm công trong doanh nghiệp
Hình thức chấm công cho nhân viên online đang không được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Bởi vì, giá thành cao hơn so với các phương thức tấn công khác. Đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự dưới 100 người thì đây chưa phải là giải pháp tối ưu.
Thấu hiểu điều đó, ứng dụng chấm công cho nhân viên miễn phí Happy Time đã và đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bởi lẽ, phần mềm chấm công online HappyTime cung cấp hoàn toàn miễn phí cho mọi doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp sẽ không cần phải bỏ ra bất kỳ một khoản chi phí nào khi sử dụng hệ thống chấm công Online Happy Time và quy trình vận hành của mình.
Mặt khác, doanh nghiệp vẫn được cung cấp đầy đủ tính năng của một phần mềm chấm công có tính phí. Ví dụ như chấm công ngay trên thiết bị di động, quản lý đơn từ, theo dõi hồ sơ nhân sự hay tính lương online,… Tất cả mọi tính năng đều đã được tích hợp trên một hệ thống. Bên cạnh đó, HappyTime còn cho phép tích hợp nhiều loại thiết bị chấm công vật lý trên thị trường hiện nay.
Kết luận
Mỗi doanh nghiệp đều có hình thức chấm công cho nhân viên khác nhau để phù hợp với quy mô nhân sự của mình. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương thức tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị của doanh nghiệp!
