Cách làm bảng chấm công trên giấy (dành cho các tổ chức quy mô nhỏ)

Bạn đang cần tạo một bảng chấm công trên giấy để điểm danh nhân viên mỗi đầu giờ làm việc, nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu? Vậy bạn hãy tham khảo cách làm bảng chấm công trên giấy mà HappyTime chia sẻ qua bài viết dưới đây!

Bảng chấm công trên giấy phù hợp với các loại hình tổ chức nào?

Bảng chấm công trên giấy in bản cứng có thể áp dụng được với những doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức quy mô nhỏ, ít nhân viên, lý tưởng là dưới 10 nhân sự. Đây là giải pháp đơn giản nhất để ghi nhận thời gian làm việc, hoặc để xác nhận sự có mặt của nhân viên trong mỗi ngày làm việc. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng loại bảng chấm công trên giấy vào hoạt động quản lý doanh nghiệp nếu có những điều kiện như sau:

• Tổ chức của bạn không muốn đầu tư ngân sách vào việc quản lý chấm công nhân viên.
• Tổ chức của bạn không khắt khe trong việc kiểm soát giờ làm việc của nhân viên.
• Tổ chức của bạn chỉ cần xác nhận nhân viên có đi làm vào những ngày quy định, không cố định giờ làm việc.
• Tổ chức của bạn không yêu cầu nhân viên, cán bộ có mặt ở địa điểm làm việc đủ các ngày hành chính trong tuần.
• Nhân viên, cán bộ trong tổ chức của bạn đã lớn tuổi, không quen sử dụng các giải pháp công nghệ để chấm công.

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn có quy mô nhân sự lớn hơn, cần quản lý sát sao thời gian làm việc của nhân viên thì vẫn nên sử dụng các giải pháp chấm công phổ biến khác như dùng máy chấm công, phần mềm chấm công, app chấm công, v.vv.. Vì quản lý giờ làm việc của nhiều nhân viên cùng lúc sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, cần tự động hóa quy trình chấm công thay vì thực hiện thủ công trên giấy.

Các mẫu bảng chấm công trên giấy thông dụng nhất kèm link tải

Có hai mẫu bảng chấm công trên giấy thông dụng nhất mà bạn có thể áp dụng cho tổ chức của mình. Đó là bảng chấm công điểm danh theo tháng (không điền giờ bắt đầu và kết thúc công việc) và bảng chấm công theo ngày (có điền giờ bắt đầu và kết thúc làm việc).

Dưới đây là hai mẫu bảng công trên giấy trọn vẹn:

Link download

Link download

Vì các mẫu bảng này phục vụ mục đích nhập liệu thủ công nên không có công thức tính toán. Bạn có thể tạo bảng trên file Word theo đúng kích thước khổ A4 ngang, sau đó in ra. Kết thúc mỗi ngày hoặc mỗi tháng, bạn sẽ tự tính toán số ngày hoặc số giờ làm việc của nhân viên dựa trên dữ liệu đã thu được trong bảng chấm công.

Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên giấy

Sau đây là hướng dẫn cách làm hai mẫu bảng chấm công ngày và tháng trên file Word:

Cách làm bảng chấm công trên giấy điểm danh theo tháng

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Word

Bạn có thể mở bất cứ phiên bản Microsoft Word nào hiện có trên máy tính. Nếu máy tính chưa cài Word, bạn có thể tải xuống và dùng thử miễn phí từ trang web chính thức của Microsoft. Hoặc bạn có thể sử dụng Google Docs trên Google Drive.

Bước 2: Tạo định dạng trang cho bảng chấm công

Bạn nên tạo định dạng ngang để có đủ chỗ kẻ cột theo đúng số ngày có trong tháng. Như vậy bạn chỉ cần tạo và in một bản chấm công là có thể dùng cả tháng, không cần in nhiều lần. 

• Bạn chọn tab “Layout” trên thanh công cụ, chọn “Orientation”, chọn “Landscape”.
• Ở cùng tab này, bạn chọn nút “Size”, chọn “A4” để có kích thước giấy chính xác nhất.

Bước 3: Lên bố cục cho bảng chấm công

Ở bước này, bạn có thể vẽ bố cục bảng chấm công ra nháp trước để khi thực hiện trên máy tính được nhanh và chính xác hơn.

Với mẫu bảng chấm công điểm danh trên giấy, bạn nên có 2 phần nội dung chính:

• Phần tiêu đề: Ghi “Bảng chấm công tháng … năm …”
• Phần phụ lục: Giải nghĩa các ký hiệu dùng trong bảng. Ở bảng này bạn có thể dùng 4 ký hiệu chính là C – Có mặt, M – Muộn, P – Nghỉ có phép và K – Nghỉ không phép.
• Bảng chấm công: Bảng này sẽ tạo với đầy đủ tiêu đề. Phần nội dung để trống, khi in ra mới điền.

Bước 4: Kẻ bảng chấm công trên Word

Bạn nhấn vào tab “Insert” trên thanh công cụ, chọn nút “Table”, chọn số cột là 37 và số hàng bằng số nhân viên cộng thêm 2 hàng trên cùng, sau đó nhấn “OK”.

Bước 5: Tùy chỉnh bảng chấm công

Bây giờ, bạn điền các thông tin cần thiết vào bảng. Ở 2 hàng trên cùng, bạn nhập các thông tin bao gồm:

• Số thứ tự
• Họ và tên nhân viên
• Thứ (hàng đầu tiên) và ngày (hàng thứ 2 tương ứng)
• Tổng số ngày có mặt
• Tổng số ngày đi muộn
• Tổng số ngày nghỉ có phép
• Tổng số ngày nghỉ không phép

Bước 6: Định dạng bảng chấm công

Để bảng chấm công trông chuyên nghiệp hơn, bạn hãy chỉnh lại định dạng một chút:

• Hợp nhất ô: Để hợp nhất các ô STT, Họ và tên, Tổng số ngày từ 2 hàng thành 1, bạn bôi đen 2 ô cần hợp nhất, bấm phải chuột rồi chọn “Merge Cells”.
• Căn chỉnh văn bản: Chỉnh tất cả các tiêu đề ra giữa văn bản.
• Bôi đậm và in đậm: Nên in đậm tất cả các tiêu đề có trong văn bản

Sau khi đã hoàn thành, bạn lưu bảng chấm công này lại thành một bản mềm, sau đó in ra giấy A4 như bình thường. Để điền bảng chấm công, bạn sử dụng 4 ký hiệu C, M, P, K cho mỗi ngày làm việc của từng nhân viên. Cuối tháng, đếm tổng số của từng ký hiệu (ứng với từng nhân viên) rồi điền vào ô tổng số ngày là có ngay dữ liệu để làm căn cứ tính lương.

>>> Tải mẫu bảng chấm công điểm danh theo tháng

Cách làm bảng chấm công trên giấy có giờ làm theo ngày

Ở mẫu bảng chấm công theo ngày, bạn cũng sẽ áp dụng các bước giống hệt ở mẫu trên. Bạn chỉ cần điều chỉnh lại nội dung của bảng chấm công theo các ý sau:

• Tạo bảng gồm 7 cột và số hàng tương ứng số nhân viên cộng thêm 1 hàng.
• Ký hiệu dùng cho ngày nghỉ, bao gồm P – Nghỉ có phép, K – Nghỉ không phép.

Mẫu bảng chấm công theo ngày có giờ làm việc sẽ được trình bày như sau:

>>> Tải mẫu bảng chấm công giờ làm theo ngày

Có nên sử dụng bảng chấm công trên giấy?

Dù cách làm bảng chấm công trên giấy rất đơn giản nhưng cách quản lý công này lại có quá nhiều nhược điểm:

• Quy trình quản lý chấm công rườm rà, tốn thời gian: Khi sử dụng bảng chấm công trên giấy bộ phận nhân sự phải cử người giám sát nhân viên và ghi lại giờ làm việc của nhân viên một cách thủ công. Đến mỗi kỳ tính lương, bộ phận nhân sự phải tính toán bằng tay số giờ làm việc của nhân viên tốn nhiều thời gian và nhân lực.
• Dữ liệu không đảm bảo chính xác: Bởi việc xác nhận giờ làm việc của nhân viên hoàn toàn là thủ công nên không ai có thể dám chắc dữ liệu ghi lại trên bảng chấm công bằng giấy là chính xác hoàn toàn.
• Dễ xảy ra tình trạng gian lận, thiên vị trong quản lý chấm công: Vì bảng chấm công trên giấy rất dễ tẩy xóa, dễ sửa thông tin nên khó tránh được tình trạng gian lận giờ làm việc, thiên vị trong quản lý chấm công.
• Tốn chi phí in ấn: Chấm công theo tháng chỉ tốn ít nhất 12 tờ giấy A4 mỗi năm. Nhưng chấm công theo ngày thì số lượng giấy tờ hành chính sẽ tăng chóng mặt. Chi phí doanh nghiệp bỏ ra để lưu trữ số lượng bảng chấm công đó cũng không xứng đáng.
• Khó rà soát lại dữ liệu khi có khiếu nại: Chỉ xem lại bảng chấm công của tháng trước, ngày trước thì có thể khả thi, nhưng khi cần xem lại dữ liệu của nhiều tháng, nhiều ngày trước thì lại là một điều đáng ngại cho doanh nghiệp cũng như nhân sự. Vì tất cả bảng chấm công đều được in ra giấy, khi cần tìm kiếm lại sẽ  rất mất thời gian, chưa kể có khả năng mất dữ liệu do bảng chấm công cũ đã bị mất.

Như vậy, nếu môi trường làm việc trong tổ chức của bạn đủ nghiêm túc, bộ phận quản lý có nhu cầu quản lý chấm công một cách chuyên nghiệp và sát sao thì việc làm bảng chấm công trên giấy là không khả thi. Thay vào đó, doanh nghiệp của bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý chấm công chuyên nghiệp hơn để việc theo dõi và đánh giá mức độ chuyên cần và hiệu suất làm việc của nhân viên một cách có hiệu quả hơn.

HappyTime – Giải pháp quản lý chấm công, tính lương chuyên nghiệp

HappyTime là nền tảng công nghệ hiện đại, được phát triển nhằm số hóa và tự động hóa quy trình quản lý chấm công, tính lương cho các doanh nghiệp. Với nhiều tính năng thông minh, HappyTime có thể hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên chính xác và dễ dàng nhất:

• Phần mềm quản lý HappyTime đồng bộ dữ liệu chấm công trên các loại máy chấm công, cập nhật thông tin nhanh chóng, thuận tiện và chính xác.
• HappyTime cung cấp một ứng dụng di động cho phép chấm công dưới mọi hình thức, bao gồm: chấm công GPS, chấm công WiFi, chấm công bằng hình ảnh, chấm công qua QR Code, v.vv.. Công ty không cần lắp đặt máy chấm công mà mỗi nhân viên chỉ cần dùng điện thoại cá nhân là có thể dễ dàng chấm công và quản lý chấm công.
• HappyTime quản lý dữ liệu chấm công hiệu quả, loại bỏ tình trạng sai sót dữ liệu, đảm bảo tính minh bạch, không gian lận, không thiên vị trong hoạt động quản trị nhân sự.
• HappyTime hỗ trợ tính lương ngay trên ứng dụng và phần mềm quản trị. Nhân viên luôn biết được mức lương thực nhận từng ngày sau khi hoàn tất chấm công.
• Phần mềm cho phép gửi và duyệt đơn từ online, có sẵn các biểu mẫu như đơn xin nghỉ phép, đơn xin tăng ca, v.vv.. giúp giảm tải thủ tục hành chính và giảm thiểu in ấn.

>>> Xem thêm: Top 5 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HappyTime

Với những tính năng thông minh này, HappyTime có thể trở thành giải pháp quản lý chấm công tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.. Để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý chấm công này, bạn hãy truy cập vào website HappyTime, hoặc gọi về số hotline 0967.778.018 để được tư vấn miễn phí!

Hy vọng rằng với hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên giấy trên đây, bạn có thể tự tạo ra một biểu mẫu chấm công phù hợp nhất với phong cách quản lý của công ty mình. Để tham khảo thêm nhiều mẫu bảng chấm công khác, bạn hãy thường xuyên truy cập vào trang Blog Kiến thức của HappyTime nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.