Bảng chấm công chính là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp tổng hợp tiền lương và đánh giá tần suất làm việc của nhân viên mình. Trong bài viết này, Blog HappyTime sẽ giới thiệu các loại bảng chấm công tính lương trực quan, phổ biến nhất hiện nay.
Bảng chấm công tính lương nhân viên là gì?
Bảng chấm công nhân viên chính là bảng theo dõi số lượng giờ trong ngày và số ngày trong tuần mà mỗi nhân viên thực tế làm việc, thời gian xin nghỉ phép,… để đánh giá mức độ chuyên cần, sự nỗ lực và hiệu quả công việc của nhân viên và trả lương chính xác. Thông thường đây là bảng tổng hợp các dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm các lịch làm việc khác nhau, tùy thuộc vào vị trí, tổ chức, tính chất công việc mỗi bộ phận.
Chấm công là việc bắt buộc mỗi nhân viên phải làm khi bắt đầu ngày làm việc tại công ty, giúp nhân viên điểm danh và chứng minh cho việc đã đi làm, tan làm. Các loại bảng chấm công sẽ là căn cứ để công ty trả lương cuối tháng cho nhân viên. Loại bảng này thường được thực hiện ngay trên Excel hoặc trên một phần mềm chuyên dụng.
Xem thêm: Bảng Chấm Công Là Gì? Hướng Dẫn Lập Bảng Chấm Công Cá Nhân
Các loại bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay
Trên thực tế hiện nay, các loại bảng chấm công tính lương của các công ty, doanh nghiệp rất đa dạng. Tùy vào cách thức tổ chức và tính chất công việc của một công ty mà người ta sẽ áp dụng loại bảng chấm công phù hợp. Dưới đây là 8 loại bảng chấm công tính lương đang được dùng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp.
Bảng chấm công toàn thời gian
Đây là loại bảng chấm công nhân viên có cấu trúc đơn giản nhất trong số các loại bảng chấm công hiện nay. Bảng chấm công này thường đặt ra điều kiện nhân viên phải cam kết đi làm từ 40-44 giờ mỗi tuần.
Bảng chấm công toàn thời gian sẽ bắt buộc nhân viên phải làm đủ 8 tiếng mỗi ngày. Lịch làm việc phổ biến nhất được các doanh nghiệp áp dụng là từ 8 giờ đến 17 giờ 30 phút, trong đó nghỉ trưa 1,5 giờ, từ thứ hai đến sáng thứ bảy. Do thời gian làm việc dài nên hầu như các doanh nghiệp sẽ phải sắp xếp đáp ứng đủ điều kiện cho nhân viên nhận thêm các phúc lợi đi kèm như bảo hiểm y tế, ngày nghỉ ốm, kỳ nghỉ ngắn hạn.
Bảng chấm công bán thời gian
Bảng chấm công bán thời gian hỗ trợ cho bộ phận nhân sự theo dõi quá trình làm việc của những nhân viên không có mặt trên công ty giờ hành chính. Đối với nhóm nhân viên này, chế độ đãi ngộ sẽ được áp dụng linh hoạt và tùy vào tính chất công việc của công ty.
Thông thường các loại bảng chấm công bán thời gian sẽ được thực hiện trên file Excel có thêm cột thứ và ngày giúp HR dễ dàng quản lý thời gian làm việc của mỗi nhân viên. Việc nhập thứ trên Excel có thể thực hiện thủ công hoặc cập nhật tự động tương ứng với các ngày trong tuần giúp đơn giản hóa công việc chấm công.
Bảng chấm công theo ca
Bảng chấm công theo ca hỗ trợ cho bộ phận nhân sự theo dõi chính xác quá trình làm việc của các nhân viên làm việc theo ca kíp. Đối với nhóm nhân viên này, các chế độ phúc lợi sẽ được đảm bảo theo chính sách cụ thể kèm theo thời gian biểu làm việc.
Sử dụng bảng chấm công theo ca là cách quản lý lịch làm việc của nhân viên hiệu quả và khách quan nhất. Thông thường việc theo dõi chấm công bằng loại bảng này sẽ cần sự hỗ trợ của thiết bị máy móc, nền tảng quản lý tính lương thông dụng giúp cho HR tính toán nhanh chóng và chính xác hơn.
Bảng chấm công linh hoạt
Thông thường các loại bảng chấm công linh hoạt sẽ phù hợp với đối tượng nhân viên ít mang tính chất cam kết, áp dụng với các nhóm cộng tác viên, người hợp tác thời vụ với công ty. Tùy vào chính sách của công ty mà nhân viên sẽ phải làm việc theo số giờ tối thiểu hoặc theo các khoảng thời gian nhất định trong ngày. Tuy nhiên thời gian làm việc của nhân viên có thể điều chỉnh linh hoạt sao cho phù hợp với thời gian rảnh rỗi, lịch làm việc trống của nhân viên.
Bảng chấm công luân phiên
Đối với nhiều nhóm công việc, đặc thù công việc sẽ cần sự luân chuyển luân phiên các ca làm việc, giữa ca ngày với ca đêm,… Do đó, các loại bảng chấm công luân phiên được dùng để phân bổ các ca làm việc cân đối, hợp lý và hiệu quả, không để ai phải làm các ca đêm, ca sáng sớm quá nhiều.
Bảng chấm công này sẽ giúp luân chuyển đều đặn các ca làm việc như ca ngày, ca giữa, ca đêm của nhân viên, đặc biệt là đối với những ai làm trong ngành dịch vụ, xây dựng, quân đội,… Việc luân chuyển ca làm này sẽ giúp mọi nhân viên được phân bổ ca làm đều nhau, bảo đảm thời gian cho nhân viên giải quyết công việc cá nhân. Nhờ việc điều phối ca làm việc cân đối, hiệu quả và năng suất công việc cũng được cải thiện, nhân viên cảm thấy công bằng hơn trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Bảng chấm công theo thông tư 113
Mẫu bảng chấm công theo thông tư 113 được ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng đối với các đối tượng:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kể cả các doanh nghiệp siêu nhỏ thuộc mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế được pháp luật quy định hỗ trợ trừ các doanh nghiệp nhà nước.
- Các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong các lĩnh vực dầu khí, bảo hiểm, điện lực, chứng khoán,… được Bộ Tài chính ban hành, chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
Bảng chấm công theo thông tư 107
Các loại bảng chấm công theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/017 ở chế độ Kế toán Hành chính, Sự nghiệp. Mục đích chính của bảng chấm công này là theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù cũng như thanh toán lương cho người lao động.
Bảng chấm công nghỉ bù
Đối với những lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm thì sẽ được nghỉ bù. Các loại bảng chấm công nghỉ bù lúc này sẽ chấm NB cho nhân viên khi họ nghỉ bù và vẫn trả lương thời gian.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Ghi Bảng Chấm Công Hàng Ngày Chính Xác Nhất
Tầm quan trọng của việc chuẩn hóa bảng chấm công
Các loại bảng chấm công có vai trò vô cùng quan trọng trong việc theo dõi và đánh giá tần suất làm việc của nhân viên, người lao động. Bảng chấm công càng khoa học, chính xác thì việc quản lý thời gian làm việc và tính lương cho nhân viên càng dễ thực hiện. Nêu không thiết lập bảng chấm công hợp lý, logic thì rất dễ xảy ra sai sót, gây tinh toán lương sai,…
Chuẩn hóa bảng chấm công giúp cho bộ phận nhân sự làm việc thuận lợi hơn, đồng thời doanh nghiệp cũng quản lý sát sao hơn thời gian làm việc của nhân viên. Cụ thể các lợi ích mà việc chuẩn hóa bảng chấm công mang lại là:
Nâng cao chất lượng quản lý nhân viên
Các loại bảng chấm công tính lương được chuẩn hóa sẽ cho biết chính xác số giờ làm việc của nhân viên cũng như kết quả công việc. Quá trình tạo mẫu bảng chấm công và chấm công luôn cần sự liền mạch để mang lại hiệu quả.
Doanh nghiệp sử dụng các loại bảng chấm công chuẩn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian tính toán, thống kê, từ đó giảm được nguồn lực và chi phí bỏ ra để quản lý giờ làm của nhân viên. Việc trích xuất số liệu và tính toán sẽ được tối ưu và đơn giản hóa rất nhiều.
Chuyên nghiệp hóa công tác quản trị
Quy trình tạo các loại bảng chấm công chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập được các quy định, chính sách hợp lý áp dụng khi chấm công. Từ đó có thể tạo ra quy trình hoạch định thời gian quản lý nhân sự xuyên suốt, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp cho bộ phận quản lý cũng như toàn thể nhân viên.
Thường thì bộ phận HR sẽ dựa trên các loại bảng chấm công để tính lương cho nhân viên. Nếu như mẫu bảng chấm công được chuẩn hóa thì độ chính xác khi tính toán càng cao. Điều này sẽ tạo sự tin tưởng cho nhân viên để có thể gắn bó với doanh nghiệp lâu dài, hạn chế sai sót về tiền lương khiến nhân viên mất lòng.
Xem thêm: Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Trọn Vẹn Với 6 Bước
Tránh sai sót
Việc theo dõi và tính toán thời gian làm việc cho nhân viên nếu không được thực hiện quy củ thì rất dễ bị sai sót. Do đó việc chuẩn hóa bảng chấm công sẽ là giải pháp giúp các doanh nghiệp tránh được gần như những sai sót. Đồng thời các loại bảng chấm công cũng chính là cánh tay phải đắc lực cho HR trong quá trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Khi đã có các loại bảng chấm công, HR sẽ bớt được thời gian xử lý các sai sót, xử lý và tính toán minh bạch thời gian làm việc, hạn chế tối đa rủi ro trong khâu quản lý nhân sự.
Cơ sở để tính lương chính xác
Dựa trên các loại bảng chấm công, bộ phận nhân sự có thể tính toán được số giờ làm việc của nhân viên và hạch toán mức lương phù hợp cũng như các hình thức thưởng phạt tương ứng.
Hầu hết các bảng chấm công tính lương đã chuẩn hóa sẽ đưa ra các báo cáo minh bạch, rõ ràng đi kèm. Nhờ đó doanh nghiệp có thể tính toán lương thưởng chính xác, nhanh chóng và củng cố hệ thống quản lý nhân sự bền vững.
Xem thêm: Vai Trò Của Bảng Chấm Công Online Với Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ
Trên đây là những chia sẻ về các loại bảng chấm công thông dụng và đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Mặc dù lợi ích của các loại bảng chấm công chuẩn hóa là vậy nhưng hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng có được bảng chấm công tính lương chuẩn và áp dụng dễ dàng vào khâu quản lý.
Chính vì vậy, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng thêm các nền tảng hỗ trợ chấm công tính lương như HappyTime. Với nhiều tính năng như hỗ trợ chấm công trực tuyến trên app, quản lý ngày phép – ngày công, hỗ trợ xuất dữ liệu trên file excel,… sẽ giúp tinh gọn quy trình chấm công tới 70% mà vẫn đảm bảo độ chuẩn xác.
