Trong thời đại công nghệ, bảng chấm công giấy truyền thống đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy, các doanh nghiệp đã tìm đến một giải pháp thay thế mới: bảng chấm công online. Hiện nay, bảng chấm công online không chỉ phổ biến tại các đơn vị lớn mà còn chiếm được cảm tình của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mục lục
Thế nào là bảng chấm công online?
Bảng chấm công online hay bảng chấm công trực tuyến là công cụ chấm công dưới dạng bảng tính được xây dựng giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình chấm công dễ dàng hơn. Nó có thể được phát triển là phần mềm độc lập hoặc là tính năng trên các phần mềm chấm công khác.
Tham khảo thêm:
>> Nắm vững quy định bảng chấm công nhân viên chỉ trong 3 phút
>> Tải miễn phí 3 bảng chấm công theo tuần chuẩn nhất
>> Bật mí 3 bảng chấm công theo tháng cho nhà quản lý nhân sự
Thông thường, bảng chấm công sẽ bao gồm các nội dung cơ bản như sau:
- Thông tin nhân viên (Họ tên, chức vụ, phòng ban, mã số nhân viên…)
- Thời gian chấm công (Bắt đầu theo tuần, tháng hoặc theo ca làm việc đối với từng nhân viên và quy định của doanh nghiệp)
- Ghi chú các ngày nghỉ, lễ…
- Xác nhận công của các bên liên quan gồm bộ phận Nhân sự, Quản lý trực tiếp, nhân viên chấm công
Bảng chấm công online bao gồm nhiều hình thức khác nhau như: bảng chấm công cá nhân, bảng chấm công theo tuần, bảng chấm công theo tháng…
Có thể nói, bảng chấm công Excel là ứng dụng bảng chấm công online phổ biến nhất tại nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, với nhiều bất cập và bị hạn chế các tính năng, hiện nay, đa số doanh nghiệp cũng đang toàn kiếm một giải pháp chấm công khác, toàn diện hơn.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng bảng chấm công online?
Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy cùng điểm qua một số ưu điểm mà bảng chấm công online mang đến cho doanh nghiệp:
- Hỗ trợ chấm công linh hoạt trên nhiều thiết bị giúp nhà quản lý theo dõi, giám sát công việc mọi lúc mọi nơi
- Tự động đồng bộ một số dữ liệu từ máy chấm công lên hệ thống từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, công sức nhập liệu và hạn chế được các sai sót không đáng có
- Quản lý cùng lúc nhiều tác vụ khác nhau như theo dõi đơn từ, số nhân viên đi làm, số nhân viên nghỉ phép, thời gian ra vào…
- Xuất dữ liệu, bảng chấm công nhân viên nhanh chóng
- Lưu trữ lịch sử thao tác của người dùng giúp dễ dàng đối chiếu và tra cứu khi có nhu cầu
- Đảm bảo tính công bằng và minh bạch bởi nhà quản lý và người lao động đều có quyền được theo dõi, giám sát ngày, giờ công cá nhân
Với những lợi ích kể trên, bảng chấm công online chính là trợ thủ đắc lực của các doanh nghiệp trong quy trình quản lý.
Happy Time – Công cụ chấm công online dành cho doanh nghiệp
Hiện nay, nhiều đơn vị cung cấp đã phát triển các phần mềm chấm công trực tuyến với đa dạng các chức năng giúp hoàn thiện quy trình chấm công của các doanh nghiệp. Một trong số đó phải kể đến phần mềm quản lý chấm công trực tuyến Happy Time.
Happy Time là giải pháp chấm công trực tuyến không chỉ kế thừa các ưu điểm của bảng chấm công online, phần mềm này còn hỗ trợ:
Kiểm soát thời gian chấm công, ra vào
Happy Time ra đời giúp các doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhân viên chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Tất cả các dữ liệu thu được từ máy chấm công sẽ được đồng bộ tự động lên hệ thống.
Đồng thời, thời gian chấm công được ghi nhận là thời gian thực tế người lao động thực hiện thao tác chấm công. Theo đó, đảm bảo tính công bằng của hoạt động chấm công tính lương.Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức chấm công:
- Chấm công truyền thống: Kết nối với máy chấm công và chuyển dữ liệu về phần mềm trên máy tính
- Chấm công online: Thông qua app điện thoại, người lao động có thể chấm công ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào, thích hợp với các công việc có đặc thù di chuyển, thường xuyên phải đi công tác.
Qua đó, doanh nghiệp luôn đồng hành cùng người lao động trong công tác chấm công tính lương với các số liệu thực tế nhất.
Tạo lập, phê duyệt đơn từ nhanh chóng
Không chỉ cung cấp các mẫu đơn từ có sẵn, Happy Time còn cho phép người dùng tự tạo đơn từ trên hệ thống. Chức năng này giúp doanh nghiệp có thể tự chỉnh sửa tạo ra các mẫu đơn phù hợp nhất với đơn vị của mình.
Chẳng hạn như, người sử dụng còn có thể tạo bảng chấm công trên điện thoại ngay trên ứng dụng Happy Time vô cùng tiện ích.
Ngay sau khi người lao động hoàn thành và gửi đơn, quản lý và phòng nhân sự sẽ nhận được thông báo từ hệ thống. Các thông báo nào sẽ đảm bảo đơn được phê duyệt nhanh nhất và người quản lý sẽ không bỏ sót đơn từ.
Báo cáo chấm công hiệu quả
Tìm hiểu thêm:
>> 5 đặc điểm nổi bật của bảng chấm công trên điện thoại
>> Chấm công online – Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Hệ thống của Happy Time sẽ tự động tổng hợp ngày/ giờ công của người lao động. Người quản lý có thể xem trực tiếp báo cáo của cá nhân hoặc nhóm thành viên được chọn theo từng tuần, từng tháng… bên cạnh đó, các dữ liệu khác như số lần đi muộn, về sớm, ngày phép hưởng lương… đều sẽ được lưu lại. Người quản lý có thể tổng hợp các thông tin này vào bảng Excel để dễ dàng tính lương cho nhân viên.
Đặc biệt, báo cáo trong Happy Time có thể được trình bày đa dạng bằng các hình thức khác nhau như bảng dữ liệu, biểu đồ…
Kết luận
Bảng chấm công online đã góp phần chuyên nghiệp và tối ưu hóa quy trình chấm công tính lương cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Làm tốt vai trò đó, phần mềm chấm công Happy Time cũng đã cung cấp công cụ này cho hàng nghìn doanh nghiệp trên cả nước.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận tư vấn về giải pháp quản lý chấm công trực tuyến Happy Time, quý khách vui lòng liên hệ hotline: 0967-778-018
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
