8 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Hiện nay, truyền thông nội bộ ở nhiều doanh nghiệp vẫn còn chưa hiệu quả, dẫn đến tình trạng nhân viên thiếu gắn kết và hiệu suất làm việc giảm sút. Một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Nó giúp quản lý gắn kết nhân sự và tăng hiệu suất làm việc. Happytime sẽ chia sẻ 8 bước xây dựng kế hoạch này, đã được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng.

Kế hoạch truyền thông nội bộ là gì?

Kế hoạch truyền thông nội bộ là một bản kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả cách thức truyền đạt thông tin nội bộ đến các thành viên và phòng ban trong tổ chức. Việc truyền đạt thông tin nội bộ được thực hiện thông qua các phương tiện giao tiếp khác nhau. Và các hoạt động truyền thông nội bộ được xác định theo một lịch trình cụ thể.

Tại sao lập kế hoạch truyền thông nội bộ lại cần thiết?

Câu hỏi về tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông nội bộ vẫn luôn được nhiều nhà quản trị đặt ra. Trên thực tế, truyền thông nội bộ không chỉ đơn giản là việc giao tiếp giữa các thành viên. Nó là yếu tố then chốt quyết định văn hóa và cách thức vận hành của một tổ chức:

Đảm bảo truyền tải mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

Trước hết, một kế hoạch truyền thông nội bộ tốt đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu, chiến lược kinh doanh của công ty. Nhận thức được vai trò, trách nhiệm của bản thân trong việc thực hiện những mục tiêu đó. Theo khảo sát của Harvard, có tới 35% nhân viên thừa nhận không nắm bắt đủ thông tin liên quan đến công việc và 25% không hiểu chiến lược hoạt động của công ty. Những con số này phản ánh thực trạng truyền thông nội bộ còn kém hiệu quả tại nhiều doanh nghiệp.

Tạo sự liên kết và phối hợp trong tổ chức

Triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ góp phần tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên, các bộ phận trong tổ chức. Từ đó, không chỉ thúc đẩy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong quá trình hoạt động. Mà còn, tạo nên tinh thần đoàn kết – sức mạnh của doanh nghiệp. Mọi nhân sự sẽ đồng lòng cùng hướng về mục tiêu chung của tổ chức. 

Nâng cao năng suất lao động

Truyền thông nội bộ nâng cao năng suất lao động qua nhiều cách triển khai khác nhau. Khi nhân viên được cập nhật thông tin đầy đủ, giao tiếp được cải thiện. Họ dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết và nhận hỗ trợ kịp thời để hoàn thành công việc. Điều này tạo động lực làm việc và tiết kiệm thời gian. Theo McKinsey, năng suất của nhân viên có thể tăng 20-25% khi họ kết nối tốt nhờ truyền thông hiệu quả.

Thúc đẩy sự gắn kết giữa nhân viên và cải thiện sự hài lòng

Một chiến lược truyền thông nội bộ tốt nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên. Tại Mỹ, chỉ 15% nhân viên hài lòng với giao tiếp nội bộ. Điều này phản ánh sự thất vọng về truyền thông nội bộ. Ngược lại, khi nhân viên hiểu rõ văn hóa và quy trình, họ sẽ cảm thấy gắn kết. Điều này tạo động lực đóng góp và giảm tỷ lệ nghỉ việc, duy trì nguồn nhân lực chất lượng.

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hoàn chỉnh với 8 bước

Kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối nhân viên, truyền tải thông điệp và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp. Để xây dựng kế hoạch toàn diện, dưới đây là 8 bước doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Đánh giá hiện trạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Đánh giá chi tiết truyền thông nội bộ là bước quan trọng hàng đầu. Bước này xác định điểm mạnh và điểm yếu. Nhiều tập đoàn lớn áp dụng chiến lược này để nhận diện rõ vấn đề tồn tại. Trên cơ sở đánh giá, chuyên viên dễ dàng định hướng và xây dựng quy trình truyền thông phù hợp. Điều này giúp đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Quá trình đánh giá truyền thông nội bộ gồm khảo sát nhận thức và mức độ hài lòng của nhân viên. Nó cũng bao gồm phân tích các kênh truyền thông hiện có và rà soát luồng thông tin nội bộ. Đánh giá chất lượng nội dung thông tin và hoạt động của bộ phận phụ trách là cần thiết. Việc đánh giá toàn diện giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình thực tế. Từ đó, doanh nghiệp có thể đề ra kế hoạch truyền thông phù hợp.

Bước 2: Xác định đối tượng và mục tiêu của kế hoạch truyền thông nội bộ

Đối tượng truyền thông nội bộ:

Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua việc xác định đối tượng truyền thông nội bộ dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực, ảnh hưởng đến hiệu quả chung của kế hoạch truyền thông và hoạt động của tổ chức. 

Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhóm đối tượng mục tiêu, nhu cầu và mong muốn tiếp nhận thông tin của họ để có thể truyền tải thông điệp phù hợp, đúng cách.

Đối tượng truyền thông nội bộ: Bao gồm tất cả các thành viên trong tổ chức, lãnh đạo và các đối tác liên quan. Nhóm này cần được cập nhật thông tin về hoạt động, chiến lược, văn hóa doanh nghiệp,…

Mục tiêu truyền thông nội bộ:

Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thành công, việc thiết lập mục tiêu truyền thông nội bộ theo phương pháp SMART là vô cùng quan trọng. Mục tiêu SMART đảm bảo tính rõ ràng, khả thi và phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp; từ đó, đạt được hiệu quả tối ưu trong hoạt động truyền thông nội bộ.

Các tiêu chí để đánh giá theo phương pháp SMART đó là:

• Cụ thể (Specific): Rõ ràng, dễ hiểu.
• Đo lường được (Measurable): Có chỉ số cụ thể để đánh giá.
• Có thể đạt được (Achievable): Thách thức nhưng khả thi.
• Có liên quan (Relevant): Phù hợp với chiến lược chung.
• Có thời hạn (Time-bound): Có thời gian hoàn thành nhất định.

Bước 3: Soạn thảo thông điệp truyền thông nội bộ

Thông điệp chính là điều cốt lõi, đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch truyền thông nội bộ. Một thông điệp cụ thể, truyền cảm hứng sẽ giúp toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp hào hứng tham gia. Để xác định thông điệp cần:

• Hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của công chúng mục tiêu.
• Thiết kế nội dung thuyết phục, thúc đẩy hành động theo mong muốn.

Bước 4: Vạch ra chiến lược truyền thông nội bộ

Trong bước này bạn cần vạch ra lộ trình chiến lược truyền thông để tiếp cận đối tượng mục tiêu và truyền tải thông điệp qua các kênh truyền thông. Những chiến lược thường được sử dụng như:

• Xây dựng đội ngũ nhân lực chất lượng cao qua đào tạo
• Lộ trình thăng tiến
• Tuyên dương & khen thưởng
• Kênh để hỗ trợ truyền thông nội bộ

Bước 5: Lập kế hoạch thực hiện truyền thông nội bộ 

Sau khi xác định chiến lược, lập kế hoạch cụ thể là bước tiếp theo. Kế hoạch bao gồm các hoạt động cụ thể, lịch trình triển khai và nguồn lực cần thiết. Các tiêu chí cụ thể để đánh giá hiệu quả truyền thông cũng cần được xác định.

Việc phân biệt rõ ràng giữa chiến lược và kế hoạch hành động là rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ. Nhìn nhận từ góc độ chiến lược sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu và cách thức đo lường thành công. Trong khi kế hoạch thực hiện sẽ giúp bạn biến chiến lược thành hành động cụ thể và đạt được kết quả mong muốn.

Bước 6: Lựa chọn kênh truyền thông nội bộ

Ngoài việc xây dựng thông điệp hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn kênh truyền thông nội bộ phù hợp để tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu. Việc xác định kênh truyền thông nội bộ sẽ phụ thuộc nhiều vào chiến lược của doanh nghiệp. Có thể kể đến một số kênh phổ biến như là:

• Kênh truyền thông trực tuyến: Mạng nội bộ, Mạng xã hội nội bộ, email nội bộ, ứng dụng di động
• Kênh truyền thông truyền thống: Bản tin nội bộ, cuộc họp mặt trực tiếp, Bảng tin, Đài phát thanh/Podcast

Khi lựa chọn kênh truyền thông nội bộ, hãy xem xét các yếu tố như tính linh hoạt, tính tiện lợi, độ tin cậy, và khả năng tiếp cận của tất cả các thành viên trong tổ chức. Bên cạnh đó cần kết hợp linh hoạt các kênh truyền thông nội bộ để đạt được hiệu quả truyền tải thông điệp tốt nhất.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả thực hiện

Bước quan trọng cuối cùng của kế hoạch truyền thông là xác định các chỉ số đo lường. Các chỉ số giúp đánh giá kết quả của chiến dịch truyền thông. Một số chỉ số để đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ là:

• Mức độ tương tác của nhân sự toàn doanh nghiệp (thông qua số lượng like, bình luận và chia sẻ các bài đăng trên các nền tảng truyền thông nội bộ)
• Năng suất và sự gắn kết của nhân viên, thể hiện thông qua phản hồi/góp ý/đánh giá của nhân sự, tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, nâng suất làm việc của nhân viên…

Bước 8: Điều chỉnh kế hoạch thường xuyên

Tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn của từng chiến lược mà kế hoạch truyền thông nội bộ cần được cập nhật liên tục để phản ánh những thay đổi trong tổ chức. Việc đánh giá và điều chỉnh chiến lược thường xuyên là cần thiết để đảm bảo rằng kế hoạch luôn phù hợp và hiệu quả.

Cách truyền thông nội bộ thay đổi trong kỷ nguyên số

Sự chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ số đã làm thay đổi cách thức truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp. Các tổ chức hiện đại đang dần bỏ lại phương pháp truyền thông nội bộ truyền thống để hướng tới những xu hướng mới, hiệu quả hơn.

Xu hướng mới trong truyền thông nội bộ

• Cá nhân hóa trải nghiệm: Chú trọng vào việc cá nhân hóa nội dung và hình thức truyền thông phù hợp với từng nhân viên, dựa trên sở thích và hành vi của họ.
• Khuyến khích tương tác: Tạo ra các kênh truyền thông cho phép nhân viên tham gia, đóng góp ý kiến và chia sẻ thông tin một cách thuận tiện và liên tục.
• Xây dựng mối quan hệ: Sử dụng truyền thông nội bộ để gắn kết nhân viên với tổ chức, xây dựng mối quan hệ và tạo dựng một môi trường làm việc tích cực.
• Ứng dụng công nghệ số: Áp dụng các nền tảng và công cụ kỹ thuật số hỗ trợ truyền tải thông tin và tương tác giữa các nhân viên vừa nhanh chóng lại hiệu quả.

Ứng Dụng Trí Tuệ Nhân Tạo (AI)

Xu hướng tiếp theo là tăng cường ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào truyền thông nội bộ. Với AI, việc tạo nội dung, phân phối và đo lường hiệu quả truyền thông có thể được tự động hóa. Phân tích dữ liệu từ các hoạt động sẽ giúp hiểu nhu cầu của nhân viên để tạo nội dung phù hợp, đạt hiệu quả cao hơn.

Để bắt kịp xu hướng và nâng cao hiệu quả, các tổ chức cần xây dựng kế hoạch toàn diện và triển khai trên nền tảng công nghệ phù hợp.

HappyTime – Nền tảng hỗ trợ triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ tốt nhất

Là sản phẩm “Made in Vietnam” của Công ty cổ phần TopCV Việt Nam, nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hỗ trợ doanh nghiệp triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Những tính năng nổi bật có thể kế đến bao gồm: 

Tính năng tin tức đảm bảo thông tin nội bộ được truyền tải đến mọi nhân viên một cách kịp thời. Bên cạnh đó, gia tăng sự tương tác và thu hẹp khoảng cách cấp bậc bằng việc cho phép nhân viên phản hồi trực tiếp vào bài đăng.

Ghi nhận, khen thưởng và tạo động lực cho nhân viên với tính năng HappyStar. Thay mặt công ty gửi lời chúc mừng sinh nhật, vinh danh thâm niên cho từng cá nhân. Nhân sự sẽ cảm nhận đóng góp của mình được nhìn nhận, từ đó muốn đóng góp và cống hiến cho công ty.

Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân sự thông qua HappyGame, nhờ đó tạo bầu không khí vui vẻ, sôi nổi. Nhân viên được giải trí, giảm căng thẳng, nhờ đó nâng cao hiệu quả làm việc.

Kết luận:

Bài viết trên đây Happytime đã cung cấp chi tiết các bước để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp. Chúng tôi tin rằng, việc doanh nghiệp tập trung vào việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn kết toàn doanh nghiệp, tạo đòn bẩy nâng cao năng suất nhân sự.

Để quản lý nhân sự hiệu quả đăng ký trải nghiệm Happytime tại đây!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.