Hướng dẫn cách tạo biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm (Kèm link tải 3 mẫu)

Đa số doanh nghiệp đều đang sử dụng file excel làm biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm của nhân viên. Mời bạn xem ngay bài viết dưới đây để download những biểu mẫu sẵn có, cũng như biết cách tạo file mới và tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.

3 biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm (kèm link download)

Dưới đây là 3 biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm với template và các công thức đã được tạo sẵn. Nhà quản lý chỉ cần tải về và chỉnh sửa lại thông tin ngày tháng, ngày làm việc, ngày nghỉ lễ, thông tin nhân sự, v.vv.. cho phù hợp với phòng ban, tổ chức của mình.

Biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm số 1

Biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm số 2

Biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm số 3

Cách tạo file Excel quản lý phép năm

Tùy thuộc vào quy mô nhân sự, tính chất công việc, lĩnh vực kinh doanh sản xuất mà nhà quản lý có thể tạo file excel theo dõi nghỉ phép năm tùy chỉnh cho phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn cách tạo mẫu bảng theo dõi nghỉ phép năm với 3 thông số chính là

• Số phép năm
• Số ngày nghỉ phép
• Số phép còn lại

Cách tính số ngày nghỉ phép

Để theo dõi số ngày nghỉ phép của từng nhân viên, bạn có thể sử dụng chức năng Data Validation của Excel để tạo nút chọn. Chức này này cũng cho phép bạn quy định quy tắc chấm công để tất cả mọi người cùng nắm rõ. Giả sử, bạn đặt các tùy chọn theo quy tắc như sau: 

• Ký hiệu X: Làm đủ ngày.
• Ký hiệu X-0: Làm nửa ngày + nghỉ không phép.
• Ký hiệu X-P: Làm nửa ngày + nghỉ có phép.
• Ký hiệu P: Nghỉ phép cả ngày.

Với những ký hiệu này, công thức tính số ngày nghỉ phép của mỗi người trong tháng như sau: 

=COUNTIF(D5:AH5,“X-P”)*0.5+COUNTIF(D5:AH5,“P”)

Trong đó:

• Hàm COUNTIF thứ nhất dùng để đếm số ngày nghỉ X-P, tương ứng với số ngày nghỉ phép là 0.5.
• Hàm COUNTIF thứ 2 dùng để đếm số ngày nghỉ P, tương ứng với 1 ngày nghỉ phép. 
• Vùng cần đếm là D5:AH5, tương ứng với nhân viên cần tính ngày phép.

Cách tính số tháng làm việc và số phép năm

Bạn sẽ cần tạo 2 bảng, trong đó gồm 1 bảng quy tắc tính và 1 bảng thống kê số tháng làm việc, số phép năm của từng nhân viên. Cụ thể thông số từng bảng như sau: 

• Ở bảng quy tắc tính cần bao gồm những trường thông tin: Tháng thâm niên, năm thâm niên, số ngày phép 1 năm và diễn giải.
• Ở bảng theo dõi nghỉ phép năm bao gồm những trường thông tin: Stt, họ tên, chức vụ, ngày bắt đầu làm việc, tháng năm việc và tổng số phép năm.

Lưu ý, bạn nhớ căn chỉnh độ rộng và cao của cột phù hợp với nội dung văn bản. đồng thời định dạng văn bản thống nhất cùng phông chữ, kích thước, màu sắc, v.vv.. để tiện theo dõi.

Công thức tính số tháng làm việc (cột E): 

=IF(OR(D4>$C$2,D4=””),””,IF((DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)))

Công thức tính số phép năm (cột F )

=LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

Cách tính số phép còn lại trong năm 

Sau khi tính số tháng làm việc và số phép năm, bạn tiếp tục tạo thêm 12 cột tương ứng với 12 tháng trong năm để theo dõi tình hình sử dụng phép năm của từng nhân viên ở mỗi tháng. Bảng này sẽ sử dụng kết quả ở mục Tổng nghỉ phép trong bảng theo dõi chấm công đã tạo ở phần trên.

Có 2 cách để thực hiện tham chiếu kết quả nghỉ phép trên bảng chấm công sang mẫu quản lý ngày nghỉ phép còn lại này là: 

• Cách 1: Lấy kết quả theo từng dòng nếu bạn đã sắp xếp thứ tự nhân viên ở cả 2 bảng tương ứng với nhau. 
• Cách 2: Tham chiếu kết quả nghỉ phép thông qua hàm VLOOKUP hoặc INDEX+MATCH.

Ví dụ bạn muốn tham chiếu kết quả nghỉ phép ở bảng chấm công tháng 2 có thể dùng công thức:

=VLOOKUP(B5.BCC_T2!$B$6:$AK$45,35,0)

Trên đây là những yếu tố mà bạn cần quan tâm khi lập biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm. Tuy nhiên có thể thấy những công thức trên đây khá phức tạp, chính vì vậy Blog HappyTime sẽ gửi đến bạn những link tải biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm có sẵn dưới đây.

Cơ sở để tạo file excel quản lý phép năm

Tổ chức, doanh nghiệp không được tự ý quy định về số ngày nghỉ phép năm mà phải tuân theo pháp luật được nhà nước ban hành. Cụ thể dưới đây là những quy định mà doanh nghiệp cần nắm rõ khi tạo bảng theo dõi ngày nghỉ phép nhân viên:

Quy định số ngày nghỉ phép năm theo luật Lao động

Theo Bộ luật lao động năm 2019, điều 13 có quy định về số ngày nghỉ phép hàng năm của người lao động. Trong đó, tùy vào các điều kiện làm việc khác nhau, số ngày nghỉ hàng năm được tính toán khác nhau như sau:

• Nếu làm việc trong điều kiện bình thường, người lao động sẽ được nghỉ 12 ngày trong năm và hưởng lương theo thời gian nghỉ.
• Nếu làm công việc nặng nhọc, nguy hiểm, người lao động sẽ được nghỉ 14 ngày trong năm với lương đầy đủ.
• Nếu làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, người lao động sẽ được nghỉ 16 ngày trong năm và hưởng lương đầy đủ.

Ngoài ra, người lao động dưới 18 tuổi và người khuyết tật sẽ được hưởng 14 ngày nghỉ hàng năm. Để động viên người lao động làm việc lâu dài, sau mỗi 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động, người lao động sẽ được tăng thêm 1 ngày nghỉ hàng năm.

Nếu người lao động đã làm việc dưới một năm hoặc nghỉ việc khi chưa đủ một năm, số ngày nghỉ hàng năm sẽ được tính tỷ lệ tương ứng với thời gian đã làm việc. Cách tính như sau: 

Tổng số ngày nghỉ phép năm = [Số ngày nghỉ hàng năm (12 hoặc 14 hoặc 16) + Số ngày nghỉ hàng năm theo thâm niên/12 tháng] x Số tháng làm việc thực tế trong năm. 

Nếu phần dư lớn hơn hoặc bằng 0,5 ngày, thì sẽ được làm tròn lên một ngày.

Xem thêm: Cập Nhật Ngay Thông Tư Hướng Dẫn Chế Độ Nghỉ Phép Mới Nhất

Quy định về các trường hợp nghỉ có lương không tính phép năm

Ngoài phép năm cố định, điều 115 trong Bộ Luật Lao động 2019 cũng quy định các trường hợp người lao động được nghỉ việc riêng, bao gồm:

• Khi kết hôn: Người lao động sẽ được nghỉ 03 ngày để chuẩn bị và tham gia lễ cưới của mình.
• Khi con đẻ hoặc con nuôi của người lao động kết hôn: Người lao động sẽ được nghỉ 01 ngày để tham gia lễ cưới của con.
• Khi cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của người lao động hoặc của vợ hoặc chồng của người lao động hoặc con của người lao động chết (sau đây gọi chung là trường hợp cha, mẹ, vợ hoặc chồng, con chết): Người lao động sẽ được nghỉ 03 ngày để chuẩn bị và tham gia lễ tang của người thân.
• Khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột của người lao động chết; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn: Người lao động sẽ được nghỉ 01 ngày để tham gia vào lễ tang của người thân.
• Ngoài ra, người lao động cũng có thể thỏa thuận với nhà sử dụng lao động về việc nghỉ không lương.

Nhược điểm khi sử dụng biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm trên Excel

Mặc dù việc dùng biểu mẫu Excel để theo dõi nghỉ phép năm được nhiều doanh nghiệp áp dụng, thì phương pháp này vẫn chưa thực sự hoàn hảo và còn một số hạn chế như sau:

• Khó theo dõi khi số lượng nhân viên tăng lên: Một trong những vấn đề lớn nhất của việc sử dụng mẫu theo dõi nghỉ phép năm là khi số lượng nhân viên tăng lên. Lúc này, việc theo dõi thông tin nghỉ phép của từng nhân viên trở nên rất khó khăn và dễ dẫn đến nhầm lẫn. Ngoài ra, nếu nhân viên thay đổi vị trí hoặc chuyển sang phòng ban khác, dữ liệu trên file excel cũng cần phải được cập nhật lại.
• Dễ bị lỗi khi nhập sai thông tin: Trong quá trình nhập thông tin vào file excel rất dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là khi số lượng nhân viên lớn. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong tính toán số ngày nghỉ phép còn lại của nhân viên, đồng thời gây khó khăn trong quá trình quản lý và tính toán lương.
• Không có tính năng cập nhật dữ liệu tự động: Việc cập nhật dữ liệu nghỉ phép của nhân viên trên file excel phải thực hiện thủ công, mất thời gian và dễ xảy ra sai sót. Trong khi đó, nếu có sự thay đổi trong số ngày nghỉ phép của nhân viên, file excel cũng không tự động cập nhật lại. Từ đó gây ra khó khăn trong quá trình tính toán lương cũng như quản lý nghỉ phép.

Quản lý nghỉ phép tự động và tính lương nhanh chóng với HappyTime

Để khắc phục các nhược điểm trên, các doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng hỗ trợ tính lương và quản lý đơn từ như HappyTime. Nền tảng này giúp tự động hóa quá trình tạo và phê duyệt đơn nghỉ phép trực tiếp ngay trên ứng dụng di động HappyTime, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong quá trình tính toán nghỉ phép của nhân viên.

Ngoài ra, HappyTime còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như hỗ trợ chấm công qua app bằng wifi nội bộ, tích hợp linh hoạt với nhiều loại máy chấm công, trích xuất thông tin qua file excel để lưu trữ, v.vv.. Tất cả đều góp phần giúp tinh gọn quy trình chấm công, tính lương và giúp giảm thiểu thời gian, công sức của nhà quản lý hơn so với các quy trình thủ công.

Với việc sử dụng phần mềm HappyTime, doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng về việc quản lý nghỉ phép hay chấm công tính lương nữa. Đồng thời công tác quản lý nhân sự trong tổ chức cũng được thực hiện một cách hiệu quả và tiện lợi hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về hướng dẫn tạo biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm và 3 mẫu tải đính kèm sẵn. Mong rằng những biểu mẫu này sẽ giúp bạn quản lý nhân sự trong tổ chức dễ dàng hơn. Ngoài ra đừng quên truy cập và trải nghiệm ngay nền tảng HappyTime nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu quy trình chấm công tính lương, quản lý đơn từ và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên nhé.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.