6 bước ứng dụng Kaizen trong ngành may – Hành trình cải tiến trong ngành may mặc

Kaizen trong ngành may là giải pháp “cải tiến trong ngành may mặc” đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tối ưu hóa sản xuất nhằm đạt sản lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm – cũng như tiết kiệm chi phí tối đa. Ngay dưới đây, hãy cùng HappyTime tìm hiểu chi tiết những lợi ích và cách áp dụng Kaizen trong ngành may.

Khái quát về Kaizen

Kaizen là một phương pháp quản lý và cải tiến liên tục, được phát triển tại Nhật Bản vào những năm 1950. Từ “kai” có nghĩa là cải tiến và “zen” có nghĩa là liên tục. Vì vậy, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục. 

Phương pháp Kaizen nhấn mạnh sự tập trung vào việc cải tiến nhỏ liên tục kéo dài để tạo ra sự thay đổi đáng kể và hiệu quả trong công việc. Kaizen được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp, trong đó ngành may là một trong những lĩnh vực phổ biến nhất. Kaizen trong ngành may không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn giúp tạo ra sản phẩm chất lượng cao và giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất. 

Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong ngành may

Việc áp dụng phương pháp Kaizen trong ngành may có thể giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Kaizen giúp nhà máy may tìm kiếm và triển khai các cải tiến nhỏ liên tục trong quy trình sản xuất. Việc áp dụng các nguyên tắc Lean và phương pháp 5S giúp loại bỏ lãng phí và tăng cường sự hiệu quả của quy trình may. Điều này giúp giảm thời gian sản xuất, tăng năng suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Kaizen tạo ra một tinh thần tập trung vào chất lượng trong nhà máy may. Các vấn đề về chất lượng như sai sót trong việc cắt, may, hoàn thiện hay sử dụng vải không đạt chuẩn có thể được phát hiện và khắc phục ngay từ giai đoạn đầu. Qua việc thực hiện các hoạt động đo lường, phân tích nguyên nhân và cải thiện liên tục, chất lượng sản phẩm sẽ được nâng lên và đáp ứng được tiêu chuẩn cao của khách hàng.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Qua việc liên tục tìm hiểu sâu vào mong muốn thực sự của khách hàng, cũng như cải tiến các sản phẩm may mặc, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng. Điều này góp phần tăng cường sự hài lòng của khách hàng, tạo lòng tin và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Tăng khả năng thích ứng: Ngành may thường đối mặt với sự biến đổi nhanh chóng về mẫu mã, xu hướng thị trường và yêu cầu khách hàng. Kaizen giúp nhà máy may tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng với những thay đổi này. Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, khuyến khích ý tưởng sáng tạo và đào tạo nhân viên để có kỹ năng đa năng, nhà máy may có thể thực hiện các sản phẩm mới nhanh chóng và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng.
• Tăng hiệu suất lao động: Kaizen khuyến khích sự tham gia và đóng góp của tất cả nhân viên trong nhà máy may. Nhân viên trở thành những chuyên gia trong lĩnh vực của mình và được đào tạo để tìm kiếm cơ hội cải tiến và giải quyết các vấn đề trong công việc hàng ngày. Điều này không chỉ tăng năng suất lao động mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và trách nhiệm cá nhân.
• Giảm lãng phí và chi phí: Kaizen giúp phát hiện và giảm lãng phí trong quy trình sản xuất ngành may. Việc cải tiến và tối ưu hóa quy trình giúp giảm thời gian chờ đợi, lưu kho không cần thiết và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm chi phí vận hành, giữ vốn lưu kho tối thiểu và tạo ra một quy trình làm việc mượt mà và hiệu quả hơn.

Các bước thực hiện Kaizen trong ngành may

Để hiểu rõ hơn về Kaizen trong ngành may, hãy cùng đến với những bước thực hiện dưới đây.

**Lưu ý: Đây chỉ là quy trình chung để bạn tham khảo. Mỗi tổ chức, doanh nghiệp may mặc sẽ có các bước triển khai Kaizen chi tiết khác nhau theo quy mô, lĩnh vực kinh doanh, quy trình sản xuất. 

Bước 1 – Xác định vấn đề và mục tiêu Kaizen

Để bắt đầu quá trình Kaizen trong công ty, doanh nghiệp may mặc, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng. Việc xác định mục tiêu là tiền đề để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình.

Bạn cần xác định mục tiêu cụ thể, đo lường được, và liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp trong quy trình sản xuất, như tăng năng suất, giảm lỗi, tối ưu hóa thời gian và tài nguyên, cải thiện chất lượng, hoặc tăng khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Bạn có thể thực hiện từng bước sau để có một mục tiêu cụ thể và hiệu quả nhất:

• Đánh giá hiện trạng: Tiến hành đánh giá chi tiết về hiện trạng của quy trình sản xuất trong ngành may. Xem xét các chỉ số năng suất, chất lượng sản phẩm, thời gian hoàn thành, sự linh hoạt và các vấn đề khác như lỗi chất lượng, lãng phí, chi phí tăng, và thời gian chờ đợi.
• Xác định các vấn đề và cơ hội cải tiến: Phân tích dữ liệu và thu thập thông tin từ các bộ phận và nhân viên liên quan để xác định các vấn đề chính và cơ hội cải tiến trong quy trình sản xuất. Các vấn đề có thể liên quan đến chất lượng sản phẩm, hiệu suất máy móc, lỗi trong quy trình, sự chậm trễ trong thời gian sản xuất, lãng phí nguyên liệu và nhân lực, hoặc các khía cạnh khác của quy trình may.
• Xác định mục tiêu Kaizen: Dựa trên các vấn đề và cơ hội cải tiến đã xác định, xác định mục tiêu cụ thể mà nhà máy muốn đạt được thông qua việc áp dụng Kaizen. Mục tiêu này nên được định rõ, đo lường được và có thể đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.

Ví dụ về mục tiêu Kaizen trong ngành may có thể bao gồm:

• Giảm tỷ lệ lỗi chất lượng sản phẩm xuống dưới 1%.
• Tăng năng suất sản xuất 20% trong vòng 6 tháng.
• Giảm lãng phí nguyên liệu xuống 10% trong vòng 3 tháng.

Bước 2 – Phân tích thực trạng

Sau khi xác định được mục tiêu cải tiến, cần tìm hiểu và phân tích các quy trình mà doanh nghiệp may mặc đang vận hành. Việc này giúp xác định được những vấn đề, thách thức và cơ hội hiện tại mà tổ chức đang gặp phải. Như vậy mới đưa ra những hướng cải tiến phù hợp để giải quyết và tận dụng tối đa những vấn đề, thách thức, cơ hội trên. 

Dưới đây là một số vấn đề quan trọng cần tìm hiểu và phân tích về các khía cạnh trong ngành may:

• Quy trình sản xuất: Xác định và tìm hiểu chi tiết các bước và hoạt động trong quy trình sản xuất, bao gồm tiếp nhận yêu cầu đơn hàng, thiết kế mẫu, cắt vải, may, kiểm tra chất lượng và đóng gói.
• Luồng thông tin: Điều tra và phân tích luồng thông tin trong quy trình sản xuất, bao gồm thông tin đơn hàng, thông tin về vải, bảng mẫu, thông báo sản xuất và thông tin kiểm tra chất lượng. Xác định các bước chuyển giao thông tin và kiểm soát lưu thông thông tin để tránh lỗi và chậm trễ.
• Quản lý hàng tồn kho: Đánh giá quy trình quản lý hàng tồn kho, từ việc nhập vải, quản lý số lượng và vị trí hàng tồn kho đến việc sử dụng vải và cung cấp cho quy trình sản xuất. Phân tích các vấn đề như hàng tồn kho quá nhiều, hàng tồn kho hết hạn sử dụng và thiếu hàng.
• Quản lý chất lượng: Điều tra và đánh giá quy trình kiểm tra chất lượng trong quy trình sản xuất. Xác định các bước kiểm tra chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng, phương pháp kiểm tra và xử lý khi phát hiện lỗi. Xem xét các vấn đề như tỷ lệ lỗi cao, lỗi tái diễn và sự không đồng nhất trong quá trình kiểm tra chất lượng.
• Quản lý thời gian và năng suất: Phân tích thời gian thực hiện các bước trong quy trình sản xuất, từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng. Xác định các yếu tố gây chậm trễ và lãng phí thời gian, như thời gian chờ đợi, thời gian thiết lập máy và thời gian di chuyển. Đặt mục tiêu tăng năng suất và giảm thời gian hoàn thành đơn hàng.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên: Xem xét và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong quy trình sản xuất. Phân tích các vấn đề như hiệu suất thấp, thiếu kỹ năng và sự không đồng nhất trong cách thức thực hiện công việc.

Xem thêm: Tổng Hợp 8 Loại Lãng Phí Trong Quản Trị Doanh Nghiệp Và Giải Pháp

Bước 3 – Tìm kiếm các giải pháp cải tiến

Sau khi xác định rõ những nguyên nhân gốc rễ, thách thức, cơ hội, doanh nghiệp cần tìm kiếm các giải pháp cải tiến. Các giải pháp này có thể bao gồm việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, đào tạo nhân viên, hoặc sử dụng công nghệ mới.

Việc tìm kiếm giải pháp thường bao gồm: Đưa ra ý tưởng, phân loại và ưu tiên thực hiện dựa trên tiềm lực của tổ chức.

Bước 4 – Thực hiện các giải pháp cải tiến

Sau khi chọn ra các giải pháp cải tiến phù hợp, cần thực hiện các giải pháp đó. Doanh nghiệp may mặc có thể thực hiện thí điểm giải pháp cải tiến Kaizen ở một bộ phận, phòng ban trước khi triển khai ở quy mô toàn tổ chức. Đồng thời, quá trình thực hiện cần có sự đồng lòng tham gia của toàn thể ban lãnh đạo và công nhân viên trong công ty.

Bước 5 – Đo lường và đánh giá kết quả

Quá trình thực hiện Kaizen trong sản xuất yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đo lường và ghi chép kết quả thực hiện định kỳ hằng ngày, hằng tuần. Đây là cơ sở để đánh giá xem những giải pháp Kaizen có đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra ban đầu hay không. Nếu không thì doanh nghiệp cần cải thiện gì để có thể đạt được mục tiêu đó.

Khi đo lường kết quả, hãy đảm bảo sử dụng các chỉ số hiệu suất cụ thể và có tính đo lường rõ ràng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng chỉ số năng suất, tỷ lệ lỗi, thời gian chờ đợi, độ hài lòng của khách hàng, hay thậm chí là chỉ số tài chính như lợi nhuận hoặc doanh thu để đo lường hiệu quả của các giải pháp cải tiến.

Bước 6 – Chuẩn hóa cải tiến Kaizen

Cuối cùng, các giải pháp cải tiến được chuẩn hóa để duy trì tối đa hiệu quả mà chúng đem lại cho tổ chức.

Bước này có ý nghĩa quan trọng để đảm bảo rằng các cải tiến đã đạt được sẽ được duy trì và phát triển trong thời gian dài. Hãy tạo ra các hệ thống, quy trình, quy tắc, các tài liệu, hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện để đảm bảo rằng cải tiến sẽ trở thành một phần bền vững trong nền văn hóa và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp may.

Các ứng dụng của Kaizen trong ngành may

Kaizen có thể được áp dụng để cải thiện nhiều khía cạnh trong ngành may. Dưới đây là một số cách mà Kaizen trong ngành may có thể được áp dụng tại các doanh nghiệp:

• Kaizen thiết kế sản phẩm: Kaizen có thể được sử dụng để cải tiến quá trình thiết kế sản phẩm, từ cách sử dụng nguyên liệu đến cách thức sản xuất. Bằng cách này, các doanh nghiệp có thể tạo ra sản phẩm chất lượng hơn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
• Kaizen quy trình sản xuất: Quy trình sản xuất hiệu quả là chìa khóa để nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất. Kaizen quy trình sản xuất có thể bắt đầu từ sắp xếp trình tự công việc, cải thiện cách sử dụng máy móc, thiết bị và loại bỏ bớt những hoạt động không cần thiết. 
• Kaizen hoạt động quản lý kho: Quản lý kho hiệu quả là việc để đảm bảo rằng những vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm được quản lý đúng cách. Sử dụng Kaizen để cải thiện quy trình quản lý kho có thể giúp các doanh nghiệp may mặc sắp xếp các vật tư một cách hiệu quả hơn cũng như kiểm tra và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác hơn. 
• Kaizen giúp phát triển nhân viên: Kaizen trong may mặc cũng có thể được sử dụng để phát triển nhân viên. Các công ty có thể triển khai Kaizen để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích các nhân viên tham gia vào các hoạt động cải tiến. Thông qua đó giúp tăng cường năng suất làm việc cũng như tạo sự gắn kết giữa nhân viên với tổ chức.
• Kaizen giúp cải thiện quy trình vận hành: Các doanh nghiệp may mặc có thể sử dụng Kaizen để cải thiện quy trình vận hành từ việc xử lý đơn hàng đến giao hàng và quản lý hậu cần. Bằng cách này, các doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn và tăng cường sự hài lòng của họ.
• Kaizen sử dụng công nghệ mới: Kaizen sử dụng công nghệ mới nghĩa là cải thiện cách sử dụng – áp dụng công nghệ vào công ty may mặc. Đó có thể là cung cấp các buổi đào tạo cho nhân viên, tối ưu hóa sử dụng máy móc và thiết bị, v.vv..

Xem thêm: Công Nhận Đồng Cấp – Xu Hướng Mới Thúc Đẩy Hiệu Suất Nhân Viên

Ví dụ cụ thể: Áp dụng Kaizen giảm lỗi may áo sơ mi

Mục tiêu: Giảm thời gian lỗi trong quy trình may áo sơ mi.

Xác định vấn đề: Qua việc phân tích dữ liệu, nhận thấy rằng tỷ lệ lỗi trong quy trình may áo sơ mi là khá cao. Nhân viên may thường phải dừng lại để sửa chữa hoặc chỉnh sửa sản phẩm, gây ra sự chậm trễ và ảnh hưởng đến năng suất.

Xác định nguyên nhân gốc rễ: Tiến hành một cuộc điều tra chi tiết để xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗi trong quy trình may áo sơ mi. Các nguyên nhân có thể bao gồm: Chất lượng vải không đạt yêu cầu, nhân viên thiếu kỹ năng/không được đào tạo kỹ, kỹ thuật không đảm bảo, gặp sự cố với các máy móc và thiết bị, quy trình kiểm tra chất lượng không đủ chi tiết,…

Đề xuất cải tiến: Dựa trên phân tích và hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ, đề xuất các biện pháp cải tiến để giảm thời gian lỗi trong quy trình may áo sơ mi. Ví dụ:

• Xây dựng và duy trì một quan hệ đối tác đáng tin cậy với các nhà cung cấp vải, đảm bảo rằng chất lượng vải đáp ứng yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng.
• Tổ chức các buổi đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên may, giúp họ làm việc một cách chính xác và hiệu quả hơn.
• Kiểm tra và bảo trì định kỳ các máy móc và thiết bị may, đảm bảo chúng hoạt động ổn định và không gây ra sự cố.
• Xây dựng và tuân thủ quy trình làm việc rõ ràng và chi tiết, đảm bảo tất cả các bước được thực hiện đúng theo quy trình.
• Đào tạo nhân viên may về cách nhận biết và phát hiện các lỗi chất lượng vải, từ đó giảm thiểu các lỗi trong quy trình sản xuất.

Thực hiện, giám sát, đo lường và cải tiến: Triển khai các biện pháp cải tiến và theo dõi hiệu quả của chúng. Đo lường các chỉ số hiệu suất mới, như tỷ lệ lỗi, thời gian hoàn thành và năng suất, để đánh giá thành công của các biện pháp cải tiến và điều chỉnh nếu cần.

Các phương pháp và công cụ thường sử dụng khi triển khai Kaizen trong ngành may

Việc kết hợp sử dụng Kaizen cùng những công cụ và phương pháp sau sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai cải tiến trong tổ chức. Cụ thể: 

• 5S: 5S là một phương pháp quản lý quy trình sản xuất được sử dụng phổ biến trong ngành may, bao gồm các bước Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Phương pháp này giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất. 
• TQC (Total Quality Control): TQC tập trung vào việc kiểm soát chất lượng toàn diện và đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất trong quy trình sản xuất.
• Kanban: Hệ thống Kanban sử dụng thẻ và bảng để theo dõi quy trình sản xuất, giúp đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng số lượng và đúng chất lượng đúng thời điểm. 
• Poka-yoke: Poka-yoke bao gồm các công cụ và phương pháp để thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất để đảm bảo rằng lỗi không xảy ra trong quá trình sản xuất. 
• Sơ đồ xương cá: Sơ đồ này giúp doanh nghiệp có thể phân tích chi tiết tới tận gốc rễ của vấn đề và các nguyên nhân dẫn tới vấn đề đó. Nhờ đó doanh nghiệp có thể đưa ra giải pháp phù hợp để giải quyết chúng. 

Những thách thức khi thực hiện Kaizen trong ngành may

Mặc dù Kaizen mang lại nhiều lợi ích cho ngành may, nhưng cũng có những thách thức cần lưu ý. Một số thách thức khi thực hiện Kaizen trong ngành may bao gồm:

• Đòi hỏi sự cam kết và tham gia của tất cả các nhân viên cũng như ban lãnh đạo: Để các cải tiến Kaizen phát huy hiệu quả như mong đợi, đội ngũ nhân viên và quản lý của doanh nghiệp cần phải hoàn toàn cam kết và tham gia vào quy trình này. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về các phương pháp, công cụ cần thiết trong Kaizen, đồng thời yêu cầu sự tôn trọng và sự hợp tác giữa các công nhân viên cũng như cấp quản lý.
• Yêu cầu sự hiểu biết tường tận về các quy trình sản xuất và các công cụ Kaizen: Để triển khai thành công cải tiến Kaizen, đội ngũ nhân viên và ban lãnh đạo cần phải có hiểu biết rõ ràng, chi về các quy trình sản xuất thì mới có thể ứng dụng công cụ và phương pháp. Điều này đòi hỏi sự đào tạo và giáo dục cho nhân viên thường xuyên trong thời gian dài. 
• Đòi hỏi thời gian và nguồn lực để triển khai các phương pháp Kaizen: Triển khai các phương pháp và công cụ Kaizen đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể. Yếu tố nguồn lực có thể không quan trọng ở một số yếu tố nhưng bất cứ cải tiến Kaizen nào cũng cần duy trì trong thời gian lâu dài. Do đó nếu muốn triển khai Kaizen trong ngành may thành công, doanh nghiệp sẽ phải sẵn sàng để đối mặt với những yếu tố này.  

Tạm kết

Kaizen đã trở thành một phương pháp không thể thiếu trong ngành may, mang lại cải tiến vượt bậc về năng suất và chất lượng sản phẩm. Khi được thực hiện đúng cách, Kaizen trong ngành may có thể đem lại sự phát triển mạnh mẽ và bền vững cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Tuy nhiên, để triển khai Kaizen một cách hiệu quả, việc sử dụng công cụ hỗ trợ là điều cần thiết. Trong việc chấm công tính lương và quản lý nhân sự, HappyTime là giải pháp tối ưu mà bạn đang tìm kiếm. HappyTime mang đến cho các doanh nghiệp may mặc sự tiện lợi và linh hoạt trong việc quản lý và lưu trữ dữ liệu chấm công và đơn từ của hàng trăm nghìn công nhân viên.

Với các tính năng như chấm công trên ứng dụng (qua wifi nội bộ/GPS/QR Code/Hình ảnh,…), tạo và phê duyệt đơn trực tuyến, truyền thông nội bộ,… HappyTime giúp đơn giản hóa và tối ưu quá trình quản lý nhân sự. Bạn có thể dễ dàng ghi nhận và xử lý chấm công, đơn từ một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức trong công tác quản lý.

Với sự hỗ trợ của HappyTime, doanh nghiệp may mặc có thể tập trung vào việc thực hiện cải tiến Kaizen và nâng cao hiệu suất sản xuất một cách mượt mà và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Nếu bạn muốn đạt được sự tiến bộ trong việc triển khai Kaizen và tận dụng ưu thế của HappyTime, hãy trải nghiệm ngay và khám phá sự khác biệt mà nền tảng này mang lại cho doanh nghiệp của bạn!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.